書面匯報的寫作要點

完成書面匯報，是一個寫作的過程。對于寫作中要把握的一些基本原則，國外專家總結了所謂的“ABC”原則：即準確（Accurate）、簡潔（Brief）、清晰（Clear）。

另外，也有專家總結了4C的寫作原則：即正確（Correct）、清晰（Clear）、完整（Complete）、簡潔（Concise）。

以下從書面匯報的角度，對4C原則做一簡單的分析。

1．正確（Correct）。

“正確”是寫作的首要原則，也就是說，寫出的匯報材料要真實可靠，觀點要正確無誤，語言要恰如其分。尤其是對匯報主旨的把握，在寫作前一定要下一番功夫，明了寫作的意圖，正確地表達想要匯報的信息，從而實現有效溝通。

文章的正確性還取決于表述上的準確性，而這又由諸多因素來決定。

（1）表述方式上，要符合文章樣式的需要，如敘述要用事實概括，說明要直接提出要求，界限明確，是非分明，議論要直接表明觀點。

（2）文字表達上，要概念明確，判斷恰當，推理合乎邏輯。如使用概念要明確其內涵和外延，使用簡縮語要堅持約定俗成的原則，判斷要性質明確、恰如其分，推理要符合事物內部的固有規律，避免牽強與武斷。

（3）文字書寫上要符合一定的標準，如由左及右橫排書寫，簡化字要符合規范，不隨便自造，使用數字要規范，正確使用標點符號。

（4）避免使用抽象詞語。如“一些職員臉上在項目前和項目后都顯現出高度不悅的表情”，這句話根本沒有表達出職員們的心態，讓人不知所云，應改為“一些職員在項目前和項目后都顯得不大高興”。

（5）避免邏輯結構混亂。如“我估計要下雨了，然而尚未見烏云聚集，所以我要帶把雨傘”。這句話邏輯結構混亂，不符合慣例，應改為“雖然烏云還未見聚集，但我估計要下雨，所以我要帶把雨傘”。

（6）正確使用數據和圖表等。正確地使用數據，包括數據本身、標點符號、數據的時間期限、數據的修正系數及方法、數據的對比等。

寫作“不正確”，是一個通病，表現在觀點不正確，邏輯混亂，或沒能用適當的語言文字來表達，有時候甚至連自己也不知道要表達什么，這都使得溝通變得很困難。

2．清晰（Clear）。

在正確表達的基礎上，應該力求清晰，清晰的文章能引起讀者的興趣，更能使讀者正確領會匯報的含義。要做到清晰，除了上面提到的選用符合文章內容的樣式之外，還應該注意文章的整體布置，包括標題、大小寫、字體、頁邊距等，尤其是要留下適當的空白，若是把所有的文字都擠在一起，則很難閱讀；如果是手寫，則不能太潦草，否則不僅影響讀者的閱讀，甚至還會影響到文章的正確性。

具體來說，要做到匯報材料清楚、明晰，應具體從以下幾個方面入手：

（1）語法正確、標點符號正確；

（2）格式符合慣例且遵循本公司固定模式；

（3）句子流暢、連貫，過渡自然，盡量使用短句、簡單句；

（4）充分考慮讀者理解能力，不能過于專業化；

（5）主題要集中，目的要明確；

（6）每段開始應有主題句，且每段只表達一個意思。

3．完整（Complete）。

寫作的一大優勢就是使我們有充分的時間思考問題，完整地表達想要表達的思想、觀點，完整地描述事實。“完整”是寫作的一個要則。在打電話或是當面交談時，常常會遺漏很多想要交流的事項，這是由這些溝通方式的特點決定的。在寫作時，為了完整地表述，應該反復檢查思考，不斷增補重要的事項。

4．簡潔（Concise）。

“簡潔”似乎與“完整”是一對矛盾，這其實是一個“度”的把握問題，“完整”是為了表達想要溝通的重要方面，但并不意味著要把所有的事實、觀點羅列紙上。可以通過排序的方法，把不太重要的事項刪除，也可以對每一字進行評估，把瑣碎的、沒有太大價值的文字精簡掉，使得匯報材料言簡意賅。

具體來說可以從以下幾個方面入手：

（1）避免贅詞：比如用“因為”而不用“由于某種原因”；用“一直”而不用“在所有的時間里”等；

（2）杜絕重復：比如用“經驗”而不用“實際的經驗”；用“事實”而不用“其實的事實”等；

（3）用常見詞語而不用短語：比如用“一些”而不用“一定數量的”；用“如果”而不用“依據是否”等。