2．從影響“范圍”與“深度”開始，排出先后順序

不管何種時間管理理論都指出了明確的工作排序：緊扣目標推進，急事緩辦、緩事急辦，難事力辦，易事嚴辦。若倒過來，見什么做什么，往往會導致輕重緩急不分。這樣的做事方法，不僅低效而且失敗。不過，這種分類方法畢竟有些模糊，對于高效能人士而言，你需要更具有指導意義的辦法。

 

比如，當你發現，賴以生存的舊業務擴張受到限制，但有潛質的新事還沒有做好時，你要怎樣去處理？對于企業發展、團隊進步而言，二者皆不可缺，但做兩件事中的一件，就已經很困難，同時想做兩件事，難免會分散焦點，更有可能使兩者皆荒廢。

如何處理，才能兩事齊頭并進？

 

這就需要你從事情的“范圍”與“深度”展開排序。

●依據“范圍”與“深度”展開項目排序

在排序時，你需要先依據組織圖景、事件重要性、關鍵節點三項內容展開事項分析：

◆將組織圖景搞清楚

舊事現狀如何？新事的優劣何在？若將舊事與新事同步展開，兩者會產生怎樣的相互影響？

若將全部力量投入新的，舊的是否能守住不后退？

在力量投放上，舊與新應各投放多少？哪些力量促進新的最為有效？

◆事件重要性

在兩事的執行上，區別來看：哪些工作是不可代替的？

大型工作要如何分解成重要與次要事項，以方便進行下一步的細致分工？

有重復項目是否能夠自行處理？

兩事的核心崗位要怎樣安排？替代崗位設定如何進行？

◆關鍵節點

兩事的關鍵節點在哪里？針對關鍵節點要如何用力？

如何讓好的想法落地？是否對想法進行了計劃安排？

搞清楚這三項內容，下面的事情便會簡單很多。

●為具體的任務打分

你很有可能在任務排序以后發現，自己的任務太多，以至于無法全部完成，于是，你只好從中進行選擇，對事情排列出先后順序。

解決這一問題的方法也很簡單，就是給列表中的每一項任務標上權重值，比如，你可以用1～5分進行標記。值得注意的是，你不需要向某些書籍中所建議的那樣，使用1～10的分值，因為在大多數情況下，我們很難那樣精確地分辨出我們要做的事情的重要程度，實際上，對大多數人而言，用1～3的精度便已經足夠。

（當然，你也可以根據自己的喜好，以1、0、-1的方式來進行標注，任何時間管理方式都是如此：選擇自己最喜歡的方法才是最優策略。）

如果你任務繁重以至于連三級分值都太過麻煩的話，你也可以只給每一個任務非常簡單地標上“重要”與“不重要”就行了，如此一來，標注就會變得更加簡單：你只需要在那些重要的任務之前加上一個如“★”“○”或者“*”表示重點的符號就行。

●站在未來設想任務的“深度”

回首過去五年，你認為自己取得了進步嗎？如果沒有的話，是什么造成了你的停滯不前？你常常屈從于緊急任務，還是你總是專注于最重要的呢？為了在未來五年實現自己過往五年未曾實現的事情，你會怎樣做？

正如同選擇一個伴侶就是選擇自己后半生的人生一樣，那些真正重要的事情往往會對我們的人生產生深遠的影響。因此，你可以在面臨一項緊急任務時問問自己：“如果我將這一任務拖延，五年之后會有什么樣的改變？”你會發現，多數緊急任務的拖延甚至是取消，在五年甚至是一年、一天以后，其意義都不會太大或者根本沒有意義。

現在，將這一未來測試用于你為自己安排的重要任務上，看看它們在五年以后會帶來什么樣的不同。變化往往是顯著的。這點會幫助你對緊急任務說不，從而為那些真正重要的任務爭取到時間。

●再次明確標準：先付自己的

判斷事情到底重要與否的辦法我們已經反復強調過：看它是否與你、團隊或者組織的目標相契合。普通職員很可能只需要從任務是否與個人發展相關來判斷就可以，但對于高效能人士而言，你必須考慮到團隊、組織的目標。因此，在解決這一問題時，你需要明確“先付自己的”這一原則。

你需要認識到，如果你期望自我生活、管理水平有顯著的提升，那么，你就必須咬緊牙關，同時爭取多一些時間給自己與自己的團隊。這可能導致某些緊急任務被拖延一兩天，但在大多數情況下，那些當下緊急的事務從長遠來看并不重要。

所有人都可以等，這個世界并不會因為你沒有即時答復他人的電子郵件而崩潰，你的老板、同事、愛人、賬單……全部都可以等。

的確，讓他人等待可能會讓你付出一定的代價，他人會沖你發火，你會為自己晚付賬單而交些罰款，但事實上，幾乎所有的等待都會被原諒。你要知道，犯下這些小錯誤，遠比為了滿足每一個人而使自己變得越來越憤憤不平、總是在后悔要好得多。

●審視已標記為“重要”的任務

當你完成了任務標注以后，你需要重新審視一下那些已經被標記為“重要”的任務。因為其中必然有一些只不過是“顯得很重要”而已；同時，你也要再次審視一下那些被標記為“不重要”的任務，因為其中有一些真正重要的任務很可能因為你的疏忽而被視為“不重要”。

在你發現自己標注錯誤時，不要害怕修改——不管是任務排序還是其他工作，都不需要畏懼修改，在很多時候，唯有經過了修改，工作才能夠做得更出色。

依據上述原則，將重要的項目、任務劃分出來，再依據細分原則，將重要任務中的次要、簡單、重復性事項分解出來，安排其他人執行，自己便可以實現更合理的事項排序。