1.2 原始憑證的定義與分類

1．原始憑證的定義

原始憑證又稱單據，是在經濟業務發生時取得或填制的、用以記錄經濟業務的發生或完成情況的文字憑證。它是記賬的原始依據。

2．原始憑證的分類

（1）原始憑證按來源分類，可分為自制原始憑證和外來原始憑證

① 自制原始憑證是由本單位內部經辦具體業務的人員所填寫、僅供本單位內部使用的原始憑證（見表1-1）。

② 外來原始憑證是指在經濟業務發生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。外來原始憑證一般都是一次原始憑證（見表1-2）。

（2）按照填制手續和內容不同分為一次憑證、累計憑證和匯總原始憑證

① 一次憑證是指原始憑證的填制手續是一次完成的，只能記錄一項或同時記錄若干項同類性質的經濟業務的原始憑證（見表1-3）。

② 累計憑證是指在一定時期內多次記錄同類經濟業務的原始憑證。它可以在一張憑證內隨時結出累計數及結余數，并按照費用限額進行費用控制，期末按照實際發生額記賬。累計憑證是多次有效的原始憑證（見表1-4）。

③ 匯總原始憑證，也可以稱為原始憑證匯總表，是對一定時期內反映經濟業務內容相同的若干張原始憑證按照一定的標準綜合填制的原始憑證（見表1-5）。

3．原始憑證的內容

由于各項經濟業務的內容不同，原始憑證的名稱、格式和內容多種多樣。但是，原始憑證都具備一些基本內容，這些基本內容主要包括以下幾個方面。

（1）憑證的名稱

標明原始憑證所記錄業務內容的種類，反映原始憑證的用途，如“入庫單”、“出庫單”等。

（2）填制憑證的日期

填制日期一般是經濟業務發生或完成的日期。如果在業務發生或完成時，因各種原因未能及時填制原始憑證的，應以實際填制日期為準。

（3）接受原始憑證單位的名稱

（4）經濟業務的內容

經濟業務的內容主要包括經濟業務的項目、名稱及有關的附注說明，如數量、單價、金額等。

（5）填制憑證的單位簽章

（6）經辦人員的簽名和蓋章

（7）憑證附件

除應當具備原始憑證的上述內容外，還應當有以下附加條件：

① 從外單位取得的原始憑證，應使用統一發票，發票上應印有國稅局或地稅局稅務專用章，同時必須加蓋填制單位的公章。

② 自制的原始憑證，必須有經辦單位負責人或由單位負責人指定的人員簽名或蓋章。

③ 支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明，不能僅以支付款項的有關憑證代替。

④ 購買實物的原始憑證，必須有驗收證明即入庫單。

⑤ 銷售貨物發生退回并退還貨款時，必須以退貨發票、退貨驗收證明和對方的收款收據作為原始憑證。

⑥ 職工公出借款填制的借款憑證，必須附在記賬憑證之后。

⑦ 經上級有關部門批準的經濟業務事項，應當將批準文件作為原始憑證的附件。