第1章 采購需要專業(yè)性嗎

1.采購需要專業(yè)性嗎

采購需要專業(yè)性嗎？很多人不認(rèn)為采購是一門專業(yè)，覺得采購就是花錢買東西，或者采購是個“肥差”。事實上，我們有很多例證可以說明，采購具有很強的專業(yè)性。我們先來看下面的圖表。

（1）采購金額占銷售金額的比例平均為54.3%（見圖1-1）。

（2）采購成本降低10%，資產(chǎn)收益率可以翻番（見圖1-2）。

（3）采購成本降低10%，利潤率可以翻倍（見表1-1）。

表1-1簡化模擬了一家公司的經(jīng)濟數(shù)據(jù)。我們可以看到，在原基礎(chǔ)上銷售額如果增加10億元，按照5%的利潤率，可以增加5000萬元利潤。但如果采購成本降低10%，也同樣可以省下5000萬元，相當(dāng)于利潤率翻倍。

由以上圖表可見，采購對公司經(jīng)營效率有非常大的影響。不專業(yè)行嗎？

每次講采購課程，宮老師都會回憶自己剛開始做采購的經(jīng)歷。宮老師之前曾在大型央企Y集團工作，擔(dān)任一家投資57億元新成立的下屬公司的采購部部長，時年30歲。按照Y集團的行政序列，宮老師當(dāng)時是處級干部，級別還是比較高的。這么年輕坐到這個位子，周圍議論的聲音很多，主要有兩個：一個聲音是，采購這個活兒誰都能干。這句話對當(dāng)時的宮老師刺激還是蠻大的。宮老師畢業(yè)于上海交通大學(xué)，學(xué)的是自動控制專業(yè)，是重點大學(xué)的重點專業(yè)，當(dāng)年以地方第一名的成績考入上海交通大學(xué)，而且當(dāng)時上海交大該專業(yè)在吉林省每年只招一名學(xué)生，結(jié)果被人家說自己干的活兒誰都能干，心里不服。另一個聲音是，采購是個“肥差”。這句話對當(dāng)時的宮老師刺激也很大。一個30歲做了處級干部的年輕人，心中是有抱負(fù)的。宮老師在Y集團是“二把手”的秘書，是有理想的。宮老師常在培訓(xùn)的時候開玩笑說，自己未來的目標(biāo)也是要“講話”的。不過后來“講話”沒講成，變成了講課。所以人家說采購是肥差，難道自己圖的是一個“肥”字嗎？聽到這兩種聲音，宮老師下了決心，一定要把這個活兒做得有模有樣。這個“有模有樣”，用今天的話來說，就是專業(yè)。

接下來宮老師再講兩個親身經(jīng)歷的故事，來說明采購專業(yè)化的重要性。

第一個故事，宮老師之前就職的一家集團，下面有多個子公司和事業(yè)部。站在集團的高度看，采購的權(quán)力分散在各個子公司；站在子公司的高度看，采購權(quán)力分散在子公司的各個部門。集團“一把手”和子公司總經(jīng)理都看不清楚各個子公司、各個部門采購是怎么做的。盡管逐一去看都能看到，但是沒有人為領(lǐng)導(dǎo)去匯總信息，采購怎么管理，都糊涂。當(dāng)時宮老師出任集團采購總監(jiān)，就搞“兩個集中”改革：把分散在各個部門的采購權(quán)限集中到子公司采購部；把分散在各個子公司的采購權(quán)限集中到集團總部。這樣就可以通過采購集中，打造專業(yè)化的采購團隊，由專業(yè)的人干專業(yè)的事，繼而高效降低采購成本。

這個過程相當(dāng)不容易。當(dāng)時集團規(guī)模最大事業(yè)部的設(shè)備部經(jīng)理J來找宮老師說：“宮總你為什么要搞集中采購？”宮老師說：“因為我們采購部專業(yè)啊。”他問：“怎么個專業(yè)法兒？”宮老師總不能說自己是自動控制畢業(yè)所以專業(yè)，于是就回答采購究竟哪里專業(yè)。宮老師說：“商務(wù)上專業(yè)。”他馬上問：“啥叫商務(wù)呢？”宮老師說：“比如談判。”J經(jīng)理說：“談判我也會啊，不就是找三家供應(yīng)商砍價——‘能不能便宜點？不便宜就不買你的’，這就是商務(wù)？專業(yè)？”見對方如此，宮老師決定祭出“術(shù)語”的法寶，如FOB、CIF……宮老師想，J經(jīng)理是搞設(shè)備的，可能不熟悉國際貿(mào)易，這些是國際貿(mào)易術(shù)語，還是英文，還是縮寫，應(yīng)該能嚇住他，讓他感受到專業(yè)性（偷笑）。沒想到J經(jīng)理說：“這些我也知道（笑）。”于是此番回合，宮老師雖然展示了一些專業(yè)術(shù)語，但沒能徹底說服J經(jīng)理，只是應(yīng)付一時，還需要更有力的例證。

很快例證就來了。有天宮老師在外地出差，J經(jīng)理打電話，說有個合同需要宮老師簽字。細(xì)問什么情況，原來是設(shè)備部需要買臺設(shè)備，供應(yīng)商也選好了，價格也談定了，合同也擬好了，J經(jīng)理也簽字了，到了財務(wù)準(zhǔn)備付款了，財務(wù)說現(xiàn)在搞“兩個集中”，這個合同必須采購總監(jiān)簽字。宮老師說那就等回去吧；J經(jīng)理說不行，合同很急——做采購的經(jīng)常碰到這種事情，待批的合同上面寫好大一個字“急”，而且特別喜歡在周五的下午報合同簽批。宮老師心想：“哪有這么急啊，這套我都懂的。”那么可不可以和J經(jīng)理說“等我回去再簽”？不是不能說，因為宮老師是總監(jiān)，他是經(jīng)理，可以用職級壓他。但轉(zhuǎn)念一想，如果宮老師說：“急什么急，等我回去再說！”那就落下把柄了。以后只要有人問J經(jīng)理，他就可以推脫責(zé)任說“我不知道”“我找宮總簽字，他不在啊”“宮總啥時候回來？不知道！”…… 他來幾個“不知道”，責(zé)任就都推到宮老師這里了。這時電話里J經(jīng)理說：“要不這樣，等你回來之后再補簽字吧。”但宮老師不想那么做，那樣就成了“溥儀”了。很多公司的采購都落入這種境地，使用部門把供應(yīng)商找好了，價格談好了，找采購簽字辦手續(xù)，采購成了失聰者的耳朵——擺設(shè)。

于是當(dāng)天宮老師開車三個半小時從外地回到上海。見到J經(jīng)理，他說供應(yīng)商都找好了，A、B和C三家；價格也談好了，分別是128萬元、120萬元和115萬元。宮老師說：“價格還能再降嗎？”他說不可能再降了；宮老師說：“如果我出面呢？”他說那也降不了多少，最多降一兩萬元。這種情況下宮老師要不要去談呢？如果不去談，J經(jīng)理就有充分的理由說，“采購有什么用！我在公司等了三個半小時，結(jié)果他回來問了我5分鐘，最后在合同上寫兩大字兒——‘同意’”。所以，此時宮老師必須去談，有兩個目的：一是談價格，哪怕只降下來一兩萬也是為公司做貢獻(xiàn)；二是證明采購的專業(yè)性，進而“宣誓主權(quán)”。過去沒有搞過集中采購，采購的專業(yè)性和價值沒有充分體現(xiàn)，宮老師必須抓住這個機會讓其他部門信服——采購應(yīng)由采購部負(fù)責(zé)。

后來每家供應(yīng)商都去談了，大家猜猜結(jié)果怎么樣？不到半個小時，價格降了20萬元！這件事情充分證明，采購人員要在談判方面具有更好的專業(yè)性。J經(jīng)理從此不再質(zhì)疑集中采購。

另一個故事發(fā)生在宮老師在另外一家公司工作期間，生產(chǎn)副總要買3500套工作服。這本不是什么大事，又不是買航天服，就是普通的工作服，沒什么特殊要求。生產(chǎn)副總按照過去的常規(guī)做法，選了幾家供應(yīng)商，篩選后留下A和B兩家，比價后選擇低價者A。這本來沒什么問題，但沒想到，供應(yīng)商B把生產(chǎn)副總舉報了。為什么這個看似正常的采購卻遭到舉報呢？供應(yīng)商B的舉報信是這么寫的：“我們也不知道那位副總和供應(yīng)商A是什么關(guān)系，反正我們不會有這種關(guān)系；我們是正經(jīng)的生意人……”有人說這是污蔑造謠啊，但舉報信的措辭看上去沒什么漏洞。不過人都是有想象力的，老板拿到這封舉報信后說：“我們也不知道那位副總和供應(yīng)商A是什么關(guān)系。”那生產(chǎn)副總和供應(yīng)商A一定有某種特殊關(guān)系；“我們是正經(jīng)的生意人。”那供應(yīng)商A一定不正經(jīng)，痛心疾首啊……不單老板習(xí)慣“寧可信其有”，幾乎所有人聽到采購被舉報，通常都會寧可信其有。人心就是這樣。

于是舉報信被轉(zhuǎn)給了人力資源總監(jiān)，人力資源總監(jiān)看了以后說，看來本地人也不一定可靠啊。這句話是什么意思呢？公司內(nèi)部都是有派系的，生產(chǎn)副總是和老板一起創(chuàng)業(yè)的本地人，這批人認(rèn)為只有本地人才可靠、最忠誠，后面進來的職業(yè)經(jīng)理人都不忠誠、總愛跳槽，兩派暗中對峙。而人力資源總監(jiān)是后面進來的職業(yè)經(jīng)理人，于是這件事又被繼續(xù)發(fā)酵膨脹，最后弄到滿城風(fēng)雨。嚴(yán)格追究起來，生產(chǎn)副總在具體采購操作流程上有點小失誤，讓供應(yīng)商B感到不公平，不平則鳴，憤而舉報。這一舉報，本來這次采購沒什么大問題，但是經(jīng)各方想象放大，釀成這么嚴(yán)重的后果。

在宮老師看來，那些失誤都是可以避免的。宮老師做了20多年采購，怎么就沒出事兒呢？怎么就沒被舉報呢？還是因為專業(yè)。第二個故事說明采購操作流程是有專業(yè)性的，不專業(yè)就容易出問題。

上面兩個故事宮老師印象一直很深刻。當(dāng)時宮老師想在公司推行采購集中，通過業(yè)務(wù)集中打造專業(yè)的采購團隊。而反對者都認(rèn)為采購不是專業(yè)，老板心中不斷地?fù)u擺。于是宮老師把碰到的情況提煉了一下，給老板寫了封郵件，標(biāo)題是“兩個故事折射專業(yè)采購的重要性”，就是上面大家讀到的內(nèi)容，最終說服了老板。