對書籍的清理，如果是一年以上沒有碰過的書，就得考慮是不是要收起來了。不要放在工作的地方分散注意力，或者干脆送給可能需要的同事。

D接到老客戶的電話，要第二天下午去談一下采購的事情。D很高興，也像多數人一樣安排了時間——打算第二天上午和助理用兩個小時準備資料。

但第二天早晨，在準備資料前，他接到了另一個客戶打來的電話，抱怨以前定的一些產品還沒有送到。D雖然客戶很多，但哪個都不能得罪，得立刻處理。一段時間過去，助理也白白浪費了這部分時間。

終于解決了這個客戶，可以準備材料了，但是D忽然想起，最近一個廠家生產出了一款新產品，可以提供給這個客戶，但是新產品的資料不能馬上發到，于是D把助理催得緊張不已，原來的資料也沒準備好……

D的問題出在，沒有在接到事情時，用十幾分鐘立刻做“業務分解”。

如果當時就對事情“分解”，他會發現自己準備材料并不是一件事情，而是多件：

當時就該安排助理，立刻及時地給客戶回電話，問清更具體的信息；

自己立刻聯系需要合作的廠家，讓廠家把資料和成功案例發來；

要提前告訴助理相關客戶的情況，讓助理提前準備，隨時備用；

……

這樣，即使第二天上午的時間被其他客戶臨時占去一部分，D也仍然有足夠的時間能把準備工作出色完成。

“業務分解”是一個好習慣，雖然需要提前投入十幾分鐘，但相對于事后的混亂，這十來分鐘的提前投入絕對是值得的。

5.在現階段就要對未來的時間管理做好決心和計劃

長期的計劃不包括未來的決定，而是包括現階段你對未來所下的決心。

——德魯克

德魯克認為，卓有成效的管理者，往往會在行動之前先做計劃，他們有可能在一個月還未開始之前就已經做好了這個月的一切安排。而一個人只要能做出一天的計劃、一個月的計劃，并堅持原則按計劃行事，那么在時間利用上，他就已經占據了自己都無法想象的優勢。

如果今天沒有為明天的任何事情做計劃，那么你明天將無法擁有任何成果！而如果你失去了精力，那么你將沒辦法把重要的任務做到盡善盡美。

（1）前天晚上就要做好計劃。

吉姆·羅恩說：“如果你每年去釣一次魚，你也只能再去釣二十幾次魚了。”

生命圖案就是由每一天拼湊而成的，成功者們往往從這樣一個角度來看待每一天的生活。在它來臨之際，或是在前一天晚上，把自己如何度過這一天的情形在頭腦中過一遍，然后再迎接這一天的到來。有了一天的計劃，就能將一個人的注意力集中在“現在”。只要能將注意力集中在“現在”，未來的大目標就會更加清晰，因為未來是被“現在”創造出來的。

把每天的時間都安排、計劃好，這對你的成功很重要，這樣你就可以每時每刻集中精力處理要做的事。把一周、一個月、一年的時間安排好，也是同樣重要的。這樣做會給你一個整體方向，使你看到自己的宏圖，有助于你達到目的。每個月開始，你可以坐下來看本月的日歷和本月主要任務計劃表，然后把這些任務填入日歷中，再定出一個計劃進度表。

（2）還要保持充沛的精力。

許多有巨大潛力的人們都只盯著他們的目標和計劃，而不去管其他的小事，因為他們知道精力是需要保持和儲蓄的。

快速行動就能全面生存，而旺盛的精力就是你快速行動的基礎。

就像杰克·韋爾奇經常說得那樣：“如果你的速度不是很快，而且不能適應變化，你將很脆弱。這對世界上每一個國家的每一個工商企業的每一個部門都是千真萬確的。”

馬克·吐溫說過：“行動的秘訣，就在于把那些龐雜或棘手的任務分割成一個個簡單的小任務，然后從第一個開始下手。”

成功的人，并不能保證做對每一件事情，但是他永遠有辦法去做對最重要的事情，計劃就是一個排列優先順序的辦法。卓有成效的管理者都善于規劃自己的人生，他們知道自己要實現哪些目標，并擬訂一個詳細計劃，把所有要做的事都列下來，然后按照優先順序排列，依照優先順序來做。

當然，有的時候沒有辦法100%按照計劃進行。但是，有了計劃，便給人提供了做事的優先順序，讓他可以在固定的時間內完成需要做的事情。

吉姆·羅恩說過：“不要輕易開始一天的活動，除非你在頭腦里已經將它們一一落實。”

即使是著名的富人，也非常重視自己每一天的工作計劃，因為只要做好了一天的計劃，就能發揮自己的最大能力，制造驚奇。計劃是為了提供一個按部就班的行動指南：從確立可行的目標，擬訂計劃并訂出執行行動，最后確認你完成目標之后所能得到的回報。

他們總是一件事接著一件事去做，如果一件事沒有完成，他是不會考慮去做第二件事的。凡事要有計劃，有了計劃再行動，成功的概率會大幅度提升。

（3）任何時候都不晚。

很多時候，很多人都會抱怨，當自己發現什么是最重要的時候，已經晚了。其實，覺得為時已晚的時候，恰恰是最早的時候。

安曼曾經在紐約港務局工作并擔任工程師一職，他工作多年后按規定退休。開始的時候，他很是失落，但他很快就高興了起來，因為他有了一個想法，他想創辦一家自己的工程公司。

安曼開始踏踏實實、一步一個腳印地實施自己的計劃，他設計的建筑遍布世界各地。在退休后的30多年里，他實踐著自己在工作中沒有機會嘗試的大膽和新奇的設計，不停地創造著一個又一個令世人矚目的經典：埃塞俄比亞首都亞的斯亞貝巴機場、華盛頓杜勒斯機場、伊朗高速公路系統、賓夕法尼亞州匹茲堡市中心建筑群……

這些作品被當作大學建筑系和工程系教科書上常用的范例，也是安曼偉大夢想的見證。86歲的時候，他完成了最后一個作品，當時世界上最長的懸體公路橋——紐約韋拉扎諾海峽橋。

生活中，很多事情都是這樣，如果你愿意開始，認清目標，打定主意去做一件事，永遠不會晚。

6.一次只做一件事，猶如沙漏里一次只通過一粒沙

有效的管理者堅持把重要的事放在前面做，每次只做好一件事。

——德魯克

一次處理一件事，一個時期只有一個重點。思考最大的敵人就是混亂。不要將心力分散在太多的事情上，那樣會降低效率，徒增煩惱。因為腦里訊息太多會阻礙思考，就像電腦的RAM（隨機存儲器）塞滿了處理命令，會導致運行緩慢甚至死機。

為了讓你的大腦一次只想一件事，你需要清除一切分散注意力、產生壓力的想法，把注意力集中在你主要專注的事情上，讓你的思維完全地進入當前的工作狀態。

你需要把你想做的事情想象成一大排抽屜中的一個小抽屜而不是一排抽屜。你的工作只是一次拉開一個抽屜并滿意地完成抽屜內的工作，然后推回抽屜，不再想它。

卓有成效的管理者都懂得，一次只做一件事，猶如沙漏里一次通過一粒沙。

在廣袤的地球上，如果以10平方米這種小面積來計算，人口流動密度最大的也許要數紐約曼哈頓中央火車站的問詢處了。那里每一天都會人潮涌動，匆忙的游客都爭著詢問自己的問題，希望馬上得到答案。對于問詢處的服務人員來說，工作的緊張與壓力可想而知，疲于應對可能是他們的共同感受。

可是在問詢處，一個胸前掛著組長標志的年輕人面對著游客的提問卻總是應付自如。

在他面前的旅客，是一個肥胖的婦女，臉上的汗水不由自主地往下流著。很顯然，她十分焦慮與不安。問詢處的年輕人傾斜著上半身，以便能更好地傾聽她的聲音。“您好，你想詢問什么？”他把頭抬高，集中精神看著這位婦人，接著說道：“您要到哪里去？”

此時，有一位手提著皮箱，頭上戴著禮帽的男子試圖插入這個對話之中。但是，這位服務人員卻視若無睹，只是繼續和這位婦人說話：“您要去春田嗎？”他無須看行車時刻表，便說道：“那班車將在15分鐘之內到達第二站臺。您不用跑，時間還多得很。”

女人轉身迅速地離開，這位服務人員立刻將注意力移到那位戴帽子的男士身上。但沒過多久，剛才那位胖太太又汗流浹背地回來問這位服務員：“你剛才是說第二站臺嗎？”這次，這名服務人員卻把精神都集中在那位戴禮帽的男士身上，待回答完那位男士的提問后，才又把注意力轉移到胖太太的身上。

有人問那位服務人員：“面對這樣眾多的提問和急躁的旅客，你是怎樣保持冷靜的？”

服務人員這樣回答：“我并沒有和所有旅客打交道，我只是單純地處理一位旅客。忙完一位，才換下一位。一次只服務于一位旅客，但一定要讓這位旅客滿意。”

“一次只服務于一位旅客，但一定要讓這位旅客滿意。”許多人在工作中把自己搞得疲累不堪，而且效率低下，很大程度上就在于他們沒有掌握這個簡單的工作方法，―次只解決一件事。他們總試圖讓自己具有高效率，而結果卻往往適得其反。

我們要學習那位服務員的工作方式，一次只著眼于一件事情，并且集中精力，致力于出色地完成這一件事情。把其他的事情按照輕重緩急的順次安排下來，上一件解決之后，再著手解決其他事情。這樣才不會因為事務繁雜、理不出頭緒而顧此失彼，導致效率低下。

一次只解決一件事情，并不是要你忽略其他的事情，而是循序漸進地完成你的任務。只有這樣才能真正有效地處理好你身邊的每一件事情。

為什么有報告指出我們25%～50%的人都因工作而感到手忙腳亂、疲憊不堪？

這不單單是我們工作了多少個小時的問題，它還體現了這樣一個事實，即我們總是在同一時間花費連續的數小時去處理太多的事情。

最主要的是我們已經失去了處理事情的明確的停靠點、終點和界限（下稱“黃金分割點”）。正是技術使得這些原本有條不紊的事情變得模糊不堪、面目全非。無論我們走到哪兒，都一味地堅持隨身攜帶數字設備，以工作為伴。這就像搔身上的癢，只會使它更加嚴重，可我們又不得不去搔癢。

這里有幾個實事求是的問題：你是否在電話會議期間回復電子郵件（甚至是與別人通話時也這樣）？你是否帶上電腦出席會議，一邊上網沖浪卻假裝是在做會議記錄？你是否在自己的辦公桌上用午餐？你是否一邊駕車一邊打電話甚至發送及時信息？縱然你清楚這些事情不該發生在你身上，但你是否做到了卻不得而知。

假設你并未因此而倒下，可你付出的巨大代價是你的勞動效率（即勞動生產率）。從某種意義上來說，這是在分散你的注意力，你同時從事多項活動卻未真正地投入到任何一項活動中。從另一意義上來說，由于你丟下了手上的主要工作任務去做別的事情，這意味著你要額外增加平均約25%的時間才能完成這項工作任務。

然而，這樣做的最大隱性危害是：由于你一直不停地在做事，從而無情地耗費掉了你每天擁有的能量儲備，因此每過一個小時，你所擁有的能量都在減少。

就組織而言，提高生產率和增強創新思維的最佳方法是大力鼓勵注意力集中的有限期間，以及有助于恢復注意力的短時期間。

如果你是一名管理人員，以下三項政策具有推行價值：

（1）會議紀律：會議時間安排為45分鐘，最好不要超過1個小時或更長時間。這樣，出席會議的人方能保持注意力集中，會后才有時間去思考會議所討論的內容并為下一議題做好準備。按時啟動會議，按時結束會議，并保證會議期間關掉所有數字設備（與會者與會議無關的設備）。

（2）不要要求做支離破碎的臨時答復：如果你強行要求你的屬下進入反應性工作模式，分散了他們的注意力，這只會使他們很難將注意力保持在需要優先完成的工作上。規定下屬閱讀電子郵件的時間，如果有緊急事務，你可以直接給他們打電話。當然，這樣的情況一般不多。

（3）鼓勵休息、調養：一天中至少要創造這樣的一次機會，鼓勵你的下屬停下手頭的工作去休息。比如，組織午后瑜伽鍛煉、坐禪，或集體外出散步，也可以考慮為職工提供便于放松和小睡的休息室。

另外，每個人的工作黃金分割點各不相同。

對于個人而言，以下三種行為可供參考：

（1）每天上午第一件要做的事情是最重要的。

做第一件事情時最好是沒有外界干擾，時間安排在60～90分鐘，有明確的起始、結束時間。如果條件允許，第一件事情最好是在自己的私人空間里完成，或者可以戴上消音耳塞，排除外界干擾。堅決抵制任何分散你注意力的因素，因為你要在規定的時間內完成你的工作任務。你的注意力越集中，你的勞動產出率就越高。當你完成手上的工作時，你至少得花幾分鐘的時間去休息。

（2）建立定期的思考次數，以供長期的、創造性的或戰略性思考。

如果你不為自己創造這樣的思考條件，那么你勢必會經常遭遇緊急事務的駕馭，被動而毫無對策。另外，從事這些活動時，你需要一個不同的環境，最好是一個可以讓你放松自如、開闊思維的空間。

（3）定期休假：這里的定期休假是指真正地完全與工作脫離干系。

如果條件允許，你一年可以做幾次這樣的定期休假，甚至有的定期休假亦可在周末的兩三天時間里實現。總而言之，有研究表明，定期休假會讓你生活得更健康，工作效率更高。