1．私企？公職？環境決定你的角色

蘇娜是一家大型合資企業的總經理秘書，每日除了陪伴老總參與各種大型的會議以外，她的工作簡直繁瑣到了極點——有時，她是老總的仆人，負責給老總端茶倒水；有時，她又是整個公司的二把手，負責將老總重要的指示落實到每一個部門中去。

蘇娜笑稱，自己的工作是“沒大沒小，沒完沒了”：“你看，我上管天文地理，下管雞毛蒜皮，大事我見過，小事每天也要處理，這份工作真是鍛煉了我在大事與小事之間的游刃能力。”

相比之下，林超的工作則顯得復雜很多：“自入職以來，我做得最多的事情就是根據領導的指示，研究國家的最新政策。”他直言，自己從基層秘書做到現在的機關內首席秘書并非輕而易舉，平日里猛練信息收集能力不說，寫作能力、接待溝通能力、調研能力簡直沒有一樣落下。

 

國內秘書從業者大都知道，私企秘書與機關公職秘書定位、職位需求各有其不同之處。私企秘書更多地沿襲了國際職業秘書組織的定義：“擁有熟練的辦公室工作能力，可主動負責、積極進取，可在授權范圍內做出正確決定的管理者助手。”

相比之下，機關公職秘書則更傾向于“輔政”功能：“其職能主要是向機關領導提供輔助性、事務性與信息性的服務。”它所強調的是全面輔助領導與為領導服務的職能。

私企秘書與公職秘書職業定位上的不同，完全源于其所在機構的職能背景不同。不過，隨著時代的發展，那些原來在私企秘書與公職秘書間不同的地方，經過客觀的職業性交流與交往，逐漸地出現了互相影響、互相融合的一面。兩類秘書在這種情況下，互相知曉職能上的差異性，同時清楚地了解雙方融合的切入點，將會成為秘書在自我職能上獲得提升的一種重要的動力來源。

四大差異，決定不同機構內的秘書職能

如果僅從職能定位的話，可以發現，秘書工作主要分為辦公事務輔助、管理協調輔助、參謀智能輔助三個不同的方面。這三個方面既有區別，同時又相互滲透，而其共同目的都是為了為直線上司的工作提供有效與有序的輔助與服務，以使上司的工作效率獲得提升。

鑒于私企與黨政機關所面對的群體、工作內容的不同，在這兩種不同的組織中工作的秘書，其職能也難免有所差異。理解這種差異，將會幫助你更好地在自己的崗位上做好秘書的本職工作。

·辦文上的差異

在秘書工作中，辦文主要是指文稿擬定、運行、整理與有效的保管和利用。

機關秘書的辦文工作往往體現出強烈的政策性。經機關秘書之手經辦的文書，通常在社會上更有影響力，一些重要的、政策性的大文件甚至會影響到整個社會。

相比之下，企業秘書的辦文工作則更多地涉及到企業的內部運作，其影響力只是在企業內部或者是部門中有效。辦文的內容多涉及到企業內部的管理，并不一定與政治掛鉤，因此，企業秘書在文書的寫作上，更多地體現為現實性與實用性。

這種差異也決定了兩種秘書的視角不同：機關秘書需要更多地關注國家政策變化，寫出與所在機構相符合的公文。企業秘書需要在日常輔助上司的過程中，多了解一些企業內部的發展變化，其關注重點也應放在市場大環境中本公司所在行業的變化發展上。唯一相同的地方，就是雙方都需要擁有敏銳的觀察能力和察覺變化的能力。

·辦事上的差異

秘書為上司操辦事務的范圍相當廣泛，大體上可以分為隨機事務、日常事務與授權事務三種。

◆機關秘書擁有更多的權力

機關秘書在辦事方面往往擁有更多實在的權力，不管辦理哪一種事務，在其負責的職權范圍內，所起的是主導與控制信息的作用，因此，機關秘書往往會面臨各種因權利而生的誘惑，意志不堅者便會衍生出腐敗問題。

比如，在處理授權性事務時，機關秘書往往能夠利用自己在信息方面的優勢，將信息當成資源，從利益相關方收取回報。再比如，機關秘書往往要對上司的來訪、電話、事務等進行截留，其完全可以根據自己的利益來決定到底誰可以與上司對話，從而不讓對自己不利者或者與自己相關的負面信息進入領導的視線。同時，機關秘書也完全可以利用這種方式截取信息，將有價值的信息攔截以后，告知利益相關方，甚至在中間起到協調與疏通的作用，將組織利益進一步轉化成個人利益。

◆企業秘書需要面臨更多的日常性事務

企業秘書在日常工作中，往往需要將大量的時間花費在處理日常性事務上，比如，整理上司的辦公室，保證上司辦公不受干擾，處理公務電話、收發文件、進行內外溝通、接待來賓等具體的工作。在辦事能力上，企業秘書更多地體現為分內工作的按時與按量完成。

通過對比可以發現，兩種秘書都需要實實在在的協調與辦事能力，但機關秘書在辦事上需要更多的自我道德約束力。

·參謀、輔助職能上的差別

自有此職業開始，秘書便被稱為是領導者身邊的參謀與助手，參謀、輔助職能一直是秘書職能范疇中的重要組成部分。而且，隨著社會的發展，越來越多的上司對秘書本人是否具有參謀、輔助能力開始重視起來。不過，這種參謀與輔助的職能多表現在機關秘書身上。

機關秘書在某種程度上所擔任的是領導顧問的角色，事業有成的機關領導身邊，無一例外都會有精于辦事、善于謀略的秘書人員。因其近身性，秘書與上司建立起了彼此信任的關系，再加上秘書工作需要進行多方面的溝通，并要接觸、處理大量的信息，因此，其看待問題的角度也遠比一般人更全面。同時，秘書往往還有某方面的專業技能，這些秘書便更能為上司決策提供有價值、多角度的參考性意見。

·管理、協調職能上的差別

現代管理學認為，內部環境的變化、人員認知上的差異、利益分配上的差異等多種問題，都有可能導致工作上出現失誤。為了減少失誤、避免內部矛盾，現代管理者對管理協調極為重視。秘書除了需要在其他方面表現出輔助功能以外，還需要在管理、協調上體現出其能力。

◆機關秘書需要同時面對內部、外部兩種矛盾

機關秘書所體現出來的輔助功能，主要體現在輔助上司對不同部門、地區進行協調性的管理，同時接待、協調不同社會群體之間的關系。

◆企業秘書需要更多地著重于上司時間安排上

企業秘書的管理協調輔助職能則主要體現在對上司的活動安排，以及隨機調整、處理矛盾等方面。企業管理過程中，為了使上司能夠更合理而高效地利用、分配時間，企業秘書承擔著對上司時間管理與規劃的責任。

同時，為了保證上司可以有充分的精力與時間去處理那些與決策相關的重要問題，企業秘書還需要對隨機發生的各種矛盾與沖突進行化解，從而保證企業各項工作能夠更有秩序地展開。

雖然企業秘書、機關秘書其所面臨的工作難點各有不同，但是，隨著社會發展，兩種秘書在職能上呈現出了融合的可能性。因此，立足于本職工作，了解非自我類型內的秘書是如何工作的，對于秘書個人的長期發展而言有著重要的意義。