15.采購分工是“一條龍”好，還是“分段式”好

宮老師剛到上海時，所負責采購部門的分工是這樣的：采購員按物資品類進行分工，每個采購員負責若干品類，從接受采購申請開始，詢價比價、走審批流程、發訂單、收貨、付款申請、處理發票和供應商對賬等一系列環節，從頭到尾都是同一個人完成，這叫“一條龍”。

另一種分工方法是“分段式”的，采購程序簡單來說可以分成四段：

● 尋源；

● 供應商評審；

● 訂單處理；

● 入庫質量控制。

如果按這四個階段進行分工，每一段由專人負責，就叫“分段式”。那么問題來了，哪種分工方式更好？這要根據企業的具體情況而定。

如果企業采用項目化運作方式，那么“一條龍”分工更好些，效率更高，使用部門只要找到一個采購員就行了；如果是采用批量生產方式的企業，那么“分段式”分工更好些，能充分利用專業性。尋源這個工種要很熟悉供應市場，有很強的談判能力、合同管理能力等；供應商質量工程師（SQE）的核心能力是對供應商進行評審，對供應商能力進行提升等；負責訂單處理的人，要熟悉供應鏈管理，根據銷售預測和生產預測形成采購預測、庫存控制、交貨期控制等。

宮老師當時所在企業是介于項目化運作和批量生產之間。剛開始采購用“一條龍”方式，后來覺得不合適，部分改成分段式。比如付款是財務在操作，但“一條龍”模式下，財務要面對很多亂七八糟的賬，很不愿意管。當時很多采購項目很急，采購員和供應商價格還沒有談定，就開始供貨了。價格沒有確定，財務就沒辦法入賬，或者用個“暫估價格”。財務就很不愿意管這樣的賬，說你們采購啥時候梳理清楚了再來申請付款。我們當時就在車間里找了個女孩到采購部來，所有采購員都去找她報賬。等賬都梳理清楚了，就把這個女孩的編制轉給財務，財務也愿意接收。

采購的分工還有這樣一個問題：每個采購管多少供應商，是按照供應商的數量，還是按照采購金額來劃分？宮老師之前工作的企業，有一個采購員管5個供應商，另一個采購員管80個供應商，但管5個供應商的采購員所管采購金額比管80個的還高。這里面有個工作量評估的問題，還要考慮具體采購員的專業度。前面說到管80個供應商的是個剛畢業的女生，采購不專業，但電腦操作很熟；管5個供應商的是個老采購員，業務很熟，但電腦不怎么會用。這樣管80個供應商的女生很輕松，管5個供應商的老采購也很輕松。但如果讓兩人交換一下工作，讓年輕女孩去管那5個供應商，她管不了，因為她對產品不熟，老采購員也吃不消，因為電腦不會用。

這里還要提一下，戰略性采購人員的時間分配問題。采購人員的時間應該更多地分配到戰略性工作上。如果做一個調研會發現，采購人員花在戰略性工作上的時間很少，但是這部分工作的實際貢獻很大；花在行政事務性工作上的時間很長，但創造的價值很少（見圖1-3）。所以采購部領導要有意識地指導采購人員設法調整花在這兩種工作上的比例，采購人員自身也要運用時間管理提高自己的工作效率，提高單位工作時間產出的價值。

學霸推薦

關于時間管理，在這里推薦三本書。第一本是阿蘭·拉金的《如何掌控自己的時間和生活》，該書的核心內容是：確立生活中最重要的事，把這些事列為最高優先級，給它們分配最多的時間。第二本是戴維·艾倫的《搞定1：無壓工作的藝術》，該書偏向于建立自己的時間管理系統：我們的大腦有一個特點，只要一件事情還沒做完，這件事就會一直盤旋在大腦里，讓人不堪重負，該書教你如何將大腦解放出來，一步步做完要做的事。第三本是諾特伯格的《番茄工作法圖解：簡單易行的時間管理方法》，該書的內容極其簡單，但又極其實用，要點是把工作時間切割成一個個的番茄時鐘，用計時器來提醒，每個番茄時鐘大約25分鐘，工作時不能分心去干別的，每工作一個番茄時鐘休息5分鐘，看起來很簡單，操作起來卻不容易，如果一天能工作8個番茄時鐘，你會發現成果讓你自己都吃驚。