第1章 采購需要專業性嗎

1.采購需要專業性嗎

采購需要專業性嗎？很多人不認為采購是一門專業，覺得采購就是花錢買東西，或者采購是個“肥差”。事實上，我們有很多例證可以說明，采購具有很強的專業性。我們先來看下面的圖表。

（1）采購金額占銷售金額的比例平均為54.3%（見圖1-1）。

（2）采購成本降低10%，資產收益率可以翻番（見圖1-2）。

（3）采購成本降低10%，利潤率可以翻倍（見表1-1）。

表1-1簡化模擬了一家公司的經濟數據。我們可以看到，在原基礎上銷售額如果增加10億元，按照5%的利潤率，可以增加5000萬元利潤。但如果采購成本降低10%，也同樣可以省下5000萬元，相當于利潤率翻倍。

由以上圖表可見，采購對公司經營效率有非常大的影響。不專業行嗎？

每次講采購課程，宮老師都會回憶自己剛開始做采購的經歷。宮老師之前曾在大型央企Y集團工作，擔任一家投資57億元新成立的下屬公司的采購部部長，時年30歲。按照Y集團的行政序列，宮老師當時是處級干部，級別還是比較高的。這么年輕坐到這個位子，周圍議論的聲音很多，主要有兩個：一個聲音是，采購這個活兒誰都能干。這句話對當時的宮老師刺激還是蠻大的。宮老師畢業于上海交通大學，學的是自動控制專業，是重點大學的重點專業，當年以地方第一名的成績考入上海交通大學，而且當時上海交大該專業在吉林省每年只招一名學生，結果被人家說自己干的活兒誰都能干，心里不服。另一個聲音是，采購是個“肥差”。這句話對當時的宮老師刺激也很大。一個30歲做了處級干部的年輕人，心中是有抱負的。宮老師在Y集團是“二把手”的秘書，是有理想的。宮老師常在培訓的時候開玩笑說，自己未來的目標也是要“講話”的。不過后來“講話”沒講成，變成了講課。所以人家說采購是肥差，難道自己圖的是一個“肥”字嗎？聽到這兩種聲音，宮老師下了決心，一定要把這個活兒做得有模有樣。這個“有模有樣”，用今天的話來說，就是專業。

接下來宮老師再講兩個親身經歷的故事，來說明采購專業化的重要性。

第一個故事，宮老師之前就職的一家集團，下面有多個子公司和事業部。站在集團的高度看，采購的權力分散在各個子公司；站在子公司的高度看，采購權力分散在子公司的各個部門。集團“一把手”和子公司總經理都看不清楚各個子公司、各個部門采購是怎么做的。盡管逐一去看都能看到，但是沒有人為領導去匯總信息，采購怎么管理，都糊涂。當時宮老師出任集團采購總監，就搞“兩個集中”改革：把分散在各個部門的采購權限集中到子公司采購部；把分散在各個子公司的采購權限集中到集團總部。這樣就可以通過采購集中，打造專業化的采購團隊，由專業的人干專業的事，繼而高效降低采購成本。

這個過程相當不容易。當時集團規模最大事業部的設備部經理J來找宮老師說：“宮總你為什么要搞集中采購？”宮老師說：“因為我們采購部專業啊。”他問：“怎么個專業法兒？”宮老師總不能說自己是自動控制畢業所以專業，于是就回答采購究竟哪里專業。宮老師說：“商務上專業?！彼R上問：“啥叫商務呢？”宮老師說：“比如談判?！盝經理說：“談判我也會啊，不就是找三家供應商砍價——‘能不能便宜點？不便宜就不買你的’，這就是商務？專業？”見對方如此，宮老師決定祭出“術語”的法寶，如FOB、CIF……宮老師想，J經理是搞設備的，可能不熟悉國際貿易，這些是國際貿易術語，還是英文，還是縮寫，應該能嚇住他，讓他感受到專業性（偷笑）。沒想到J經理說：“這些我也知道（笑）?！庇谑谴朔睾?，宮老師雖然展示了一些專業術語，但沒能徹底說服J經理，只是應付一時，還需要更有力的例證。

很快例證就來了。有天宮老師在外地出差，J經理打電話，說有個合同需要宮老師簽字。細問什么情況，原來是設備部需要買臺設備，供應商也選好了，價格也談定了，合同也擬好了，J經理也簽字了，到了財務準備付款了，財務說現在搞“兩個集中”，這個合同必須采購總監簽字。宮老師說那就等回去吧；J經理說不行，合同很急——做采購的經常碰到這種事情，待批的合同上面寫好大一個字“急”，而且特別喜歡在周五的下午報合同簽批。宮老師心想：“哪有這么急啊，這套我都懂的?！蹦敲纯刹豢梢院蚃經理說“等我回去再簽”？不是不能說，因為宮老師是總監，他是經理，可以用職級壓他。但轉念一想，如果宮老師說：“急什么急，等我回去再說！”那就落下把柄了。以后只要有人問J經理，他就可以推脫責任說“我不知道”“我找宮總簽字，他不在啊”“宮總啥時候回來？不知道！”…… 他來幾個“不知道”，責任就都推到宮老師這里了。這時電話里J經理說：“要不這樣，等你回來之后再補簽字吧?！钡珜m老師不想那么做，那樣就成了“溥儀”了。很多公司的采購都落入這種境地，使用部門把供應商找好了，價格談好了，找采購簽字辦手續，采購成了失聰者的耳朵——擺設。

于是當天宮老師開車三個半小時從外地回到上海。見到J經理，他說供應商都找好了，A、B和C三家；價格也談好了，分別是128萬元、120萬元和115萬元。宮老師說：“價格還能再降嗎？”他說不可能再降了；宮老師說：“如果我出面呢？”他說那也降不了多少，最多降一兩萬元。這種情況下宮老師要不要去談呢？如果不去談，J經理就有充分的理由說，“采購有什么用！我在公司等了三個半小時，結果他回來問了我5分鐘，最后在合同上寫兩大字兒——‘同意’”。所以，此時宮老師必須去談，有兩個目的：一是談價格，哪怕只降下來一兩萬也是為公司做貢獻；二是證明采購的專業性，進而“宣誓主權”。過去沒有搞過集中采購，采購的專業性和價值沒有充分體現，宮老師必須抓住這個機會讓其他部門信服——采購應由采購部負責。

后來每家供應商都去談了，大家猜猜結果怎么樣？不到半個小時，價格降了20萬元！這件事情充分證明，采購人員要在談判方面具有更好的專業性。J經理從此不再質疑集中采購。

另一個故事發生在宮老師在另外一家公司工作期間，生產副總要買3500套工作服。這本不是什么大事，又不是買航天服，就是普通的工作服，沒什么特殊要求。生產副總按照過去的常規做法，選了幾家供應商，篩選后留下A和B兩家，比價后選擇低價者A。這本來沒什么問題，但沒想到，供應商B把生產副總舉報了。為什么這個看似正常的采購卻遭到舉報呢？供應商B的舉報信是這么寫的：“我們也不知道那位副總和供應商A是什么關系，反正我們不會有這種關系；我們是正經的生意人……”有人說這是污蔑造謠啊，但舉報信的措辭看上去沒什么漏洞。不過人都是有想象力的，老板拿到這封舉報信后說：“我們也不知道那位副總和供應商A是什么關系?！蹦巧a副總和供應商A一定有某種特殊關系；“我們是正經的生意人?！蹦枪藺一定不正經，痛心疾首啊……不單老板習慣“寧可信其有”，幾乎所有人聽到采購被舉報，通常都會寧可信其有。人心就是這樣。

于是舉報信被轉給了人力資源總監，人力資源總監看了以后說，看來本地人也不一定可靠啊。這句話是什么意思呢？公司內部都是有派系的，生產副總是和老板一起創業的本地人，這批人認為只有本地人才可靠、最忠誠，后面進來的職業經理人都不忠誠、總愛跳槽，兩派暗中對峙。而人力資源總監是后面進來的職業經理人，于是這件事又被繼續發酵膨脹，最后弄到滿城風雨。嚴格追究起來，生產副總在具體采購操作流程上有點小失誤，讓供應商B感到不公平，不平則鳴，憤而舉報。這一舉報，本來這次采購沒什么大問題，但是經各方想象放大，釀成這么嚴重的后果。

在宮老師看來，那些失誤都是可以避免的。宮老師做了20多年采購，怎么就沒出事兒呢？怎么就沒被舉報呢？還是因為專業。第二個故事說明采購操作流程是有專業性的，不專業就容易出問題。

上面兩個故事宮老師印象一直很深刻。當時宮老師想在公司推行采購集中，通過業務集中打造專業的采購團隊。而反對者都認為采購不是專業，老板心中不斷地搖擺。于是宮老師把碰到的情況提煉了一下，給老板寫了封郵件，標題是“兩個故事折射專業采購的重要性”，就是上面大家讀到的內容，最終說服了老板。