撰寫工作簡報的技巧

簡報是一種比較常見的匯報方式，但它又是一種比較特殊的文體，它既不屬于公文里的上行文，不能用它向上級請示問題，又不屬于公文里的下行文，不能用它向下級發指示，可是它的使用卻極為廣泛。

簡報可以分為思想動態簡報、工作情況簡報和會議摘要簡報三大類。

簡報的格式猶如小報，也是由報頭、報核、報尾三部分組成。

1．報頭部分。

中心是“簡報名稱”，位置居中，用大號字體，有直接標作“簡報”的，也有標作“動態”“簡訊”“情況反映”“工作通訊”“內部參考”的。期數在標題的正下方，屬增刊的單獨編期，有的在標上“第×期”后還要注上刊出的總期數，下用一橫線隔開。

2．報核部分。

首先是標題，寫法與消息標題相似，要求簡括正文內容。然后是正文，正文前后無須再加收、發機關與發文日期，但在正文結束后要在右下角把供稿者括注出來，下面同樣用橫線隔開。

3．報尾部分。

在左端先注明發送范圍，一方面以此表明收文者，一方面作為機密程度的補充說明。在右端寫上共印份數備查。

成功的簡報要在一開始就能吸引住聽眾或讀者的注意力，并保持這種注意力，直至結束前都使他們保持熱情與關注。

1．在前言中強調利益。

每個人都關心自己的切身利益，如果你能使他們確信，你的簡報與此相關，那么就能自然地獲得他們對簡報內容的關注。

人們有過這樣的經驗：在自己發言時，突然有人站起來打斷說：“對不起，××先生，我們為什么要聽你的簡報呢？我們可以從中獲得什么呢？”消除這種可能性的方法，就是不要等別人去問這些問題，而是在簡報一開始的時候就先回答這些問題。

簡報內容給每個讀者的利益可能是一般性的，例如較高的盈利或較低的成本——在這份簡報中的多種提案可以幫助我們每年節約52000美元，并且增加我們的紅利。也可能是與讀者切身相關的事，例如“經濟危機下的裁員方案，將以下列幾種方式深深地影響我們每一個人”。

2．呈現線索和重點。

在簡報中每個段落的開始，可以用25個以內的字陳述這一段落所要表達的重點。例如“下一個要說的重點是……”，或是“簡報的第三個重點是……”這樣可以讓你的讀者或聽眾有個清楚的概念：這個簡報目前進行到哪里了。

3．使用例子、數字等確切的素材。

列出確切的論據、例子、統計數字、故事以及類似事物等任何可以支持論點的素材。在舉出論據之前，可以用這樣的句子開始：“讓我給你們幾個例子。”“這里有幾個統計數字，或許你會感興趣的。”

請比較下面兩段簡報文字：

“我們行業的主要競爭對手，都非常重視互聯網銷售渠道的開發，彌補了地面實體店面銷售的下滑。”

“我們行業的主要競爭對手A企業，重視互聯網銷售渠道的開發，在天貓商城、京東商城開設了自營旗艦店，年銷售額估計不少于5000萬元，這一數額可以彌補其實體店面銷售的下滑額。”

很明顯，第二段話，更有吸引力、說服力和可信度。

4．綜合和結論。

將你的主要論點再陳述一遍，這樣讀者、聽眾才知道你將確切的舉證轉化為一般性結論。你可以這樣總結你的論點：“我將綜合這些論點……”，或“結論是……”，用這樣的陳述應用于結尾。

5．引導和轉接。

用下面的句子將讀者或聽眾從一個主題引向下一個重點：“現在我們來討論下一個主題”，或是“讓我們接著……”。

6．以積極的方式結束簡報。

結語對簡報非常重要，要在簡報結束時建立積極的、建立團體精神的感受，可以考慮采取下面的方式：

（1）挑戰、困難與努力。告訴讀者你所提出的想法不是那么容易進行的，但無論如何請他們勇敢地接受這一挑戰。

（2）積極。盡可能表達出誠意與信心，表示自己愿意接受挑戰，然后預期可實現的成功。

（3）未來。談及將要來臨的時光，你甚至可以用“未來”這個詞預期更光明的日子。

（4）人稱代名詞。讓你的簡報更感性化。使用“我”——當你提到承諾或抱負時，告訴他們你的感受是什么。用“你”——當提及你的讀者時可以這樣用。更進一步，用“我們”表示你與他們是同一群體的，以此可以增進認同感。

（5）用上升的語氣結束簡報。讓你的簡報在上升的語氣中結束，而不是下降的語氣。比較下面兩種結語：

第一，讓我們期待一個更光明的未來，而且避免犯下過去所犯的錯誤。

第二，我們將避免過去所犯的錯誤，并且期待一個更光明的未來。

顯然，第二種結束方式更有鼓動性。因此，應該在積極氣氛中結束簡報，盡量避免下降語氣。