第二節 公文種類

一、文種名稱

公文是一種獨立的文體，它是由若干具體文種組成的，由于這些種類的性質、作用有別，我們為每一個具體的公文種類分別賦予了具體的名稱，如“通知”、“意見”、“報告”、“請示”、“總結”、“計劃”等，這就是公文的文種。

根據《黨政機關公文處理工作條例》的規定，黨政機關使用的主要文種為15個，即“決議”、“決定”、“命令（令）”“意見”、“通知”、“通報”、“公報”、“報告”、“請示”、“批復”、“函”、“紀要”、“公告”、“通告”與“議案”。由于這15個文種是黨和國家在公文管理法規中明確規定的，所以一般稱其為法定文種。

1．命令（令）

國家機關使用的一個公布性文種。主要用于發布重要行政法規和規章，宣布施行重大強制性措施，批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。具體分為：用于公布國家法律和行政法規的為“公布令”，如《中華人民共和國主席令》（第×號）；用于發布某些重大的行政措施和活動的為“行政令”，例如《國務院關于在我國統一實行法定計量單位的命令》；用于任免、獎懲、特赦、戒嚴的為“任免令”、“嘉獎令”、“特赦令”、“戒嚴令”和“通令”。例如中央軍委發布的《關于嘉獎小湯山醫院全體官兵的通令》《國務院、中央軍委關于給武警水電三峽工程指揮部記二等功的命令》。

2．議案

國家行政機關專用的一個文種。即向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項時使用的公文，例如《國務院關于提請審議興建長江三峽工程的議案》。

3．決定

黨政機關使用的下行文的一種。用于對重要事項、重要問題或者重大行動作出安排及決策。獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。例如《中共中央、國務院、中央軍委關于授予楊利偉同志“航天英雄”榮譽稱號并頒發“航天功勛”獎章的決定》《中共中央關于完善社會主義市場經濟體制若干問題的決定》。

4．決議

黨政機關使用的下行文的一種。用于經過會議討論通過的重大決策事項。例如《中國共產黨中央委員會關于建國以來黨的若干歷史問題的決議》《中共河北省委關于開除劉青山、張子善黨籍的決議》《全國人大常委會關于大興安嶺特大森林火災事故的決議》。

5．公告

黨和國家高級機關使用的公布性文件的一種。用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。例如《全國人民代表大會常務委員會關于撤銷成克杰第九屆常務委員會副委員長職務的公告》《中華人民共和國外交部公告》。

6．通告

黨政機關使用的一個公布性文種。用于在一定范圍內，公布應當遵守或者需要周知的事項。例如《××市人民政府關于禁止隨地吐痰、亂扔亂倒雜物的通告》《中華人民共和國公安部、郵電部關于保護通信電纜線路的通告》等。

7．通知

黨政機關使用的下行文的一種。用于發布行政法規和規章，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，傳達上級機關的指示，要求下級機關辦理和需要周知或者執行的事項。通知按其所起作用的不同，又具體劃分為用于頒布行政法規的“公布性通知”；用于批轉下級機關來文的“批轉性通知”；用于印發、轉發上級機關、同級機關或不相隸屬機關來文的“轉發性通知”；用于對下級機關某項工作有所指示的“指示性通知”；用于告知一般事項的“一般性通知”；用于通知有關開會事宜的“會議通知”；用于發布有關任免事宜的“任免性通知”。例如《中共中央關于在全黨興起學習貫徹“三個代表”重要思想新高潮的通知》《國務院關于切實加強艾滋病防治工作的通知》。

8．通報

黨政機關使用的下行文的一種。用于表揚先進，批評錯誤，傳達重要精神和告知重要情況。按其內容，可以分為表揚性、批評性、指導性和溝通情況性四種。例如《國務院辦公廳關于江西上栗縣“3·11”特大爆炸事故情況的通報》。

9．報告

黨政機關使用的上行文的一種。用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關的詢問或要求。報告一般分為七種：一是綜合性工作報告；二是專題性工作報告；三是一般情況反映的報告；四是要求上級批轉的報告；五是錯誤檢查報告；六是例行工作情況報告；七是報送文件和物品的報告，一般稱為“文件頭”。

10．請示

黨政機關使用的上行文的一種。用于向上級機關請求指示和批準。

11．批復

黨政機關使用的下行文的一種。用于答復下級機關的請示事項。它是根據下級機關的請示而制發的，針對性、目的性很強。

12．紀要

黨政機關使用的中性行文的一種。用于記錄會議主要情況及決定事項，要求與會單位共同遵守和執行。會議紀要在行文關系上，可以采取轉發（印發）或直接發出的形式，類似于通知，發給下級機關貫徹執行；也可以報送給上級機關，類似于會議情況報告，向上級機關反映情況；還可以發給平級有關機關，類似于公函，使對方知曉，便于溝通情況。

13．函

黨政機關公文中唯一的一個平行文。用于機關之間互相商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準。函亦稱公函，與便函不同。使用函要符合公文的文件標準格式要求，否則屬于便函。例如《國務院辦公廳關于出國舉辦經濟貿易展覽會審批管理工作有關問題的函》《國務院辦公廳關于20 × ×年第××屆全國城市運動會承辦地點的函》《××省人民政府研究室關于舉辦公文寫作培訓班的函》。

14．公報

黨政機關使用的公布性文件的一種。用于公開發布重大事件或重要事項。例如《中國共產黨第十八屆中央委員會第一次全體會議公報》。

15．意見

黨政機關公文中既含上行又具有下行意義的一種公文，用于對重要問題提出見解和處理辦法。一般情況下，來自下級機關的“意見”只具有參考建議性質，一經上級機關批轉或批準，即轉化為決策性的文件；另一種是出自于上級機關的“意見”，雖然文種名為“意見”，但這里的本質含義已非建議的意思，而是具有指揮性、決定性。目前在實際工作中，這種來自于下級或上級的“意見”有逐漸增多的趨勢，它有利于促進機關工作作風的民主化，增強黨政機關公文的公關意識。例如《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于健全和完善村務公開和民主管理制度的意見》《中共中央、國務院關于進一步加強農村工作，提高農業綜合生產能力若干政策的意見》。

除上述15種法定公文以外，在黨政機關、人民團體和企事業組織的實際活動中，還經常使用以下幾十種常用的應用性文種或法規性文種：

1．條例

適用于黨中央制定、規范黨組織工作、活動和黨員行為的規章制度。“條例”又是國家行政法規、地方性法規的主要形式。例如《中國共產黨黨內監督條例（試行）》《婚姻登記條例》。

2．規定

在黨內用于對特定范圍的工作和事務制定具有約束力的行為規范；同時，它又是國家行政法規、地方性法規、部門規章（即國務院各部門規章）、政府規章（即地方人民政府規章）的主要形式。例如《播音員主持人持證上崗規定》。

3．計劃

即對工作的預想和打算的書面化。計劃的種類按內容可分為綜合性的工作計劃、專項（題）性的工作計劃；按時間分為年度計劃、季度計劃、月份計劃、周計劃；按范圍可分為國家計劃、單位計劃、部門計劃、科室及車間計劃；按性質可分為規劃、計劃、安排、打算、設想、方案、預案和工作要點。

4．規劃

計劃性文件的一種。它一般是帶有全局性、長遠性和方向性的中期（一般指三年以上）計劃。

5．工作要點

計劃性文件的一種。它以簡要的文字，反映一個單位在一定時間內工作計劃的主要方面和要點，內容十分扼要。

6．專用書信

指具有專門用途，形成特殊寫法的函件，主要有介紹信、證明信、慰問信、表揚信、喜信（報）、賀信（電）等。

7．工作總結

是在工作實踐中，對客觀事物規律的認識而形成的文字材料。它有兩個特點：第一，是對前一階段工作或某一項工作做完之后所做的總的、全面的檢查和回顧。第二，是在工作實踐中人們從感性認識到理性認識的飛躍過程，它要對整個工作進行分析、評定和綜合，揭示出事物的本質，找出工作的規律，以便指導今后的工作，所以總結是實踐的本質概括。

8．講話稿

通常是指領導同志代表組織在一定的會議上，就有關方針政策、思想、工作、作風等問題，所作的帶有指導性的講話而使用的書稿。

9．開幕詞

舉辦會議的主要領導人，代表大會作出的綱要性講話，用以闡明大會的宗旨、性質、任務、目的、議程、安排、要求等。開幕詞集中地體現了大會的指導思想，對大會起指導作用。

10．閉幕詞

會議結束時，舉辦會議的主要領導對大會進行的各項議程和會議情況所做的估價和概述，突出解決的主要問題和收獲，提出貫徹會議精神的希望和要求。

11．簡報

用于下情上報、上情下達、互通情況和交流信息。在機關內部具有廣泛的使用范圍，諸如機關內部編發的“××動態”、“××信息”、“××簡訊”、“情況反映”、“××情況”等均屬簡報范疇。簡報有定期與不定期、工作簡報、會議簡報與情況簡報之分。

12．調查報告

開展調查研究，是機關領導工作的基本功之一。在機關工作中，常常要對某個問題、某一事件、某項經驗、某種情況開展調查，在有豐富材料的基礎上，經過科學的分析研究，或說明問題、或澄清情況、或揭示它的本質和規律，把這些調查的成果寫成文字材料，就是我們通常所說的調查報告。

13．大事記

指一個地區、一個單位把重大事件或活動按時間順序記載下來的文種。

14．章程

是黨政機關或社會團體，為規范本組織的成員而對本組織的內部事務（如宗旨、組織、權利、義務等）作出的共同遵守的集體決定，如黨章、團章、工會章程等，也是業務部門辦事的一種規章（如招生簡章、招工簡章）。

15．細則

是為貫徹實施某一法規而在要求、辦法上的具體化，是業務主管部門或下級機關貫徹實施某一法規中的某幾條條款而作的詳細規則。例如《重要工業品自動進口許可管理實施細則》（2002年1月15日由國家經貿委、海關總署聯合發布，是為具體貫徹實施《中華人民共和國貨物進出口管理條例》而制定的）。

16．制度

是為規范有關人員、集體或個人活動所明確的制約規則。如醫療保險制度、保密制度、作息制度、會議制度、安全衛生制度等。

17．辦法

是對某一方面的具體工作手續和措施加以條理化和制度化，使有關部門在辦理中有所遵循。例如《公路車輛通行費收取與管理辦法》《保守國家秘密實施辦法》《商業銀行柜臺記賬式國債交易管理辦法》等。

18．守則

是在一定范圍內為工作人員或社會成員所規定的簡明道德規范和行為準則的文種。例如《國務院工作人員守則》《北京市民守則》等。

19．布告

國家行政機關用于公布應當普遍遵守或周知的事項時使用的文種。發布者局限于某一級政府機關，不適用于機關下屬的某一行政主管部門。例如《國務院關于保護森林制止亂砍濫伐的布告》。

20．批示

上級機關對下級機關報來的報告、總結、計劃等文件，就其中的某一成功點、問題之處所作的批語，它具有指示性。

21．規則

為了保證工作的順利完成，對其所進行的程序、方式、方法及要求，寫成條文，形成制度，要求有關人員嚴格遵守，不得違反。例如《國務院工作規則》。

22．會議工作報告

它是某一級組織的代表人向會議所作的工作報告，以提交大會進行討論并作出決定，如黨代會上的工作報告、人代會上的政府工作報告等。這類報告不是講話稿，更不是發言稿，而是包含對前一個時期的工作進行總結以及對今后一個時期的工作作出部署等內容。

23．祝詞

以組織或領導人的名義，對某一重要會議、重要活動或在政治、經濟、科技、文化、教育等方面取得的重大勝利，以及某一國家、某一政黨、某一重要人物的紀念性活動表示祝賀而作的致詞。

24．聲明

是對某些問題或事件表明自己的觀點、態度和主張的文書。它的使用者可以是一個國家的政府或一個政黨，也可以是某一個組織或單位。涉及雙邊、多邊事項共同簽署的聲明，稱作“聯合聲明”。如2004年5月17日中臺辦、國臺辦就當前兩岸關系問題發表的聲明。

25．述職報告

是對一個時期內執行崗位職責的實踐活動進行自我評述的總結報告。

26．公開信

面向社會公開發布的書信，它的發布者應是黨和國家的某一機關、部門，或者是黨和國家直接領導的人民團體。例如《中國女足隊致全國球迷的公開信》。

27．綱要

計劃的一種。是指帶有遠景發展設想的提綱挈領式的文字計劃，具有較強的政策性、思想性與指導性。例如《公民道德建設實施綱要》《建立健全教育、制度、監督并重的懲治和預防腐敗體系實施綱要》。

28．工作研究

是指對實際工作中最主要的具有普遍意義的新問題，進行研究探討、提出見解和主張，為領導決策服務或參與社會需要所引起的公開討論。

29．方案

計劃的一種。對未來要做的某一重要的專門事項，從總體籌劃上作最佳選擇和安排。例如《藥品監督管理體制改革方案》。

30．安排

計劃的一種。對短時期內的某一具體工作所提出的計劃，它是年度、季度工作（生產、經營）計劃的具體分解。例如《××商廈關于2015年7月份商品經營的安排》《××大學關于2015年暑假期間的工作安排》《××市公安局關于開展打擊電信詐騙專項斗爭的安排》等。

31．設想

計劃的一種。屬初步構想的粗線條的非正式計劃，具有參考性、理想性與一定的可變性，在時間上大都在10年以上。例如《××市人民政府關于海濱新區經濟建設今后十年（2009年至2019年）發展設想》。

32．決策方案報告

是指一個部門、一個單位根據有關的數據和資料，對管理工作中的現實或未來的重大問題進行分析、研究、對比、論證，提出可供領導選擇或采納的決策方案。

除上述外，還有競聘演講詞、考察報告、協議書、行政獎勵及處分決定、公約、訃告、悼詞、工作紀實等，種類十分繁雜。

二、正確使用文種

要準確地把握和使用公文的文種，做到不錯用、不濫用，就必須明確以下幾點：

1．文種的法律地位

公文的文種，有一部分是黨和國家通過公文法規的形式加以確定的，我們通常稱這一部分文種為“主要文種”或者“正式文種”，在公文學術界也稱之為“法定文種”。綜前所述，黨政機關法定文種共有15個。

與法定（主要、正式）文種相對應的是非法定（非主要、非正式）的文種，它不是黨和國家公文法規中加以確認的，而是人們在長期的公文寫作實踐中約定俗成的。例如“計劃”、“總結”、“考察（調查、紀實）報告”、“工作研究”、“告人民書”、“公開信”、“聲明”、“宣言”、“章程”、“規則”、“細則”、“守則”、“開幕詞”、“閉幕詞”、“大會工作報告”、“典型材料”、“大事記”、“演講詞”、“條約”、“協議”、“專用書信”、“簡報”、“信息快報”、“方案”、“安排”、“綱要”、“規劃”、“設想”、“布告”、“批示”、“制度”等等。

“法定文種”（正式、主要文種）與“非法定文種”（非正式、非主要文種）由于法律地位上的不同，決定了前者可以獨立行文，而且行文時可采用國家標準的公文格式；后者不具有獨立行文的資格，也不能使用黨和國家公文法規中正式規定的標準公文格式。“非法定文種”（非正式、非主要文種）要上報或下發時，只能從“法定文種”中尋求一個文種來做它的載體，載運著它行文，一般管這個載體叫“文件頭”。“文件頭”大都用“通知”（下行時）或“報告”（上行時）來充當。

2．文種名稱的作用

從表面上看，文種名稱只不過是一個代號，其實不然。它所包含的道理是相當豐富、深刻的。具體表現在：

（1）不同的文種名稱，為我們點出了不同文件的性質。

如命令（令）、通緝令、嘉獎令、懲戒令等文種，都有一個共同的“令”字，但由于“令”字包含指使的意思，又屬于使令性的動詞，所以，在使用令、命令、通令等作為文種名稱時，都具有指令性質；又如通知、通報都有一個“通”字，“通”即傳達的意思，“知”和“報”包含知道的意思，所以在使用通知、通報等作為文種名稱時，基本屬于告知性、周知性文件；再如紀要，“紀要”即概述其要點的意思，所以，我們說會議紀要屬于會議文字記錄性的文件。

（2）不同的文種名稱，反映了文件不同的行文方向。

如決定、決議，都有一個“決”字，“決”就是決策的意思，而決策產生于各級機關的首腦核心，決策之后要由下屬部門去執行，所以，它們的行文方向必然是自上而下；又如請示這個文種，“請示”二字的含義是請求給予批示，這個含義本身就十分明確地告訴我們，請示的行文方向是自下而上的；再以“函”為例，“函”這個字的本義是書信，書信是人們用以傳遞信息、互通情況、商洽問題、聯系事務時使用的一種文體，它不存在哪一方可以使用、哪一方不可以使用的問題，所以反映到“函”上，便產生了對上、對下以及平級機關或單位之間均可使用的多種行文方向。

（3）不同的文種名稱，表達了文件的不同目的或要求。

如布告、公告、通報、報告，均有一個“告”字，“告”即將事情向人陳述、告知的意思，因此這四個文種的行文目的在于向人們（或組織）周知、告訴某一事項；又如“指示”二字，其含義是指點、指導、示意，即指以正確的方向，那么作為公文的指示，顯然其行文的目的在于指導工作，要求下級機關或單位循此前進；再如公文中的批復，這個名稱非常明顯地告訴我們，行文的目的是上級對下級作出的批示和答復。

（4）不同的文種名稱，揭示了不同文種的各自特點。

以公告、報告兩個文種為例，雖然都有一個“告”字，均屬陳述、告知性的文件，但前一個“告”受“公”字的限制，后一個“告”被“報”來修飾，“公”包含公開的意思（更包含代表黨和國家的意思），“報”在這里可視為向上級匯報來理解。把“公”與“告”聯系起來即公開告知，所以公告是面向全社會的告知性文件，它的對象是廣大人民群眾及各個單位；而“報”與“告”聯系起來，是向上級匯報、陳述，所以它是面向上級的陳述性文件。又如請示、報告，雖同屬上行文，但“請示”這個名稱是請求給予批示，“報告”的含義是向上級匯報、陳述情況，從兩個文種含義的趨向來看均屬向上，這是相同的，但一個對上級有肯定性的要求，由此會引出復文；另一個對上級則沒有肯定性的要求，不會引出復文，所以，它們又是兩個不同性質的文種。決定、決議同屬一類，都是決策性文種，但一個是“議”，一個是“定”，“議”說明此文所決策的問題是經過會議集體討論通過，“定”是制定的意思，制定決策的形式是多種多樣的，有的是經過會議討論通過的，也有的是某一機關、組織直接制定的。

綜上所述，文種的名稱具有概括標明文件的性質、作用、運行方向及制發目的和要求的重要作用。正因為如此，在擬制公文時，一定要注意準確地選用文種，如果文種名稱使用不當，可能會發生越權的錯誤，或者是給收文機關的公文處理工作帶來諸多麻煩與不便。由此可見，正確使用文種是一件很嚴肅的事情。

3．確定和使用文種的要求

（1）文種名稱的確定和使用，必須按照公文管理法規的統一規定，不能亂起名稱。

法定公文的15種名稱，按規定只能單獨使用，不能加以合并。目前在一些單位的行文中出現的“請示報告”、“告示”、“申請報告”、“意見報告”等，就是把兩個不同的文種名稱合并或縮減在一起使用，這樣隨便給公文文種起名的做法是不嚴肅的。

（2）文種名稱的確定和使用，要依據制文機關的權限進行，不可超越職權。

令與命令，是具有指令性質的文件，常言說“令行禁止”，所以，在實際工作中，只有國家的高級領導機關、軍事機關一般才可使用，倘若基層單位也來發布令、命令，就失去了令、命令的嚴肅性和應有的作用。又如公告，雖屬于告知性文件名稱，但這個“公”字包含代表黨和國家的意思，也就是說只有黨和國家的高級管理機關才有資格使用。但從目前的實際情況來看，對于這一文種的使用顯然很不規范，隨意性很強。不僅一些中下層黨和政府所屬部門用，就連一些基層的單位也用，特別是工商系統，其內容并無法規中所規定的重要事項或者法定事項，只是些一般性的事項，顯得很不嚴肅。這種濫用“公告”的做法，從實質上說是一種越權行為。

（3）文種名稱的確定和使用，要依據行文的關系進行，充分考慮到與收文機關的組織關系。

具體地說，收文機關是自己的上級組織，在文種名稱的選用上只能采用“請示”、“意見”或者“報告”；向自己下屬組織發文時，一般應選用“通知”、“決定”、“決議”、“意見”、“通報”及“會議紀要”等文種名稱；公開向社會群眾公布某一周知或應當遵守的事項時，應選用“命令”、“令”、“公告”、“公報”、“布告”和“通告”；向平級單位或沒有隸屬關系的單位行文時，主要使用“函”。

（4）文種名稱的確定和使用，需考慮發文的具體目的與要求。

例如，行文目的是請求上級給以指示、幫助和支持的，就應用“請示”、“意見”；用于向上級匯報工作、反映情況的，可用“報告”；用于推動、指導下級工作的，可用“通知”（指示性通知）；目的是為了告知下一級某一事項的，應使用一般性“通知”；為了商洽、聯系、詢問某一事項時，應使用“函”，等等。總之，只有熟悉各個文種的性質、用途，切實把握文種名稱的內涵與外延，才能準確地使用文種，這對發揮公文的應有作用、提高公文處理工作的效能，具有直接和重要的影響。

三、怎樣辨析近似易混文種

公文中有些文種的名稱、性質、作用、特點是非常近似的，這就給我們在文種的選擇、掌握與具體運用上帶來一些難度。為此，要準確地使用公文文種就不能不注意對近似文種的辨析。

1．命令（令）與決定

這兩個文種均屬指令性文件，具有較強的指揮權威，它的發布者一般是中、高級機關，都是下行文。

不同點主要是內容、作用不一樣。命令（令）多用于發布重要法規和規章，而決定多用于對重大事項或者重大行動作出安排。在形式上，命令（令）多需公開發布，而決定有些是內部行文的。

2．公告與公報

這兩個文種在“公”字上近似，均是黨和國家用來向國內外公開宣布、告知某一重要事項的，是非常嚴肅、莊重的公文。不同點主要表現在：公告多用于宣布重大消息，內容一般十分簡要；而公報的內容一般是比較詳細、具體地報道某一重要會議或重要事項的內容。

3．公告、布告、通告

這三個文種相似在“告”字上，均屬告知性文種，它們均可以通過報紙、電臺、電視臺或在社會上張貼等方式公開發布。不同點主要有：

（1）從使用者看。

公告的制發者主要是黨和國家的高級管理機關；布告的發布者是國家各級行政機關和軍事機關；通告則不然，黨政軍各級機關、部門及社會團體均可使用。

（2）從公布的內容看。

公告內容的重要性大于布告，更大于通告，是鄭重宣布重大事件、重要事項或法定事項的；布告與通告則主要是用于發布應當遵守或周知的事項。

（3）從公布的范圍看。

公告是面向國內外的，范圍最廣；布告是面向國內社會的；通告則主要是針對社會的某一方面，用于局部范圍。

4．決定與決議

這兩個文種近似在“決”字上，均屬決策性文件，都是上級機關對某些重大問題的處理或對重要工作事項所作出的規定性的意見或措施、要求；決策出自于機關的首腦核心，并要求下級予以貫徹執行，故都是下行文。

它們的不同點主要表現在：決議的內容必須是經過會議集體討論并表決通過的；而決定則不然，有的決定是經過會議集體討論通過的，如《中共中央關于加強黨的執政能力建設的決定》；也有的是由某一機關直接作出決定的，例如《中共天津市委關于表彰防治非典型性肺炎工作先進黨組織和優秀共產黨員的決定》。

5．通知與通報

這兩個文種都有一個“通”字。“通”在這里是傳達的意思。“知”和“報”字均含知道的意思，具體內容是直述情況與要求。所以，通知、通報均屬告知性文件。按照理解的習慣，傳達一般是自上而下的傳遞，所以是下行文。

其不同點表現在：通知的“通”字是用“知”字作補充，“知”的本意是知道，在這里引申為知道或辦理。嚴格地講通知是知照性文種，它的內容側重于提出要求，明確界限；通報的“通”字是用“報”字作補充，“報”在這里的含義是陳述情況。嚴格地講它是陳述性公文，內容側重于說明、介紹某一事物或問題的情況。通報既可以提出下一步的要求（如指導性通報），也可以不提任何要求（如情況性通報）；而通知必須有下一步工作的意見與要求，否則，就失去了作為通知文種存在的價值。還有，從內容上看，雖同屬于一個內容的事情，同樣都要求下級貫徹執行，如是剛剛發生的某一典型事例，則要用“通報”而不用“通知”；如是某一方面情況的綜合，則應當用“通知”而不用“通報”。

6．批示與批復

這兩個文種近似在一個“批”字上，即上級對下級公文表明意見，均屬下行文。

關于它們的不同點，批復的“復”是答復的意思，顯然事先有請示，否則，就談不到答復。所以，批復是對下級的請示批注意見后答復下級的公文文種。批示的“示”是指點的意思，故“批”與“示”合在一起的意思是批注意見、加以指點。批注是在下級報上來的公文上書寫的批語，有的是針對來文的下級批注意見（應告知來文單位）；也有的是轉批給其他有關部門去辦理的（沒有必要告知來文單位），所以不同于批復。

根據上述介紹，對于批復與批示的不同點我們可以理解為：

（1）被批注意見的來文文種不同。

批復是針對下級上報的請示；批示所針對的來文則是下級沒有肯定性要求予以答復的文種，如報告、總結、計劃、調查報告、檢討報告等。

（2）行文方式不同。

批復的主送對象是報請單位，如對其他單位有參考價值，則可列為抄送；批示如具有普遍意義，可把原行文上報的單位與其他單位一并列為主送。

7．指示與批示

這兩個文種近似在“示”字上，說明均是上級對下級工作具有指點作用的，故稱指揮性公文。

不同點：指示是上級機關主動作出的，具有主動性；批示是對下級來文所作的批注，與指示相比處于被動狀態。

8．函與便函

函這個字的本意是書信，是人們用以傳遞信息、互通情況、商洽問題、聯系事務使用的，所以，函與便函在內容實質上是沒有什么區別的。

它們的不同點表現在：“函”是黨和國家機關的法定公文之一，是正式的、主要的文種，而便函不是文種，它是文件的一種形式，這是兩者之間的最主要區別。正因如此，函在行文時必須具備法定公文的標印格式，而便函則沒有。顧名思義，便函就是簡便的書信，有抬頭、正文、落款、日期即可。只有內容比較重要的便函，才有標題與發文字號。

9．通告與通知

這兩個文種近似在“通”字上，說明都是用來傳達上級機關的意圖和要求的。但通告的“告”字在這里是普遍告知的意思，所以通告是把某一機關、組織的意圖、要求普遍告訴人們并遵守；通知的“知”字與“告”字雖然都是告知的意思，但“知”與“告”相比，在這里具有特定告知的含義，有可能告知所屬全部下級單位和人員，也可能告知部分下級單位和人員，要求它們知照辦理，這就是兩個文種的主要區別點。在具體使用上，凡是向社會上公開告知人們遵守某一事項時，應使用“通告”；而在內部行文告知全部或部分下級單位辦理某一事項，應使用“通知”，而不能用“通告”。

10．調查報告與工作報告

工作報告是下級寫給上級，用來反映貫徹執行上級決策實施進展情況的，它偏重于事實的陳述；調查報告則是上級領導機關或業務主管部門派人到所屬單位或地區通過調查以后寫成的，它針對的是具有比較典型性的事情與具有一定普遍意義的問題，更偏重于對客觀情況的分析研究與理性提煉。

11．調查報告與工作總結

調查報告往往是上級機關從全局出發選點，在進行深入調查的基礎上寫成的，一般采用第三人稱表述，而且專題性較強，尤其強調突出重點，通常是集中一點，回答并解決一兩個實際問題。而工作總結要求從全局出發，總結本機關或本單位的工作，目的在于回顧過去，總結經驗教訓，找出差距，分析原因，提出改進措施，以利再戰，內容比較全面、系統，一般采用第一人稱進行表述。

12．請示與報告

“報告”屬于陳述性的上行文種。它與“請示”雖同屬上行文，但兩者之間卻有著嚴格的區別。比如，“報告”對上級沒有肯定性的批復要求，而“請示”則相反；在行文時間上，“報告”是事中或事后行文，而“請示”則是事前行文；上級對下級報送的“報告”，可作批示也可以不作批示，一切全由上級酌情處理，如確需批示時，只能使用“批示”這個文種；而“請示”則不然，不論所請示的事項上級同意與否，按理都應及時作出批示，但批示時使用的文種都是“批復”而不是“批示”。

13．報告與意見

“報告”與上行的“意見”，不僅在行文方向上完全一致，且內容也很相似，均含有陳述性的內容，有時在陳述情況的基礎上均有相應的工作意見。但這兩個文種之間也有一定的不同：“報告”側重于匯報工作、反映情況，多數情況下不涉及今后具體的工作意見，也不要求上級作出批示，只有所反映的情況涉及工作中一些帶有普遍性的問題時，往往順勢針對問題提出今后的解決辦法，要求上級加以批轉，這就是人們通常所說的“呈轉性報告”。“意見”（上行的）雖然也要陳述情況，但這里的情況具有特定的內容，它通常是對工作中遇到的某一重要問題作出了分析與見解，而不像“報告”那樣是對工作情況的綜合與歸納，“意見”陳述情況的目的在于給意見的提出做出鋪墊，所提的意見，不是要求上級給批示，就是請求上級加以批轉，不像“報告”在多數情況下對上級沒有批示或批轉的請求。

14．請示與意見

“請示”與上行的“意見”非常近似，具有一定的交叉性，它們都是要求上級對自己所提的事項或問題，或給予批準、或給予指示、或予以認可，即這兩個文種的行文方向與目的在某種程度上有著同一性。但是它們之間又存在著離散性，主要表現在所提的事項與內容不盡相同。“請示”的內容較多涉及的是“人、財、物、機構、編制、出境出國”以及工作中遇到需上級做出決定的重大問題或應由上級加以審批的事項等具體問題，即人們通常所說的“硬件”；而上行“意見”的內容則多是對工作中一些重大問題提出見解和處理辦法以及所遇到的困難，要求上級給予指示或支持，這就是人們通常所說的“軟件”。

15．公務演講詞與大會工作報告

公務演講詞不同于大會工作報告。前者往往是講演者就某個問題發表意見、提出看法和主張，表明觀點和態度，更多地包含著個人的情感；而后者則往往是代表機關的意志，總結、部署一項或一個時期的工作，是經集體審議通過的，一經下發，就具有指示性質或行政約束力。此外，公務講演詞也不同于個人講演詞和學術講演詞，無論是在使用主體還是在寫作要求方面都獨具特性。公務講演詞代表著一個機關或組織，必須體現黨和國家的意志；而個人演講詞和學術演講詞代表的是講演者個人的見解和主張，即通常所說的“文責自負”。