- HR全流程法律指南:企業勞動用工合規管理指引
- 洪桂彬
- 6150字
- 2025-05-14 16:18:20
第三節 規章制度合規指引
◆相關概念
1.規章制度
是指用人單位制定的組織勞動過程和對員工實施勞動管理的各類規則和制度的統稱。規章制度的性質在理論上爭議較大[2],但無論基于何種性質,規章制度都涉及員工的切身利益,與勞動管理過程相關,是界定員工和公司權利義務的重要載體。根據勞動法的規定,制定和完善規章制度既是用人單位的權利也是用人單位的義務。
2.民主程序
是指用人單位在制定、修改規章制度或重大事項過程中履行與工會、職工代表或全體職工進行民主協商的活動。民主程序的目的是保障工會、職工代表或全體員工在規章制度和重大事項的制定和修改過程中所享有的知情權、發言權,缺失民主程序將導致用人單位規章制度無法作為勞動管理依據的風險。
◆典型案例
工會委員會議決議能否視為民主程序?
2015年10月18日,鄭某入職某公司,崗位為銷售,雙方先后訂立了兩次固定期限勞動合同,自2020年10月19日起訂立了無固定期限勞動合同。2020年12月3日,公司以鄭某在職期間無故曠工、嚴重違反其規章制度為由,解除了雙方勞動關系。鄭某認為公司規章制度未履行民主程序,系違法解除勞動合同。公司辯稱,鄭某在職期間存在無故曠工行為,而《員工手冊》已經公司工會委員會決議通過,鄭某入職時學習過,其解除鄭某的勞動合同并無不妥[3]。
專家分析
本案中,公司雖提供了《工會委員會決議》,但該決議僅能證明《員工手冊》經過了工會委員會決議通過,并不能證明該手冊經職工代表大會或全體職工討論協商確定。《工會法》賦予工會委員會的職責更多的是組織、協調和日常管理工作,負責檢查、督促職工代表大會決議的執行,而不是代替職工代表大會行使決議的權利,因此,公司不應將《工會委員會決議》的民主效力等同于職工代表大會或者全體職工大會,其通過《工會委員會決議》制定規章制度的民主程序未達到《勞動合同法》第四條相關規定的法定標準,勞動爭議仲裁委員會最終裁決該公司與鄭某繼續履行勞動合同。
◆合規指引
第一步:制定規章制度草案
操作說明
根據《勞動法》規定,用人單位有義務制定規章制度。涉及員工切身利益的規章制度內容一般與勞動用工管理事項相關,包括招聘入職、試用期管理、工時、考勤、休假、薪酬、福利、培訓、績效管理、獎懲、勞動安全衛生、勞動保護、勞動合同解除終止、離職手續辦理、行為準則(涉及保密、禁止性騷擾、利益沖突、禁止商業賄賂等)等內容。
注意事項
1.用人單位應當注意規章制度制定主體應與勞動合同主體一致,如多家公司共享一本員工手冊或者一家公司對不同的業務板塊執行不同的規章制度,應在制度中明確所適用的公司主體范圍或者所適用的人群范圍(如零售、辦公室、工廠等),如果用人單位以集團公司、總公司制定制度,并不當然適用于旗下分/子公司或關聯公司。
2.規章制度應當明確適用范圍,考慮企業用工方式的復雜性,員工類型眾多,包括退休返聘、非全日制、勞務派遣、外包等是否同等適用于制度所有內容,需要在制度中明確,否則極易產生爭議,如退休人員可能依據《員工手冊》規定向公司主張帶薪年休假待遇。
3.雖然規章制度的內容大多根據企業的經營特點和實際需要制定,但一些法律法規對用人單位規章制度的具體內容直接設定了義務,主要包括:(1)禁止性騷擾的相關規章制度(依據:《民法典》);(2)禁止就業歧視,保障女職工權益的相關制度(依據:《婦女權益保障法》);(3)保護個人信息的規章制度(依據:《個人信息保護法》);(4)涉及安全生產的相關制度(依據:《安全生產法》);(5)涉及職業衛生管理的相關制度(依據:《職業病防治法》)。
4.除了法定的制度內容以外,用人單位制定規章制度內容時還應注意:(1)避免違反法律法規,如規定拒絕加班視為違紀,年休假逾期未申請自動作廢等;(2)避免越權設定義務,即不屬于勞動管理過程且不涉及公司利益的事項一般無法制定約束性制度條款,如禁止員工乘坐黑車、對外借債等往往難以得到法院支持;(3)內容清晰,避免有歧義,如涉及情節嚴重、惡劣影響、重大損害等術語應盡量轉化表述或作進一步的釋義,同時制度內容應盡可能呈現“提要求”和“明后果”相結合;(4)內容避免過于嚴苛,如規定遲到三次即視為嚴重違紀,病假單晚交一天視為曠工往往難以得到法院支持。
相關法規
《中華人民共和國勞動法》(2018年12月29日修正)
第四條 用人單位應當依法建立和完善規章制度,保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務。
《中華人民共和國職業病防治法》(2018年12月29日修正)
第二十條 用人單位應當采取下列職業病防治管理措施:
……
(三)建立、健全職業衛生管理制度和操作規程;
……
《中華人民共和國安全生產法》(2021年6月10日修正)
第二十一條 生產經營單位的主要負責人對本單位安全生產工作負有下列職責:
……
(二)組織制定并實施本單位安全生產規章制度和操作規程;
……
《中華人民共和國個人信息保護法》(2021年8月20日發布)
第五十一條 個人信息處理者應當根據個人信息的處理目的、處理方式、個人信息的種類以及對個人權益的影響、可能存在的安全風險等,采取下列措施確保個人信息處理活動符合法律、行政法規的規定,并防止未經授權的訪問以及個人信息泄露、篡改、丟失:
(一)制定內部管理制度和操作規程;
……
《中華人民共和國婦女權益保障法》(2022年10月30日修訂)
第二十五條 用人單位應當采取下列措施預防和制止對婦女的性騷擾:
(一)制定禁止性騷擾的規章制度;
……
第二步:將規章制度草案提交職代會或全體職工討論
操作說明
根據法律規定,規章制度應經職工代表大會或全體職工討論,提出方案和意見,與工會或職工代表平等協商確定。該處民主程序的實質是保證員工對規章制度制定過程的知情權、參與權、發言權,考慮到司法實踐中用人單位和勞動者常就規章制度是否履行民主程序產生爭議,故用人單位應保留履行民主程序的相關證據。
注意事項
1.規章制度履行民主程序應以用人單位名義進行,如涉及多家公司的,應當同時以多家公司名義發起民主程序。
2.規章制度的草案應以有證據證明的方式傳遞給職工代表或全體職工,明確提出方案和意見的途徑(如郵件、書面、企業微信等方式)和期限(一般不少于3天);其中職工代表應符合地方性法規規定的比例(包括普通員工、女性員工、勞務派遣員工等)和人數,如用人單位通過職代會來審議通過規章制度,一般應由三分之二的職工代表參加會議,二分之一以上的職工代表同意后方可視為通過,國有、集體及其控股企業制定規章制度需經職代會審議通過,其他類型企業制定規章制度應聽取職工代表的意見和建議(非征得職工代表同意);如果企業未成立職代會,則需要向當時所有在職員工送達規章制度草案,給予其合理的反饋渠道和期限;上述過程可通過分組溝通會、群發郵件、企業微信集體發送等方式進行,但均應履行證據固定。
3.用人單位收到職工代表或部分職工就制度提出的意見后,應當給予分批次或集中回復。
4.對于成立工會的企業,工會可以協調職工代表征詢相關意見,有些企業直接由工會出具規章制度的意見或者召開工會委員會議,以此作出履行民主程序的證據,考慮到民主程序的主體為職代會或全體職工,故以工會替代職代會的做法仍然存在一定的法律風險。
示范文本1
職工代表會議紀要
一、會議基本情況
會議時間:____年____月____日
會議地點:________
會議性質:員工手冊職工代表征求意見
二、會議人員到會情況
本次會議由職工代表出席,應到____人,實到____人,超過三分之二出席,具體到會人員如下:
三、會議主持及會議議題
本次會議由____主持。
會議議題:就員工手冊草案及公司相關政策內容進行討論。
四、與會人員部分意見
……
五、審議結果
通過。
職工代表簽名:
示范文本2
《員工手冊》意見征詢表
公司擬于向全體員工啟用《員工手冊》(××××年版)及公司相關制度附件,公司現遵循“民主、公開、透明”的溝通原則并參照《勞動合同法》第四條規定,履行相應民主程序。請各位同事閱覽《員工手冊》等相關制度后在以下表格中反饋具體意見(如內容較多可另行提交書面意見并備注另行提交的書面意見)。如無反饋意見,可無需填寫此表。
中文姓名:
具體意見和建議:
……
簽名:
日期:
示范文本3
征詢意見郵件
主題:《員工手冊》(××××年版)征求意見通知
各位同事:
為確保人力資源相關制度與公司實際經營狀況相符,適度優化和提升現有薪酬福利標準,公司擬于××××年×月×日向全體辦公室員工(詳細實體清單見附件《員工手冊》的前言部分)啟用《員工手冊》及公司相關政策附件,該手冊的征求意見及討論稿已經法務審核,并獲得管理層批準。該手冊不會影響員工與公司已簽署的任何勞動合同或協議的法律效力。
遵循“民主、公開、透明”的溝通原則,公司通過以下方式采集員工的意見和建議。
請各位同事在收到郵件后仔細閱覽該手冊及公司相關政策附件。閱覽后如有建議或意見,請于____年____月____日17:00之前通過以下任意一種方式反饋;如您沒有建議或意見,則無需進行反饋。
1.書面提交方式:請打印《員工手冊意見征詢表》(見附件),填寫相關內容、簽名并書寫日期后將表格交至當地人力資源部門聯系人:×××
2.郵件提交方式:《員工手冊意見征詢表》(見附件)填寫相關內容后,將此表格作為附件,發送至公共郵箱:________
感謝大家對于新版《員工手冊》的關注及對后續實施過程的配合,期待您的寶貴意見!
此致
×××公司
相關法規
《中華人民共和國勞動合同法》(2012年12月28日修正)
第四條第二款 用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時,應當經職工代表大會或者全體職工討論,提出方案和意見,與工會或者職工代表平等協商確定。
《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋(一)》(法釋〔2020〕26號)
第五十條 用人單位根據勞動合同法第四條規定,通過民主程序制定的規章制度,不違反國家法律、行政法規及政策規定,并已向勞動者公示的,可以作為確定雙方權利義務的依據。
用人單位制定的內部規章制度與集體合同或者勞動合同約定的內容不一致,勞動者請求優先適用合同約定的,人民法院應予支持。
《企業民主管理規定》(總工發〔2012〕12號)
第十三條 職工代表大會行使下列職權:
(一)……
審議企業制定、修改或者決定的有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項方案,提出意見和建議;
……
第三步:規章制度定稿
操作說明
規章制度定稿是指根據前期采集的員工、工會或職工代表的意見,管理層最終完成發布前審批的過程。雖然說企業并無必須采納員工意見的法定義務,但是如果有較多員工反映同一類問題,企業不對制度內容進行調整則可能會出現未來執行力度大打折扣的情況,最終損害組織的凝聚力。因此,在滿足合法合規的前提下,規章制度定稿應適當考慮員工反饋的合理意見。
注意事項
1.用人單位可以就員工普遍反映的問題向有異議的員工進行集中解釋,澄清公司制定相關條款的依據、理由和必要性。
2.用人單位的制度內容應同時考慮合規性、合理性和可操作性,必要時可以外聘專業律師進行審核,確保制定內容不存在合規風險。
3.規章制度定稿應當明確生效時間,但不宜表述為原有的制度廢止,按照“法不溯及既往”的原則,對于規章制度生效前的行為仍然需要按照彼時仍然有效的制度進行處理。
4.規章制度的最終定稿應當完成審批程序,由有權的決策者如法定代表人、總經理、董事會成員等進行審批,具體操作權限可以查閱公司章程以及公司內部關于權限的規定。
相關法規
《中華人民共和國公司法》(2018年10月26日修正)
第四十六條 董事會對股東會負責,行使下列職權:
……
(十)制定公司的基本管理制度;
……
第四十九條 有限責任公司可以設經理,由董事會決定聘任或者解聘。經理對董事會負責,行使下列職權:
……
(四)擬訂公司的基本管理制度;
(五)制定公司的具體規章;
……
第四步:向全體員工公示告知
操作說明
用人單位在規章制度完成審批后,需要向全體員工公示或告知,確保員工知曉規章制度實體和程序內容。用人單位需就是否履行公示告知義務承擔舉證責任。
注意事項
1.盡管法律表述是公示或告知,考慮到“公示”在司法實踐中往往存在證據認定風險(即是否足以證明員工已知曉相關內容),建議用人單位以告知為主要的方式,具體路徑可以包括:(1)規章制度簽名頁;(2)培訓簽到表;(3)規章制度測試卷;(4)郵件送達;(5)企業微信等。
2.由于任意一種告知方式都可能存在證據滅失風險,用人單位可以同時采取多種方式履行公示告知義務,如內部網站公示、群發郵件、培訓簽到等。
3.與履行民主程序的員工范圍不同,企業履行公示告知義務的對象不僅包括當時在職的員工,也包括制度公布后新入職的員工,對新入職的員工可以在簽署勞動合同的同時完成規章制度簽收工作。
示范文本
公示郵件
主題:《員工手冊》(××××年版)公布實施通知
各位同事:
公司于____年____月____日至____年____月____日就《員工手冊》(××××年版)及公司相關制度附件征求員工意見,履行法律規定的程序。現結合員工的意見,《員工手冊》(××××年版)及公司相關制度附件已完成定稿。公司決定向全體員工(詳細實體清單見附件員工手冊的前言部分)啟用《員工手冊》(××××年版)及公司相關制度附件,自____年____月____日起正式實施。
公司后續將安排《員工手冊》的簽閱工作,感謝大家的配合!
×××公司
相關法規
《中華人民共和國勞動合同法》(2012年12月28日修正)
第四條第四款 用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示,或者告知勞動者。
《中華人民共和國工會法》(2021年12月24日修正)
第三十九條 企業、事業單位、社會組織研究經營管理和發展的重大問題應當聽取工會的意見;召開會議討論有關工資、福利、勞動安全衛生、工作時間、休息休假、女職工保護和社會保險等涉及職工切身利益的問題,必須有工會代表參加。
企業、事業單位、社會組織應當支持工會依法開展工作,工會應當支持企業、事業單位、社會組織依法行使經營管理權。
《上海市職工代表大會條例》(2017年11月23日修正)
第十條 下列事項應當向職工代表大會報告,接受職工代表大會審議,并通過職工代表大會聽取職工的意見和建議:
……
(二)企事業單位制訂、修改、決定直接涉及職工切身利益的規章制度或者重大事項,以及改革改制中職工分流安置、經濟補償等勞動關系變更的方案;
……
第十一條 下列事項應當向職工代表大會報告,并由職工代表大會審議通過:
……
(四)國有、集體及其控股企業的薪酬制度,福利制度,勞動用工管理制度,職工教育培訓制度,改革改制中涉及的職工安置方案,以及其他涉及職工切身利益的重要事項;
……
[1] 參考:長三角商品交易所有限公司訴盧海云返還原物糾紛案,載《最高人民法院公報》2017年第1期。
[2] 規章制度的性質,主要包括“法律規范說”和“契約說”,前者認為規章制度的約束力來自法律的授權,屬于企業內部“立法”;后者則主張規章制度是集體形成的合意,屬于定型化契約,構成勞動合同的重要補充。從規章制度與勞動合同、集體合同等其他調整勞動關系手段的比較中,司法實踐實際認可“契約說”,即規章制度并不比勞動合同效力更高,在發生沖突時勞動者可請求適用勞動合同約定。
[3] 選自《青島發布“十三五”時期勞動爭議十大典型案例》,載網易網,https://www.163.com/dy/article/GCQ61G2805419PPO.html。