1.2 單證的管理

1.2.1 企業(yè)對(duì)單證的管理

1．單證管理的意義

（1）為履約提供保證。

（2）為統(tǒng)計(jì)分析提供原始資料，提高外貿(mào)工作管理水平。

（3）為查詢和處理業(yè)務(wù)差錯(cuò)事故提供資料。

2．單證機(jī)構(gòu)設(shè)置

單證機(jī)構(gòu)設(shè)置類(lèi)型如表1-4 所示。如何設(shè)置單證機(jī)構(gòu)、配備單證人員，主要取決于企業(yè)的工作流程、規(guī)模、管理等方面的需要。目前，我國(guó)大部分貿(mào)易公司采用簡(jiǎn)單型方式。

3．單證管理的要求

（1）建立完備的單證檔案管理制度。出口單證是出口業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要憑證，有時(shí)即使貨物已出運(yùn)，單據(jù)已交銀行，外匯也已收妥，但事后由于各種原因，往往需要查閱這些單據(jù)的留底。例如，客戶對(duì)品質(zhì)、數(shù)量的索賠，運(yùn)輸糾紛起訴，進(jìn)口清關(guān)時(shí)對(duì)單證內(nèi)容提出異議，中間商對(duì)傭金事項(xiàng)的查詢，開(kāi)證行提出單證不符、拒絕付款……就要尋根究底，翻查底單直至原始憑證。

出口單據(jù)副本的歸檔方法：① 分散歸檔，由各分管環(huán)節(jié)分別將該環(huán)節(jié)繕制和經(jīng)營(yíng)的副本單據(jù)分類(lèi)歸檔。例如，提單由辦理運(yùn)輸?shù)沫h(huán)節(jié)按運(yùn)輸日期歸檔，商業(yè)發(fā)票按發(fā)票號(hào)碼分別由制單環(huán)節(jié)歸檔等。② 集中歸檔，在交單后將全套副本集中進(jìn)行保管。

提示 業(yè)務(wù)量大、部門(mén)多、分工細(xì)的單位適宜于分散歸檔，業(yè)務(wù)量不大、工作線條比較簡(jiǎn)單的單位適宜于集中歸檔。

檔卷的編排：以查找方便為原則。如采取集中歸檔的方式，可按合同號(hào)碼編組，也可以按發(fā)票號(hào)碼排列，各單位可視情況自行設(shè)計(jì)。

保存期限：因?yàn)樵V訟時(shí)效多為貨到后兩年，所以檔案保管的時(shí)限以2～3年為宜。

提示 除保留必要的書(shū)面資料外，還可充分利用計(jì)算機(jī)來(lái)加強(qiáng)單證管理。

（2）不斷提高單證工作的質(zhì)量和效率。國(guó)際貿(mào)易日新月異，法律法規(guī)不斷變化。應(yīng)經(jīng)常培訓(xùn)單證人員，使其能適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，掌握最新的知識(shí)和操作技能。同時(shí)，結(jié)合對(duì)履約情況、客戶發(fā)展等方面的考察，從審核督促、人員分工、工作考核、流程重組等多方面加以改進(jìn)，使單證工作不斷完善。

1.2.2 國(guó)家對(duì)單證的管理

國(guó)家相關(guān)部門(mén)監(jiān)管外貿(mào)的同時(shí)，也直接或間接管理外貿(mào)單證。

例如，海關(guān)總署第172號(hào)令《中華人民共和國(guó)海關(guān)進(jìn)出境運(yùn)輸工具艙單管理辦法》自2009年1月1日起施行，適用于海關(guān)對(duì)進(jìn)出境船舶、航空器、鐵路列車(chē)及公路車(chē)輛艙單的管理。該辦法所稱進(jìn)出境運(yùn)輸工具艙單（簡(jiǎn)稱艙單）是指反映進(jìn)出境運(yùn)輸工具所載貨物、物品及旅客信息的載體，包括原始艙單、預(yù)配艙單和裝（乘）載艙單。進(jìn)出境運(yùn)輸工具載有貨物、物品的，艙單內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括總提（運(yùn)）單及其項(xiàng)下的分提（運(yùn)）單信息。進(jìn)出境運(yùn)輸工具負(fù)責(zé)人、無(wú)船承運(yùn)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)人、貨運(yùn)代理企業(yè)、船舶代理企業(yè)、郵政企業(yè)及快件經(jīng)營(yíng)人等艙單電子數(shù)據(jù)傳輸義務(wù)人（統(tǒng)稱“艙單傳輸人”），應(yīng)當(dāng)按海關(guān)備案的范圍在規(guī)定時(shí)限向海關(guān)傳輸艙單電子數(shù)據(jù)。海關(guān)監(jiān)管場(chǎng)所經(jīng)營(yíng)人、理貨部門(mén)、出口貨物發(fā)貨人等艙單相關(guān)電子數(shù)據(jù)傳輸義務(wù)人，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限向海關(guān)傳輸艙單相關(guān)電子數(shù)據(jù)。對(duì)未按該法規(guī)定傳輸艙單及相關(guān)電子數(shù)據(jù)的，海關(guān)可暫不予辦理運(yùn)輸工具進(jìn)出境申報(bào)手續(xù)。

上述艙單信息往往是根據(jù)貨主提供的收貨單、裝貨單匯總的，所以國(guó)家對(duì)艙單的監(jiān)管逐漸加強(qiáng)，客觀上起到了督促各外貿(mào)關(guān)系人認(rèn)真繕制、使用和管理這類(lèi)單據(jù)。