處在組織結構或領導層次的中間位置,決定了中層領導不僅是管理者和領導者,同時也是被管理者和被領導者。要做一個出色的中層領導,就必須同時扮演好這四種角色,在提高執政能力和領導能力的同時,與上下共同建立并維持良好的互動關系。
這種特殊的身份特征,要求中層領導者必須了解上情和下情,及時地進行上情下達與下情上報,做好上級領導與下屬群眾之間的橋梁和紐帶,充分發揮其承上啟下的中堅作用。
1.1把握“下情”,吃準“上情”
作為一名中層領導,無論是貫徹落實上級領導的指示精神,還是檢查指導下層的工作,或者向上級領導匯報,都要從實際出發,把“上情”與“下情”有機結合起來,尋求創造性工作的規律和方法。
1.1.1按照“上情”理順“下情”
所謂“上情”,就是通常所說的“上頭精神”,也包含領導精神。
所謂“下情”,是指本地區、本部門、本單位的客觀實際情況,其中人員素質、群眾情緒等具體狀況,都包括在內。只有把上情和下情結合起來,才能在工作上融匯貫通,應對自如。但是這并不是說只要吃透上情、掌握下情,就可以做好應做的工作了,比如有的中層領導對上情和下情都很熟悉,但工作卻起色不大,其中一個重要原因就是上情與下情結合得不好。從某種意義上說,結合也是一種創造。要做到上情下情有機結合,應從以下幾點入手:
普遍的東西具體化
上級的精神是管全局、管方向的,具有普遍的指導意義。但各單位各部門情況千差萬別,執行起來不可能是一個步伐、一套模式。對那些有明確要求的、普遍適用的政策,應研究貫徹實施具體辦法,認真組織落實;對那些只提供了政策思想和一般原則的,就要從本地實際出發,做出切實可行的具體規定和細則。另外,在工作安排上,也要根據各自情況,允許進度有急有緩,順序有先有后,不要搞一刀切,跟著別的單位跑,跟著別的部門跑。這就要求把原則的東西、普遍的東西具體化,也就是說,究竟到我們這個地方、這個部門應當怎樣辦,要拿出切實可行的具體意見來,而不能照抄照轉,上下一般粗。這就必須處理好上級政策的普遍適用性與本單位實際情況的差異性的關系。如果只強調前者而忽視后者,就會把上級政策變成生搬硬套的教條;如果只強調后者而否定前者,就忽視了上級政策的普遍指導作用,工作就容易脫離正確的軌道。
一般的東西典型化
一般地執行上級指示,只能帶來工作的一般化。而如果樣樣工作都一般化,就談不上什么創造性,事業就難以取得突破性的進展。要想克服工作上的一般化,就必須把上級的方針政策形象化、典型化。多抓些典型事情,這樣,認識提高了,思路開闊了,更多更好的經驗和模式就會層出不窮,工作也就有了自己的特色,而不至于停留在一般的傳達貫徹水平上。
理論的東西實踐化
把上情下情有機的結合,也是理論與實踐的有機結合,因為,上面的政策由于是針對全局而言的,原則的東西多一些,所以理論色彩也就濃一些。從事實際工作的中層領導要想把這些精神落到實處,就必須善于把上級的理論變成活生生的實踐。這就要求中層領導者要認真研究具體問題,使上級領導的精神及時在下級實踐開來。要做好“上情”與“下情”的有機結合,必須對“上情”和“下情”做到心中有數,胸有成竹,這樣,才便于中層領導更好地開展工作。
1.1.2顧上和顧下都很重要
得人心者多助,失人心者寡助。中層領導應把顧上與顧下結合起來,才能做到真正的得心應手和卓有成效地開展工作。
中層領導要想同上級領導和諧相處,成為上級領導的“心腹”和“紅人”,必須“直遷相濟”把“顧上”與“顧下”結合起來。顧下不顧上,是與上級領導相處的一大忌諱;只顧上,不顧下,也同樣會給自己的工作帶來很大麻煩。
顧上不顧下,容易失去人心
群眾最痛恨那種對上級笑臉相迎、曲意巴結,對下級冷若冰霜、不聞不問的中層領導。那樣做即使取悅了上級領導,也只能是暫時的。但對下卻失去了人心,這對中層領導來說則意味著:
(1)不可能從下級那里了解到確實的情況,不會得到他們更多的支持和保護。
(2)上級領導不會從群眾那里聽到對中層的贊揚聲。最終,他也不會重用名聲敗壞,口碑低下的人作為心腹。
中層領導失去了群眾,失去了人心,就像莊稼沒有水,會逐漸枯萎,失去了其應有的價值。
顧上不顧下,難于開展工作
中層領導做工作必須依靠眾人之力,和下屬打成一片,團結一心,方可干成一些大事。而失去人心,與下屬離心離德,誰還會為你趟泥水呢?到后來甚至連基本工作都做不好了。因為如果一位中層領導只顧把心思放在看上級眼色行事上,勢必會忽略下級的感受,對他們的疾苦冷暖關心不夠,這種人是很難受到群眾擁護的。有的中層領導采取壓制、損害下級利益的辦法來取悅上級領導,這樣做的結果只能是招致怨恨。沒有工作實績的中層領導,頂多只會被上級領導在某些時候加以利用,但絕對不會長期予以重用的。
顧上不顧下,難以博得上級的信任
無論什么樣的用人標準,其實質都是一樣的,即能夠替領導做好工作,又能替領導分憂。因而,領導一般都喜歡任用群眾基礎比較好、威信高的人作為自己的助手。因為領導清楚,有人支持才能擔當大任,做好事業。用一個在群眾中聲名不佳者作為心腹,不但不能替自己分優,還會影響領導自身的聲望,對他來說,就是得不償失的。
中層領導在群眾中聲譽不好,還會影響上級領導對他的信任。因為畢竟領導是不會“偏聽偏信”一人之言的,在他與群眾接觸的過程中,肯定會了解到許多于他不利的看法,這些看法,會直接影響上級領導對中層領導的道德評價。因此,聰明的中層領導總是非常重視收買人心,打好自己的群眾基礎,既做到不忽視領導的權威,也不忽視群眾的選票。
對于中層領導來說顧上是求進之道,而顧下則兼具求進與保身兩種功能。中層領導注意顧下,可以助自己事業有成,獲得上級的賞識,而一旦事有不順,上級一時疏遠自己,也可以憑借良好的群眾關系,韜光養晦,以圖東山再起,不致于四面楚歌。所以聰明的中層領導都很注意把上得歡心下得民心結合起來,從而使自己長年立于不敗之地。
1.2與上級交流思想的準則
作為一名中層領導,你必須明確上級對你工作的指導作用,必須經常和上級保持“熱線”聯系,及時地就某些事件做出溝通和交流,這樣才能便于你更多地把握上面的情況和及時準確地理解上級領導指示精神的實質或意圖。
1.2.1與上級交流要小心謹慎
身為中層領導的你應該如何與上級領導進行更為有效的思想交流呢?如果你能按照以下十個建議行事的話,你的交流效果就一定會大大提高:
(1)隨時讓領導了解情況,特別是在事情剛露出苗頭的時候。
(2)切忌越級上報。有意或無意繞過你的直接領導是觸犯你的直接領導的大忌,現代管理要求下級對上級逐級負責,多頭管理和越級管理在現代管理中已被時代所淘汰。
(3)切忌報喜不報優。報喜是應該的,報憂更是必需的,發現問題苗頭,就應火速呈報,以免造成的損失或負作用過大,應把不利因素消滅在萌芽狀態。
(4)發生十萬火急的事情,應盡快約定時間和領導碰頭,事后呈報重大事情,你的上級領導是不會愿意承擔重大責任的。
(5)提出自己的觀點、建議或意見時,要簡明扼要,不應該長篇大論、不著邊際。
(6)提供重大情況、匯報重大消息時,最好有書面材料,必要時還應附上支持的證據。
(7)提出問題的時候,應同時拿出自己的解決方案,不要只提問題而不管問題如何解決。
(8)與上級領導意見相左時,應遵循下級服從上級的原則,先認同上級領導的觀點,再尋機表達自己的不同意見,誠懇地請教上級領導,達到上下級觀念一致。
(9)與領導意見相同時,應將功勞歸于上級的英明領導,切忌爭功或邀功請賞。
(10)如果你對自己的建議或決策有相當的把握時,不妨表現出信心十足的模樣,挺直胸膛,否則應虛心地向別人請教,尤其是向上級領導請教。
1.2.2注意傳遞上級關注的信息
中層領導應善于理解上級領導的意圖,做到同步思維,并及時準確地向他傳遞相關的信息和資料。
真實、準確而又充分的信息是上級領導進行決策的基礎和前提條件。歷代統治者,都十分注重拓展自己的情報來源,及時掌握事態的發展和變化,防止被別有用心者操縱視聽,堵塞耳目。在現代條件下,面對瞬息萬變的社會發展形勢,上級領導就更需要及時掌握大量的信息,特別是那些與自己關注的決策問題密切相關的信息,這些信息往往關系著這些領導決策的成敗,甚至有時是事業的成敗。無疑,那些能夠為他提供感興趣的相關信息的人就會受到重視。
領導所感興趣或關注的問題,有時是很明顯的,即領導往往會把這一問題明確提出來,交由下屬去辦理。如果這時你尚不清楚領導的意圖,就說明你在思維上已比領導晚了一步,在行動上也比較被動。因此,中層領導應時刻關注上級領導所面對的各種問題,并給上級領導提供更多的有用信息。
只要你心細,注意觀察和體會,就不難發現領導正在關注的問題。你可以通過下面幾個方面加以分析,這些方面包括:領導在正式場合中的講話,對哪些問題作出了強調,程序怎樣;領導在私下談話里對哪些問題發表過看法,褒貶如何;領導在文件批文中作過哪些刪節、改動和批示;領導最近喜歡閱讀哪些方面的書籍報刊、對哪些部門的活動比較留意……一位上級在與下屬的交談中先后提出“盯著問題抓落實,撲下身子干實事”,“不斷揭短亮丑,狠抓薄弱環節”等幾個觀點,于是某位中層領導便有意識地搜集了有關這方面的政府領導的講話以及在這方面比較典型的案例素材,匯編成冊,提供給領導參閱。同時,他還順著領導的思路,廣泛征求各方意見,然后從端正態度抓落實的指導思想、研究抓落實的工作方法等幾個方面起草了一篇文章,系統地論證了領導的觀點。這篇文章經領導修改后發表了,得到了各方面的好評。領導對這位中層領導的工作非常滿意,覺得他能與自己同步思維,很好地幫助自己解決問題,因而對這位中層領導更加器重了。
還有些問題,是上級某一時期的工作重心。作為下屬,中層也應該學會隨著領導注意力的轉移而轉移。例如,上級所負責的區域內發生了水災,該地區的各級黨委政府必然對抗洪救災情況、造成的損失、人畜傷亡、目前的吃住狀況、未來幾天內的天氣情況等方面的信息和資料更感興趣。作為負責某一方面工作的中層領導,如能及時將這些情況提供給領導,自然會令領導更加看重和欣賞。如果下屬不能體察領導憂心如焚的心態,信息收集不足,勢必會影響工作大局,也會在上級心中留下工作不力的印象,這樣,自然是難以獲得領導的信任與褒獎的。
另外,在向上級領導提供信息的時候,還應注意本著實事求是、有利工作的原則,多向上級領導提一點不同意見,以供領導參考。中層領導要既給上級講“好消息”,也給領導說“壞消息”,才便于領導全面掌握情況,正確決策。這是中層領導發揮自己參謀、輔助職能的一個重要方面,同時,也是對領導的一種關心和愛護,是對上級忠心耿耿的表現,有水平的上級會領會到下屬的這種良苦用心,從正反兩面的意見中總結出正確的結論來。
因為,只有全面的情況才會有利于正確決策,這是對領導的一種真正幫助。所以我們說,中層領導與上級領導建立良好的關系,博得上級的賞識,一定要做到:想領導之所想,急領導之所需。
1.3向上級匯報工作的技巧
匯報工作,是指中層領導將本單位、本部門的有關情況或工作,向上級領導或組織報告說明的一種常用的工作方法。說起匯報,可能有人會說:“匯報誰都會,怎么做的就怎么說唄!”其實不然,要把工作匯報好并不容易。就一個部門來說,如果幾個中層領導就一項工作進行匯報,其效果往往大不一樣。有的人匯報后,給人印象很深,覺得這個部門的工作不錯,匯報也挺好;有的人匯報后,卻使人覺得這個部門工作沒少做,但沒有匯報出來;有的人匯報后,叫人根本聽不明白這個部門的工作究竟是怎么做的。所以,認真研究一下匯報工作的學問,對中層領導來說,也不失為一門必修課。
1.3.1讓上級領導滿意的匯報方法
向上級領導匯報工作并不是簡單的口頭敘述事,有的中層匯報工作,準備十分充分,匯報的過程中敘述也很仔細,可上級領導聽后似乎無動于衷,整個匯報沒有取得所期待的效果。有些中層領導卻不這樣,他們在向上級領導匯報工作時,鎮定自如,表現得恰到好處,必然博得上級領導的好評乃至贊揚。這些事實說明,中層領導向上級匯報工作決不是簡單的敘述事情。一般講,中層領導在向上級領導匯報工作時,需要把握以下幾點:
開場白很重要
發言前的開場白,盡管是三言兩語,但不能忽視,說得得體,能起到拉近距離、引起上級領導關注的作用。開場白首先要做到簡短,干凈利落,不拖泥帶水。其次要調動起聽者的情緒。用幾句刻意準備的話開頭能引起上級領導的興趣和重視,使上級領導想聽想記。再次要借機“推銷”自己。通過幾句簡短的自我介紹,抬高“身份”,給上級一個好的印象。最后要打好腹稿。開場白幾句話,脫口而出,給人一種觸景生情的感覺,千萬不要寫在紙上念。念得再好,也會給人一種生硬的感覺和不成熟的印象。