2.4 記賬憑證的填制與審核

2.4.1 記賬憑證的填制

記賬憑證的填制是會計核算中的基礎環節之一，正確、及時、完整地填制記賬憑證是正確、及時地提供會計信息的保證。記賬憑證的填制要注意以下幾個方面：

1）記賬憑證的填制要求

記賬憑證填制的總體要求是記錄真實，內容完整，填制及時，書寫清楚。具體而言，主要注重以下幾個方面：

（1）摘要是對經濟業務的簡要說明，要求文字簡練、概括，能滿足登記賬簿的要求；

（2）應當根據經濟業務的內容，按照會計制度的規定，確定借方科目與貸方科目；

（3）記賬憑證中，借方科目與貸方科目必須保持清晰的對應關系；

（4）每張憑證都要注明附件張數，以備查考。

2）記賬憑證填制實務指南

（1）通用記賬憑證格式。

對于小微企業而言，因其規模小、業務較為簡單，所以在實務中選擇通用記賬格式即可，具體微如表2-21所示的雙科目欄、單金額欄的通用記賬憑證格式。

（2）記賬憑證填寫指南。

日期：一般應按記賬憑證的編制日期填寫。其中，收付款憑證應按收付款業務發生的日期填寫，以保證現金日記賬、銀行存款日記賬的登記；期末結賬業務應填寫期末日期。

編號：記賬憑證應以月為單位從自然數1起開始編號，一張記賬憑證編一個號，對一個業務需要編寫兩張以上憑證的，以分數的方法進行編號，如為本月的第五號，且需要編寫兩張時，編號為5和5；在編號時，不得重號、漏號、錯號。每月最后一張記賬憑證編號的后面應加注“全”字。

摘要：摘要是對經濟業務作簡要說明。因此，要抓住經濟業務的要點，文字要簡練明確，不可漏填或錯填。

會計科目：應按記賬憑證格式所設計的會計科目欄，正確填寫科目的全稱及科目代碼。

記賬金額：正確填寫應記賬戶的“借”、“貸”方向，并按格式中顯示的“金額”欄填寫業務所反映的金額。數字的填寫應準確規范，不得連寫，不得空欄，角位與分位沒有具體數字時，在“角”、“分”欄內寫“0”；數字書寫應占行距的1/2；填寫金額“合計”欄時，應在第一位數字前加相應的貨幣符號，如人民幣符號“￥”；應按行從上到下逐行填寫，不得空行、跳行；各行填寫完，應在“合計”欄填寫經濟業務的合計數額；如果在最后一筆數字和合計數之間有空行時，應在“金額”欄從左下角向右上角劃斜線或“S”線注銷。對于憑證中設有“大寫金額”欄的憑證，應按憑證格式所設的“大寫金額”欄正確、規范地書寫；大寫金額數字前未印有貨幣名稱的，應當填寫貨幣名稱，如“人民幣”；貨幣名稱與金額數字之間不得留有空白；大寫金額到元或角為止的，在“元”或者“角”字之后應寫“整”或者“正”字；大寫金額有分的，“分”字后面不寫“整”或者“正”字；大小寫金額應相符。

附件張數：應在記賬憑證上以阿拉伯數字或大寫數字注明所附原始憑證的張數；附件的張數不僅包括最原始的單據，而且包括匯總的原始憑證。

原始憑證的粘貼：原始憑證應附在記賬憑證后面，要求粘貼的原始憑證應真實、合法、完整、正確，粘貼要干凈整潔，排列有序。對于紙張面積過小的原始憑證，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。證票應分張排列，同類、同金額的單據盡量粘在一起，并在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證，可以將票面、票底輕輕撕開。對于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證，可先用回形針或大頭針別在記賬憑證后面，待裝訂時再抽去回形針或大頭針。對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。如果根據同一張原始憑證編制兩張或兩張以上的記賬憑證，可將這張原始憑證附在主要記賬憑證的后面，并在未附有原始憑證的記賬憑證上注明：“單據×張，附在第×號記賬憑證上”，以便復核和查閱。如有重要資料或原始憑證過多，需要另行保管，也應在記賬憑證中加以說明。如果原始憑證上所列費用應由兩個以上單位共同負擔，應開給其他應負擔部分費用支出的單位原始憑證分割單。

簽名：記賬憑證應按照制單—審核—出納（收付款業務）—記賬—會計主管的順序傳遞，每一個經手記賬憑證的人員都應在記賬憑證的相關欄目中簽名或蓋章，出納辦妥收付款業務后應在“出納”欄內加蓋“收訖”、“付訖”章。

2.4.2 記賬憑證的會計控制要求

記賬憑證填制后，必須經過審核無誤后，才能據以登記賬簿。記賬憑證審核的主要內容有：

1）審核記賬憑證是否附有原始憑證

審核記賬憑證所附原始憑證是否存在，所附原始憑證的張數、經濟內容、金額是否與記賬憑證一致。

2）審核會計分錄是否正確

在實際工作中，所有的會計分錄都是通過編制記賬憑證進行的，因此，審核時應注意記賬憑證中應借、應貸科目的應用是否正確，賬戶對應關系是否清楚，借貸雙方是否平衡。

3）審核記賬憑證中的有關項目是否填列齊全

審核記賬憑證有關項目是否正確填寫，如摘要是否填寫清楚，日期、憑證編號、二級和明細會計科目、附件張數以及有關人員簽章等有無錯誤，有關人員是否簽名或蓋章。對手續不完備的應補辦手續，方可入賬。

4）審核記賬憑證書寫是否規范

記賬憑證中的文字和數字，要按規定使用藍黑或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆或鉛筆書寫；書寫要正確、清楚，不準涂改、挖補、刮擦或用退色藥水消除字跡。同時還要注意，用來更正差錯的紅字憑證只在“金額”欄內填寫紅字，不要將整張憑證都用紅字書寫。

另外，實行會計電算化的單位，對于機制記賬憑證，要認真審核，做到會計科目使用正確，數字準確無誤。打印出的機制憑證要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會計機構負責人印章或簽字。

2.4.3 記賬憑證錯票處理

1）未入賬，重新填寫

如果在填制記賬憑證時發生錯誤，應當重新填制。

2）已入賬，年內發現

（1）如果金額正確，但所記科目或方向錯誤，用紅字編制一張與原內容相同的記賬憑證，在“摘要”欄注明“注銷某年某月某日某號憑證”字樣，同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“更正某年某月某日某號憑證”字樣。

（2）如果所記科目、方向正確，金額多記，用紅字編制一張沖銷多記金額的記賬憑證。

（3）如果所記科目、方向正確，金額少記，用藍字編制一張補記少記金額的記賬憑證。

3）已入賬，以后年度發現

已入賬，以后年度發現錯票，應用藍字編寫正確的更正憑證，通過“以前年度損益調整”等賬戶進行記錄。