會計憑證的管理

會計憑證包括原始憑證和記賬憑證，為了便于資料的查閱與傳遞，我們應該按日期和憑證號的順序依次將憑證排列好并按統一的厚度裝訂成冊，放入專門的文件柜中保存。

會計憑證的整理與裝訂

會計憑證按日期和憑證號依次排列好，月末，在記賬或結賬完畢后，按一定日期進行裝訂，并要求厚度適中且厚度一致，外觀整齊、美觀，便于相關人員快捷地查閱會計資料。

1.會計憑證的整理

會計憑證進行裝訂前，要對會計資料按紙張面積與記賬憑證的紙張面積的大小進行整理、排序、粘貼和折疊，方便下一步裝訂，對于不同大小的紙張面積和憑證面積，具體的整理方式也不一樣，主要有以下3種情況。

◆原始憑證的紙張面積大于記賬憑證： 按記賬憑證的面積尺寸，把原始憑證先從右向后，再從下向后兩折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后可展開查閱。

◆如果原始憑證的紙張面積小于記賬憑證： 一般不能和記賬憑證一起直接裝訂，應將原始憑證按紙張和金額的大小排列，再粘貼在票據粘貼紙上，粘貼紙和記賬憑證紙張的大小一樣。粘貼時應將票據從小到大，再以從右至左、從下至上的順序粘貼。如果票據過多，可以分成幾張粘貼紙粘貼，不宜粘得過厚，并在粘貼紙上注明票據的張數和合計金額。

◆面積大且張數多的原始憑證： 這類原始憑證可單獨裝訂并做好登記，注明會計憑證號，便于查閱。如工資表、材料消耗表等。

2.會計憑證的裝訂

會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑證按照編號順序，外加封面和封底裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽。在封面上，應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖編號以及記賬憑證和原始憑證的張數，并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。會計憑證封面格式如圖2-18所示。

會計憑證的裝訂應按照相應的流程逐項處理，這樣才能保證憑證的裝訂規范和完整，方便保存和查閱。具體的裝訂程序如下。

◆第一步： 將原始憑證和記賬憑證整理成相同尺寸后，根據日期和憑證編號順序排列好，摘掉憑證上的大頭針，裝訂時要將記賬憑證匯總表和銀行存款余額調節表放在最前面，再放封面和封底。

◆第二步： 在已經整理好的記賬憑證左上角放一張8cm×8cm大小的包角紙。包角紙要厚一點，其左邊和上邊與記賬憑證對齊。

◆第三步： 在包角紙上沿距左邊5cm處和左沿距上邊4cm處包角紙上劃一條直線，并用兩點將此直線等分，在等分直線的兩點處將包角紙和記賬憑證打上兩個裝訂孔。

◆第四步： 用繩沿虛線方向穿繞扎緊（在背后扎結）。

◆第五步： 從正面折疊包角紙并粘貼好，再將多余部分剪掉。

◆第六步： 再將包角紙向后折疊并粘貼。

◆第七步： 將裝訂線印章蓋于騎縫處，并注明年、月、日和冊數編號。

會計檔案的管理

為了加強會計檔案的管理，有效保護和利用會計檔案，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規，中華人民共和國財政部特制定了《會計檔案管理辦法》。在實際業務中，我們要嚴格按照檔案管理辦法對會計檔案進行管理。

1.會計檔案的保管

單位會計檔案完整性和安全性至關重要，因此，各單位都應該加強對會計檔案的保管工作。在制度上，單位應明確制定和完善有關會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀的管理制度；在防護措施上，單位應采取一些保證會計檔案真實、安全、可用的安全防護措施或技術；在人員上，單位應成立檔案機構或檔案工作人員負責本單位的會計檔案管理工作，對于沒有條件的單位，可以將其會計檔案委托給具備檔案管理條件的機構代為管理。此外，任何單位的出納人員不得參與會計檔案的管理。

單位可以利用計算機和網絡通信等信息技術手段管理會計檔案，形成電子會計檔案，但必須同時滿足下列條件，如表2-9所示。

單位的會計檔案在形成后應及時交由單位的檔案管理機構保管，檔案的移交應規范，會計管理機構應編制會計檔案移交清冊，記錄所需移交的檔案，并按國家檔案管理的有關規定將檔案移交給單位的檔案管理機構。

會計檔案也有需要推遲移交的情況，對此需按以下要求執行：對于當年形成的會計檔案，在會計年度終了后、移交給單位檔案管理機構前，可由單位會計管理機構臨時保管一年；對于因工作原因需要推遲移交的檔案，經單位檔案管理機構同意后才能推遲移交，且推遲時間不得超過3年。

提示：會計檔案的對外出借規定

單位保存的會計檔案一般不得對外出借。確因工作需要且根據國家有關規定必須出借的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入的會計檔案的安全完整，并在規定時間內歸還。

2.會計檔案的保管年限

會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起，可分為永久和定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。各類別的會計資料保管期限明細如表2-10所示。