第三節(jié) 公文格式

一、公文格式的組成要素

無(wú)論是黨的機(jī)關(guān)公文，還是行政機(jī)關(guān)公文，都十分突出強(qiáng)調(diào)它的“規(guī)范格式”與“規(guī)范體式”。這里所講的“規(guī)范”，是指它的行文格式是十分嚴(yán)格的，而且是黨和國(guó)家統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)。就這一點(diǎn)來(lái)講，其他文章是不具備的。關(guān)于黨政機(jī)關(guān)公文標(biāo)印格式，在《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第三章中作了十分明確具體的規(guī)定，國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總司于2012年6月29日專(zhuān)門(mén)發(fā)布了一個(gè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012），從整個(gè)公文的部分劃分到各要素的標(biāo)識(shí)規(guī)則都有十分明確和具體的要求。公文格式體現(xiàn)了公文的莊重性與權(quán)威性。同時(shí)，也為公文處理提供了科學(xué)的條件，是保證公文質(zhì)量和提高辦文效率的重要手段。

公文格式要素一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、抄送機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、印制版記等組成。現(xiàn)擇要分述如下：

1．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

即指公文首頁(yè)上端印有“×××文件”字樣的一行紅色大字，例如“中共中央文件”、“國(guó)務(wù)院文件”、“中共××××委員會(huì)文件”、“××縣人民政府文件”，等等。人們習(xí)慣上稱(chēng)之為“紅頭文件”。

2．發(fā)文字號(hào)

凡正式公文均應(yīng)有發(fā)文字號(hào)，表明一篇公文發(fā)出的數(shù)量和次序。根據(jù)公文法規(guī)的規(guī)定，一個(gè)機(jī)關(guān)制發(fā)公文的發(fā)文字號(hào)，由機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)三個(gè)要素組成。

3．標(biāo)題

標(biāo)題是公文的“眉目”和“眼睛”，是公文必備的一個(gè)格式要素。一般由制發(fā)機(jī)關(guān)（即發(fā)文機(jī)關(guān)）名稱(chēng)、事由和公文種類(lèi)三個(gè)要素組成。

4．主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)是行文的發(fā)送對(duì)象，即要求主辦和答復(fù)的單位，也就是負(fù)有對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行掌握、答復(fù)或者貫徹執(zhí)行責(zé)任的受文機(jī)關(guān)。除少數(shù)直接面向社會(huì)或本機(jī)關(guān)全體工作人員發(fā)布的文件外，一般公文均應(yīng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)的名稱(chēng)。主送單位的書(shū)寫(xiě)位置是“標(biāo)題之下，正文之上，靠左頂格，后加冒號(hào)”。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下發(fā)的通知、指示、通報(bào)、決定、決議等，需要各所屬單位了解和執(zhí)行的可以送幾個(gè)或全部下屬機(jī)關(guān)，如“市屬各單位”、“局屬各單位”、“各處、科、室、部、車(chē)間”等。上報(bào)的公文，根據(jù)主管業(yè)務(wù)的分工，只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即由一個(gè)主管機(jī)關(guān)主辦或答復(fù)，特別是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)請(qǐng)示或報(bào)告事項(xiàng)時(shí)更應(yīng)如此，以免造成責(zé)任不明、互相推諉或答復(fù)意見(jiàn)不一致等問(wèn)題的出現(xiàn)。

5．正文

是公文的主體部分。不同文種的公文，各有其特點(diǎn)，因此寫(xiě)法也不一樣。

6．附件

附件也是公文的一個(gè)重要格式要素，但不是必備要素，只有內(nèi)容需要，又不便于寫(xiě)入正文的材料才用附件來(lái)處理。公文如有附件，應(yīng)注明附件的標(biāo)題和件數(shù)，不要只寫(xiě)“附件如文”、“附件×份”，附件名稱(chēng)之后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。有的人把附件解釋為“副件”，這是不正確的。常見(jiàn)的附件有兩類(lèi)：一類(lèi)是用于補(bǔ)充說(shuō)明或證實(shí)正文的附件，包括各種形式的說(shuō)明材料、參考材料、圖表、憑據(jù)等；一類(lèi)是用于向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或向下級(jí)機(jī)關(guān)批發(fā)（批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)）的附件。前一類(lèi)附件是真正意義上的附件，后一類(lèi)附件實(shí)際是主件，而主件實(shí)際上只起報(bào)送、發(fā)布、按語(yǔ)、轉(zhuǎn)發(fā)、函告的作用。

7．發(fā)文機(jī)關(guān)署名

即制發(fā)機(jī)關(guān)，也稱(chēng)落款。它是公文格式中的一個(gè)重要組成部分。發(fā)文的名義必須是法定的公文作者，黨和國(guó)家機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位，都是依據(jù)法律、條例、章程而建立的，它們可以根據(jù)自己的職能和權(quán)限制發(fā)公文，都是法定的公文作者。發(fā)文的名義主要是以單位組織的名義為主，有時(shí)也用機(jī)關(guān)首長(zhǎng)和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的名義，如《中華人民共和國(guó)主席令》、機(jī)關(guān)首長(zhǎng)對(duì)所屬工作人員的《任免令》（或《任免通知》）等。以領(lǐng)導(dǎo)人名義作為公文的作者，并非以其私人身份出現(xiàn)，而是以他所在機(jī)關(guān)法定領(lǐng)導(dǎo)人身份行使職權(quán)的一種表現(xiàn)。以單位名義發(fā)文要用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)文要注明其職務(wù)和姓名，兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文要聯(lián)合落款。

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)，居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名。

聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，應(yīng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。

8．成文日期

成文日期即文件生效的日期，是公文格式的一個(gè)重要組成部分。任何一份文件都必須標(biāo)有文件制成的具體時(shí)間。成文日期確定的原則是：

（1）會(huì)議通過(guò)的決定、決議等以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)；

（2）領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；

（3）聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；

（4）法規(guī)性文件以文件批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；

（5）一般電報(bào)、信函等以實(shí)際發(fā)出日期為準(zhǔn)；

（6）成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01）。

成文日期在文面上的位置有兩種安排方式：一是安排在標(biāo)題之下，年月日用括號(hào)括起來(lái)，這是經(jīng)會(huì)議集體討論通過(guò)批準(zhǔn)而又不以“紅頭文件”（即帶有紅色版頭的文件）形式發(fā)出且無(wú)主送標(biāo)識(shí)的公文；二是安排在文件末尾，落款之下；沒(méi)有落款的文件，日期直接寫(xiě)在正文右下方。成文日期與落款要上下對(duì)稱(chēng)，年月日的第一個(gè)數(shù)目字要比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字。

9．抄送機(jī)關(guān)

一般是指需要了解和知曉公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)。按照公文法規(guī)的規(guī)定，對(duì)于抄送機(jī)關(guān)的確定，不分上級(jí)、平級(jí)與下級(jí)，均使用“抄送”一詞。不宜沿襲過(guò)去多年一直使用的“抄報(bào)”、“抄發(fā)”的提法。抄送單位的標(biāo)注位置，在公文末頁(yè)的最下端，靠左空一字格，其上下各印一條隔離線(xiàn)，兩條橫線(xiàn)之中標(biāo)注抄送單位名稱(chēng)。要按照先上級(jí)、后下級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)的次序排列，在最后一個(gè)抄送單位名稱(chēng)后標(biāo)句號(hào)。

10．密級(jí)

密級(jí)是指公文的機(jī)密等級(jí)，是公文格式的組成項(xiàng)目之一。應(yīng)當(dāng)注意的是，不是所有公文都有密級(jí)標(biāo)記。密級(jí)一般分為三級(jí)：第一，絕密公文，是指涉及國(guó)家核心秘密內(nèi)容的文件，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受到特別嚴(yán)重的損害；第二，機(jī)密公文，是指涉及國(guó)家重要秘密內(nèi)容的文件，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受較大的損害；第三，秘密公文，是涉及國(guó)家一般秘密內(nèi)容的文件，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受一定的損害。密級(jí)的標(biāo)注位置，在文件的左上角。

11．緊急程度

緊急程度是指對(duì)某些急需處理的文件，由發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)受文機(jī)關(guān)提出處理的時(shí)限要求。它也是法定公文格式的組成項(xiàng)目之一。按公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求，緊急程度分為“特急”、“加急”，標(biāo)注位置一般在公文首頁(yè)的左上角處。有的公文在標(biāo)題中對(duì)緊急性質(zhì)已作了標(biāo)識(shí)，例如《關(guān)于××××的緊急報(bào)告（或緊急通知、緊急指示）》等，就可不再另外加注緊急程度標(biāo)識(shí)。

電報(bào)的緊急標(biāo)識(shí)分為“特提”、“特急”、“加急”與“平急”。

12．附注

公文印發(fā)傳達(dá)范圍（閱讀范圍）等需要說(shuō)明的事項(xiàng)等，如“此件發(fā)至省、軍級(jí)”、“此件發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)”、“此件可登黨刊”等。

確定公文的閱讀范圍，要依據(jù)工作的需要和安全保密的要求進(jìn)行。需要限定閱讀范圍的，一般是屬于機(jī)密文件，不是機(jī)密文件沒(méi)有確定閱讀范圍的必要。附注標(biāo)印位置一般在成文日期的左下方。

13．份號(hào)

即同一份文件印制若干份時(shí)對(duì)每份公文所進(jìn)行的順序編號(hào)，與前面所講的發(fā)文字號(hào)不同。這是指發(fā)出一個(gè)文件的份數(shù)編號(hào)，如一篇公文印發(fā)了2600份，編號(hào)就為0001-2600。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)份號(hào)。

14．版記

版記中的分隔線(xiàn)與版心等寬，首條分隔線(xiàn)與條分隔線(xiàn)用粗線(xiàn)，中間的分隔線(xiàn)用細(xì)線(xiàn)。版記中的要素包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印刷份數(shù)。印發(fā)機(jī)關(guān)亦稱(chēng)承辦文件部門(mén)。

15．簽發(fā)人

簽發(fā)人即簽發(fā)文件人的姓名，標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居右空1字。文件上標(biāo)注簽發(fā)人的姓名，有利于增加決策的透明度，有利于基層和廣大干部群眾對(duì)決策的監(jiān)督，進(jìn)一步增強(qiáng)公文簽發(fā)者的責(zé)任感。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名應(yīng)置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排。

16．用印

用印就是給公文蓋章，它是公文格式的一個(gè)重要組成部分，也是公文產(chǎn)生法定效力的一種標(biāo)志。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章并與署名相關(guān)、相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正，居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。

二、公文的基本格式

公文的基本格式，除包括公文版頭的設(shè)計(jì)、版面安排、字體字號(hào)、字隔行距、用紙尺寸外，最主要的是公文外形的各個(gè)項(xiàng)目及有關(guān)標(biāo)記反映到頁(yè)面上如何進(jìn)行分布和安排，把這一切有機(jī)、均勻地組織在一起，便構(gòu)成一篇字體鮮明、字距疏密相宜、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅活潑、美觀(guān)大方、親切清新、形式美觀(guān)的公文。

現(xiàn)就公文外形的組成部分和標(biāo)記如何組織、分布與安排作如下介紹：

1．公文的首頁(yè)上端，以套紅的大字印在版頭上，下面加一條紅色間隔線(xiàn)，黨的機(jī)關(guān)公文習(xí)慣在紅線(xiàn)中間有一顆紅五星襯托。

2．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)注（簡(jiǎn)稱(chēng)紅頭、下同）下面正中位置是發(fā)文字號(hào)（如無(wú)紅頭，發(fā)文字號(hào)可放在標(biāo)題的右下側(cè)）。

3．公文標(biāo)題位于紅頭和發(fā)文字號(hào)下面居中的位置（如無(wú)紅頭，則在最上端位置居中）。

4．在公文的標(biāo)題之下、正文之上，左側(cè)頂格寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)的名稱(chēng)，要寫(xiě)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。

5．正文。第一行空兩格。正文是一份公文具體敘事、明理、提出要求的文字表達(dá)部分。正文一般由三個(gè)部分構(gòu)成：一是開(kāi)頭部分，其內(nèi)容或是引據(jù)，或是講明背景、原委，或是概述情況，或是篇前撮要，或是明了目的；二是主體部分，內(nèi)容或是針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，在分析問(wèn)題、講明道理的基礎(chǔ)上提出解決問(wèn)題的辦法；或是直陳要求、意見(jiàn)；或是提出主張、列擺措施、講明辦法；三是結(jié)尾部分，這部分的用語(yǔ)要因不同文種的需要而異，切不可千篇一律。如上行文一般可用“當(dāng)否，請(qǐng)批示”、“以上是否可行，請(qǐng)批示”等；下行文一般可用“希即遵照”、“特此通知”、“此布”、“此復(fù)”、“此令”等；平行文則一般可用“為荷”、“為盼”、“為要”、“特此函復(fù)”等。

6．正文之后、機(jī)關(guān)落款之前注明附件的標(biāo)題和件數(shù)。

7．在附件名稱(chēng)下面（無(wú)附件的例外）偏右的位置寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱(chēng)，即落款（或落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)成文日期）。

8．在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)下面，注明成文的具體時(shí)間。

9．成文日期的下面，即公文末頁(yè)的最下端，上下各印有一條橫線(xiàn)，在兩條橫線(xiàn)之中寫(xiě)明抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)。

10．在抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下面那條橫線(xiàn)之下，再加一條橫線(xiàn)，中間寫(xiě)有印發(fā)記錄。

11．要以顯眼字樣的字體標(biāo)注在首頁(yè)的左上角、份號(hào)的下方，緊急程度的上方。

12．緊急程度。要以顯眼的字體標(biāo)明緊急程度，如“特急”、“加急”。必須標(biāo)注在公文首頁(yè)的左上角。

13．簽發(fā)人姓名，一般標(biāo)印于發(fā)文字號(hào)的右側(cè)，同處一行。

14．附注。上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)給下級(jí)的公文，有些要擴(kuò)大發(fā)送范圍，或者需要規(guī)定傳達(dá)范圍。通常在成文日期之下、抄送機(jī)關(guān)之上標(biāo)注印發(fā)或傳達(dá)范圍，并加括號(hào)。

15．文件份數(shù)編號(hào)，印（或用打號(hào)機(jī)打印）在文件首頁(yè)的左上角，寫(xiě)法如：“005498”。

16．在成文日期上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。

上面所述就是公文的基本格式。即各個(gè)外形組成部分和標(biāo)記在一頁(yè)公文文面上的有機(jī)安排。安排得有條有理、銜接緊密、相互配合自然，給人一種眉目清秀、莊重大方的感覺(jué)。否則，就會(huì)使人感覺(jué)繁雜。

公文格式的技術(shù)、印刷、用紙要求是：

1．公文的漢字從左至右排列，少數(shù)民族文字按其書(shū)寫(xiě)習(xí)慣排列。

2．用紙幅面規(guī)格。按《黨政公文處理工作條例》規(guī)定，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型即297mm×210mm（長(zhǎng)×寬）。

3．新《條例》還規(guī)定將組成公文的各要素劃分為“版頭”、“主體”、“版記”三部分；公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm ±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm±225mm（不含頁(yè)碼）；正文用3號(hào)仿宋體字，一般每頁(yè)排22行，每行排28個(gè)字。

4．組成項(xiàng)目要齊全清楚、排列科學(xué)、眉清目秀、符合標(biāo)準(zhǔn)。

三、公文的具體格式

由于公文文種繁多，性質(zhì)、用途各異，這就決定了公文格式的多樣性。

主要表現(xiàn)為：

1．黨政機(jī)關(guān)法定公文內(nèi)部行文的格式：

一是由制發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)加“文件”二字組成。

二是由制發(fā)機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)組成，不帶“文件”二字。

上述格式僅有示意性質(zhì)。

2．非法定（非主要、非正式）文種的格式

如工作總結(jié)、計(jì)劃、設(shè)想、規(guī)劃、工作要點(diǎn)、方案、安排、調(diào)查報(bào)告等，由于不是法定公文，所以，一般不采用標(biāo)準(zhǔn)公文的格式。但從目前一些單位的文件來(lái)看，法定文種與機(jī)關(guān)非法定文種寫(xiě)作格式相互不分的現(xiàn)象是十分普遍的，一些總結(jié)、計(jì)劃竟然采用正規(guī)的行文格式，這是不正確的。

為什么總結(jié)、計(jì)劃等公文不能采用法定文種的行文格式呢？理由很簡(jiǎn)單，因?yàn)樗鼈儾粚儆趪?guó)家法定的公文文種，所以不能采用標(biāo)準(zhǔn)的公文格式，也不具有獨(dú)立行文的資格。正是基于這個(gè)原因，決定了總結(jié)、計(jì)劃等非法定文種只能采用簡(jiǎn)便的公文格式，即無(wú)版頭、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、附件、抄送機(jī)關(guān)、蓋章等項(xiàng)。它的正確格式是標(biāo)題、正文和成文時(shí)期。

總結(jié)、計(jì)劃等非法定文種，應(yīng)當(dāng)從法定文種中尋求一個(gè)文種來(lái)作為它的載體，形成復(fù)體行文的方式。我們通常稱(chēng)這種載體為“文件頭”。文件頭一般由“通知”（下行時(shí)）或“報(bào)告”（上行時(shí)）來(lái)?yè)?dān)任。

文件頭，從行文的形式上看是一份公文的主體，而從實(shí)際內(nèi)容上看，文件的主體是“附件”中的總結(jié)、計(jì)劃等，而文件頭僅僅是一種行文程式。例如：

文件頭之后附有：

××縣人民政府二〇一五年上半年工作計(jì)劃

××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××

2015年1月10日

3．公布性文件格式

下行文使用的格式雖屬公文的正式行文格式，但在下行文中，不同性質(zhì)的文種又有所區(qū)別。下行文種多數(shù)用于上級(jí)機(jī)關(guān)與下級(jí)機(jī)關(guān)之間行文，如通知、指示、意見(jiàn)、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、行政令等，這些均屬指令性文種。也有幾個(gè)文種，其內(nèi)容雖然也具有指令性，但其行文的方式與眾不同，主要是通過(guò)報(bào)紙、廣播、電視等形式予以公開(kāi)發(fā)布，如公告、公報(bào)、通告、公布令等，一般稱(chēng)它們?yōu)楣夹晕姆N。指令性文種采用正規(guī)的內(nèi)部行文格式，而公布性文種的格式與指令性文種相比，其主要區(qū)別是一無(wú)版頭，二無(wú)主送，三無(wú)發(fā)文字號(hào)，四無(wú)抄送。也就是說(shuō)，公布性文種的寫(xiě)作格式包括標(biāo)題、正文、落款、制發(fā)文件日期。公布令一般帶有令號(hào)。

4．平行文的函與便函格式

函，即公函，屬于法定公文文種之一，它所使用的是公文的標(biāo)準(zhǔn)行文格式。便函與函雖只有一字之別，但它不是公文文種，而是與“文件格式”相區(qū)別的一種信函形式。這種信函形式，一般使用印有單位名稱(chēng)的用紙，內(nèi)容一開(kāi)始先寫(xiě)受函單位或受函人的名稱(chēng)，然后寫(xiě)正文，正文的末尾處注明發(fā)函者的單位名稱(chēng)，即落款，落款之下是發(fā)函的日期。

公函與便函的另一重要區(qū)別是公函只能寫(xiě)給某一個(gè)組織，而不能主送給個(gè)人，但便函卻不存在這樣的問(wèn)題，它既可以寫(xiě)給某一個(gè)組織，也可以寫(xiě)給某一組織的負(fù)責(zé)人。

5．簡(jiǎn)報(bào)的格式

簡(jiǎn)報(bào)是一種具有特殊格式的公務(wù)文書(shū)。它的主要形式有專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)的固定樣式的版頭，上面用醒目大字標(biāo)明簡(jiǎn)報(bào)的名稱(chēng)，如《××簡(jiǎn)訊》《××動(dòng)態(tài)》《情況簡(jiǎn)報(bào)》、《××情況》等，下面寫(xiě)明編發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和期號(hào)。簡(jiǎn)報(bào)的末尾處，標(biāo)明印的份數(shù)和發(fā)送單位等。

四、發(fā)文字號(hào)的擬制

1．發(fā)文字號(hào)擬制的作用

發(fā)文字號(hào)，也稱(chēng)發(fā)文號(hào)、發(fā)文編號(hào)。它是公文格式中一個(gè)不可缺少的組成部分。發(fā)文所以要編號(hào)，其作用主要有以下四點(diǎn)：

（1）便于文件的發(fā)出。

通過(guò)發(fā)文編號(hào)，使文件在文書(shū)部門(mén)掛號(hào)登記，便于文書(shū)部門(mén)履行職責(zé)將文件組織、發(fā)出。

（2）便于掌握、統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量。

大機(jī)關(guān)對(duì)外發(fā)文較多，一看公文編號(hào)就知道全機(jī)關(guān)以及每個(gè)部門(mén)在一定時(shí)期內(nèi)向外發(fā)出的文件數(shù)量。

（3）便于查詢(xún)和引用。

發(fā)文號(hào)，就是文件的代號(hào)，具有簡(jiǎn)明易記的特點(diǎn)。如工作中要查找某一份文件時(shí)，通過(guò)發(fā)文號(hào)就能很快地查找到。若在文件、講話(huà)中引用某一文件精神時(shí)，采用引用發(fā)文字號(hào)的方法，既簡(jiǎn)便，又明確。

（4）便于保管的系統(tǒng)性。

對(duì)于文件的日常保管，按照發(fā)文順序號(hào)進(jìn)行編排，有利于依時(shí)間順序，保持同類(lèi)文件的連貫性、系統(tǒng)化，既有利于日常查閱，又方便年終的文件歸檔。

2．發(fā)文字號(hào)擬制的原則

什么是發(fā)文字號(hào)的擬制原則呢？即新《條例》第九條的規(guī)定：“發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。”

年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“〔　〕”括入，序號(hào)不編虛位，不加“第”字。

根據(jù)上述規(guī)定原則，發(fā)文字號(hào)編制的具體要求是：

（1）發(fā)文字號(hào)三個(gè)成分的排列，應(yīng)符合規(guī)定的精神。

即先是機(jī)關(guān)代字，再標(biāo)明年份（前后加六角括號(hào)），最后是發(fā)文順序號(hào)。如“中發(fā)〔2015〕 22號(hào)”，代表中共中央在2015年的第22號(hào)發(fā)文；“粵政發(fā)〔2015〕 2號(hào)”，代表廣東省人民政府2015年的第2號(hào)發(fā)文。日前，有些公文專(zhuān)著介紹的所謂標(biāo)準(zhǔn)式的公文發(fā)文字號(hào)過(guò)于隨意性，如“（15）×財(cái)字第017號(hào)”、“×電（15）第6號(hào)”、“冀（2015）4號(hào)”等，這幾種發(fā)文字號(hào)均不符合規(guī)定的原則精神。第一個(gè)發(fā)文號(hào)，排列順序前后顛倒，而且多一個(gè)“字”字和一個(gè)“第”字，并且在順序號(hào)前冠以虛位“0”也是不妥的；第二個(gè)發(fā)文字號(hào)，順序號(hào)前也多一個(gè)“第”字，并與第一個(gè)發(fā)文字號(hào)有共同的毛病，即年度被簡(jiǎn)化，并采用圓括號(hào)；第三個(gè)發(fā)文字號(hào)年度使用圓括號(hào)是欠妥的。

（2）黨政機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)應(yīng)以分開(kāi)為宜。

地方黨政機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)一般以分開(kāi)為宜，如“新政發(fā)”代表新疆維吾爾自治區(qū)人民政府的發(fā)文，“新黨發(fā)”代表中共新疆維吾爾自治區(qū)委員會(huì)的發(fā)文。但是具體到一個(gè)局、一個(gè)公司、一個(gè)工廠(chǎng)、黨政對(duì)外發(fā)文字號(hào)不分的問(wèn)題就比較突出。某市鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局，不論是以局或機(jī)關(guān)黨組、黨總支的名義向外發(fā)文，統(tǒng)用“×鄉(xiāng)局發(fā)”為代號(hào)，三方面的文件合用一個(gè)順序號(hào)，這就不利于區(qū)分哪一份是行政文件，哪一份是黨組織的文件，也不便區(qū)分哪一份是黨組的文件，哪一份是機(jī)關(guān)黨總支的文件，這種做法實(shí)際上起不到真正代稱(chēng)的作用。正確的做法是，以天津堿廠(chǎng)為例，如以堿廠(chǎng)的名義發(fā)文，其代字可用“津堿廠(chǎng)發(fā)”；以堿廠(chǎng)黨委的名義發(fā)文，可以使用“津堿廠(chǎng)黨發(fā)”。

（3）機(jī)關(guān)的代字中應(yīng)明確發(fā)文的含意。

目前不少機(jī)關(guān)單位發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)代字中，只有機(jī)關(guān)代稱(chēng)，如“哈電”（代表哈爾濱市電力局），而未標(biāo)明“發(fā)”，即“哈電發(fā)”。單純看這個(gè)機(jī)關(guān)代號(hào)，不能準(zhǔn)確地判明它是一份發(fā)文還是一份收文。因此，凡屬發(fā)文編號(hào)的均應(yīng)在機(jī)關(guān)代字中加注“發(fā)”字，為了區(qū)別于發(fā)文，收文編號(hào)中當(dāng)然也應(yīng)在機(jī)關(guān)代字中加注“收”字。

（4）幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，不應(yīng)一文多號(hào)。

例如某地區(qū)行署所屬科委、財(cái)委、經(jīng)委等8個(gè)單位聯(lián)合行文，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志之下、標(biāo)題之上處，并列8個(gè)發(fā)文字號(hào)，占去了首頁(yè)四分之一多的位置，使得這份文件的首頁(yè)變得很不勻稱(chēng)。這種做法，既不便于引用，又極不易于收文登記，造成混亂。正確的做法是，可由主辦機(jī)關(guān)——××科委編一個(gè)“×科發(fā)〔2015〕 ×號(hào)”的發(fā)文字號(hào)即可，沒(méi)有必要各編一個(gè)發(fā)文字號(hào)。

（5）在同一地方，有些機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)代字重復(fù)，不利于準(zhǔn)確把握制文機(jī)關(guān)是誰(shuí)。

如某縣人民政府、政協(xié)、政法為三個(gè)機(jī)關(guān)的代字都是“×政發(fā)”。正確的做法是，要從機(jī)關(guān)名稱(chēng)中選取一個(gè)最能代表自身特性的字，以避免產(chǎn)生重復(fù)。如某縣政府的代字可用“×政發(fā)”；政協(xié)的代字為區(qū)別于縣政府，可用“×協(xié)發(fā)”；政法辦的代字，既要考慮區(qū)別于縣政府，又要防止與縣法院的代字重復(fù)，故用“×政法發(fā)”比較適宜。

（6）在機(jī)關(guān)代字中，要不要注明承辦部門(mén)的代字，可視具體情況而定。

有些高、中級(jí)機(jī)關(guān)和大型企業(yè)，每年對(duì)外發(fā)文數(shù)量較多，為了便于分別管理，并使收文者明確知道承辦此文的是某一機(jī)關(guān)的哪一個(gè)部門(mén)，以便直接進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，減少不必要的周轉(zhuǎn)。有時(shí)使用某一機(jī)關(guān)名義發(fā)文時(shí)，在機(jī)關(guān)代字中往往再加注承辦部門(mén)的代字，這種做法也是可取的。如某市城鄉(xiāng)建設(shè)委員會(huì)的一份下行文，發(fā)文字號(hào)用“×城人發(fā)”，從這個(gè)機(jī)關(guān)代字中可以使收文者了解到，此文雖是以市城鄉(xiāng)建設(shè)委員會(huì)的名義下發(fā)的，但是具體承辦部門(mén)是該委的人事處，如有需要詢(xún)問(wèn)、交涉、聯(lián)系、反映等事項(xiàng)，不必找建委辦公室，可直接與人事處聯(lián)系，這就有利于提高工作效率。假若沒(méi)有承辦部門(mén)的代字，人們有事要聯(lián)系勢(shì)必是先找建委辦公室，最后還要找城建委員會(huì)人事處，給工作造成不必要的麻煩。

五、公文標(biāo)題的寫(xiě)作

我們黨和國(guó)家所制發(fā)的公文，均有一個(gè)標(biāo)題，它是文件的名稱(chēng)，是公文格式中不可缺少的有機(jī)組成部分之一。

1．公文標(biāo)題的作用

標(biāo)題是公文的眉目，具有統(tǒng)攝全篇、揭示行文主旨的重要作用。具體而言，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）傳神。

向閱者傳遞公文的基本精神和中心思想。作者撰寫(xiě)一份公文都有其一定的主旨，即寫(xiě)作主體通過(guò)公文的全部?jī)?nèi)容所表現(xiàn)出來(lái)的一種貫穿全文的基本精神與中心思想，如制文的原委、目的及其主張等。假若一份公文沒(méi)有標(biāo)題，閱者只能通讀全篇密密麻麻的文字之后，才知道這份公文的基本精神與中心思想是什么，這就會(huì)給閱者準(zhǔn)確、及時(shí)地把握公文的內(nèi)容帶來(lái)很大困難。公文標(biāo)題中的“事由”主要用以揭示公文的主旨，人們一看“事由”，就知道公文的基本精神和中心思想，可以提高閱讀公文的效率。

（2）顯性。

即顯露公文的性質(zhì)、特點(diǎn)。公文標(biāo)題中都標(biāo)注有文種名稱(chēng)，公文的閱者通過(guò)看標(biāo)題中的文種，就可以準(zhǔn)確地把握這份公文的性質(zhì)和特點(diǎn)。

（3）好記。

標(biāo)題是一份公文的名字，有了這個(gè)名字，收發(fā)機(jī)關(guān)才便于登記管理。

（4）便用。

正因?yàn)闃?biāo)題是公文的名字，因而在日常查詢(xún)、起草公文和講話(huà)時(shí)引用起來(lái)就非常方便，一提標(biāo)題人們就會(huì)自然想到是哪份公文，而且也便于事后對(duì)其進(jìn)行立卷、歸檔。

2．公文標(biāo)題的形式

公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由與文種名稱(chēng)三個(gè)部分構(gòu)成，通常稱(chēng)這種完整的公文標(biāo)題為“標(biāo)準(zhǔn)式”的公文標(biāo)題。例如《中共中央關(guān)于完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制若干問(wèn)題的決定》，其發(fā)文機(jī)關(guān)是“中共中央”，事由是“完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制若干問(wèn)題”，文種名稱(chēng)為“決定”。在具體構(gòu)成上，通常在發(fā)文機(jī)關(guān)與事由之間加介詞“關(guān)于”二字，在事由與文種名稱(chēng)之間加一個(gè)結(jié)構(gòu)助詞“的”。從語(yǔ)法角度看，公文標(biāo)題通常是一個(gè)偏正詞組形式，以文種名稱(chēng)為中心詞，前面加發(fā)文機(jī)關(guān)和事由作限制成分。凡是有紅色版頭的文件，由于版頭部分已經(jīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，故在標(biāo)題中可以省略“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)”。除標(biāo)準(zhǔn)式的公文標(biāo)題外，按照慣例還有以下四種特殊形式：

（1）由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)和文種名稱(chēng)，或由事由與文種名稱(chēng)兩部分組成的公文標(biāo)題，一般稱(chēng)此種標(biāo)題為“雙項(xiàng)式”標(biāo)題。

例如《中華人民共和國(guó)主席令》《地震監(jiān)測(cè)管理?xiàng)l例》。

（2）由發(fā)文機(jī)關(guān)、被批轉(zhuǎn)（或轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題、文種名稱(chēng)而組成的公文標(biāo)題，一般稱(chēng)這種標(biāo)題為“轉(zhuǎn)文式”的標(biāo)題。

例如《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)財(cái)政部、國(guó)家計(jì)委關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)外國(guó)政府貸款管理若干意見(jiàn)的通知》。

（3）新聞式的公文標(biāo)題。

主要是簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告和講話(huà)稿等文種有時(shí)使用。這類(lèi)標(biāo)題表現(xiàn)得很隨意，文字比較活潑，有的只有一個(gè)標(biāo)題，有的則由正副兩個(gè)標(biāo)題組成，其中正標(biāo)題一般用來(lái)揭示正文的中心內(nèi)容，副標(biāo)題用以說(shuō)明反映的單位、時(shí)間、人物和事件。例如《深化土地管理制度改革，依法切實(shí)加強(qiáng)土地管理——溫家寶在全國(guó)深化改革嚴(yán)格土地管理工作電視電話(huà)會(huì)議上的講話(huà)》，這是一篇講話(huà)稿的標(biāo)題；《讓黨的旗幟在城市社區(qū)高高飄揚(yáng)——關(guān)于天津市社區(qū)黨建工作情況的調(diào)研報(bào)告》，這是一份調(diào)查報(bào)告的標(biāo)題；《四川××縣發(fā)生一起特大交通事故——已造成20人死亡、4人失蹤》，這是一份情況簡(jiǎn)報(bào)的標(biāo)題。

（4）附加括號(hào)式的標(biāo)題。

即在標(biāo)準(zhǔn)式公文標(biāo)題的下面正中位置處加一圓括號(hào)，括號(hào)里面注明某年、某月、某日、某會(huì)議討論通過(guò)或批準(zhǔn)的字樣。這種標(biāo)題主要適用于經(jīng)過(guò)會(huì)議集體討論通過(guò)，且無(wú)紅色版頭又無(wú)主送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的決定、決議、條例、規(guī)定、制度、辦法等法規(guī)性文件。例如《××市安全生產(chǎn)管理規(guī)定》（2009年3月25日××市第十四屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十次會(huì)議通過(guò)）。

3．寫(xiě)作標(biāo)題的基本要求

擬制公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)遵循如下幾點(diǎn)基本要求：

（1）要準(zhǔn)確。

包括“三個(gè)準(zhǔn)確”，即對(duì)文件的事由的概括要準(zhǔn)確，文種名稱(chēng)的確定要準(zhǔn)確，標(biāo)題中書(shū)名號(hào)的使用要準(zhǔn)確。

（2）要簡(jiǎn)要。

即標(biāo)題不要過(guò)長(zhǎng)和繁瑣。注意概括文件標(biāo)題的“事由”要簡(jiǎn)明，轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)層次要簡(jiǎn)明，批轉(zhuǎn)會(huì)議文件時(shí)要力求使標(biāo)題簡(jiǎn)化。

（3）要清楚。

即不能使人模糊或引起歧義。

此外，還要注意講求生動(dòng)性、富有氣派、發(fā)人深思、醒目新穎。