“拍腦袋”上司：將任務難度進一步呈現

拍腦袋型上司最大的特點，就是他們經常會憑著一時興起，而非認真考慮、群體討論，便安排一個工作內容，或者做出一項決策與指示，讓下屬們按他的想法，指哪打哪，但真等下屬們好不容易將事情忙出了個頭緒以后，他自己又忘記了還有這么一回事。

 

“趙洋，你看看××公司，他們開辦的年頭還沒有我們長，但是這幾年勢頭已經猛到快超過我們了，我感覺人家在企業文化方面做得非常出色，比咱們強多了。這幾天我托關系拿到了他們的內刊，你研究一下，然后給我一個方案。到時候如果可以，我把你的方案給公關部，我們也試著做一本出來！”一天下午，李經理冷不丁地將自己的秘書趙洋叫進了辦公室里，沒頭沒腦地給了他這么一個任務。

老總的吩咐小小的秘書當然不能反駁，趙洋應承下來以后，回到辦公室前，越想越郁悶：老總的風格一向都是心血來潮，隔三岔五就會這么一拍腦袋，交代一個所謂的“新創意”，但是等他將工作完成，交上去以后，他又完全沒有了下文；但如果自己不做的話，他又會問上一句，如果聽到“沒完成”，還會因此大發雷霆。

這個禮拜老總去參加了一個重要的行業聚會，“辦企業內刊”這個主意，沒準是從聚會上聽來的，可別人說的有多少是吹噓、有多少是實情，老總從來不深究。再說了，公司現在根本沒有辦內刊的人才，這可怎么辦才好？

 

面對“拍腦袋”型上司，包括秘書在內的員工多半會一方面忙得如同無頭蒼蠅一般，另一方面卻成效甚微。面對這種上司，秘書要怎樣做？

秘書需要意識到，“拍腦袋”型上司其實可以分為兩種：

1．逼迫型上司

此類上司最大的特點是在新項目、新任務分配下來以后，以絕對的話語來顯示命令的不可反駁：“××項目一定要在×月×日上線，不管困難多大都要達到，我只看結果，其他的你們自己去考慮！”

在這種指令之下，下屬只會更具體地接收到這樣的信息：這是一件不可置疑的工作，哪怕工作量如山。而上司之所以如此果斷，只是因為他重視結果但又想要遏制成本，期望下屬盡可能地為團隊發展發掘潛力。

2．武斷型上司

即上述案例中提到的老總，此類上司下達的指令本身就缺乏目的性與計劃性，這在很大程度上會導致實際操作的難度非常大，很可能浪費了人力、物力與財力，但成效卻很差，而下屬們很可能會落得個吃力不討好、干了苦力卻被批評能力差的結果。

逼迫型上司所渴望的是團隊效率、執行力的提升，但武斷型上司卻會造成團隊資源的浪費，而秘書需要去格外協調的也是后者。

細化程序，將難度具體呈現給上司

“拍腦袋”型上司是最容易引發包括秘書在內的下屬不滿的上司：你辛辛苦苦做出的工作，很可能他只是看一看，便再不提及。在這種時候，秘書便很容易升起被輕視、被戲弄的感受，但事實上，領導多半并非針對你個人。

1．事實：他很可能只是工作能力有問題

如果你已經在秘書職位上工作了幾年，并接觸了不同類型的上司的話，你就會意識到，“拍腦袋”這種特性，所有管理者幾乎或多或少都會有，區別只是表現程度的問題。

這種武斷特性的普遍存在，一來與管理者們身處領導位置、手握權力相關：安排下屬工作任務本身就是他們工作職責中的重要方面；二來，這也是不同階層的人在面對相同的工作內容時所產生的不同認知：下屬的任務是執行上司的指令，而管理者的任務卻是開拓人脈、開拓市場、做出更利于團隊發展的決策等。

換個角度來說，管理層的主要任務，就是立足于“最有利于團隊發展”的角度，來不斷地創造新的工作任務，以此來保證整個團隊始終是處于發展狀態的。所以，秘書必須要對上司“拍腦袋”行為的存在保持理解：只要他并非針對你個人，而是僅從工作角度出發，那么，即便他隨意決策，他也只是工作能力有問題，而不是人品有問題。調整好心態，你才不會被自己一時的情緒左右，你才能理性地看待上司分配下來的任務。

2．將實際操作進一步細化

如果身為秘書的你只是簡單地將上司臨時做出的決定傳達給同事們的話，那么同事們肯定對此怨言四起——你是秘書，你有責任告知上司該任務的難以完成性，但你卻沒有這樣做，你在他們眼中，也是應該責備的人。

但如前所述，上司并非要針對誰，他只是思考不夠深入、不夠冷靜。在這種時候，你就要站出來協調。

協調不是在第一時間內告訴上司：“這個不行，我們公司做不了。”而是要先將眼光調整至與上司一致的方向，并簡單地告訴上司具體的過程：出一本內刊這個主意真的很不錯，對發展企業文化有積極作用。

然后，再幫助上司理清思路，對整個操作過程進行構思：一本內刊需要多少內容，每部分需要幾個人手，需要多少時間，印數多少，成本多少。

若上司不愿聽你口頭陳述，那秘書便應將自己想到的內容做成簡報呈遞給他。一張內容簡潔而翔實、有理有據的分析簡報做出來以后，任務的難度系統、成本收益比一般就已經一目了然了。在這份簡報中，最重要的部分就是陳述具體的人力、財力需求：錢與人是決定一切事項進行的關鍵，若上司在簡報中發現某項任務花費太大，他便會意識到，當前條件下，這個項目是不靠譜的——此時，他自然會放棄它。

3．在當下的人力條件下，設定計劃時間表

若上司在看過你的簡報后依然認為，該項目在實際操作方面有可行性，那么，秘書便需要讓上司進一步定下計劃時間表：

①做內刊需要專業設計公司進行排版，需要購買紙張，需要約稿，需要圖片拍攝，需要與專業印刷公司簽訂協議，這些經費什么時候可以到位？

②內刊的成功需要增加專業出版、編輯類人員配備，什么時候可以開始招人？

③若不允許招人，那么，內刊發行時間若拉長，對刊物形象造成負面影響，是否可以容忍？

④若不允許招人，那員工勢必需要在當前正式工作任務以外，再增加工作量，公司是否愿意支付加班費，或給出相應的補貼？

……

這些問題都需要上司給出批復才能繼續執行下去，而上司批復的最后期限，也自然會影響到同事們的執行進度。

計劃時間表的確定，一方面是將上司的指令進一步細化，另一方面則是在向上司進行工作匯報，同時也在提醒他：這件事情沒有你想象的那么容易。若上司在看過你的計劃表后再無后話，你便可以確定，這件工作他已經放棄了。

4．學會恰當地拖延

除了以上技巧性的應對，有時候，秘書也可以適度地消極應對。這種應對涉及了上司的另一面：他的主意來得快，去得也快。

所有的工作按重要程度與緊急程度，都可以分為以下四類：

出版內刊這件事，在短期內是“不重要不緊急”的事項，長期看來，則可以歸為“重要但不緊急”類事項。在如經費不足、人手不夠等現有資源有限的情況下，秘書能夠拿出的最好對策就是拖延：雖然你口頭上答應了上司，但實際上并未行動。

當然，由于人手問題，在此期間，秘書往往正在忙碌已定的工作任務，因此，在應對上司的詢問時，你最好的回答就是：“我正在忙您指示的××項目，現在還沒有時間去做。”

在所有的方法中，拖延法是最消極的，而且是最容易給秘書帶來“擅自專斷”評價的，但對于一些非原則性的不當指令，且該任務只局限于分配給秘書一人時，秘書只能如此——在拖延一段時間后，很多上司拍腦袋想出來的主意，都會不了了之。