項(xiàng)目管理的流程

1．項(xiàng)目管理過(guò)程的組成

項(xiàng)目管理是由一系列子過(guò)程構(gòu)成的，每個(gè)項(xiàng)目管理子過(guò)程又是由一系列項(xiàng)目管理的具體活動(dòng)構(gòu)成的。它是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，所以不能盲目追求時(shí)間而壓縮項(xiàng)目管理的流程，很多失敗的項(xiàng)目，雖然原因各種各樣，但都有一個(gè)共同的因素就是對(duì)流程的忽視。

一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理包含了五個(gè)過(guò)程：?jiǎn)?dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控與收尾，（如圖1-2所示），貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。項(xiàng)目啟動(dòng)階段要特別注意組織環(huán)境及項(xiàng)目干系人的分析，之后的過(guò)程中項(xiàng)目經(jīng)理要抓好項(xiàng)目的監(jiān)控，使項(xiàng)目在要求的時(shí)間、成本及質(zhì)量限度內(nèi)圓滿地完成。

（1）項(xiàng)目啟動(dòng)階段。

項(xiàng)目的啟動(dòng)就是一個(gè)新的項(xiàng)目識(shí)別與開(kāi)始的過(guò)程。從這個(gè)意義上講，項(xiàng)目的啟動(dòng)階段顯得尤其重要，這是決定是否投資以及投資什么項(xiàng)目的關(guān)鍵階段，此時(shí)的決策失誤可能造成巨大的損失。重視項(xiàng)目啟動(dòng)階段，是保證項(xiàng)目成功的首要步驟。

啟動(dòng)涉及項(xiàng)目范圍的知識(shí)領(lǐng)域，其輸出結(jié)果有項(xiàng)目章程、任命項(xiàng)目經(jīng)理、確定約束條件與假設(shè)條件等。啟動(dòng)過(guò)程的最主要內(nèi)容是進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究與分析，因?yàn)橹挥凶龀銎鹗蓟蚶^續(xù)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段的正確決策，后續(xù)的項(xiàng)目業(yè)務(wù)才能得以開(kāi)展。

（2）項(xiàng)目規(guī)劃階段。

一個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程循環(huán)中的第二種具體管理是項(xiàng)目或項(xiàng)目階段的計(jì)劃過(guò)程，它包含的管理活動(dòng)內(nèi)容有：擬訂、編制和修訂一個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段的工作目標(biāo)、任務(wù)、工作計(jì)劃方案、資源供應(yīng)計(jì)劃、成本預(yù)算、計(jì)劃應(yīng)急措施等工作。這是由一系列項(xiàng)目計(jì)劃性工作所構(gòu)成的項(xiàng)目管理具體過(guò)程。

項(xiàng)目規(guī)劃是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中非常重要的一個(gè)過(guò)程。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目的范圍、任務(wù)分解、資源分析等制定一個(gè)科學(xué)的計(jì)劃，能使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作有序地開(kāi)展。有了規(guī)劃，我們?cè)趯?shí)施過(guò)程中才有參照，并通過(guò)對(duì)規(guī)劃的不斷修訂與完善，使后面的規(guī)劃更符合實(shí)際，更能準(zhǔn)確地指導(dǎo)項(xiàng)目工作。

（3）項(xiàng)目實(shí)施階段。

項(xiàng)目實(shí)施階段，也叫項(xiàng)目執(zhí)行階段。這個(gè)階段占用了大量的資源且充滿風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)閷?shí)施過(guò)程中可能引發(fā)計(jì)劃變更、基準(zhǔn)重建，這些都會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目資源生產(chǎn)率、可用性以及項(xiàng)目的活動(dòng)使用時(shí)間發(fā)生變化。要想避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生就必須保證項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中不出現(xiàn)偏差。一旦出現(xiàn)了偏差，就要及時(shí)分析原因，并對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃或項(xiàng)目基準(zhǔn)進(jìn)行合理的修改。

此外，在項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施之前，項(xiàng)目經(jīng)理要把項(xiàng)目任務(wù)書發(fā)放給參加該項(xiàng)目的主要人員。因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)書中對(duì)工程進(jìn)度、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工作內(nèi)容、項(xiàng)目范圍等都有跟蹤記錄，能夠有效地督促項(xiàng)目按要求實(shí)施。

（4）項(xiàng)目控制階段。

項(xiàng)目控制階段旨在比較項(xiàng)目執(zhí)行情況與計(jì)劃要求，發(fā)現(xiàn)、分析和解決偏差，保證項(xiàng)目執(zhí)行符合計(jì)劃。計(jì)劃不可能編得完美無(wú)缺，執(zhí)行也不可能做得完美無(wú)缺，所以，在執(zhí)行的過(guò)程中出現(xiàn)偏差是很正常的。因?yàn)槠畹某霈F(xiàn)，所以一定要對(duì)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控。

監(jiān)控其實(shí)是由“監(jiān)督”與“控制”兩個(gè)詞合成的。監(jiān)督是指把實(shí)際情況與計(jì)劃要求進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)偏差；控制是指分析偏差，決定是否需要調(diào)整計(jì)劃或?qū)?zhí)行進(jìn)行糾正，并在必要時(shí)提出與批準(zhǔn)這種調(diào)整，如果把項(xiàng)目執(zhí)行比喻成“走鋼絲”，那么，項(xiàng)目監(jiān)控就相當(dāng)于給項(xiàng)目執(zhí)行提供了一個(gè)可靠的安全網(wǎng)，使其在掉下來(lái)之后仍能再回到鋼絲上去。

（5）項(xiàng)目收尾階段。

一個(gè)項(xiàng)目通過(guò)一個(gè)正式而有效的收尾過(guò)程，不僅是對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目產(chǎn)生完整文檔，對(duì)項(xiàng)目干系人的交代，更是以后項(xiàng)目工作的重要財(cái)富。在經(jīng)歷的很多項(xiàng)目中，更多重視項(xiàng)目的開(kāi)始與過(guò)程，忽視了項(xiàng)目收尾工作，所以項(xiàng)目管理水平一直未能得到提高。

項(xiàng)目收尾包括對(duì)最終產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收、形成項(xiàng)目檔案、汲取的教訓(xùn)等。另外，對(duì)項(xiàng)目干系人要做一個(gè)合理的安排，這也是容易忽視的地方，簡(jiǎn)單地打發(fā)回去是很不好的處理辦法，也是對(duì)項(xiàng)目組成員的不負(fù)責(zé)任。

項(xiàng)目收尾的形式，可以根據(jù)項(xiàng)目的大小自由決定，可以通過(guò)召開(kāi)發(fā)布會(huì)、表彰會(huì)、公布績(jī)效評(píng)估等手段來(lái)進(jìn)行，要根據(jù)情況采用形式，但一定要明確，并能達(dá)到效果。如果能對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行收尾審計(jì)，則是再好不過(guò)的了，當(dāng)然，也有很多項(xiàng)目是無(wú)須審計(jì)的。

2．項(xiàng)目管理過(guò)程之間的關(guān)系

管理過(guò)程不是獨(dú)立的一次性事件，它們貫穿于項(xiàng)目的每一個(gè)階段，按一定順序發(fā)生，工作強(qiáng)度有所變化，并互有重疊的活動(dòng)。項(xiàng)目生命周期的諸階段可以看成是大的管理過(guò)程，階段之間與過(guò)程相互聯(lián)系、相互制約，項(xiàng)目監(jiān)控過(guò)程應(yīng)該與其他所有過(guò)程組相互作用。

一個(gè)過(guò)程的輸出通常是下一個(gè)過(guò)程的輸入，或者是項(xiàng)目的可交付成果。比如，項(xiàng)目規(guī)劃過(guò)程組為項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程組提供了項(xiàng)目管理計(jì)劃文件，而項(xiàng)目計(jì)劃不可能一蹴而就，需要在項(xiàng)目執(zhí)行和監(jiān)控過(guò)程中逐步細(xì)化。

另外，隨著項(xiàng)目的實(shí)施，變更是不可避免的，需要根據(jù)已批準(zhǔn)的變更不斷地更新項(xiàng)目管理計(jì)劃。在執(zhí)行過(guò)程組中，也需要進(jìn)行階段性的收尾工作，便于開(kāi)始下一階段的工作和任務(wù)。

在項(xiàng)目收尾過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)交付物并不完全滿足客戶要求，還需要在執(zhí)行過(guò)程中來(lái)支撐和完善。

因此，過(guò)程組極少是獨(dú)立的、一次性完成的，而是在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程或階段中重疊。圖1-3展示了項(xiàng)目過(guò)程組在項(xiàng)目或階段內(nèi)如何相互作用和不同時(shí)間內(nèi)的重疊。

從圖中可以看出，項(xiàng)目監(jiān)控過(guò)程組從項(xiàng)目開(kāi)始直至項(xiàng)目收尾都一直存在，跨越了整個(gè)項(xiàng)目全過(guò)程，而項(xiàng)目規(guī)劃過(guò)程組和項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程組也幾乎如此。因此，項(xiàng)目管理是一個(gè)綜合性的過(guò)程，需協(xié)調(diào)好每一個(gè)過(guò)程與其他過(guò)程的配合、聯(lián)系和作用。