第一章
高效的管理者：不僅僅是管理時間

根據美國心理學會的調查，70%的美國人反映，工作是他們生活壓力的一個重大來源。此外，與德國人相比，美國人平均每天工作多于8小時，但工作效率卻不及德國人。過去50多年里，心理學家主張人們為他們的日常活動制作日程表。令人吃驚的是，與1965年相比，人們每天可以自由支配的時間僅僅多了一個小時。我們看起來比以往更忙碌，但完成的工作量卻越來越少。

我們知道要確定優先工作項目，制作待辦事項清單，將大目標分割成小塊逐一完成。然而，許多人低估了撥出時間列工作計劃的重要性。雖然我們心里知道應該做什么，但有時很難擺脫固有的習慣。在培訓數百名企業主和經理人所獲得的經驗中，我們發現了三個導致生產率低下的原因：過度工作，同時處理多項事務，拖延。

過度工作。我們的一位客戶保羅是某數據服務公司的領導者，業務遍及全球。他的狀態不僅是工作過度，簡直已經到了筋疲力盡的地步。“我們在三大洲擁有17個分部，跨越了8個時區，這讓我簡直無法停止工作。”他郁悶地說。保羅的工作狀態并不是特例。

朝九晚五的工作時間已經被一天24小時、一周7天的連軸轉所取代。在一次對12名千禧一代（1984~1995年生人）的非正式調查中，瑪格麗特問：“9–5對你來說意味著什么？”最常見的答案是：“昨晚的球賽比分。”

對大多數人而言，每周工作40個小時已經成為歷史，這源于現代社會的兩個巨大變化：首先是經濟全球化，另外，科技的發展使我們每時每刻都能進入工作狀態。我們曾經認為東西海岸同時辦公很具挑戰性。在當今的全球化商業運作下，即便安排一次電話會議也可能難度很大。無論怎樣安排，總有人需要在午夜起床才能參加會議。

保羅描述了他一天的工作常態：“我命令自己在晚上7點以前離開辦公室，并且限制了自己在家里的工作量。這對我來說是一個巨大的轉變。以前我會從早上7點工作到晚上8點或9點，凌晨起床再繼續工作到早上5點。也就是說，我根本不能保持工作與生活之間的平衡。”

即使在家里工作，由于科技產品盡在手邊，你仍然可能過度工作。我們的客戶經常抱怨說，他們的郵箱被蜂擁而至的郵件塞滿，需要花費大量時間處理。我們的一位客戶艾莉領導著一個剛被收購的財務服務公司的整合小組。對她來說，每天工作11個小時是家常便飯，而且這11個小時僅僅是在辦公室里的時間。“我通常晚上6點下班，這樣可以及時趕回家與丈夫和孩子共進晚餐。然后洗碗，做家務，等孩子們都睡著了，我還要花好幾個小時處理郵件，處理完才能上床睡覺。日復一日。”

雅虎公司首席執行官瑪麗莎·梅耶爾曾經說過：“我處理起郵件來就像跑一場馬拉松比賽。有時我在周六或周日處理郵件，一處理就是10~14個小時之久。”梅耶爾說她一周要工作90個小時，每半年才有一個星期的休假。

同時處理多項事務。我們的客戶埃迪，一邊排隊買火雞三明治，一邊用手機瀏覽收件箱，收聽一封語音郵件。他心急火燎地沖回辦公室，收銀員對他喊道：“還沒找你錢呢！”等他到了辦公室，正巧趕上12點30分開始的電話會議，參加會議的還有他的上司和團隊其他成員。在電話會議上報到后，他按下靜音鍵，抽空處理了幾封郵件。在回復第三封郵件時他的手機鈴聲響了，是他的高爾夫球友發來的短信，正回短信時，又聽見上司叫他：“埃迪，你在嗎？”他趕緊回話：“我在。”“關于這個問題，你有什么好的解決辦法嗎？”上司問他。好的解決辦法？埃迪壓根兒不知道大家在談論些什么。

許多客戶告訴我們，他們實在太忙了，只能同時做幾件事，只有這樣才能完成這些任務。他們在開車的時候參加電話會議；在開會的時候上網搜索信息；一邊打電話，一邊回郵件。人們認為同時處理多項事務效率更高，這大錯特錯。我們將同時處理多項事務對工作效率最大的影響稱為“轉換成本”，當注意力從一件事轉移到另一件事，或者從一個焦點轉移到另一個焦點時，需要付出額外的精力。事實上，我們在不同任務之間轉換時，工作效率降低了40%。這意味著，在正常的8小時工作時間內，同時處理多項事務相當于浪費3個小時的工作時間。

2007年進行的一項研究表明，社交媒體會打亂人們的工作進程，降低工作效率和創新能力，每年造成的經濟損失達6 500億美元。據估計，僅回復郵件一項每年就會造成700億美元的損失。

設想一下，你在起草一份報告時，一封郵件彈出來。你當即回復郵件，然后繼續起草報告。接著，又收到一條短信，你又回了短信。研究表明，當你回復完郵件或短信再繼續寫時，將花費更長時間使注意力回到報告上。這就是轉換成本。

如果不在多個任務之間來回跳躍，我們通常會獲得更多靈感。例如，Monster.com的創始人杰夫·泰勒，就是在睡夢中想到去做一個在線求職網站的。他說，有些最好的戰略思想恰恰是在他無所事事的時候想到的，而不是在同時做許多事情的時候。我們培訓過的很多企業管理者告訴我們，他們是在一次慢跑或游泳后想到了解決棘手問題的辦法。

在不同任務之間轉換有一項隱形成本：破壞你的聲譽。還記得埃迪嗎？他后來告訴我們，他為沒能參與會議討論備感尷尬：“在我的上司和團隊其他成員看來，我像個傻瓜。而且我失去了一部分他們對我的信任和尊重，需要時間來挽回。”

拖延。高效不僅僅需要良好的時間管理方法。特蕾西是一家財務服務公司的主管，她很忙碌，奔波于全美各地，幫助公司外派部門執行新的產品組合任務。新年伊始，上司交給她一個項目：用有限的資金籌備第二階段的新產品展覽。現在第一季度就快過去了，該項目仍然沒有任何進展。特蕾西知道上司正在等著看她的籌備計劃，但她一直希望能運用她在第一階段獲得的經驗來使第二階段的工作變得完美。特蕾西是一個完美主義者。

完美主義是高效的敵人。如果你有拖延的習慣，你很可能是一個完美主義者。如果你傾向于延期處理一些任務或項目，原因很可能是你想“用正確的方式去做”。研究發現，完美主義通常是這三種思維模式造成的：期待自己獲得完美結果，期待別人獲得完美結果，或者認為別人期待自己獲得完美結果。

要做一名高效的領導者，你需要創造一種思維模式。你需要盡快執行任務，這樣才能在正常的下班時間離開辦公室。本章中，我們會向你展示四種經過檢驗的方法，它們能提高工作效率：“事先計劃”，而不是“直接去做”；誘導自己進入狀態；建立習慣，而非只是設定目標；如何事半功倍。