3．急診分類術(shù)，實(shí)現(xiàn)事件的精確快速判斷

面對(duì)一大堆突如其來、緊急且重要的工作時(shí)，你要怎樣處理？有些人會(huì)從新項(xiàng)目做起，有些人會(huì)從自己感興趣的項(xiàng)目做起，還有些人會(huì)先做上司認(rèn)為重要的工作。每一個(gè)人都會(huì)用自己的判斷標(biāo)準(zhǔn)來安排工作的先后順序。但是，究竟哪一種方式最有效率呢？

在行動(dòng)管理方法中，有一個(gè)非常重要的步驟被稱為“設(shè)置優(yōu)先級(jí)”，這一“設(shè)置優(yōu)先級(jí)”其實(shí)也可以運(yùn)用在時(shí)間管理中。

●立足“是否產(chǎn)生惡果”，明確優(yōu)先級(jí)的內(nèi)容

假設(shè)今日我們要完成十項(xiàng)不同的任務(wù)，但在通常情況下，某一時(shí)間段我們只能執(zhí)行一個(gè)任務(wù)，同時(shí)更要保證高產(chǎn)出，此時(shí)，就需要我們對(duì)十項(xiàng)任務(wù)按照一定的先后原則進(jìn)行具體的排序。先執(zhí)行的任務(wù)就是所謂的優(yōu)先。

若其中有幾項(xiàng)任務(wù)都需要優(yōu)先執(zhí)行，另幾個(gè)都可以稍微等一下，還有一些可以拖后等的話，便可以劃分為優(yōu)先級(jí)。

在任務(wù)的排序中，凡是著急的事情，才需要安排到第一位去執(zhí)行，比如說：

 

領(lǐng)導(dǎo)突然給你安排了一件任務(wù)，要求你在某一時(shí)間段必須完成；

親人突然罹患急病，需要你趕緊送往醫(yī)院；

客戶打電話通知你發(fā)一封傳真，否則，兩者之間的合作就不再續(xù)約；

……

 

這樣的事情都是著急的，而時(shí)間管理中往往會(huì)將此類事情稱為“緊急任務(wù)”。判斷某一任務(wù)是否是緊急任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)是：若不執(zhí)行該任務(wù)，對(duì)自己而言是否會(huì)產(chǎn)生惡果。如果不立刻執(zhí)行會(huì)產(chǎn)后嚴(yán)重惡果、且后果需要自己來承擔(dān)的，就是緊急任務(wù)——此時(shí)，“立刻執(zhí)行”就是“最高優(yōu)先級(jí)”。

●依據(jù)“是否值得”，來進(jìn)行緊急任務(wù)的篩選

假設(shè)“是否緊急”是確定優(yōu)先級(jí)的唯一標(biāo)準(zhǔn)的話，那么就會(huì)出現(xiàn)這樣的定論：越是緊急的任務(wù)就越要優(yōu)先完成。

但從事各類服務(wù)行業(yè)，或者具有服務(wù)職能的行業(yè)的實(shí)際工作中，往往有大量的緊急任務(wù)，他們每天執(zhí)行的都是緊急任務(wù)。

由于緊急任務(wù)的判斷標(biāo)準(zhǔn)是“是否會(huì)產(chǎn)生惡果”，所以，在壓力之下，個(gè)人持續(xù)執(zhí)行緊急任務(wù)會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)烈的焦慮感：過高的壓力會(huì)導(dǎo)致你一直處于救火狀態(tài)，在持續(xù)的高度緊張中，精神很容易陷入崩潰邊緣。

由此來看，若只有“是否緊急”這一指標(biāo)來判斷優(yōu)先級(jí)的話，我們便會(huì)疲于處理各類危機(jī)，也很難獲得更好的發(fā)展——這也恰恰是80%的職場(chǎng)人士所陷入的可怕現(xiàn)狀。而高效能人士的時(shí)間管理最重要的一點(diǎn)，就是要讓自己的工作避免陷入這種惡性循環(huán)中。

為了遠(yuǎn)離這種惡性循環(huán)，你就必須考慮增加下一個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)。此時(shí)，我們需多為自己設(shè)置一個(gè)準(zhǔn)則。假設(shè)：

投入同樣的時(shí)間與精力，完成一件事情，可以獲得100萬元的現(xiàn)金收入；

投入同樣的時(shí)間和精力，完成另外某一件事情，可以獲得100元的現(xiàn)金收入。

面對(duì)兩個(gè)選項(xiàng)，你會(huì)選擇先完成哪一件事情？在不出意外的情況下，你自然會(huì)選擇第一件事，原因很簡(jiǎn)單：投入與產(chǎn)出的比重較大。這就引出了我們?cè)凇笆欠癞a(chǎn)生嚴(yán)重惡果”的前提下，需要去參考的另一項(xiàng)排序標(biāo)準(zhǔn)：“事情是否值得”。

如果我們認(rèn)為一件事情非常值得，那么，自然會(huì)將它安排在其他“并不值得”的任務(wù)前去優(yōu)先完成，所以，“值得”任務(wù)就會(huì)成為我們的第二個(gè)指標(biāo)。

不過，“是否值得”與“是否緊急”這一指標(biāo)有所不同，緊急與否可以直接通過客觀的結(jié)果來判斷，而“是否值得”則需要個(gè)人主觀的認(rèn)知來判斷。這種判斷標(biāo)準(zhǔn)的背后，其實(shí)是一個(gè)人對(duì)自我價(jià)值的理解與認(rèn)識(shí)，也是我們?nèi)粘Ｋf的價(jià)值觀。

●嘗試“急診分類術(shù)”

發(fā)生大規(guī)模的災(zāi)害時(shí)，大量急救患者會(huì)大量涌入醫(yī)院，由于醫(yī)生、護(hù)士、醫(yī)藥品與醫(yī)療機(jī)器等資源有限，因此無法同時(shí)治療所有的病患，為了盡力拯救寶貴性命，醫(yī)生就必須有效分配醫(yī)療資源，同時(shí)更要決定要先救誰、什么樣的病患可以之后再救治——不救所產(chǎn)生的最大惡果并不會(huì)直接落在自己身上，但對(duì)于醫(yī)生而言，卻是考量個(gè)人能力的重要標(biāo)準(zhǔn)。這與高效能人士所承擔(dān)的管理責(zé)任相當(dāng)，因此，醫(yī)生們的“檢傷分類”診治排序法非常值得高效能人士學(xué)習(xí)。

◆立足四種分類：優(yōu)先、非緊急、簡(jiǎn)單、無法處理

檢傷分類制度會(huì)在短時(shí)間內(nèi)將傷患分為四類，并由護(hù)士為病患貼上不同顏色的標(biāo)簽，表示急救的先后順序，完成檢傷分類步驟。

①優(yōu)先急救病患 紅色標(biāo)簽

此類病患往往生命垂危，但還有救治的可能，因此必須馬上接受治療，這是最需要投入大量醫(yī)療資源的族群。

②非緊急急救病患 黃色標(biāo)簽

此類病患通常沒有立即的生命危險(xiǎn)，是第二優(yōu)先急救對(duì)象，其緊急程度雖然不如紅色急迫，卻應(yīng)盡量接受治療；

③輕度治療病患 綠色標(biāo)簽

此類病患是無須立刻治療或運(yùn)送的病患，可以稍后再處理。

④不治療病患 黑色標(biāo)簽

此類病患包括了死亡病患、無法救治病患，同時(shí)也包括不再治療病患，他們或已過世，或是性命極度垂危，但現(xiàn)有的醫(yī)療資源與設(shè)備根本無法救治，若投入所有資源進(jìn)行治療，反而有可能會(huì)危及其他患者的生命——在這種情況下，只好放棄救治此類病患。

◆把“簡(jiǎn)單、非緊急”的工作分派出去

在確定好傷員分類以后，依據(jù)過往的經(jīng)驗(yàn)，本身的資源、團(tuán)隊(duì)成員的能力以及具體的剩余時(shí)間等因素，都會(huì)對(duì)判斷結(jié)果造成影響。

想要在短時(shí)間內(nèi)判斷出必須緊急應(yīng)對(duì)的紅色事項(xiàng)，或許具有一定的難度。在這種情況下，不如從眾多的任務(wù)中選出綠色的標(biāo)簽，也就是選出任何人都可以處理、在短時(shí)間內(nèi)可以做完的任務(wù)分派出去，使要處理的任務(wù)簡(jiǎn)化。

“檢傷分類”是找出當(dāng)下應(yīng)該做的事情，從眾多任務(wù)中訂立優(yōu)先順序的有效方法：當(dāng)你手頭的資源、人力都有限時(shí)，有效地分配，以求使有限資源利用最大化，這才是“做決定、排順序”的基本原則。

值得注意的是，優(yōu)先級(jí)的排序并不是一件簡(jiǎn)單的事情，事實(shí)上，它非常值得琢磨，比如說，所謂的“惡果”對(duì)不同人而言，承受能力不同，惡果的層級(jí)也就不同。這就需要我們?cè)诮酉聛碓僖罁?jù)其他的原則，以保證自己真正找到每一天的優(yōu)先任務(wù)。