會(huì)計(jì)憑證的處理技巧

在實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，為了記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，為會(huì)計(jì)核算提供原始依據(jù)，財(cái)務(wù)人員會(huì)將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)記錄在專門的記錄本上，逐漸形成了現(xiàn)在的會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證運(yùn)用了統(tǒng)一的格式和記錄方式，這樣可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，落實(shí)崗位責(zé)任制，反映相關(guān)經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，為維護(hù)合法權(quán)益提供法律證據(jù)。本節(jié)主要通過對(duì)會(huì)計(jì)憑證的基本知識(shí)、填寫方法和審核的講解來了解會(huì)計(jì)憑證。

文字與數(shù)字的填寫規(guī)范

在實(shí)際的出納工作中，有許多原始憑證需要填制，在填制過程中要注意書寫的規(guī)范性，做到字跡清晰可見。一個(gè)合格的出納人員，數(shù)字的書寫應(yīng)當(dāng)規(guī)范清楚，這樣才能提供正確、清晰且有效的數(shù)據(jù)信息，為會(huì)計(jì)核算資料的真實(shí)性和完整性奠定基礎(chǔ)。憑證書寫的內(nèi)容包括阿拉伯?dāng)?shù)字的書寫以及文字書寫兩大部分。在某些企業(yè)中，有時(shí)需用到外文記賬，外文字母的書寫也應(yīng)當(dāng)規(guī)范。出納書寫的基本規(guī)范要求是：正確、規(guī)范、清晰、整潔及美觀。下面主要講述文字和數(shù)字書寫的注意事項(xiàng)。

1.文字的書寫規(guī)范

◆要用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得用鉛筆或圓珠筆（用復(fù)寫紙復(fù)寫除外）。紅色墨水只在特殊情況下使用，填寫支票必須使用碳素筆書寫。

◆文字書寫一般要緊靠左豎線書寫，文字與左豎線之間不得留有空白部分。

◆文字不能頂格寫，一般要占空格的1/2或2/3。

◆文字要清晰，要用正楷或行書書寫。

2.數(shù)字的書寫規(guī)范

書寫阿拉伯?dāng)?shù)字是財(cái)會(huì)人員的基本功，其要求如下。

◆角度方面，書寫字體要自右上方向左下方傾斜，大致與水平線呈60度。

◆間距上，每個(gè)數(shù)字要大小均勻，數(shù)字排列應(yīng)保持同等距離（約半個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字的距離），每個(gè)字上下左右要對(duì)齊。在印有數(shù)位線的憑證、賬簿或報(bào)表上，每一格只能寫一個(gè)數(shù)字，不得幾個(gè)字?jǐn)D在一個(gè)方格里，也不得在數(shù)字中間留有空格。

◆高度方面，每個(gè)數(shù)字要緊貼底線，數(shù)字在格內(nèi)占1/2～2/3的位置，要為更正數(shù)字留有余地。

◆書寫順序應(yīng)從左至右，筆畫順序自上而下，先左后右。

◆除“4”和“5”外，其他數(shù)字必須一筆寫成，不能人為地增加數(shù)字的筆畫。

◆“6”字要比一般數(shù)字向右上方伸出1/4的高度，“7”和“9”字則要向左下方下沉1/4的高度。

◆“7”的橫畫部分要保持水平，不要上翹。

◆對(duì)于易混淆且筆順相近的數(shù)字，在書寫時(shí)，盡可能地按標(biāo)準(zhǔn)字體書寫，以防涂改。

依據(jù)財(cái)政部制定的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求，填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)字跡必須清晰、工整，并符合會(huì)計(jì)數(shù)字大寫規(guī)范，如圖2-4所示。

會(huì)計(jì)憑證的基本認(rèn)識(shí)

會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、按一定格式編制的、據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬簿的書面證明，用來記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。下面先來認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)憑證的用途和種類。

1.會(huì)計(jì)憑證的用途

會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)容主要包括憑證名稱、編制憑證的日期及編號(hào)、接受憑證單位的名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)量和金額、填制憑證單位的名稱和有關(guān)人員的簽章等。根據(jù)內(nèi)容的特點(diǎn)可總結(jié)出會(huì)計(jì)憑證有如表2-5所示的幾點(diǎn)用途。

2.會(huì)計(jì)憑證的分類

企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容非常豐富，相應(yīng)會(huì)計(jì)憑證的種類也是花樣繁多。為了具體地認(rèn)識(shí)、掌握和使用會(huì)計(jì)憑證，財(cái)務(wù)人員要對(duì)會(huì)計(jì)憑證加以分類。按會(huì)計(jì)憑證的填制程序和用途一般分為原始憑證和記賬憑證兩類。

（1）原始憑證

原始憑證是對(duì)已經(jīng)發(fā)生、執(zhí)行或完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄，其作用是明確業(yè)務(wù)雙方的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。作為記賬的依據(jù)，原始憑證是最初的書面證明文件。因?yàn)樗S著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生而產(chǎn)生，與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)息息相關(guān)，因此也被稱為“證明憑證”，它可在法律上對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的最初發(fā)生作出有效證明。車船票、采購材料的發(fā)貨票和到倉庫領(lǐng)料的領(lǐng)料單等都屬于原始憑證。按照不同的取得來源，原始憑證被分為自制原始憑證和外來原始憑證兩大類。

①自制原始憑證

自制原始憑證是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生、執(zhí)行或完成時(shí)，由本單位的經(jīng)辦人員自行填制的原始憑證，如購買材料時(shí)，由物資部驗(yàn)收入庫填制的入庫單、部門領(lǐng)用材料填制的領(lǐng)料單、出差人員填制的差旅費(fèi)報(bào)銷單以及收到資金時(shí)由出納人員填制的收據(jù)等。如圖2-5、圖2-6所示。

自制原始憑證按其填制手續(xù)不同，又可分為一次憑證、累計(jì)憑證、匯總原始憑證和記賬編制憑證4種，具體內(nèi)容如下所示。

◆一次憑證： 指反映一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的憑證，若要同時(shí)反映若干項(xiàng)同類性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，那么其填制手續(xù)必須是一次性完成的。企業(yè)的“收據(jù)”、“領(lǐng)料單”和“借款單”等都屬于一次憑證。

◆累計(jì)憑證： 指在一定期間內(nèi)，對(duì)若干不斷重復(fù)發(fā)生的同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行連續(xù)多次記載的憑證。累計(jì)憑證以期末累計(jì)數(shù)作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬依據(jù)，因此要到期后，該類憑證的填制手續(xù)才算完成，比如常用的限額領(lǐng)料單就屬于累計(jì)憑證。

◆匯總原始憑證： 指將一定時(shí)期內(nèi)若干份記錄同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證匯總，按要求編制成一張匯總憑證，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，這樣可以簡(jiǎn)化記賬憑證的編制。“發(fā)料憑證匯總表”、“收料憑證匯總表”及“現(xiàn)金收入?yún)R總表”等都屬于匯總原始憑證。

◆記賬編制憑證： 指先把某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行歸類和整理，然后根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿重新編制記賬的一種憑證。例如，在計(jì)算產(chǎn)品成本時(shí)編制的“制造費(fèi)用分配表”就是根據(jù)制造費(fèi)用明細(xì)賬記錄的數(shù)字，按費(fèi)用的用途填制的。

②外來原始憑證

外來原始憑證是指在同外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來關(guān)系時(shí)，從外單位取得的憑證。外來原始憑證都是一次憑證，如企業(yè)購買材料或商品時(shí)從供貨單位取得的發(fā)貨票、出差人員出差時(shí)所發(fā)生的車船票及住宿票等都屬于外來原始憑證。常見的發(fā)票格式如圖2-7所示。

（2）記賬憑證

記賬憑證的填制依據(jù)是經(jīng)過審核后確認(rèn)無誤的原始憑證或匯總原始憑證，會(huì)計(jì)人員據(jù)此進(jìn)行記賬，它可以用來確定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)借、應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目和金額，可以作為登記賬簿時(shí)參考的直接依據(jù)。在登記賬簿之前，應(yīng)按實(shí)際發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容編制會(huì)計(jì)分錄，然后據(jù)以登記賬簿，在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)分錄將通過填制記賬憑證來完成。

由于原始憑證來自不同的單位，種類繁多、數(shù)量龐大且格式不一，不能清楚地表明應(yīng)記入的會(huì)計(jì)科目的名稱和方向。為了便于登記賬簿，需根據(jù)原始憑證反映的不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)其加以歸類和整理，填制具有統(tǒng)一格式的記賬憑證，確定會(huì)計(jì)分錄，并將相關(guān)的原始憑證附在記賬憑證后面。這樣不僅可以簡(jiǎn)化記賬工作、減少差錯(cuò)，而且有利于原始憑證的保管，便于對(duì)賬和查賬，提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量。記賬憑證按其適用的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可分為專用記賬憑證和通用記賬憑證兩類。

①專用記賬憑證

它是專門記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證。按其所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與現(xiàn)金和銀行存款的收付有無關(guān)系可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。

◆收款憑證： 指根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的原始憑證進(jìn)行填制，以記錄企業(yè)現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金收款業(yè)務(wù)的憑證。具體樣式如圖2-8所示。

◆付款憑證： 它與收款憑證對(duì)應(yīng)，是指根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的原始憑證進(jìn)行填制，以記錄企業(yè)現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金付款業(yè)務(wù)的憑證。具體樣式如圖2-9所示。

◆轉(zhuǎn)賬憑證： 指根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)或與轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)為依據(jù)填制的，以記錄與現(xiàn)金、銀行存款等貨幣資金收付款業(yè)務(wù)無關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。它記錄的是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)不需要收付現(xiàn)金和銀行存款的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。具體樣式如圖2-10所示。

收款憑證和付款憑證是用來記錄貨幣收付業(yè)務(wù)的憑證，因此它是出納人員進(jìn)行內(nèi)外部收款和付款的依據(jù)，也是登記與其相關(guān)的現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、明細(xì)分類賬及總分類賬的依據(jù)。

但出納人員必須根據(jù)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)主管人員或指定人員審核批準(zhǔn)的收款憑證和付款憑證進(jìn)行款項(xiàng)的收付，而不能以現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務(wù)的原始憑證進(jìn)行收付，這樣既可以加強(qiáng)企業(yè)對(duì)于內(nèi)部貨幣資金的管理，也可以對(duì)貨幣資金的有效使用進(jìn)行監(jiān)督。

②通用記賬憑證

通用記賬憑證是指用同一種格式記錄全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不再區(qū)分收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。它適用于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)比較簡(jiǎn)單的單位，這樣既可以簡(jiǎn)化憑證，減少工作量，又能對(duì)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄。

通用記賬憑證按其包括的會(huì)計(jì)科目是否單一，分為復(fù)式記賬憑證和單式記賬憑證兩類。常見格式如圖2-11所示。

◆復(fù)式記賬憑證： 指將某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及的全部會(huì)計(jì)科目都列在一張記賬憑證上，這種記賬方式可以集中反映賬戶的對(duì)應(yīng)關(guān)系，了解某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的所有事項(xiàng)，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面系統(tǒng)的了解，所以又被稱為多科目記賬憑證。

◆單式記賬憑證： 與復(fù)式記賬憑證剛好相反，是指當(dāng)某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及多個(gè)會(huì)計(jì)科目時(shí)，將每個(gè)會(huì)計(jì)科目單獨(dú)用一張憑證進(jìn)行記賬，每張憑證只填列一個(gè)會(huì)計(jì)科目，而其他對(duì)方科目不用來記賬，只作為參考。

另外，記賬憑證按其是否經(jīng)過匯總，可分為匯總記賬憑證和非匯總記賬憑證。

①匯總記賬憑證

匯總記賬憑證是根據(jù)非匯總記賬憑證按一定的方法匯總填制的記賬憑證。匯總記賬憑證按匯總方法不同，可分為分類匯總和全部匯總兩類。

◆全部匯總憑證： 將一定期間的記賬憑證全部匯總填制，如“科目匯總表”就是全部匯總憑證。

◆分類匯總憑證： 根據(jù)一定期間的記賬憑證按其種類分別匯總填制，如根據(jù)收款憑證匯總填制的“現(xiàn)金匯總收款憑證”和“銀行存款匯總收款憑證”；根據(jù)付款憑證匯總填制的“現(xiàn)金匯總付款憑證”和“銀行存款匯總付款憑證”；以及根據(jù)轉(zhuǎn)賬憑證匯總填制的“匯總轉(zhuǎn)賬憑證”等都是分類匯總憑證。

常見的匯總憑證如科目匯總表，其格式如圖2-12所示。

②非匯總記賬憑證

非匯總記賬憑證是沒有經(jīng)過匯總的記賬憑證，前面介紹的收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證以及通用記賬憑證等都是非匯總記賬憑證。

3.原始憑證與記賬憑證的聯(lián)系與區(qū)別

原始憑證是記賬憑證的基礎(chǔ)，記賬憑證是根據(jù)原始憑證編制的。在實(shí)際工作中，原始憑證附在記賬憑證后面，作為記賬憑證的附件；記賬憑證是對(duì)原始憑證內(nèi)容的概括和說明；原始憑證有時(shí)是登記明細(xì)賬戶的依據(jù)。

但是原始憑證與記賬憑證由不同人員負(fù)責(zé)填制，兩者在填制依據(jù)、記錄事項(xiàng)及反映的信息等方面也不同，如表2-6所示的是原始憑證和記賬憑證的區(qū)別。

會(huì)計(jì)憑證的填制與審核

經(jīng)辦人員對(duì)于取得的憑證具有直接的責(zé)任，所以在取得時(shí)要嚴(yán)格審核，在填制時(shí)要根據(jù)規(guī)范要求認(rèn)真填寫，并交與財(cái)務(wù)部門再次復(fù)核，再根據(jù)審核無誤的原始憑證登記入賬形成會(huì)計(jì)憑證。

1.原始憑證的填制

原始憑證大部分都是由本單位業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門和人員填制或取得的。為了完整、清晰、準(zhǔn)確且及時(shí)地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，使原始憑證真正具有法律效力，必須使經(jīng)辦人員充分認(rèn)識(shí)到原始憑證在經(jīng)營(yíng)管理中的作用，了解和掌握原始憑證的填制要求和方法。原始憑證的填制要求主要有以下4個(gè)方面。

◆數(shù)據(jù)真實(shí)，手續(xù)完備

原始憑證的數(shù)據(jù)真實(shí)要求做到：對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生和完成情況進(jìn)行認(rèn)真、真實(shí)和完整的記錄；憑證上的信息都必須真實(shí)可靠（包括日期、編號(hào)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容和有關(guān)人員的簽名蓋章等）；對(duì)于從外部取得的憑證，憑證上必須有填制單位公章或有關(guān)部門的專用章；從個(gè)人處取得的憑證，必須有填制人員的簽字或蓋章；如果是單位對(duì)外開出的憑證，那么要求憑證上必須加蓋本單位的公章或有關(guān)部門的專用章，否則憑證是無效的；單位購買實(shí)物的原始憑證必須要有驗(yàn)收證明；支付款項(xiàng)的原始憑證必須有收款單位和收款人的證明。以上事項(xiàng)中凡有一項(xiàng)不能確認(rèn)或不真實(shí)的憑證，單位都應(yīng)該拒收。

◆內(nèi)容完整，書寫清楚

要嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容逐項(xiàng)規(guī)范地填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成情況，不得遺漏或簡(jiǎn)略。一式幾聯(lián)的憑證必須用雙面復(fù)寫紙（發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外）套寫，單頁憑證必須用藍(lán)黑墨水書寫或打字機(jī)打印。憑證上的文字要工整、清晰且易于辨認(rèn)，要符合文字和數(shù)字書寫規(guī)范。

◆連續(xù)編號(hào)，及時(shí)填制

單位內(nèi)部的所有憑證都要進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，并完整地保存以便查考。對(duì)于已經(jīng)編號(hào)的重要憑證因?yàn)槟承┰蛐枰鲝U的，要在作廢憑證上加蓋“作廢”戳記，并連同存根一起保存，不得隨意撕毀，保持編號(hào)的連續(xù)性。此外，原始憑證的填制或取得必須及時(shí)，經(jīng)辦人員必須在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的第一時(shí)間進(jìn)行記錄，日期均以填制憑證當(dāng)天的日期為準(zhǔn)，在填制完成后應(yīng)及時(shí)按規(guī)定的程序?qū)⒃紤{證送交財(cái)會(huì)部門。

◆發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，規(guī)范修改

原始憑證出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，不能隨意涂改或挖補(bǔ)，而應(yīng)按規(guī)定方法或程序進(jìn)行修改，否則將被視為無效憑證。對(duì)于記載的內(nèi)容有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或更正，并在更正處加蓋出具單位印章；對(duì)于憑證上記載金額出錯(cuò)的，不得在原始憑證上更正，必須由出具單位重新開具。

【實(shí)賬處理】——員工報(bào)銷辦公費(fèi)用填制報(bào)銷單

2016年5月13日，甲公司員工李四借備用金1500元裝訂資料和購買辦公用品。2016年5月14日，裝訂資料共花費(fèi)310元，購買辦公用品共花費(fèi)726.15元。根據(jù)收到的發(fā)票填制了費(fèi)用報(bào)銷單，并歸還剩余的備用金463.85元。

1.2016年5月13日，李四借備用金，應(yīng)根據(jù)借款金額填制借款單，再由各個(gè)相關(guān)部門簽字并加蓋公司的財(cái)務(wù)專用章，樣本如圖2-13所示。

2.2016年5月14日，李四購買辦公用品和裝訂資料，收到外來原始憑證，并根據(jù)發(fā)票填制費(fèi)用報(bào)銷單，如圖2-14和圖2-15所示。

2.原始憑證的審核

原始憑證是各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的最初原始記錄，它的正確與否直接影響會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性，因此，原始憑證的審核是一項(xiàng)十分重要的工作。會(huì)計(jì)人員必須堅(jiān)持原則、遵循制度，認(rèn)真嚴(yán)格地審核原始憑證。原始憑證的審核一般包括如表2-7所示的3個(gè)方面的內(nèi)容。

3.記賬憑證的填制

記賬憑證的填制必須以審核無誤的原始憑證為依據(jù)，做到內(nèi)容完整、科目運(yùn)用正確、摘要簡(jiǎn)練、字跡工整、書寫清晰且編寫及時(shí)。具體來說應(yīng)符合如表2-8所示的要求。

續(xù)表

【實(shí)賬處理】——根據(jù)報(bào)銷單填制記賬憑證

2016年5月13日，甲公司員工李四借備用金1500元裝訂資料和購買辦公用品。2016年5月14日，裝訂資料共花費(fèi)310元，購買辦公用品共花費(fèi)726.15元。根據(jù)收到的發(fā)票填制了費(fèi)用報(bào)銷單，并歸還剩余的備用金463.85元。根據(jù)以上原始憑證分別填制如圖2-16和圖2-17所示的記賬憑證。

4.記賬憑證的審核

為了保證記賬憑證的準(zhǔn)確性，除編制人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真規(guī)范地填寫外，必須由專人在登記賬簿前，對(duì)已編制好的記賬憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核的主要內(nèi)容如下。

◆首先要審核記賬憑證中是否附有原始憑證，若有，則按相關(guān)審核要求對(duì)原始憑證進(jìn)行審核。

◆審核記賬憑證與所附的原始憑證內(nèi)容是否相符，金額是否相等；對(duì)于需要單獨(dú)保管的原始憑證和文件的審核，看是否已經(jīng)在憑證中加注說明。

◆審核記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸科目和金額是否正確，賬戶對(duì)應(yīng)關(guān)系是否清楚。

◆審核記賬憑證所需填寫的項(xiàng)目是否齊全、完整，有關(guān)人員是否都已簽字或蓋章。

在審核中若發(fā)現(xiàn)記錄不全或錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)重新填制或按規(guī)定辦理更正手續(xù)。只有經(jīng)過審核且確認(rèn)無誤的記賬憑證才能作為登記賬簿的依據(jù)。