6

通過“發言筆記”培養成員對自己的信任

Oisix的每名員工都有一本寫滿了筆記的活頁本。從公司成立第三年起，我每半年會與公司員工進行一次個人面談，并在面談時記錄下對這個人的感受以及當時的交流情況。那時的員工數為20~30人，單靠記憶力我無法事無巨細地記下員工所有的事情。等到員工數達到150人左右，基本上就是記憶的極限了。如今我雖然不可能記錄所有員工的情況，但與公司領導層交談時基本都會記筆記。

這并不是一項困難的工作，只不過要花些時間和精力，也可能會占用休息時間。堅持長期記錄是一件需要毅力的事，但是我可以肯定地說，付出總會有回報，做與不做區別甚遠。

記錄供應商、客戶和下屬的情況，并不稀奇。我用心的地方在于，會在記錄他們言行的同時，記錄下自己當時說的話。下面我展示一下進行每半年一次的面談時，我記錄、使用的紀要，供大家參考。

a.第一次面談，記錄交談內容。不僅包括對方談及的內容，也包括自己所說的內容以及對面談者提出的要求。

b.面談結束后，總結通過問答環節所體現出來的面談者的性格、優點、問題。

c.半年后進行第二次面談之前，回顧第一次紀要，同時事先準備并起草這次面談想要詢問的問題和想要傳達的想法。對于上次對面談者提出的要求，與面談者的上司和人事負責人交流或者通過數據進行確認。如果在這半年中發現了問題，也可以記錄下來以便“在面談時交流”。另外，還需要確認上次他/她提出的要求和希望是否已得到滿足。

d.第二次面談時，詢問面談者對上次提出的要求目前執行得如何，并告知自己的看法。在滿足面談者要求的情況下，確認對方是否滿意；在沒能夠滿足面談者要求時，需要坦誠說明理由。

e.記錄進展情況、對方的談話內容、自己的發言、對面談者提出的新要求等一系列內容。

f.面談結束后，總結面談者成長與否，以及隨之而來的問題。

我通常一邊談話一邊記錄，對于在談話過程中無法完全記錄的部分會在結束過后花時間完成。

為什么要特意記錄自己說過的話呢？原因在于保持自己談話內容的連貫性。人（尤其是我）有時會在意氣之下說出一些話。在回看記錄時，我經常會因為忘記了自己說過的話而大吃一驚。

“半年前，我對他指出了這樣的問題，所以才會有這樣的對話，最后向他提出了這樣的要求。”如果跳過了上面的回顧記錄環節，就可能會出現下面這種前后不一的情況——第一次面談時提出“要注意細節”的要求，到了第二次面談時卻要求對方“要有全局意識，不拘小節”。實際情況可能是面談者在兩方面都有不足之處，只不過在當時管理者只注意到了其中的一點；或者隨著成員的成長，這次的問題相較半年前的問題發生了改變。

無論是哪種情況，如果不以明確上次談話內容為前提，都會讓成員陷入混亂之中，進而失去對領導的信任。一旦讓成員覺得“原來領導就是隨口一說”，那么之后不管領導多么認真地提出建議，成員都不會當真。

還有一種領導常常會犯的錯誤就是對成員提出要求之后就覺得萬事大吉，放任不管。但如果能夠認真地翻看之前的筆記，結合成員目前的表現，就會發現他“確實針對我上次提出的問題做出了努力”。

“半年之前，我曾經指出你工作的時候總是容易半途而廢，這次進步很大，下一步以這個為目標吧！”——如果下次面談的時候能夠說出這樣的話，不僅會讓成員覺得“領導還記得上次跟我談話的內容”，而且會讓成員對領導產生信任，他們會覺得“原來這半年領導一直在關注我的工作”。

領導與成員是一對一的關系。即使只管理100名員工，如果采取1對100的交流方式，也必然會遭遇滑鐵盧式的失敗。管理100名員工，需要100次一對一的交流。對于領導來說，這也許只是百分之一的談話，但對于成員來說卻是獨一無二的交流。

通過記錄還可以發掘成員潛在的才能，從而對其進行意想不到的配置，最終幫其走向成功。

雖然要完成對一個人的記錄需要花費不少時間，但是這項付出如果能夠影響成員半年的工作表現的話，性價比非常高。