1.讓每個員工都贊賞你的品格
如果作為一個管理人,能讓每一位員工都從內心贊賞你的品格,那么就可以輕輕松松地指揮任何人。要達到這種境界,其實很簡單,只需你從塑造自我做起。
以下是美國某大公司的一個成功管理人員最初塑造自我的簡單方法,有興趣不妨一試:
(1)讓每一個員工都感到自己很重要
幾年前,有人在勞倫斯那里學到一個信條,他說在每個人脖子上都掛有一個無形的胸卡,上面寫著“讓我感到我的重要”。
這句簡單的話揭示了人與人相處的關鍵之處。其意思是說我們每個人都要求得到別人的承認,我們有情感,希望被喜歡、被愛、被尊敬,要求別人不把我們看作是個自動機。
(2)記住別人的名字
給人親近感的最簡單方法就是以名相稱,特別對那些和你沒有工作上來往的人。
在郵局里,一聲“早安,莎莉”(伴隨著微笑),會縮短你們之間的距離。
在辦公室里,當坐好后會有人說:“莎莉回家后告訴她丈夫,說起來你不相信,我們工程部副主席居然會認識我,還叫了我的名字。我只是技術中心的一個小人物啊!’”
(3)深入基層
首先,作為一個管理人應知道誰在干活。杰克是新來的管理者,他常深入基層,向員工們請教一些技術性問題,他們很驕傲地描述自己所從事的工作,顯示他們的技藝。杰克從中學到了許多在辦公室里學不到的東西。
另外,它給杰克提供一個學習人們自身,甚至是工作以外的有益東西的機會。
杰克了解了他們的業余愛好和家庭狀況,他們所存在的疑問和長遠打算。反過來,杰克也把自己的事兒告訴他們。最重要的是,杰克結識了除辦公室以外的其他人。
(4)寬容員工
寬容是容忍我們不同意的事。
舉個例子說,你的助手正在與材料試驗室、工藝部門和臺架試驗部門打交道,以求得實驗的最終成功。
但是,你知道找工藝部門根本沒有用處。過去,他們只會提出問題而不能解決問題。
即使這樣,你是不是應該在責備他之前,保持冷靜,讓他提出一個經過試驗的最終設計呢?
(5)“一分鐘新管理人”
實現真正的寬容要按某種方式和同事工作。“一分鐘新管理人”就是這種方式的簡單化解。
它要求所有的人都制定出自己的工作目標,即每個人都積極參與自己目標的制定過程。
一旦付諸實施,人們就要知道做什么,應該怎樣做。
如果執行得不好,如拖沓、怠慢,你就應及時向有關責任者指出,切不可拖著不處理。
如果沒有一分鐘表揚,你將會怎樣?你會想“我干嘛這么賣力?沒人關心我工作干得好壞。我是多么富于創造和卓有成效;而普通泥匠卻和我掙得一樣多。”
(6)“表現人性的一面”
最有益于管理人、同僚和下級之間溝通及理解的兩種方式是:
①有錯認錯;
②公開批評自己。
曾經有過這樣一句話:“如果你犯了錯誤,必要時,自己走上斷頭臺,讓人家砍頭好了,通常大家會諒解的。”這句話有一定道理。
另外,幽默感和自嘲是很有益的。它表明你是一個人,一個普通的人,而不是老古董。幽默感能常常使你擺脫尷尬局面,化干戈為玉帛。
(7)幫員工發展自我
我們在某方面培訓人才時,實際上,就是在一個更大的范圍內為他們打開了機遇的大門,來開發他們還未利用的能力、技巧、資質和智慧,使人們超越自我成為可能。
你給員工一項工作,他在完成時,運用了他自己的新發現能力,這樣你就幫助他發展了自我。你和他共享其中的樂趣。反過來,也使其增強了自信心,便于他今后在前人沒走過的路上去迎接更大的挑戰。
如果他跌倒了,你就在旁邊加以指導,使他能重新爬起來,鼓勵他,來克服他對第二次失敗的恐懼。
(8)不搞獨裁和專制
作為一個上司,不論多么聰明和富有創造力,也不可能像6個、12個及至更多的助手那樣面面俱到;只有集體的智慧才是取之不盡、用之不竭的。在制定計劃時,向每一個參加者灌輸占有意識。而且,作為一個管理人必須去適應一個生機勃勃的集體,而不是壓制它,也不能要求集體買你個人的賬。
(9)對所愛的人不可苛求
在工作方面,杰克一般是寬容的、理解的。他可以諒解他的員工因不慎而導致的差錯。在家里,和妻子、孩子則不盡如此。直到幾年前,他才找到了原因:他把所愛的人偶像化了。他要求他們盡善盡美,非絕對而不接受。這個時候他才認識到,他的家庭成員與其他人一樣,都是普通人,他們不可能做到盡善盡美。
(10)聽別人說
不知你注意到了沒有,當我們和別人交流時,如果總是說,就學不到什么東西,只有在創造性地傾聽時才能學到我們想要學到的東西。因而,讓別人說,盡量給別人以表達的機會,傾聽他們的意見、悲傷和情感。
(11)切忌猜疑
有句俗語說得好,“猜疑把你、我都變成蠢驢”,然而,我們還是經常推斷別人的反應和行為,以為事物是不變的,人是不變的。
有時,我們根本觀察不到事物已在不知不覺中發生了微妙的變化,而這變化可能促使人們采取與過去有所不同的行為方式。
在這里我們談到的11種人性化管理,實際上是要求一個管理人從塑造自我品格開始,把人性的東西融入到實際的管理工作中去,并不斷地學著應用,才能指揮有方,戰無不勝。
2.了解自己是怎樣的一個人
在一個企業里,最令人困惑不解的現象就是一個管理人明明干得挺好,但是突然間他的發展完全停頓了。
這是由于他們完全忽視了最重要的“顧客”——自己。
僅僅因為管理人工作出色并不能夠保證他在公司迅速升遷和他在公司的地位,不管是否公正,作為管理人員,必須要考慮其他一些因素。要想在今天強手如林的世界嶄露頭角,管理人應該做的最有效最簡單的事情是了解自己是一個怎樣的人。同時管理人應該對上司和同事的態度、思想保持敏感。
下面是影響管理人晉升和阻礙其事業發展的十大因素:
(1)不了解公司為什么雇你
各級管理人員之所以能夠存在的原因很簡單,那就是:維持老板的形象。你要是不相信,可以問問你的上司。如果你是老板,那么去問問股東們。
(2)猶豫不決
也許猶豫用在控制不合時宜的激動方面能起到很好的作用。但是當事情與你的老板有關時,猶豫不決對你的事業絕對不利。對老板的命令置若罔聞,老板會總是記住,進而影響你的名聲。
(3)把所有的晉升都當作喜事
彼得原則說明:在等級制度中,每個人都可能被提升到他所不再能勝任的水平。大概人人都知道這一規律,但很少有人會認為這條規律對自己也適用。水平低下的經理則會更快地達到這個極限。所以,并不是每次晉升都符合你的利益。一次不符合你專長的晉升只會讓你感到迷茫和無路可走。
(4)對企業文化的忽視
“企業文化”一詞讓大家耳朵都聽出繭來了,然而事實上這是許多公司內的現實生活。
如果大家工作上習慣于合作,你自然也不會去搶鏡頭、出風頭。如果大家都一天工作12小時,你也不能例外,如果你非要和大家不一樣,那么就應該處處超過別人。
(5)希望得到每個人的好感
最好的主管肯定受人尊敬,也可能受人愛戴,你如果想繼續做出堅定而又正確的決策,就應該根據實際情況來確定你的決策,而不是你的同情心和個人感情。不要為了得到大家的好感而使決策產生偏差,那樣絕對是得不償失。
(6)抵觸決策層的良性變化
一個機構的決策層如果有了變化,其目的一定是想進一步改善這個機構,而不是什么個人恩怨。
許多管理者卻不明白這一點,大都從個人角度來看待新領導的到來。于是,他們對新的領導者抱有抵觸情緒,這樣一來,領導對他們也會產生抵觸情緒。
結果誰失敗呢?
新老板一到,一般是大變化的開始,所以最好是不要不理睬,也不要低估他們。
(7)不說不該說的話
要想成功,就不要過于輕信別人,如果你必須要傾吐你對某個同事或上級的看法,最好是留著回家去說,尖刻的話會很快傳到你的老板那里,最終倒霉的還是你。
(8)行為自相矛盾
對形勢做出的有預見性的反應,并不意味著你這個人枯燥無味,缺乏想像力,恰恰相反,在大多數日常事務中,最需要的是實在的穩妥的判斷,而不是創造性。
對你的上司和下屬來說,你的反復無常最令人惱火,今天對受到挫折大發其火,下一次對同樣的事又從容對待,會讓人覺得無所適從。
(9)不能負起該負的責任
有些管理者自高自大,認為錯的都是別人,出了問題不愿也不能負起該負的責任。
管理者要做到出了差錯既不要埋怨別人,也不要遷怒別人,是你的責任就勇于承擔。
(10)不能身體力行
如果你不能身體力行,讓別人加班就不妥當。同樣,如果你不是時時注意對你的部下加以指導,你就不應該指望他們按照你的方式去工作。
你是不是在以上的10條因素中找到了與自己相符的地方?如果找到了就盡快去改正吧,它將會是你管理道路上的巨大阻礙。
3.樹立權威,首先我是“老大”
權威是從內部自然產生的,是從一個人內在的實力和人格中自然滲透出來的。
領導權威是一切人類社會活動的客觀需要。多數個體進行協作的勞動過程的聯系和統一都必然要表現在一個指揮的意志上。這個“指揮的意志”就是領導權威,無論處于人類社會的任何階段,在任何體制下,都不可能沒有領導權威,它是一切有組織的人類社會活動所必備的要素。
作為一個管理人員,要在眾多下屬面前具有說服力,就要充分樹立自己的領導權威,否則,管理就會成為一盤散沙。
權威并不是一個人與生俱來的東西,它是通過后天培養的,也許有人認為要培養權威是件很難的事,但事實上真的很簡單。
譬如你今天開除了一個部屬,他要好的同事可能會當著許多人的面問你:“聽說某某被你開除了?”
面對這種近乎挑戰性的詢問,你是一個管理人員,你應該拿出權威來,直截了當地告訴他們:“是的,對他來說這可是咎由自取!我們的客戶總是在抱怨,他卻不在乎。”
在日常工作和生活中,管理人員的言行要給人以權威感,一般來說,有以下十條簡單可行的方法值得大家參考:
①發布命令簡短、明了,并且表現得好像要求別人毫無疑問地服從它們。
②對那些你無法接受的要求,應當立即且堅定地做出適當的回答。
③把自己私人的生活和問題留待自己解決。
④不要隨便詢問你部屬的私人生活,除非這樣對工作有直接的影響。
⑤以平和的態度接受成功,把成功歸于你的命令被忠實執行的事實。
⑥用比正常略微緩慢的語速,清晰地提出問題,等候回答。
⑦當你和別人說話時,不要直視他們的眼睛,而看著他們前額的中央,眉毛上方半寸高的地方。這樣他們就很難讓你改變臉上的表情,而這個表情通常就是你準備讓步的第一個跡象。事先準備好一個結束談話的結尾,這樣示意談話結束,使你免于顯出笨拙樣子的尷尬。
⑧不要嘗試強迫別人立即付諸行動。大部分人會覺得受到壓迫,需要一點時間用以整理一下思緒。雖然你顯露權威后,他們還是會行動,但是最好讓人有緩沖期。
⑨不要期待在那些你采取如此手段對待你的人當中交到任何朋友,也不要試圖想算計任何人。
⑩當你出錯時,不要承認這是你個人的錯誤,比如,不要說“我錯了”,而是說“問題可以處理得更好”。
正如裝瘋的人最后可能真的會變成瘋子,努力培養自己權威意識的管理人最終也會建立起自己堅強的性格。如同學習技巧一樣,這更需要時間,最好的辦法是從小事做起并體會效果。
4.如何簡單增強你的說服力
作為一個管理人員,如果不具備用簡單的語言去說服別人的能力,在管理上肯定會遇到很大的麻煩,你要想一統指揮你的部屬,你就要增強你簡單的說服力。
在企業管理中,人們常常遇到這樣一種情景:當你在與別人爭論某個問題的時候,明知自己的觀點是正確的,但就是不能說服對方,有時還會被對方“駁”得啞口無言。
這是什么原因呢?
心理學家認為,要爭取別人贊同自己的觀點,光是觀點正確還遠遠不夠,還要掌握簡單微妙的說話藝術。
心理學家經過研究,提出了許多增強說服力的方法,其中最基本的有以下六種。
(1)“居家優勢”更有利
心理學家拉爾夫·泰勒等人曾經按支配能力(即影響別人的能力),把一群大學生分成上、中、下三等,然后各取一等組成一個小組,讓他們討論在10個預算削減計劃中哪一個計劃為最好。
一半的小組在支配能力高的學生寢室里討論,一半在支配能力低的學生寢室里討論。泰勒驚奇地發現,討論的結果總是按照寢室主人的意見行事,即使主人是低支配力的學生。
由此可見,一個人在自己或自己熟悉的環境中比在別人的環境中更有說服力,所以人們在日常生活中應充分利用居家優勢,即使不能在自己家中或辦公室里討論事情,也應盡量爭取在中性環境中進行,這樣雙方都沒有居家優勢。
(2)儀表很重要
如果你想上級在你的申請書上簽字,你是不怕麻煩、精心修飾一下儀表呢,還是相信別人會聽其言而不觀其貌?
我們通常認為,自己接受別人的言談比接受別人的外表的影響要大得多,其實事實并不如此。
有一個很簡單的道理是我們通常會不自覺地以衣冠取人。有人通過實驗證明,穿著打扮不同的人,尋求路人的幫助,那些儀表堂堂、有吸引力的人要比那些不修邊幅的人更有可能成功。
(3)使自己等同于對方
你試圖鼓動一伙年輕人去清掃某塊地方,而他們卻很不情愿,你怎樣才能引起他們的興趣呢?
許多研究者發現,如果你試圖改變某人的個人愛好,最簡單的方法就是使自己等同于他,這樣你才更具有說服力。
例如,一個優秀的推銷員總是盡量使自己的聲調、音量、節奏與顧客相稱,甚至身體姿勢、呼吸等也無意識地與顧客一致。這是因為人類都具有相信“自己人”的傾向。
正如心理學家哈斯所說的:“一個釀酒廠的老板可以告訴你為什么一種啤酒比另一種好,但你的朋友,不管是知識淵博的,還是學識疏淺的,卻可能對你選擇哪一種啤酒具有更大的影響力。”
(4)站在對方的立場上思考問題
如果你準備拜訪隔壁新搬來的一對夫婦,請他們為社區的某項工程募捐,應該選擇哪種方法最好呢?
平庸的勸說者大都是開門見山的提出要求,結果往往發生爭執,陷入僵局;而優秀的勸說者則首先建立信任和同情的氣氛。
如果主人正為某事大傷腦筋,你就說:“我理解你的心情,要是我,我也會這樣。”這樣就顯示了對別人感情的尊重。以后談話時,對方也會對你加以重視。
當然,優秀的勸說者也不總是一帆風順的,他也會遭到別人的反對。這時老練的勸說者往往會重新陳述對方的意見,承認它所具有的優點,然后才指出自己的意見更好、更全面。
研究證明,在下結論前,將雙方的觀點都顯示出來,要比只講自己的觀點更能說服別人。
(5)注重有力的證據
你準備去參加某次決策性的會議,為一項不為大家所重視的事業爭取更大的一筆款項,什么樣的證據最有說服力呢?
如果向聽眾提供可靠的資料而不是個人的看法,你就會增加說服力。但要記住,聽眾受到證據的影響,也一定程度地受到證據來源的影響。
有人做了一項有趣的實驗,讓兩組被試者聽到關于沒有處方是否可以賣抗阻胺片的爭論,然后告訴一組被試者說可以賣的證據來自《新英格蘭生理和醫學月刊》(這是虛構的),另一組則被告知證據來自一家流行畫報。
結果發現,第一組比第二組有更多的人贊成,沒有處方也可以賣抗阻胺片。
由此可見,引用權威更能消除聽眾的先入之見。
(6)旁征博引優于空洞說教
你刊登廣告,推銷某種藥品,是把藥品的成分、功能、用法詳細介紹一番好呢?還是介紹某個患者使用后如何迅速痊愈的事例好呢?
作為一個優秀的勸說者都清楚地知道這樣一點:個別具體化的事例和經驗比概括的論證和一般原則更具有說服力。
因此,你想將你的藥品多賣一點,最好使用后面一種方法。
在企業管理中,你要說服別人,你就應旁征博引,使用具體的例子,而不是一味空洞說教。
總之,說服別人,贏得贊同的能力并不是上天所賦予的,只要通過學習一些社會交往技能(當然首先要觀點正確),我們就可以增強自己言談的說服力,這也是管理人員邁向成功的第一步。
5.讓別人喜歡你的七個簡單技巧
一個優秀的管理人員要打造良好的人際關系。人們通常認為一個管理者要想同員工搞好關系有很大的困難。
事實上,你可以通過掌握一些簡單、自然、平常和易學的技巧,來提高自己的管理能力。
只要你堅持不懈地去實踐,你就可以成為一個受人喜愛的管理者。
(1)要做一個平易近人的人
也就是說,在別人和你打交道的時候,不要讓人有一種緊張感。據說,有的人“你很難同他打交道”,他很難接近。這往往是一個在交往中難以克服的障礙。一個平易近人的人很好相處,而且言談舉止都很自然。他會營造一種舒適、愉快、友好的氛圍,和他在一起,不會像戴著一頂破舊的氈帽、趿拉著一雙破爛的鞋子、穿著一件寬大破舊的袍子一樣,尷尬難堪。
一個表情僵硬、冷漠、毫無反應的人,是難以融于一個集體之中的,而他往往是一個桀驁不馴的、不合群的怪物,你確實不知道該如何和他打交道,你也難以揣摩他的內心世界,不知道他會對你的言行做出怎樣的反應。喜歡上一個這樣怪僻的人,確實不是一件很容易的事情。
(2)善解人意,體貼別人
一個體貼別人的人,總是設身處地為別人著想,不讓別人緊張、拘束,更不會讓別人尷尬難堪。據說,莎士比亞就具有善解人意的神奇能力。在和人交往的過程中,他就像一條變色龍,能根據交往對象的不同特點,隨著時間、地點的變化,進行應變。文學批評家威廉·哈茲里特指出:“莎士比亞完全不具有自我,他除了不是莎士比亞之外,可以是其他任何人,或是任何別人希望他成為的人。他不僅具備每一種才能以及每一種感覺的幼芽,而且他能借著每一次的命運改換,或每一次的情感沖突,或每一次的思想轉變,本能地預料到它們會向何方生長,而他就能隨著這些幼芽延伸到所有可以想像得出的枝節。”
(3)待人接物落落大方、不卑不亢
一般來說,具備這種素質的人必須具備寬闊的胸襟。因為,那些特別注重別人對自己的態度的人,那些害怕別人嫉妒自己的地位和職務的人,那些在生活中處于優勢地位的人,是很少對別人態度冷淡的,而且一般也不輕易對別人發脾氣。
美國前郵政部長詹姆士·法利是謙虛謹慎、不狂妄自大的人之中的一個杰出代表。
一個有趣的事例表明,法利先生是一個知道如何讓人喜歡自己的專家。那是發生在費拉德菲爾城舉辦的一次“讀書和讀者”會上的事。當法利先生和其他演講者到賓館去吃午飯的時候,他們在走廊上遇到了一位推著餐車的女服務員,餐車上裝載著桌布、毛巾和其他用具。他們繞過餐車走了進去,這位服務員絲毫沒有注意到他們。這時,法利先生向她走了過去,并且伸出手說:“嗨,你好,我是詹姆士·法利。能告訴我你的名字嗎?很高興認識你。”
當這群人走過大廳的時候,一些人回過頭看了看那位女孩,她嘴巴張得大大的,顯得十分驚訝,但是,她的臉上立即綻開了甜美的微笑。這種人怎能不讓人喜歡呢?
(4)要忠誠、正直和具有愛心
某個大學的心理學系對那些受人喜愛的和不受人喜愛的人的性格作了分析。他們對100個個性特征作了科學分析,他們指出:一個人要想贏得別人的喜愛就必須具備46個引起人們好感的個性特征,也就是說,你要想為大眾所接受就必須具備許多的優秀品格。意識到這一點,或許會讓你感到多少有些失望。
要想讓別人喜歡你,你必須具備一個基本的品格。這就是要忠誠、正直和具有愛心。或許,只要你具備了這一基本品格,其他的各種品質也就自然而然地具備了。
(5)善于察言觀色
社交中要善于察言觀色,分辨別人的意圖和動機,也就是說,一個社交能力強的人,必定是會盤算的人,他們會考慮到自己行為的后果,會盤算別人的可能行為,會計算自己的利益和損失,而所有這些盤算,都是在相關因素可能變動的情況下做出的。因此,只有認知能力較高、善于察言觀色的人,才能在復雜多變的情況下,做出這些盤算來。這種人際交往智慧每個人都具有,關鍵是怎樣使之不斷增強,怎樣把它們在生活中發揮出來。
(6)多尋找自身的原因
如果你不是和別人打交道很輕松自如的人,建議你對自己的性格作一些研究,考慮任何消除你在交往過程中可能存在的自覺的、不自覺的緊張情緒。一定要注意,不要把別人不喜歡你的原因歸結到別人身上。相反的,你應該多在自己身上找原因,然后還要下決心找到解決問題的方法。要做到這一點,就必須非常誠實,敢于解剖自己,甚至還需要一些性格方面的專家的幫助。那些在你的性格方面的所謂“不利因素”,或者說“弱點”,可能是你多年的生活習慣養成的,也可能是由你年輕時候的生活態度發展而來。或許,你還一直把它們作為“自衛”的武器來使用,殊不知,它們卻在無意之中傷害了別人。不管這些性格的“弱點”是如何產生的,只要你對它們進行科學的分析,意識到了進行性格優化的重要性,通過一套對性格進行轉變的訓練,你是完全可以克服這些弱點的。
(7)尊重別人就是尊重自己
在人際交往中尊重別人的人格是贏得別人喜愛的一個重要因素。人格,對每個人來說,都是最重要、最寶貴的。對每一個人來說,他都有這樣一個愿望:那就是使自己的自尊心得到滿足,使自己被了解、被尊重、被賞識。如果我不尊重你的人格,使你的自尊心受到了傷害,當時,你或許會一笑了之,但是,我卻嚴重地傷害了你。事實上,如果我表示出了對你的不尊重,即使你當時對我還是很友善,但是,如果你不是一個精神境界極高的人,你以后是不會很喜歡我的。這樣,我就“贏得了戰場,而輸掉了戰爭”。
相反,如果我滿足了你的自尊心,使你有一種自身價值得到實現的感覺,那么,這表明我很尊重你的人格。我幫助你獲得了自我實現,你也會為我所做的一切表示感激。你對我有一種感激之情。你會因此而喜歡我。
一些高明的管理者是精于此道的。為了籠絡人心,贏得別人的擁護和支持,他們決不輕易傷害別人的自尊和感情。一位評論華盛頓政治舞臺的專家指出:“許多政客都能做到面帶微笑和尊重別人,有位總統則不止如此。無論別人的想法如何,他都會表示同意。他會盤算別人的心思,并且能掌握這些心思的動向。”
不要降低別人的人格,不要傷害別人的自尊心,因為,只有尊重別人,別人才會喜歡你。
你滿足別人的精神需求,別人才會滿足你的精神需求。
6.用優秀的個人品質樹立威信
英國軍事史學家約翰·基甘認為像亞歷山大大帝和尤利西斯·格蘭特這樣的大指揮官,都具備了一個管理者所應該具備的5種基本品質:他們向軍隊顯示出他們關心軍隊;他們明確告訴軍隊他們希望得到什么;他們使軍隊相信,如果他們進行戰斗,他們就可以受到獎勵,如果他們違反命令,他們將會受到懲罰;他們知道什么時候應該向敵人發起攻擊;他們和軍隊一起分擔風險。
這是值得每一個管理者學習和借鑒的,其基本的觀點對于每一個管理者來說都是簡單而有用的:
(1)真正關心你的下屬。你應該使你的下屬都相信你是關心他們的。這就要求你必須采取具體行動,而不能僅憑幾句空話了事。你應該以個人的方式對待你的公司員工,應該把他們作為平等的人來對待,而不應該只是把他們當作創造利潤的機器。
其實把關心付諸行動也不過是些簡單的小事,比如你要允許公司里有價值的職員用公費去度假,或者允許他帶著妻子一起去出差,或者同意把你的海濱公寓借給員工去度周末。
關心下屬從另一種角度來看,意味著毫不動搖的忠誠,即使這樣做不符合一般的經濟常識。幾年前,一個公司的總經理正面臨一場小規模的危機。那些雄心勃勃的年輕經理堅決要求他解雇幾個跟隨他20多年的老下屬。這些年輕而又蠻橫的家伙爭辯說,那些老家伙的大好時光已經過去了,如果把他們解雇了,給他們開薪水的那些錢就可以轉而投入更賺錢的領域。
那位總經理知道這些年輕人的話可能是正確的。但是,他下了一個簡單而又堅定的決心:絕不解雇老下屬。于是,他一直堅持留用他們,并且帶領大家一起走出了公司的低谷。
通過這件事,他在那些年輕人心目中的領導威信進一步提高了,而不是萎縮了。因為他在面臨壓力的情況下,并沒有拋棄老下屬。每個人都會老的,這些年輕人不可能不想到他們的將來,所以,跟著這樣一位老板,并為他獻出忠誠是值得的。
(2)準確地為雇員們描繪宏偉藍圖。你必須能夠準確地向下屬傳達你的意思。作為一個領頭人,他應該給他的下屬們描繪出一個十分廣闊的藍圖:“5年后,我們公司將會是這樣的……”
一個更有效率的老板,在為雇員們描繪宏偉藍圖的同時,也會向他們提到那些比較具體的細節問題。這些細節問題,不是“想像”,它將成為雇員們今后日復一日所必須記著去做的工作。
(3)你要給部屬公平感。你必須使下屬確信,如果他們努力工作,他們將會受到表彰,如果他們不努力工作,他們將會受到處罰。如果是在軍營中,這就意味著榮譽和為表彰特別勇敢的行為所頒發的獎章;而在公司里,這就意味著各種頭銜和酬勞,當然,這也意味著要給雇員一種始終被公平對待的感覺。
最有能力的老板很少會出人意料地對他們的雇員進行提拔或貶職。他們會不斷地提醒自己:
什么是他們所期望得到的,他們應該怎樣做才能夠得到這些東西。如果你認為你的雇員們做錯了,但是你卻并不向他們指出來,并且讓他們感覺是在從事著一項十分重要的工作,那么你的這種做法無疑是十分錯誤的,其反作用無疑也是十分巨大的。
(4)你必須懂得何時發動進攻。在商場里,這就意味著要掌握時機,比如說在什么時候,你應該采取溫和一點的路線;在什么時候,你應該采取強硬一點的路線;在什么時候,你應該表現得積極進取、勇敢自信一些,而在什么時候,你又應該表現得消極被動一些,不過分地參與某項活動;在什么時候,你應該絕對地做到全神貫注和全力以赴,而在什么時候,你又應該主動放松自己,因為這樣可能會更好一些。
知道什么時候發動進攻,你就擁有了一種可以用來考察雇員素質的最簡單方便的方法,這也是一種領導素質。如果一個上尉在他提交的建議書中堅決主張我們應該向敵人側翼發動進攻,那么我們就會立即對此做出反應。如果我們同意了他的意見,而且我們贏得了這場戰役,那么這個上尉不久就會被提升為上校,因為他已經具備了一個上校所應該具備的素質。同樣,如果一個雇員向你提出了一個方案,而這個方案又確實是可行的,并且為你帶來了很大效益,那么這就說明,那個雇員是很有能力的。一旦情況適合,你就可以啟用他,而不必擔心手底下沒有人才。
(5)和部屬一起分擔風險。必須能夠使你的下屬知道,你是在和他們一起承擔風險。如果是在戰場上,這就意味著,你應該親臨戰場,而不是躲在大后方。而在商場上,這就意味著,你應該在雇員面前起模范帶頭作用。
不知道你是否注意過那些最受人尊敬的老板是怎樣贏得雇員的尊敬的。他們可以在公司做任何工作,從倉庫管理員到一般管理人員的隨從或助手,他們都做得來,從來不怕做這些事。
他們這種不怕把手弄臟的行為贏得了大家的尊敬,因為他們不僅是在把風險分給大家,而是在同大家共同分擔風險。
7.以你希望別人對待你的方式來對待別人
有關經營管理的原則有很多,但是,從本質上來講,最根本的原則極其簡單,并且只有一句話:要以你希望別人對待你的方式來對待別人。
這是一條簡單的眾人皆知的道理。當我們還是孩子的時候,這個原則就已經被深深地注入了我們的腦海。但是,不幸的是,我們當中很少有人能夠像該原則所說的那樣去實踐。這其中的主要原因是,我們很少有人能夠采取退一步的做法,去認真考慮一個問題,即我們自己究竟希望別人怎樣來管理我們。而且,即使我們確實能夠把理想的管理行為表列出來,在我們希望老板對待我們的方式和我們自己作老板去管理別人的方式之間,是存在很大差別的。如果你想知道如何成為一名永不失敗的管理者,你最好仔細想一想你希望被別人怎樣管理,以及你將如何去管理別人。如果你想成為一名成功的管理者,那么,在你管理別人之前,你一定要弄明白你希望別人怎樣管理你。
下面是國際管理集團總裁麥考梅克總結的把簡單管理運用得極合格的老板的特征:
(1)務必做到言行一致
老板們都希望他們的下屬能夠言行一致并且值得信賴。當老板們做出決策時,他們必然希望有關決定將會得到執行,而不是被下屬忘掉或者被拖延。即使他們不明確表示出這種期望,但是這種期望也會以其他方式表現出來。這種期望是一個老板向下屬做出指示的基礎。與此同時,下屬們也希望他們的老板能夠言行一致值得信賴。也就是說,只有在老板和公司員工之間形成一種互相信賴的關系,一個公司才有可能搞好。
比如,高效率的管理者最害怕浪費時間。有些人是以天或者小時來安排日程的,他們可能會對管理者說:“我會周四給你打電話。”而繁忙的管理者則是以分或者秒來安排日程的,如果你想與這樣的管理者約會,他會告訴你:“請于11:20來見我。”那么你就千萬不要提前赴約或遲到。
養成節約時間的習慣,是有很多好處的。年初的一個星期天,按計劃麥考梅克應該早上7:30在家里給公司的一名行政人員打電話,而他晚了10分鐘。他知道在類似情況下,絕大多數人可能會在他們方便的時候簡單地打一個電話,因為拖延10分鐘是完全可以遷就的。但是,麥考梅克立即打電話向這個年輕人道了歉。他說他感到有點不安,這個小伙子在電話中說,他對麥考梅克的道歉表示感謝。
麥考梅克指出:“從某種意義上講,為我這樣的人工作,要比為另外一種人工作好得多。因為后者往往會籠統地告訴你,要在幾點鐘與你談話,而后,你就可能整天都聽不到他的聲音。也許,他可能會在兩天以后打電話過來,傲慢地道歉說:‘啊,對不起,我忘了給你打那個電話。其實也沒有什么重要的事。’但是,這個電話又有什么用呢?不愉快和不信任的種子已經由此播下了,要想消除這種影響,就得付出更大的努力。與其如此,還不如一開始就恪守諾言的好。”
(2)員工更喜歡簡單的短期目標
一個長達10年的目標和一個1年的目標,你說哪一個更易被人接受并被付諸實施呢?當然是1年的目標了,因為短期目標更易讓人找到成就感和做事的動力。
許多管理者都試圖養成一種明確果斷的工作作風,力求避免說話含含糊糊、模棱兩可。他們通常只圈定題目,然后讓下屬們從自己的立場出發,去思考如何做好文章。這比較有利于有關問題的解決,而且可以培養員工獨立思考的能力。但是,如果你只為你的下屬訂立一個遠期目標,并希望通過他們發揮主觀能動性去實現這些目標,那么結果可能是一團糟。下屬們對那些不夠明確的遙遠計劃是不會感興趣的,你必須把這些遠期目標具體化,把它們制定成為比較具體的中期目標和短期目標。較長期目標而言員工更喜歡簡單明了的短期目標。
(3)告訴員工一定時期內的工作前景
如果老板告訴員工說,只要按他要求的去做,10年后就可以得到很高的職位,員工會感到鼓舞嗎?很難說!因為10年太漫長了。在這10年里,什么事情都可能會發生。但是,員工會很樂意地希望老板能夠告訴他一兩年內他會得到什么樣的回報,當然,前提是他必須做得不錯。如果老板不能告訴員工一兩年內的工作前景,就等于是在告訴他,他必須靠自己去創造美好前程。這種人是不適合做老板的。
(4)能夠盡可能多地給員工一些幫助
作為管理者,許多人往往走向兩個極端。一種是控制狂,這種人希望支配員工的一切行為。另一種是自由放任型的老板,他們重視的是結果,只要達到了預期目的,他們是不會過問其他任何事情的。
多數下屬比較喜歡第二種老板,但是,這樣做往往會由于員工缺少興趣而產生始料不及的后果。如果老板對員工說:“我并不打算過問你每天早上幾點上班,只要你在工作,晚點來也是可以的。但是,我希望你能夠告訴我你準備跟哪些人取得聯系,當然要在事前告訴我,而不是事后。我或許能夠給你提供一些幫助。”對此,員工一定會十分感激的。
(5)說出你不高興的原因
如果老板不高興,員工往往希望立刻知道這種情況及其原因。如果老板能夠直截了當地告訴說出來,員工就不必費盡心思去猜測了。
不幸的是,有些老板不愿意表露他們的不愉快。他們把不愉快壓抑在心里,希望它們過一會兒能夠自動煙消云散。或者,他們只對下屬們作一些輕微的暗示,并想當然地認為他的下屬們已經知道了他的心情。其實不然,在絕大多數情況下,這些暗示是沒有效果的。與其這樣費盡心機去暗示,遠不如用簡單的語言表達出來效果更好。
麥考梅克說:“如果我做錯了什么事情,我希望我的老板能夠盡快告訴我。如果老板不對我指出我的失誤,而讓我繼續錯下去,直到多次重復之后,我自己都意識到我的錯誤是多么的愚蠢,那么我會極其憤怒的。如果我在別人面前出丑的話,那么實際上出丑的人將不僅僅是我自己,我的老板也將跟著出丑。這種人是不適合做我的老板的。”
(6)給下屬一種主人翁的感覺
并不是每個人都能成為企業的股東。但是,即使成不了企業的主人的下屬,還是一直希望能夠體會到那種做主人翁的感覺。
對許多管理者來說,這個問題是非常簡單就可以解決的。比如,當公司一切業務發展順利并有盈利時,付給員工的報酬就可以高一些,福利也可以好一些。只要公司承擔得起,就應盡可能也讓員工共同分享一下成功的喜悅。
有福同享是不難做到的。對一個管理者來說,真正難做的是,當公司效益不太好時,作為公司的管理者,該怎樣對待他的下屬和他自己。比如,由于效益問題,公司不得不做出降低職工工資待遇和福利水平、削減公司預算以及延長工作時間的決定時,管理者(包括老板本人)是否也同樣如此呢?如果老板宣布說要削減10%的外部費用和內部管理費用,這個規定是不是只對下屬有效,而老板本人仍然可以我行我素呢?也許,這個老板會堅持與員工同進同退,不搞特殊化,盡管他有權利和正當的理由不這樣做。
如果一個人能夠和員工同甘共苦,那么這樣的老板是會非常受下屬尊敬的。
8.精明的管理者要有精明的頭腦和敏銳的感覺
一個管理者如果想讓自己獲取更大的成功,使自己的事業獲得更為充分的發展,就應當意識到,在日益激烈的競爭中,單純依靠過去的所謂意志、體力去拼搏是難以獲得成功且成為勝者的。一個成功的管理者還需依靠靈活、敏銳的頭腦和科學、豐富的經營感覺去決定勝負。不過要立志做一個成功的管理者也并不難,只需不斷地掌握知識,磨煉經營感,培養、掌握許多與經營感覺相關聯的東西就夠了。
(1)集中精力磨煉頭腦和感覺
在現代經濟社會中,光靠埋頭苦干的時代已經過去了,現代社會更需要的是頭腦和感覺。豐富的知識,靈活的思考,速變的大腦,敏銳的直覺,豐富的感性——這些都是通向勝利的法寶,所以想要成功的每一個管理者都應當集中精力尋找一種簡單有效的方法磨煉頭腦和感覺。
首先,對于管理者來說,進行訓練和學習的自覺性很重要。管理者是以自己的意志為基礎的人,因此,從學習的階段開始,如果不是以自己的意志為基礎,那么就不能培養出最為重要的作為管理者的感覺。所以管理者應當主動地學習,自費向自己投資。
其次,對于管理者來說,所謂的頭腦、感覺并非一朝一夕能夠掌握的,需要日積月累的努力。例如,磨煉頭腦需要學習知識。吸收知識可以短期集中進行,但知識要變成自己的血肉,成為自己頭腦中的一部分則只有靠每天的積累。比起一個星期的集中學習,一天抽出十分鐘、二十分鐘是最簡單有效的方法。總之,每天不間斷地堅持下去,掌握的內容會更多,即堅持就是力量。正因為堅持,知識才會變成智慧,頭腦才能變得聰明起來。另一方面,一點點的積累和培養更為重要。管理者應學會從日常的生活方式、生活態度、意識等方面去培養。對于每天所遇到的事物怎么看待、怎么處理,對眼前的事物怎么感受、怎么思考,要從這當中一點一點地磨煉下去。
(2)多想想“為什么”
能否成為成功管理者的關鍵,還在于其對事物的感受能力。若無其事地在街上漫步,無心人往往什么也感受不到,而有心人,如經常尋找新事業發展契機的管理者,對一些有用的事物和現象就會有所印象,而且牢牢地刻印在大腦里。
對于怎樣看待事物,怎樣去感受,作為一個管理者應多想想。“為什么呢?”要時刻帶著這樣的疑問。這正是一個管理者最必要的感受方法。關于“為什么”的思考是探究、摸清事物本質的出發點。只對眼前的事物照原樣接受,是不能看穿其本質的。
比如,在咖啡店喝咖啡,覺得很好喝,不思考“為什么”的人僅此而已。即使稍好一點的人,也至多是對朋友親人說:“那兒的咖啡味道不錯。”僅達到這樣傳播情報的程度。有著“為什么”的思考的人會去探究那種咖啡為什么好喝,確認其是用什么煮的,探究咖啡豆的種類和攪拌方法,有機會時直接詢問其秘訣。進一步探究的話,會明白咖啡本身的味道盡管如此,其實店內的氣氛也有相當的影響。就這樣,順著“為什么”,思考和挖掘下去,從感到咖啡好喝入手,自己會得到各種各樣的情報。在生意的舞臺上,其差異會如實地顯現出來。有“為什么”的思考的人在發現異樣現象時,會力圖去抓住其原因。
多想想為什么是培養人的問題,一個管理者可以在日常生活的細節中就注意培養自己多問為什么的意識。
(3)磨煉數字感覺
并不是每一個對數字敏感的人都會成為優秀的管理者,但是,優秀的管理者會牢牢地把握企業的數字。如果一個管理者對數字毫無感覺,那他一定不能成為成功的管理者。
有些管理者一說到“數字”兩個字就不行,他們對預算表幾乎毫不過目,全部都托付給財務負責人,只過問“總的說本季度或本年度賺了多少錢”就完事了。就算他們知道企業的金庫和銀行存款上還有多少現金,但對有多少借款和欠款、有多少賒賬和收受票據等,全然沒有任何把握,當然,對目前企業有多少固定資本、負債多少等等更是一概不知。即使他們了解月度、年度的大概銷售額,但大腦中卻全然沒有成本等費用的數字。這樣的管理者顯然令人對其企業的去向不得不抱著極大的不安。
不論在什么時代,管理者都非和數字打交道不可。經營可以概括為數字來表現。有些討厭數字的老板,連公司現在的所在地都把握不住,卻在言掌舵,對于公司本身,對于員工,這都是非常可怕的事。
(4)掌握敏銳的金錢感覺
金錢感覺是管理者必須掌握的一個部分,是非常重要的環節。公司的金錢不僅限于現金,還包括原材料、商品、設備,必須把這所有的一切都反映為金錢。
9.放下架子有利于工作的開展
一個管理者即使能力很強,如果架子很大,那也只能惹人討厭,以致影響工作的開展。要想實現成功管理,最簡單也是最首要的是放下架子。
日本某礦業公司的一位董事長在他年輕時,因為自己工作上急于求成,遇事常急躁沖動,把事情辦得很糟,結果被貶到基層礦山去擔任一個礦的礦長。到職時,在歡迎酒會上,由于他一不善喝酒,二不善辭令,以致被老職員們認為是一個不講人情的上司,年輕的職員和礦工們對他更是敬而遠之。他在礦里一度很被動,工作開展不起來。
這樣悶悶過了大半年后,在過年前夕,舉辦同樂會,大家要即興表演節目。他這時在同樂會上唱了幾句家鄉戲,贏得了熱烈的掌聲。連他自己也沒想到,那些一向對他敬而遠之的部下們,會因此而對他表示如此的親近和友好。此后他還在礦上成立了一個業余家鄉戲團。從此,他的部下非常愿意和他接近,有事都喜歡跟他談。他也更加與部下貼心了,由過去令人望而生畏的人變成了可親可敬的人。在礦上無論一件多難辦的事,只要經他出面,困難就會迎刃而解,事情定能辦成。由此這個礦的生產突飛猛進。因為他工作有能力,而且如此得人心,后來他榮升為這個公司的董事長。
他升為董事長后,有一次在工廠開現場會,全公司的頭面人物都出席了。會上大家都為本年度的好成績而高興,于是公司總裁的秘書小姐提議使大家在高度歡樂中散會。她想出一個辦法,把一個分公司的副經理拋到噴泉的池子中去,以此使大家的歡樂達到高潮,總裁同意這位小姐的提議,就和這位董事長打招呼,董事長表示這樣做不妥,決定由他自己——公司最高領導者,在水池中來一個旱鴨子游水。
董事長轉向大家說:“我宣布大會最后一個項目就是秘書小姐的建議:她叫我在泉水池中來一個旱鴨子戲水,我同意了,請各位先生注意了,我就此作表演。”于是他跳入池中,游起泳來,引得參加會議的幾百人哄堂大笑……
事后總裁問他:“那天你為什么親自跳下水池,而不叫副經理下去呢?”
董事長回答說:“一般說來,讓那些職位低的人出洋相,以博得眾人的取笑,而職位高的人卻高高在上,端著一副架子,使人敬畏,那是最不得人心的了。”董事長這些話喚醒了總裁,使他和董事長一樣平時注意與部下打成一片,學到了辦好企業的招數。
作為管理者,在下屬面前,如果你認定了“我”是經理,“你”是工人,應當各盡其職。這樣,下級就不可避免地要對這樣的上司采取疏遠態度,也要和他所代表的公司疏遠。這樣你與員工的距離成了無法逾越的鴻溝,工作就愈加難以開展。
東芝公司是世界上有名的大企業,它除了產品具有較強的競爭力外,在營銷工作中也是高招迭出。所以,業務發展迅速。
有一次,該公司的董事長土光敏夫聽業務員反映,公司有一筆生意怎么也做不成,主要是因為買方的課長經常外出,多次登門拜訪他都撲了空。土光敏夫聽了情況后,沉思了一會,然后說:“啊!請不要泄氣,待我上門試試。”
業務員聽到董事長要“御駕親征”,不覺吃了一驚。一是擔心董事長不相信自己的真實反映;二是擔心董事長親自上門推銷,萬一又碰不上那企業的課長,豈不是太丟一家大企業董事長的臉!那業務員越想越怕,急忙勸說:“董事長,不必您親自為這些具體小事操心,我多跑幾趟總會碰上那位課長的。”
業務員沒有理解董事長的想法。土光敏夫第二天真的親自來到那位課長的辦公室,但仍沒有見到課長。事實上,這是土光敏夫預料中之事。他沒有因此而告辭,而是坐在那里等候,等了老半天,那位課長回來了。當他看了土光敏夫的名片后,慌忙說:“對不起,對不起,讓您久候了。”土光敏夫毫無不悅之色,相反微笑說:“貴公司生意興隆,我應該等候。”
那位課長明知自己企業的交易額不算多,只不過幾十萬日元,而堂堂的東芝公司董事長親自上門進行洽談,覺得賞光不少,故很快就談成了這筆交易。最后,這位課長熱切地握著土光敏夫的手說:“下次,本公司無論如何一定買東芝的產品,但惟一的條件是董事長不必親自來。”隨同土光敏夫前往洽談的業務員,目睹此情此景,深受教育。
土光敏夫此舉不僅做成了生意,而且以他坦誠的態度贏得了顧客。此外,他這種耐心而巧妙的營銷技術,對本企業的廣大員工是最好的教育和啟迪。由此我們可知管理并不是多么高深莫測的學問,有時它簡單到只需你放下架子,工作便能進行得相當順利。
10.用言行提升你的魅力
魅力是管理者們一直追求的個人氣質,大多數管理者以為魅力是很難提升的。事實并非如此,只要你在日常生活中注意自己的言行,很輕松就能提升你的魅力。
(1)善于運用身體語言
在與人交往中,你必須將你的整個身體都看作是一個信息的載體。你必須意識到,你的一舉一動都在說話。假如你善于運用你的身體語言,他人將樂于接納你,并與你合作。外表、情緒、言辭、語調、眼神、姿態,抓住他人興趣的能力,這些都是在與人交往時你能運用的東西,其他人正由此形成對你的印象。
(2)以真實的面目面對眾人
不少指導社交的實用小冊子總是這樣規勸你:你應該昂首闊步走進去,先聲奪人地向周圍人展示你的風采。他們教導你要用“虎鉗般有力的握手”來給人一個下馬威,還暗授機密似的說你必須用催眠術一般咄咄逼人的目光緊緊盯住他人。假如你真的照此行事,你會讓每個人都發瘋的,你也會被人當作瘋子看待。
真正的社交秘訣應該是:你應該始終如一地顯示你最好的一面,最有影響力的人不因場合變化而改變他們的個性,不論是親切的私人交談,還是向公眾發表演說,抑或參加求職面試,他們都是一以貫之,毫無矯揉造作之態,處處以真實的面目面對眾人,他們用自己的全部身心與人交流,他們的音調與姿態也總能與口中的表白和諧一致,一切都顯得那么親切自然。
然而,某些面向公眾演說的人,卻向聽眾發出令人迷惑的信息。比如,當一個人說“女士們、先生們,我很高興有機會……”時,眼睛卻總盯著聽眾的鞋子,其實這表明他一點都不高興,這樣的演講怎么會有感染力和鼓動力?
(3)發揮眼神的奇妙作用
無論對象是一個人還是一百人,你都必須記住,和他們說話時一定要看著他們。有些人起初說話還看著聽眾,可沒說三句就轉移視線,眼瞧窗外,令人覺得別扭。
當你邁進一個有人的房間,你的目光應該隨意自在,直接瞧著房子里的人,并向所有的人示以微笑,這表示你輕松自若,易于接近、交往。
微笑是重要的,但那種假笑卻如不看著人說話一樣,令人不快。最佳的笑應該是自然的、輕松的,使人有如沐春風之感。
(4)先聽后說
當你出席一次會議、一場晚會或與人談話時,你不要迫不及待地亮出自己的觀點,等一分鐘,感受一下現場的氛圍,了解人們當時的情緒,是激昂、愉快、觀望,還是消沉?他們渴望了解你嗎?對你的到來是否不悅?倘若你能感受到這一切,你便能更好地去接近他們,不會做出不合時宜的舉動。
(5)集中精力與人交往
集中精力和充滿熱情會給人留下深刻的印象。集中精力與人交往能夠表明你的真誠,當你全神貫注地對人們講話時,表明你相信自己所說的話,一個運用自己全部力量來與人交往的人宛如一個巨大的磁場,會將他人牢牢吸引住。人們可以不同意你的觀點,卻無法懷疑你的信念和真誠。
另一個重要原則是言辭必須確定,我們常常看到一些人開始時慷慨激昂,隨后就音調漸低,含糊其辭。要知道,沒有人愿意相信一個飄忽不定的人。你的聲音可以是柔和的、謹慎的,但不能模棱兩可。
(6)適時放松自己
你一定見過不少人在與人交往時過于看重自己,他們要么悶悶不樂,要么滔滔不絕地顯露自我。要知道,總是以自我為中心的人是放松不起來的。仔細檢點一下你的表現:你是否經常說“我”?你是否一直在喋喋不休地抱怨?當他人正在闡述一個新想法時,你是否試圖打斷并插話?假如你對這些問題中的哪怕一個說“是”,那你就必須放松,否則,在你的家人、朋友和同事面前,你可能就是一個令人討厭的人。
11.用傾聽架起溝通的橋梁
傾聽原不是復雜的事情,但很少有管理者愿意傾聽,特別是不愿傾聽下屬的意見。實際上,管理問題在很大程度上就是溝通問題,80%的管理問題實際上就是由于溝通不暢所至。而我們又不得不承認傾聽是解決這一問題的最簡單最有效的方法。
傾聽,并不一定代表你對對方談話的認同,它僅表示對對方的尊重。每個人都有表達自己想法的權利。每個管理者都希望自己的講話能夠被下屬認真地傾聽,同樣,每位下屬也希望自己的聲音能夠被自己的上級傾聽。
傾聽與“聽見”不同,它反映了管理者對下屬的態度。如果某個管理者認為自己聽見了,就是在傾聽,這是錯誤的,因為傾聽不僅僅用的是耳朵,更要去用心。
(1)弄明白下屬的真正意圖
管理者在傾聽時首先要弄明白的是下屬的真正意圖,他到底想說些什么,是對公司的建議,對某人的意見,還是對待遇的不滿。
由于每個人的性格不同,不同的員工在表達自己的觀點時采取的方式也不盡相同。比如,性格較內向的下屬,在表述一些敏感的問題時可能會更加隱晦。這需要管理者在平時多與下屬接觸,多了解下屬的動態,這些對正確理解下屬的意圖很有幫助。
(2)站在對方的立場去傾聽
下屬在談述自己的想法時,可能會有一些看法與公司的利益或管理者的觀點相違背。這時不要急于與下屬爭論,而應該認真地分析他的這些看法是如何得來的,是不是其他下屬也有類似的看法。為了更好地了解這些情況,管理者不妨設身處地的站在下屬的角度,為下屬著想,這樣做可能會發現一些自己以前沒有注意到的問題。
(3)發表意見要謹慎
在傾聽結束之前,不要輕易發表自己的意見。由于你可能還沒有完全理解下屬的談話,這種情況下妄下結論勢必會影響下屬的情緒,甚至會對你產生抱怨。管理者在發表自己的意見時,要非常謹慎。特別是在涉及到一些敏感的事件時,尤其要保持冷靜,埋怨和牢騷決不能出自管理者之口。
對員工而言,你的言論代表著公司的觀點,所以你必須對你說出的每一句話負責。
(4)做記錄以示重視
在傾聽員工的談述時,最好做一些記錄,一方面表明你對他談話的重視,另一方面也可以記錄一些重要的問題,以備遺忘。管理者對自己作出的承諾,也應加以記錄。作出的承諾,要及時兌現,如果暫時無法兌現,要向員工講明無法兌現的原因以及替代的措施。
傾聽只需要你給員工也給自己一點時間,讓他們盡情地去說,你認真地聽,然后諸多管理的問題不便不再成其問題了。優秀的管理者會用傾聽架起與員工溝通的橋梁,讓管理走向簡單化。
12.管理人應具備教練的素質和能力
管理人要想有效地指揮下屬,應當注意培養和提高自身的綜合素質。美國著名公司管理大師麥克白曾說了一句很簡單、意義卻很深的話:“管理人的能力首先不在于如何指揮別人,而在于如何指揮自己跳出最美的舞蹈。”“舞蹈”即是指管理者應當具備教練的素質和能力。
以下是麥克白先生推薦并讓很多管理人更容易接受的11種必備的指揮素質:
(1)正確運籌
要想成為有效的管理人,最重要的是要有運籌能力。雖然有些事情適合團體決定,但是管理人往往必須單獨作許多決定,包括分派工作、人力,協調員工紛爭等。管理人最重要的責任有二,一做出正確的運籌,同時又能鼓勵部屬參與。
(2)有效溝通
管理人只有張開耳朵和眼睛,努力去聽、去看,才能了解組織內部員工的互動,敏銳地了解部屬的心情與態度,以便滿足員工最基本的需求。
(3)學會訓練
好管理人的另一項責任是,訓練有潛力的部屬成為新管理人。盡量往下授權、讓員工參與可行的計劃,定期召開研討會,讓員工代表公司對外接觸等等,都是培養員工決策能力與自信心的好方法。
(4)懂得協調
高明的管理人知道如何降低部屬沖突事件的不利影響,既不會視而不見,更不會反應過度,對不相干的部屬發脾氣。他會直接將部屬找來,找出沖突的原因,或者輪流做工作,降低沖突的幾率。
(5)要有遠見
有效的管理人能夠為組織、員工訂出有意義、清楚的目標,也能帶領部屬達到這些目標,不會讓部屬迷失方向。
(6)時常自省
許多人常說“管理人永遠是對的”,但是管理人也有犯錯的時候。問題是,許多管理人欠缺自信,以致犯錯也不肯承認;有的則是明知自己錯了,依然我行我素。最糟的是,有的部屬因為害怕被處罰,不肯指正管理人的錯誤,同時又喪失對管理人的敬意。有效的管理人,能夠迅速認錯,并且從錯誤中學習,不會只看到別人的錯誤,他們知道反省錯誤發生的原因與效果,比一味責怪他人重要多了。
(7)集思廣益
妥善利用部屬的智慧,集思廣益達成決定,是管理人最簡單有利的武器。尤其是影響整個公司的決定,常常需要顧及各部門的需求。有效的管理人會先征求相關部門的意見,再做決定,以免獨斷獨行地決策,讓員工產生抗拒心理,陽奉陰違。
(8)人性化管理
管理人如何看待部屬,是管理工作成效的重要關鍵。優秀的管理人信任部屬、虛心學習、有耐心,同時又有敏銳的觀察力。他真正關心部屬,知道感恩;他不會一心只想控制、支配員工,而是讓員工工作情緒高昂,順利完成工作目標。
如果實行以上的人性化管理,那么你絕對是個非常非常棒的管理人,并且一定能率領你的團隊在市場競爭中,克服各種各樣的艱難險阻,給公司創造效益。
(9)欣賞別人
常聽人說:“只要看到那副嘴臉,就討厭!”“看到他,就令我惡心!”說這些話的人,常是咬牙切齒的,但自己卻已先喪失了外貌魅力!“看了不討厭”,這是人際吸引的基本原則。事實上,每一個人在外貌上都具有其特殊的魅力。作為一個管理者要學會去欣賞別人而不是挑剔別人。
欣賞到人是讓你走出心理上“直覺式”的模式。這種夾雜個人的經驗、感受、思考等復雜交織所衍生出的人際直覺,常缺乏客觀性及接納性。從外貌來評定與員工之間的關系、距離、好惡,甚至以此斷定其能力之強弱,是人性化管理所應避免的“框架”。當你能“欣賞”每個員工時,無形中,會使員工產生內在的自信,進而顯出愉悅的臉孔,而你也在洋溢自然的氣氛中,同時展現出個人特殊的外貌魅力。
(10)激發員工的性格魅力
能包容并激發不同性格的人,就能散發感人的內在能力——性格魅力!
許多管理人總是花費太多時間去處理員工的性格問題,而不是激發員工發揮其性格魅力,結果會不斷有大小沖突。
你必須明白,管理目標是為了達到圓滿、均衡、統一與和諧,而不是人格的沖突,其中的秘訣即在于包容與激發。
每一個員工在性格上,都有其不同之處。所有的性格,都有其優點,也有其缺點。但是,聰明的管理者通常都把焦點放在其優點上,而不是強調其性格上的缺點和特殊性。根據研究,人有以下8種性格類型:
①社交型:因善于表達而創造互助。
②直覺型:因感情豐富而帶動氣氛。
③控制型:因拼勁十足而能達成目標。
④理智型:因思考有條理而精于分析。
⑤關愛型:因充滿慈愛而可靠體貼。
⑥實際型:因小心謹慎而做事穩重。
⑦舒適型:因輕松自在而處變不驚。
⑧含蓄型:因不善言辭而默默耕耘。
只要你不把目光聚集在員工的性格缺陷上,而是更多地注重其優點,那么你便能讓不同性格的員工發揮其特長,同時充分展現其性格魅力。
當然,知道運用不同性格的員工,來達到團隊管理的目的,不正顯示出你特有的性格魅力嗎?
(11)沒有不好的員工
能讓員工充分發揮能力,便是管理人個人能力激發的一種表現。
許多新管理人常說:“這些人真笨!真沒有用!”但是,管理學更直接指出:“沒有不好的員工,只有不好的管理人。”
身為管理人須注意到每個員工的個別差異,讓員工的特殊能力得到充分發揮。
發揮他們特長的簡單方法是詳加觀察,了解一般人除了專業能力外所具備的其它各種才藝、技能等,如此你才能激發他們發揮特長,確實讓每個員工的各種特殊能力、才華展現在生產過程中,進而帶動整個團隊士氣。
13.以“高人一籌”的標準要求自己
管理人必須要完善自我素質,制定自己應當達到“高人一等”的標準,盡管可能達不到最好,但必須要有追求最好的心愿和行動。
下面是完善自我的幾種簡單方法:
(1)注意穿著和儀表
作為管理人,必須注意衣著打扮。在西方國家的公司里,管理人大多穿著深灰色、深藍色或黑色的西裝。因為西裝和這些顏色的特殊搭配,已經成為管理人的特殊標志和規定。
當然,管理人有其特殊性,也許并不一定要戴名牌手表,穿名牌皮鞋,提名牌皮包。但注重外表,特別是在代表公司從事高層次外交活動,尤其是和外商接觸時,儀表是十分重要的。
這時的儀表已不僅是個人的“裝飾”問題,而是公司的“窗口”,體現了公司的形象和基本素養,在有些情況下,它可能決定了對方的判斷,以至影響交易的成敗。
(2)在語言上下功夫
言語、談吐是反映管理人內涵的一個重要方面。字正腔圓,抑揚頓挫,鏗鏘婉轉,起伏有致,反映了一個人的語言魅力;而措辭得當,應對機敏自如,既善于表達意愿,又善于誘導對方,勸服對方,則體現了高超的溝通技巧。
語言是極富感染力的。在語言技巧上下功夫,會給管理人贏得一種重要的經營武器。良好的語言功底,既能得到上級欣賞,又能贏得屬下,起到鼓動的作用,也能贏得對手,有助于推動交易的進程。
(3)提高自身修養
舉止、修養是管理人自我塑造的必修課,但這一方面卻為傳統的管理人及有關培訓課程所忽視。我們經常可以看到,一些人無論是接觸上下級還是接觸客戶,無論是在談判桌上還是在餐桌上,都缺乏得體的舉止,缺乏基本修養。這和中國長期的經營環境有關。但在現代公司管理中,特別是在激烈的市場競爭和國際化經營中,這方面的修養就顯得極其重要。
要提高修養,讀書、看報是重要的簡單可行的方式。在美國,商人們讀《華爾街日報》是每天的“必修”課。而一手拿《華爾街日報》,一手拿公文包,已經成了美國管理人們的典型形象。讀書看報不僅可保證及時獲取商業信息,而且能保持對市場的敏感性。
(4)強化能力
能力是一種重要的心理屬性,它是人們在活動中所表現出的決定活動效果的因素。以管理人的活動來說,有的管理人能迅速掌握新的市場經驗、知識,獲得新的管理技能,能創造性地解決問題,解決問題的效果優于他人。這樣的管理人,就是能力強的管理人。
能力和知識、技能不同。知識、技能是指人們學習的內容或對象,能力則是指人本身學習的潛力。能力的重要衡量標志,就是智商。一個管理人應該具有較高的智力水平,這是他成功地、創造性地管理公司的素質保證。智慧是公司經營謀略的源,謀略則是果。智慧者,善謀略,當可運籌帷幄,決勝千里。
(5)培養知識技能
要勝任管理人的角色,必須具備管理人應有的知識、技能。這不外乎公司運作各方面的基本知識,涉及物資、人力、資金、信息及有關過程的管理和運作,以及對這些過程的計劃、組織、指揮、協調、控制等技術。這些內容是管理實務培訓的主干,也是MBA的經典學習課程。傳統意義上所說的一個人是否能勝任某種管理工作,大多是從知識、技能這一方面來衡量的。知識、技能是新管理人自我設計、塑造的重要方面。
(6)調節情緒
簡單地說,情緒是人們對把事物評價為好壞而可接近或應回避的態度的體驗,既伴隨有原始的生理變化如心率、血壓、呼吸、汗腺分泌等變化和軀體反應如面部肌肉活動、身體僵直、攥拳等,也和高級的認識活動如判斷、推理等思維過程交織在一起。
情緒具有溝通、組織、動機、適應等機能,是人們適應生存的重要心理過程,同時也作為一種個人的特質,反映到人格中去,成為一個人的行為特色。
實際上,一個人的情緒機能是否健全,是否控制、運用得當,就體現為“情緒智力”,并直接關系到其管理活動的效率和成功與否。
(7)調控興趣和動機模式
興趣和動機反映了一個人活動的方向性和動力性的特征。興趣是指其活動的具體指向,動機是指活動的能量投放,或者渴望達到目的的程度。當一個人對某種活動非常感興趣時,他的全部心理能量都會投放到這一活動中去,而對其他活動則退為零關照的程度。一個方向性,一個動力性,合而觀之,兩者的意義不言而喻。
一般情況,管理人的興趣、動機的模式和組織有一定的特點。管理人對什么活動感興趣,把個人精力投入于何種事物,如何組織自己的心理能量,以及對待成就與失敗、權力、人際關系的方式等,都投射了他的人格特點,并和管理績效有一定的關系。因此,如何調控興趣模式、動機模式,使其和高效率的管理活動相匹配,也成了管理人素質培養的重要內容,成了自我設計的一個環節。
(8)培養鮮明個性
個性和人格是指人獨特的行為風格、思維方式、處世習慣,它們使人區別于他人而具有自身特異性。人們通常說的內向或外向、果斷或寡斷、剛愎或隨和、膽怯或妄為、孤獨或合群等等,都屬于這一范疇。
每個人都有若干種個性特征,并不是每一特征都單一地決定了管理的成功。但有一些研究和經驗表明,某些特征的組合、配合以及其他方面的自我設計,和管理活動的成功關系密切。
許多卓有成就的管理人都是具有十分鮮明個性的人物。他們的人格力量在他們的成功中是不可忽視的因素。
(9)勇于承擔責任和義務
如果你由于害怕承擔責任而不采取行動,你將一事無成。如果你發覺自己走上了錯誤的道路,要敢于承認錯誤,敢于把錯誤的決定改成正確的決定,是一個人的管理人能力和智慧的標志,也是走向成功的一種象征。
同樣,要對自己的工作有義務感,例如:
①對自己的任何行動都要充滿自信。做事不要拖拉,不要拐彎抹角,那樣只能使你白白浪費精力而于事無補。
②收集事實,下定決心,要以完全相信自己是正確的心愿發布你的命令。
③要重新檢查你做出的決定,以便確定它們是不是正確和及時。
④分析別人做出的決定,如果你不能同意,你就要確認一下你不同意的理由是否是正確的。
⑤要通過研究別人的行動以及吸取他們成功或失敗的教訓來拓寬自己的視野。
⑥要心情愉快地承擔起自己的全部責任。
⑦去做你不敢做的事情,從而獲取做那件事的能力。