軍品公司組建初期，黨政辦公室原有的業(yè)務(wù)工作一樣不少，又將保密辦、董秘辦、法務(wù)部的業(yè)務(wù)納入了公司黨政辦，還要履行“不管部”的職責(zé)，把企業(yè)搬遷后新增加的后勤服務(wù)如職工食堂、職工交通車等等雜事都要管起來，但定員卻反而比過去減少了三分之一，一時間工作千頭萬緒，內(nèi)容多、事情雜、要求高、時間緊。記得曾經(jīng)讀過的一篇文章里說，辦公室的功能有點(diǎn)類似于過去官府衙門里的“幕府”，意思就是干些“打雜”的事，這顯然有點(diǎn)牽強(qiáng)附會了。不過，我很快發(fā)現(xiàn)，辦公室負(fù)責(zé)人的崗位確實(shí)有個特點(diǎn)，就是日常繁雜瑣碎的事務(wù)性工作占用了大量的時間和精力，加上辦公室的兩個領(lǐng)導(dǎo)都是新手，都沒有辦公室的工作經(jīng)驗(yàn)，常常感到應(yīng)接不暇，難免出現(xiàn)這樣那樣的紕漏。

那些年，我陸續(xù)管理過公司好幾個部門，還從來沒有實(shí)施過所謂“新官上任三把火”。但這次不行，公司領(lǐng)導(dǎo)三天兩頭的嚴(yán)厲批評，逼得辦公室的兩個領(lǐng)導(dǎo)迅速達(dá)成一致：兩人分工協(xié)作，雙管齊下：在改變員工的思想作風(fēng)和流程制度上下功夫，對辦公室的主要業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的清理整頓，變被動為主動。

比如，會議是公司生產(chǎn)經(jīng)營中進(jìn)行集體決策的重要形式，也是領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常使用的管理形式。然而，從公司層面到公司部門大事小事都喜歡開會，辦公樓的每一層都有會議室，經(jīng)常不夠用。有時公司領(lǐng)導(dǎo)一個上午要趕兩三個會，而且每次參會還都得說上幾句，以表示對該項(xiàng)工作的重視，領(lǐng)導(dǎo)們時不時弄得精疲力竭，難免冒火連天，動不動就指責(zé)辦公室亂彈琴。我們安排會議也頭痛不已。

于是，我們出大招整頓會議管理，提高效率。從開會的策劃、協(xié)調(diào)和組織入手，制定嚴(yán)格的程序和要求。實(shí)行模塊化管理。以節(jié)約成本為出發(fā)點(diǎn)，對公司內(nèi)部跨部門會議類別進(jìn)行匯總，形成相應(yīng)的模塊，利用公司的局域網(wǎng)，實(shí)行了網(wǎng)上申請和審批，減少了每個月內(nèi)容相近或內(nèi)容交叉的例會。會前會中，設(shè)專人負(fù)責(zé)會議策劃、上會資料審核、會議考勤，提高了秘書的會務(wù)技能。會后及時整理編制會議紀(jì)要，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)傳閱、發(fā)部門執(zhí)行，確保公司決策及時落實(shí)，提升辦會質(zhì)量。

幾年間，上級領(lǐng)導(dǎo)蒞臨公司檢查和公司客戶來訪的商務(wù)活動等接待任務(wù)相當(dāng)重。由于軍品公司組建時辦公室從主任到秘書基本都是業(yè)務(wù)素人，經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足，開頭一段時間接待工作做得不好。主要是計(jì)劃不周全，重要細(xì)節(jié)遺漏，臨時發(fā)生變化后應(yīng)對失誤，出現(xiàn)過一些差錯，辦公室?guī)状问艿焦绢I(lǐng)導(dǎo)的嚴(yán)歷批評。我總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，組織制定了較完善的接待制度，明確了對外接待程序、規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步完善了接待策劃方案模板，豐富方案策劃內(nèi)容，細(xì)化業(yè)務(wù)分工。將接待工作分成板塊，外部聯(lián)系、協(xié)調(diào)、現(xiàn)場、會議等每項(xiàng)工作專人負(fù)責(zé)，分工明確，緊密配合。以后實(shí)際操作起來就井然有序了。

辦公室是公司機(jī)關(guān)一個綜合部門，辦公室主任要履行協(xié)助各位公司領(lǐng)導(dǎo)做好對分管部門日常工作管控的職責(zé)，保證上情下達(dá)和下情上呈的渠道暢通，一個重要的環(huán)節(jié)是督促檢查各部門及時完成公司領(lǐng)導(dǎo)布置工作的情況，做好督辦工作。我們?yōu)榇私⒘艘粋€“生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量問題管理平臺”。堅(jiān)持每天定向搜集軍民品生產(chǎn)情況及問題，分析匯總后向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。同時，優(yōu)化督辦方法。凡是公司會議決定的重要事項(xiàng)、布置的重要工作，我在堅(jiān)持口頭和電話督辦方式的同時，還將書面督辦和現(xiàn)場督辦相結(jié)合，以《會議紀(jì)要》形成文字，涉及事項(xiàng)的相應(yīng)單位簽字確認(rèn)后，下發(fā)給有關(guān)單位進(jìn)行督辦，確保公司政令暢通和領(lǐng)導(dǎo)決策的落地執(zhí)行。

上級對軍工單位的信息管理制定有專門的程序，對信息的流轉(zhuǎn)有相應(yīng)的要求。收集匯總、分析整理和審批上報(bào)各類企業(yè)信息，一直由我具體抓這項(xiàng)工作。軍品公司成立之初，我重視不夠，花的精力不足，信息工作做得不好，被兵裝集團(tuán)的《中國兵裝每周要情》采稿量落后于行業(yè)的很多單位，為此曾被公司老總在中干會上點(diǎn)名批評。2010年起，我親自梳理了公司信息報(bào)送流程，組織了公司信息員培訓(xùn)，公司報(bào)送的《建設(shè)每周要情》和《建設(shè)情況通報(bào)》數(shù)量和質(zhì)量得到逐步提高，逐步被《中國兵裝每周要情》采用量大增，在金戈網(wǎng)上每月發(fā)布信息數(shù)量穩(wěn)步上升，一直穩(wěn)定在行業(yè)的前四名。2011年，我協(xié)調(diào)信息管理部，推動OA辦公系統(tǒng)協(xié)同辦公模塊改版，大力促進(jìn)協(xié)同信息系統(tǒng)的推廣，暢通了內(nèi)外信息渠道。2013年，按上級要求，又將地方政務(wù)網(wǎng)信息系統(tǒng)的信息發(fā)送納入重要工作及時認(rèn)真處理。公司2011～2015年連年榮獲“中國兵裝集團(tuán)信息工作先進(jìn)單位”。

在辦公室工作，與公司經(jīng)營層領(lǐng)導(dǎo)們打交道是不可回避的，這可不是一個輕松的差事。因?yàn)楣ぷ麝P(guān)系眾多，工作環(huán)境繁雜，作為服務(wù)對象的公司班子成員經(jīng)歷不同、性格各異、工作方法和工作習(xí)慣也千差萬別，要服好務(wù)當(dāng)好參謀談何容易。這就要求辦公室的主任，在指揮領(lǐng)導(dǎo)們的秘書和辦公室員工為公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)中，要求眼觀六路、耳聽八方，平時需要大量掌握各類基礎(chǔ)信息，運(yùn)用信息化管理設(shè)備加快信息的發(fā)布和傳遞。遇事要求迅速作出判斷，合理運(yùn)用資源，果斷進(jìn)行處理，原則性和靈活性的把握上盡可能做到爐火純青。這些對個人的知識結(jié)構(gòu)、工作能力、協(xié)調(diào)組織能力和心理素質(zhì)是一個嚴(yán)格的檢驗(yàn)。好在我集幾十年的工作經(jīng)驗(yàn)、人脈關(guān)系和強(qiáng)烈的責(zé)任心，雖然忙忙碌碌還算得心應(yīng)手，比較從容地處理了日常工作中出現(xiàn)的各類問題，在這個工作崗位基本上做到了游刃有余。

辦公室外部溝通和內(nèi)部協(xié)調(diào)工作要求也蠻高。公司作為中央在渝企業(yè)，行業(yè)主管部門在首都BJ，客戶遍及國內(nèi)外，同時，與重慶地方政府部門也有大量的工作接觸。所以，公司對外工作接口眾多，聯(lián)絡(luò)頻繁，程序嚴(yán)謹(jǐn)，規(guī)矩嚴(yán)格。與外部打交道時的被動之處在于，很容易陷入“來了什么事，就處理什么事”而窮于應(yīng)付。因?yàn)槲覀兂伺紶枀⒓由霞壍臅h，大多數(shù)時候只能透過資料才了解外部的情況，而資料的內(nèi)容都是先經(jīng)過了組織的“過濾”。換言之，我們看到的外部，是先行經(jīng)過消化后的外部，是抽象的外部;那是已將組織的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)加之于現(xiàn)實(shí)之上的外部。所以，身處辦公室負(fù)責(zé)人的崗位，思路敏捷，做事利落，舉止得體，自然謙和是其基本要求。我堅(jiān)持以服務(wù)企業(yè)的改革發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，按照相關(guān)要求，執(zhí)行保密規(guī)定，通過直接接觸和透過語言或文字等各種方式，積極進(jìn)行對外溝通和協(xié)調(diào)。對上級部門領(lǐng)導(dǎo)，多請示勤匯報(bào)；對重要客戶，多了解勤服務(wù)。如對有些客戶的風(fēng)俗習(xí)慣要提前掌握，對特定的客戶要在接待中尊重他們的宗教信仰等等。幾年間，我與企業(yè)主管和政府的相關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)和部門建立了良好的工作渠道，融洽了與上級領(lǐng)導(dǎo)和公司客戶的關(guān)系，也結(jié)交了業(yè)界不少的好朋友。

辦公室畢竟是企業(yè)的一個部門，公司內(nèi)部人際關(guān)系和工作關(guān)系的協(xié)調(diào)是其日常的主要工作之一。公司內(nèi)部的種種關(guān)系和聯(lián)系、種種問題和挑戰(zhàn)、種種錯綜的情勢和分歧的意見，每日每時由各方向匯集而來。所以，除了具體負(fù)責(zé)與住駐廠軍事代表室的交流溝通外，重點(diǎn)就是平衡各個單位部門的利益，督促其按公司經(jīng)營方針行事。在黨政辦副主任這個位子上，我有求必應(yīng)，真誠回饋對我有恩的人，熱情服務(wù)我放在心上的人，力所能及的幫助值得我?guī)椭暮萌撕托枰規(guī)椭娜恕Ｍ瑫r因必要的堅(jiān)持原則，也誠惶誠恐得罪過一些同學(xué)、同事和職場多年交往的好友。

客觀上講，公司有幾十個生產(chǎn)單位和管理部門或事務(wù)部門，企業(yè)在做決定時要絕對的公平很難。一旦公司決策牽扯到相關(guān)單位的利益和部門員工的權(quán)益時，部門領(lǐng)導(dǎo)或單位主管那可是一群優(yōu)秀的人才，個個是老謀深算的人精，受到各人的看法、印象、意見、判斷或偏見的影響，往往表面上大家一團(tuán)和氣，背地里部門本位主義，干部山頭主義，誰都不服誰，互不賣帳，相互扯皮，各抒己見，沖突不可避免，甚至出現(xiàn)某些非個人所能控制的現(xiàn)實(shí)難題。這個時候，辦公室主任需要出面居中調(diào)停，將問題和事實(shí)擺在桌面上進(jìn)行討論，尊重不同的意見，照顧各方的情緒，營造開放、坦誠、建設(shè)性溝通的氛圍，想方設(shè)法說服和安撫各個利益方接受與妥協(xié)，促使雙方產(chǎn)生共鳴。把話說開了，相互理解了，在一番爭執(zhí)之后握手言和，以確保公司的決策不打折扣，落到實(shí)處。

在辦公室副主任的崗位上風(fēng)風(fēng)火火干了多年，總結(jié)起來感慨頗多：辦公室工作既勞心又勞力，“做正確的事”和“正確地做事”同等重要。“只埋頭拉車，不抬頭看路”是不行的，往往會南轅北轍。如果像前述文章那樣勉強(qiáng)地把現(xiàn)代的辦公室比喻為過去的“幕府”，那么具體操辦的人大概類似于過去官署衙門中的“幕僚”了。現(xiàn)代“幕僚”以自己專業(yè)的服務(wù)，輔佐領(lǐng)導(dǎo)推動相關(guān)工作的開展，通過計(jì)劃制訂、任務(wù)落實(shí)、跟蹤督導(dǎo)、分析檢查、總結(jié)考核等工作方法，在公司層面組織、協(xié)調(diào)、推動各項(xiàng)工作。這項(xiàng)工作是一種實(shí)務(wù)的綜合，看似容易，其實(shí)不然，要干好著實(shí)不易。根據(jù)我?guī)啄甑慕?jīng)驗(yàn)，有幾個要點(diǎn)需要用心把握：

要在親疏有度中應(yīng)付自如。國有企業(yè)的組織體制，實(shí)行的是黨委集體領(lǐng)導(dǎo)下的分工負(fù)責(zé)制，其經(jīng)營管理層是一個以上級任命的黨政領(lǐng)導(dǎo)為核心的領(lǐng)導(dǎo)集體，稱為領(lǐng)導(dǎo)班子。公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員各有千秋，各負(fù)其責(zé)。工作起來一團(tuán)和氣是方向，同心協(xié)力是主流，但各自為陣也許客觀存在，意見相左甚至相互爭執(zhí)也時有發(fā)生。而辦公室主任既是一個核心崗位，也是一個嫡系崗位，往往與負(fù)責(zé)全面工作的主要領(lǐng)導(dǎo)過從甚密是為常態(tài)，弄得不好容易給人以結(jié)黨之嫌而遭到忌憚。這就要求不時運(yùn)用保持平衡的手腕，注重細(xì)節(jié)，避免犯低級錯誤。舉例來說，口頭稱呼上正職副職可均按照正職來稱呼，但書面上、文字上決不能馬虎。還有，領(lǐng)導(dǎo)的排位不能搞混等等，這是崗位要求。

要保持旺盛的求知欲，廣學(xué)博覽，努力提高思想水平和專業(yè)能力。要通過學(xué)習(xí)努力成為內(nèi)行，能夠熟練地辦會寫文，特別是要掌握文字的概括能力，練就提筆就來的本領(lǐng)。每次開會前做PPT也是例行公事。PPT的特點(diǎn)是程序化制作，演進(jìn)式傳播，引導(dǎo)式理解，通過數(shù)據(jù)和圖表組成量化圖譜，簡單清晰地表述供領(lǐng)導(dǎo)層決策的事項(xiàng)。它的優(yōu)勢是處理信息的數(shù)據(jù)量與想象空間一樣大，讓人對來龍去脈一目了然。收到的上級文件和下級報(bào)送的資料，要條理分明地迅速篩選出重點(diǎn)，按照輕重緩急放在領(lǐng)導(dǎo)的案頭。領(lǐng)導(dǎo)的批示要及時處理，認(rèn)真地看、仔細(xì)地讀，重要的原文和一些數(shù)據(jù)，看過后要記住，絕對不能偷懶，來不得半點(diǎn)敷衍，以便隨時在領(lǐng)導(dǎo)提出問題時準(zhǔn)確回答，不能支支吾吾，含含糊糊。這是基本要求。

要樹立服務(wù)意識，具備綜合協(xié)調(diào)能力。隨時履行提醒職責(zé)，幫助領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，避免誤事。根據(jù)公司每個時期的重點(diǎn)工作情況，乃至一個月的大事活動、重大會議和重要接待安排，把每天的詳細(xì)日程安排都列出時間表來、制成一周的大致活動表上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)情況的變化隨時更新，以便領(lǐng)導(dǎo)考慮處理問題時可以銜接、統(tǒng)籌。領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事也要記在心上，進(jìn)展的重要節(jié)點(diǎn)要主動匯報(bào)，辦事的結(jié)果要及時報(bào)備。

要學(xué)會揣度上意，運(yùn)用流程落實(shí)下去。處于辦公室這個崗位的執(zhí)行力，說白了就是不折不扣的響應(yīng)與貫徹領(lǐng)導(dǎo)的決策，及時準(zhǔn)確地反饋結(jié)果。所以，領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要按階段進(jìn)行匯報(bào)，在督促落實(shí)的同時，也要善于發(fā)現(xiàn)問題，提出自己的建議見解。但涉及經(jīng)營方針或改革措施之類的重大課題時，則要有分寸，唯當(dāng)家作主的領(lǐng)導(dǎo)意志曲意逢迎也是選項(xiàng)之一。雖知八面玲瓏是特點(diǎn)而不是缺點(diǎn)，切不可自以為是、自作主張。

要手腳麻利，頭腦靈活。每天要提前到崗，先打開電腦登陸公司局域網(wǎng)，檢查工作郵箱查收郵件，然后處理日常處務(wù)，把當(dāng)天的工作按要素分解，作好安排。到了上班時間，或參加一些會議，或批閱一些文件等等。這些事雖然瑣碎，仍需謹(jǐn)小慎微，擺正位置。“眼尖、手快、腿勤、嘴緊”的八字訣須牢記。總體要求是少說話多干事，前面六字概括了果斷利落的行事風(fēng)格，切忌拖泥帶水，丟三落四。后面兩字主要針對某些不懂事又不好得罪的公司基層單位領(lǐng)導(dǎo)或來往密切的朋友，比如會議決定的人事安排這類敏感信息是不該“幕僚”來透露的。遇到有人打聽，必要時裝裝糊涂或擺擺譜都是可以的。領(lǐng)導(dǎo)從來不接受列席會議的工作人員“說漏嘴”，口風(fēng)不緊的人一經(jīng)發(fā)現(xiàn)會遭立即淘汰，幾年中手下員工“禍從口出”的例子比比皆是。

要受得了委屈。在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，出錯挨罵是家常便飯。經(jīng)常挨領(lǐng)導(dǎo)的批評不要緊，這說明領(lǐng)導(dǎo)在關(guān)注你，這是有意栽培你的表現(xiàn)。最怕的是領(lǐng)導(dǎo)對你不聞不問，那才是最要命的，一旦出現(xiàn)這種情況，離卷鋪蓋走人已經(jīng)不遠(yuǎn)了。心浮氣躁、任情使性是“幕僚”的大忌。個性太強(qiáng)的人，太書生氣的人，抗壓能力差的人，愛鉆牛角尖的人，恃才傲物的人，都不適合在辦公室工作。

要有奉獻(xiàn)精神。辦公室的工作繁瑣，起早貪黑，要求高時間長工作量大，加班加點(diǎn)甚至節(jié)假日需要泡在單位是常事，往往很難照顧家庭，這是客觀事實(shí)。需要腳踏實(shí)地，行事低調(diào)，凡事多擔(dān)待。不可動不動就牢騷滿腹，埋怨加班加點(diǎn)，抱怨報(bào)酬不高等等，甚至隨便對自己的領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)不滿，那就更要不得了。在辦公室工作，沒有忍辱負(fù)重的奉獻(xiàn)精神很難適應(yīng)。

拉拉雜雜說了這么多，我看該作個結(jié)論了。說起來也簡單，辦公室工作雖然煩瑣勞累，但縱橫關(guān)系廣，上升空間大，學(xué)習(xí)機(jī)會多，也很鍛煉人。2010年9月至2012年8月，公司推薦我參加了中國人民大學(xué)研究生院“思想政治教育專業(yè)研究生進(jìn)修班”學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)方式采取每個季度到中國人民大學(xué)集中學(xué)習(xí)一周。兩年共8次集中學(xué)習(xí)，其中7次上課到BJ，一次實(shí)習(xí)到上海。并撰寫了專業(yè)論文，獲得了進(jìn)修證書。