第四節(jié)　AI數(shù)據(jù)和圖表助手：讓數(shù)據(jù)更具洞察力

如今，數(shù)據(jù)分析和報(bào)告的能力已是職場(chǎng)人的“標(biāo)配技能”，對(duì)HR來說尤其如此?？焖偬幚砗Ａ繑?shù)據(jù)、挖掘有價(jià)值的洞察，不僅能提升效率，還能為決策提供硬核支持。但傳統(tǒng)Excel操作靠手動(dòng)輸入公式和整理，既費(fèi)時(shí)又容易出錯(cuò)。有了AI加持，這一切變得簡(jiǎn)單多了。

本節(jié)將帶你看看AI如何化身“數(shù)據(jù)小助手”，從公式生成到圖表設(shè)計(jì)，幫HR完成數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析等工作。

一、請(qǐng)AI協(xié)助生成公式

借助AI工具，即使是復(fù)雜的Excel公式也能在幾秒內(nèi)生成。只要清楚告訴它需求，大模型就能根據(jù)實(shí)際需要給出精準(zhǔn)建議，這在日常薪資計(jì)算、績(jī)效統(tǒng)計(jì)或員工數(shù)據(jù)分析時(shí)，可以快速提升工作效率。

示例1

請(qǐng)為以下需求生成一個(gè)　Excel　公式。

需求：計(jì)算員工實(shí)際應(yīng)發(fā)工資，其中員工實(shí)際應(yīng)發(fā)工資　=應(yīng)稅工資-應(yīng)扣所得稅。

數(shù)據(jù)：應(yīng)稅工資在列B，所得稅速算表在$A41：F$48；速算表A—F列包括以下字段，Level　of Tax、下限、上限、計(jì)算數(shù)據(jù)（上限數(shù)+0.01）、稅率、速算扣除數(shù)。

Kimi返回的結(jié)果如下。

我們發(fā)現(xiàn)它沒能理解所得稅速算表中數(shù)據(jù)的含義，但大的公式邏輯是對(duì)的，只要稍加修改就可以使用（國(guó)內(nèi)其他產(chǎn)品返回的結(jié)果也都存在各種問題，Kimi的更加接近正確答案）：

==B2-（VLOOKUP（B2，$D$41：$F$48，2，TRUE）*B2-VLOOKUP（B2，$D$41：$F$48，3，TRUE））

補(bǔ)充說明：目前Grok是可以正確理解這一闡述邏輯并生成正確的公式的，我們有信心，類似Kimi這樣的國(guó)內(nèi)產(chǎn)品的邏輯問題將會(huì)很快得到解決。同時(shí)我們強(qiáng)烈建議：在使用AI生成的結(jié)果時(shí)，務(wù)必仔細(xì)驗(yàn)證結(jié)果的正確性。

需要注意的是，像生成公式這種問題比較簡(jiǎn)單，現(xiàn)在幾乎所有大模型工具都能搞定，簡(jiǎn)單又高效。接下來，我們?cè)倭牧母呒?jí)的數(shù)據(jù)處理和可視化玩法。

二、數(shù)據(jù)清洗和數(shù)據(jù)分析

在現(xiàn)實(shí)工作中，原始數(shù)據(jù)總有“臟亂差”的時(shí)候，尤其是當(dāng)需要將PDF或圖片掃描轉(zhuǎn)成Excel時(shí)，格式常亂得讓人頭大。手動(dòng)整理得花好幾小時(shí)，而大模型工具卻能一鍵救場(chǎng)。以DeepSeek為例，它在國(guó)內(nèi)工具里表現(xiàn)突出（截至2025年3月，其他工具要么沒這功能，要么效果一般，暫時(shí)不推薦使用，但大家可以保持關(guān)注，相信其他工具很快也會(huì)有類似的功能推出）。

示例2，以DeepSeek為例

請(qǐng)幫忙做數(shù)據(jù)清洗，把掃描文件時(shí)錯(cuò)行的文字放到同一個(gè)文本框里，去掉多余的行列。原始數(shù)據(jù)如圖1.5所示。

DeepSeek V3返回的結(jié)果如圖1.6所示。

完成數(shù)據(jù)清洗后，我們?cè)龠M(jìn)行其他的操作就非常容易了。這個(gè)功能雖然簡(jiǎn)單，但是非常實(shí)用。

如果需要進(jìn)行進(jìn)一步的數(shù)據(jù)分析，也可以借助AI的輔助。假設(shè)HR正在分析員工的離職情況，想要通過數(shù)據(jù)找出影響離職率的關(guān)鍵因素。AI可以自動(dòng)化地清理數(shù)據(jù)，分析員工離職的原因，并預(yù)測(cè)哪些因素對(duì)離職率的影響最大。

示例3

請(qǐng)分析過去三年內(nèi)公司員工的離職數(shù)據(jù)，找出影響離職率的主要因素，并生成一份報(bào)告。報(bào)告需包含以下內(nèi)容：

離職率趨勢(shì)（按季度或年度分析）；

影響離職率的主要因素（如薪酬、職位、工作環(huán)境等）；

離職風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)（根據(jù)歷史數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來離職率趨勢(shì)）；

可視化的離職數(shù)據(jù)圖表（包含餅圖、柱狀圖等）。

大模型不僅能自動(dòng)清洗數(shù)據(jù)，分析趨勢(shì)，挖掘變量影響，還能預(yù)測(cè)未來風(fēng)險(xiǎn)，最后根據(jù)分析給出一份圖文并茂的報(bào)告。HR不用花很多時(shí)間摳數(shù)據(jù)或畫圖，只要簡(jiǎn)單輸入需求就能全部搞定。

有了AI，煩瑣的數(shù)據(jù)清洗和分析不再是攔路虎，大家可以把精力更多放到分析中去，精準(zhǔn)洞察觸手可得。

三、圖表設(shè)計(jì)與解析

圖表是數(shù)據(jù)分析的“門面”，能讓數(shù)據(jù)變得既直觀又好懂。但傳統(tǒng)制作過程——手動(dòng)計(jì)算、調(diào)整樣式，真是費(fèi)時(shí)費(fèi)力。AI輔助工具不僅能根據(jù)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成最佳圖表，還能推薦圖表類型和優(yōu)化設(shè)計(jì)，讓圖表既專業(yè)又養(yǎng)眼。

示例4

請(qǐng)根據(jù)以下數(shù)據(jù)生成銷售額趨勢(shì)圖。數(shù)據(jù)（略）。

AI會(huì)挑出合適的圖表樣式（折線圖、柱狀圖等），自動(dòng)調(diào)整顏色和標(biāo)簽。如果你是Excel老手，可能會(huì)覺得這些功能十分“雞肋”，但對(duì)還不熟悉圖表制作的HR來說，AI簡(jiǎn)直是“快捷小幫手”。

但并非所有的語言模型都具備制作圖表的功能，如果使用的語言模型不具備這一功能，大家也可以嘗試商湯的小浣熊這類AI工具。

示例5

請(qǐng)根據(jù)以下數(shù)據(jù)生成適合PPT的圖表。

2025年Q1（第一季度）銷售額：產(chǎn)品A　500萬元，產(chǎn)品B　300萬元，產(chǎn)品C　200萬元。

對(duì)上述示例，小浣熊返回的結(jié)果如圖1.7所示。

幾秒鐘搞定，圖表既專業(yè)又準(zhǔn)確，省下你手動(dòng)設(shè)計(jì)的時(shí)間。

除了圖表設(shè)計(jì)功能，AI還能反向解析復(fù)雜圖表。

我們還可以把一張歷史圖表丟給AI，讓它幫忙分析這張歷史圖表的問題所在。

示例6

請(qǐng)分析這份表格（見表1.3），并生成一份總結(jié)報(bào)告。

表1.3　需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的人力資源部數(shù)據(jù)表示例

輸入這一指令后，DeepSeek返回的結(jié)果如下。

AI一方面會(huì)加快我們進(jìn)行相應(yīng)分析工作的速度，另一方面可能會(huì)找出我們自己在分析過程中疏漏或者缺失的方面，從而使得我們的工作又快又好。

四、生成代碼（宏或Python）

AI還能幫HR寫代碼，比如Excel的VBA宏或Python腳本，自動(dòng)化復(fù)雜任務(wù)，省時(shí)又省力。對(duì)HR來說，這在重復(fù)性工作或高級(jí)數(shù)據(jù)處理中特別好用。

示例7

需求：編寫VBA宏代碼，自動(dòng)將指定工作表中的數(shù)據(jù)復(fù)制到另一個(gè)工作表，添加時(shí)間戳，并一步一步指導(dǎo)如何在Excel里運(yùn)行。

數(shù)據(jù)：源數(shù)據(jù)在Sheet1（略），目標(biāo)數(shù)據(jù)在Sheet2（略）。

對(duì)上述示例，Kimi返回的結(jié)果如圖1.8所示。

以下是詳細(xì)的步驟，教你如何將生成的VBA宏代碼貼回到Excel中并運(yùn)行。

AI會(huì)生成代碼并教你怎么用，從打開VBA編輯器到運(yùn)行宏，步驟清晰，即使是小白也能跟上。

更高級(jí)的，比如抓取網(wǎng)頁數(shù)據(jù)。

示例8

需求：編寫Python代碼，從指定的網(wǎng)站中抓取崗位名稱和薪酬范圍，并將結(jié)果保存到新的Excel文件中。

對(duì)上述示例，Kimi返回的Python爬蟲代碼如圖1.9所示，附代碼解析。

AI可以幫助我們生成代碼，解析代碼，還提醒你注意反爬措施。只要電腦有Python環(huán)境，就能快速搞定。以往HR很難自己完成這些工作，必須求助于程序員，現(xiàn)在自己就能在AI的指導(dǎo)下完成。

AI圖表助手讓Excel相關(guān)工作從難學(xué)難懂的工作變成可以按圖索驥的操作性任務(wù)。目前DeepSeek在這方面表現(xiàn)更強(qiáng)，數(shù)據(jù)處理能力比其他工具要好，不過相信未來各工具都會(huì)迎頭趕上。隨著AI技術(shù)進(jìn)步，智能Excel和圖表工具會(huì)越來越完善，成為HR的“數(shù)據(jù)大腦”，讓你的分析更快、更準(zhǔn)、更省心。