1.3 單證操作和管理的趨勢

1.3.1 單證操作和管理電子化

隨著科技發展，單證逐步規范化、國際化，單證制作和傳遞逐步電子化。

把單證內容的各項資料編好程序，輸入計算機系統，利用計算機制單，輔以復印機填印副本，這一方法已迅速普及。有的外貿公司還在信用證分析、信用證管理、交單日期的預報、運輸數據的儲存等方面實現了電子化。

現代化通信手段的發展給單證傳遞提供了便利，無紙單據（Paperless Documentation）的設想有了實現的可能。例如，一些銀行采用ATP（Accelerated Trade Payment，加速貿易付款）付款方法，銀行與公司之間設有電信聯機，使用相互約定的密押，通過電信手段把單證內容傳到對方，對方既可從屏幕上看到傳來的單證內容，也可打印出文字式單證。

1.3.2 單證操作和管理規范化、簡化

為了實現單證簡化和規范化，減少單證爭執，促進貿易發展，國際社會做了大量工作。

1．制單設計的可標準化

每種單據盡管用途不一，但就其內容而言，約有80%相同，如貨物名稱、數量、收貨人、發貨人、啟運地、目的地等。這些相同的內容，在每繕制一種單據時，就需重復地進行核對，如有填錯、寫錯，又需要逐一更正。如此操作，不僅費時費力，而且極易出差錯。按《聯合國貿易單據設計樣式》擬制一種“套合一致”的標準單證格式，可減少各種單證相同內容的重復繕打、審核，從而精確內容、節省時間和避免差錯。

2．推廣使用國際標準或代碼

（1）聯合國設計推薦使用下列國際標準化代號和代碼：運輸標志（嘜頭）代碼，由收貨人簡稱、參考號、目的地和件號四部分組成；國家和地區代碼，由兩個英文字母組成，如中國為CN，美國為US；貨幣代號，由三個英文字母組成，前兩個字母代表國名，后一個字母代表貨幣，如人民幣為CNY，美元為USD；地名代碼，由五個英文字母組成，前兩個字母代表國名，后三個字母代表地名，如上海為CNSHG，紐約為USNYC；用數字表示的日期代碼，如2008年9月10日為20080910。

（2）國際商會為單證的標準化、規范化做了近70年的努力，從最基本的貿易術語做起，到合約，再到保險、運輸、銀行、無證托收、單證制作直到審單結算，至今已制定了一系列規章及慣例。以信用證為例，它原來是一封長信的體裁，從“Dear Sirs”開始，直至開證行簽章結束，多是從句和復合句，令人費解。現在，國際商會已將其標準化、格式化了，其416號出版物明確規定了信開信用證的格式、長寬尺寸，以及開證申請書的格式等，使之簡明扼要，一目了然。就制單工作而言，國際商會設計了各種標準化單據，使之表格化，同時建議減少單證份數、精簡單證內容。例如，精簡提單正本份數；取消領事簽證發票；用商業發票代替海關發票；使用正面無船公司名稱、背后無詳細條款的簡式提單，這樣出口商就不必保存不同船名的各種提單，在使用時，只要打上船公司的名稱即可。

（3）許多國家的商會或其他機構設立單據委員會或單證標準化組織，在探究單證制作的法律和技術問題方面取得了不小的成果。

1.3.3 單證操作和管理專業化

單證操作和管理日趨專業化。進出口業務流程與從業人員構成如圖1-7所示。

與之相適應，外銷員（國家商務部）、跟單員（國家商務部）、單證員（國家商務部）、報關員（國家海關總署）、報檢員（國家商檢局）和貨代員（中國貨代協會）資格考試等外經貿專業人才從業資格認證工作發展較快。