會議成本的管控

開會通常需要耗費一定的成本，成本的計算公式為：

會議成本=會議工時成本+效益損失成本+會議直接成本

所謂“會議工時成本”是指將與會者的會議準備時間、到達會場需要的時間以及會議工作人員的時間等因素轉(zhuǎn)化為金錢成本。這個金錢成本主要由與會者和會議工作人員的平均工資構成。

所謂“效益損失成本”是指由與會者參加會議，離開原來的工作崗位而造成的生產(chǎn)、管理、市場反應的滯后等損失。舉例來說，在公司的周例會召開時，可能正好有潛在客戶打來電話，由于前臺或者秘書未能恰當?shù)靥幚砗茫斐蛇@項本可能成交的業(yè)務歸于失敗。這就屬于一種效益損失成本。

“會議直接成本”包括與會者到達會場的旅行費用以及會議期間的住宿、交通、會場的租金、相關文件資料等費用。一般來說，這些費用都比較直觀、清晰，也比較容易預估和統(tǒng)計。

在了解會議成本的構成之后，接下來要面對的是如何有效控制會議成本。這里可以根據(jù)優(yōu)化會議成本的三個構成因素，探討降低會議成本的方法。

“會議工時成本”涉及人員越多，占用人員的工作時間越多，無形當中在會議期間支付的薪酬就越多，工時成本就會越高。因此，行政部作為具體組織會議的部門，應該了解清楚會議需要哪些人參加、不需要哪些人參加，這樣有利于盡可能降低不必要的工時成本。

當然，參加會議的人員數(shù)量要控制合理，既不宜太多，又不宜太少，要根據(jù)實際需要來定。另外，會議組織者要控制會議按流程進行，掌握好時間，盡量不要推遲或延長會議；對每個與會者的發(fā)言時間應該酌情限定。為了確保會議做出的決定能夠予以實施，會議得出的決定和結論應該落實到部門或人，并嚴抓執(zhí)行，必要時安排會后跟蹤，以確保會議的決定和結論能夠有效實施。

關于“效益損失成本”，行政部在組織會議時，應該明確通知與會人員要交代好業(yè)務情況，從而確保與會人員在開會期間也不會影響正常的業(yè)務往來。同時，與會者要明確會議目的，做到事前準備充分，發(fā)言有的放矢，以積極、正面的心態(tài)面對會議，從而使得自己參加的會議有效果。

關于“會議直接成本”，對于公司內(nèi)部的會議，一般來說，由于基本不涉及場地租金、交通費等費用，因此產(chǎn)生的直接會議成本非常低；對于在公司外召開的會議，就要考慮租用場地、交通位置是否方便、住宿費用等問題，要在確保不影響會議規(guī)定質(zhì)量的前提下，盡可能降低不必要的會議成本。

總的來說，在企業(yè)的發(fā)展中，很多好的決策就源于會議。當然，會議不宜過多，要努力讓每一次會議都開得充實而有必要，并積極落實會議中形成的各項決策，即讓會議“接地氣”。這樣，不僅會議成本得到管控，而且從會議中獲得的效益能更好地促進企業(yè)的發(fā)展。