慢吞吞？幫助上司告別拖延癥

職場中，不僅普通員工存在拖延癥，就連管理者中也存在很多“愛拖”上司：只要事情沒有緊急到火燒眉毛，那么，他們往往能拖多久就拖多久。一件事情因?yàn)樯纤就涎樱粚訉拥貍鬟f到下屬中，就如同多米諾骨牌一樣，會產(chǎn)生一連串的拖延效應(yīng)。

 

丁蕾來培訓(xùn)部5年了，身為培訓(xùn)部的秘書，與他們的主管——培訓(xùn)部經(jīng)理也過招了整整5年。說起經(jīng)理，丁蕾對他并沒有成見：他不僅精通業(yè)務(wù)，而且為人和氣，做事也非常細(xì)致，但拖延起來卻很讓人頭痛：開會一定要拖個10分鐘才開始，結(jié)束時再拖個10分鐘；交上去的計劃書遲遲不給意見，匯報的工作很久也不見他批復(fù)……

這天，人力資源部下來通知：下個月要新進(jìn)一批員工。丁蕾受命制訂培訓(xùn)方案，連續(xù)趕了好幾個夜班以后，將多達(dá)20頁的方案交給了經(jīng)理——可經(jīng)理就如同沒事兒一般，慢悠悠地看，5天以后，再也等不下去的丁蕾趁工作間隙問他是不是自己的方案做得太糟糕，他卻回了一句“我才看到第8頁”，忐忑了半天，卻是這樣的結(jié)果，丁蕾當(dāng)時簡直都快發(fā)狂了。

 

曾任思科公司總裁的約翰·錢伯斯先生認(rèn)為來自于管理層的“拖延”將會令整個團(tuán)隊(duì)都陷入“拖延帶來的暫時安逸”中。拖延時間常常是少數(shù)人逃避現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)，然而，令人遺憾的是，不管拖延與否，我們的工作都需要我們自己去完成。因?yàn)橥涎踊蚱渌蛩囟鴮?dǎo)致個人工作業(yè)績甚至整個團(tuán)隊(duì)業(yè)績下滑的管理者，往往會在公司中成為“阻礙發(fā)展”的因子。

對秘書而言，個人前途往往與上司前途緊密相連，特別是當(dāng)你是某個管理者的專職秘書時，這種“連帶作用”往往會更加明顯：你的職責(zé)就是輔助上司更好地工作與決策，上司的失職在某種程度上也代表了秘書的失職，若上司發(fā)展不順，你在公司中的未來也將可想而知。

從明確時間界限開始，催上司積極工作

千萬不要因?yàn)樯纤镜耐涎訋淼臅簳r性工作減少，而感覺當(dāng)下的生活安逸而愜意：上司工作上的拖延雖然會帶來一時的輕松，但會使你與上司同時增加更多平庸的可能性。優(yōu)秀的秘書自己從來不拖延，在面對上司的拖延時，他們也會恰當(dāng)出手，讓上司意識到當(dāng)下還有哪些工作急需他去處理。

1．設(shè)身處地地體會上司拖延的理由

大多數(shù)管理者都會同時擔(dān)負(fù)兩種壓力：自我成長壓力與團(tuán)隊(duì)成長壓力，在壓力面前，并不是所有人都有能力妥善地處理好它們，一旦上司陷入了“成長的困惑”中，便會以拖延帶來的暫時快樂來緩解持續(xù)存在的壓力。

當(dāng)你意識到上司的苦衷后，你便不會在他拖延的時候?qū)λб暂p視的態(tài)度——持續(xù)存在的尊重對維護(hù)秘書與上司之間的良好關(guān)系、對通過秘書的個人努力來改善上司的拖延都大有好處。

2．審視當(dāng)下的時間情況

一旦你下定決心要改善上司的拖延習(xí)慣，那么，你就必須要對上司“需要催才能順利推進(jìn)某項(xiàng)工作”這一現(xiàn)象進(jìn)行全盤反思：

（1）當(dāng)下需要上司辦理的事情是否有明確而有效的時間點(diǎn)？

如果你在一項(xiàng)急需上司批復(fù)的文件中寫上：“下午5點(diǎn)以前需要呈報至總經(jīng)理處。”“明日3點(diǎn)前，需要以電子文檔形式將該月員工考核情況發(fā)至人力資源部。”那么，上司會更清楚地意識到時間壓力，這種壓力是解決拖延癥的最佳動力。

（2）之前在進(jìn)行任務(wù)制定時，時間點(diǎn)安排得是否合理？

正常管理者需要3個工作日來處理的項(xiàng)目，但公司分配給上司處理的項(xiàng)目只留了兩天時間。在這種情況下，上司很可能因?yàn)椤懊髦獰o望完成”，而犯下拖延的毛病。

（3）當(dāng)下是否還能夠調(diào)整時間

若發(fā)現(xiàn)任務(wù)制定過于緊迫的話，秘書便要與上司同進(jìn)退，并站在上司的角度考慮：現(xiàn)在是否還有機(jī)會調(diào)整時間？若可以調(diào)整，則可以輔助他向上級管理者請求更多的時間；若不行，則可以幫助上司一起完成任務(wù)。

3．將事件重要性不斷重復(fù)

出色的秘書會讓自己成為上司的有益補(bǔ)充：盡量將事情考慮周全并提前提醒領(lǐng)導(dǎo)要做什么樣的決斷。不過，這種提醒不宜超過三次——過多的提醒會讓上司認(rèn)為你在質(zhì)疑他的權(quán)威，但每一次的提醒中，你都需要將決斷的緊迫性理由進(jìn)行陳述，以引起他的注意。

在提醒時，你需要進(jìn)行換位思考，站在上級的角度想一下：這件工作拖延下去將會有什么樣的后果？將自己能夠想象到的最嚴(yán)重的后果以恰當(dāng)?shù)恼Z言描述出來，將會對上司形成有效的壓迫力。

4．用自己的時間，換上司的時間

如果你的能力足夠強(qiáng)，而你的上司又足夠豁達(dá)的話，你完全可以接手一些簡單的工作：在管理層需要上司做出某個文案或計劃，但上司對此興趣不足，以往已拖延多次時，你完全可以自己來做：或是幫助上司搜集一些素材，或是寫個大概，請上司修改。

管理者們最擅長的就是審核他人的工作了，說不定他會因此而變得更重視你，并將一些他不樂意做的工作委派給你——上司能夠騰出更多的時間做重要的事，你則用自己的時間換取了上司的時間，同時又鍛煉了自己。

5．學(xué)會“厚臉皮”地催

對秘書而言，最忌諱的就是不敢催、不好意思催——在重要的事項(xiàng)面前，千萬別不好意思，如果事情真的很重要，你又無權(quán)且無能力輔助上司的話，那么，你要一遍一遍地催。

需要他出席或者參與討論的議題，你要提醒他：

安排他參與必要出席的會議，或者請員工們直接將他堵在辦公室里進(jìn)行問題的討論；給他發(fā)短信，短信不回則打電話，提醒他今天這個一定要做。

秘書一定要記得，催辦是秘書的責(zé)任，及時催辦，是個人的職業(yè)道德，更是有效輔助上司的重要出口——若上司事事都顧及得到，那秘書便沒有存在的必要了。

幫助上司提升工作效率的時間久了，上司自然會發(fā)現(xiàn)你的重要性與不可或缺，你也會因?yàn)樘崆皣L試承擔(dān)他的職能，而獲得了更多的工作經(jīng)驗(yàn)積累。