第73章 “幕府”春秋
- 從軍人到軍工人
- 艸河魚翁
- 5241字
- 2025-04-02 15:58:22
軍品公司組建初期,黨政辦公室原有的業(yè)務(wù)工作一樣不少,又將保密辦、董秘辦、法務(wù)部的業(yè)務(wù)納入了公司黨政辦,還要履行“不管部”的職責(zé),把企業(yè)搬遷后新增加的后勤服務(wù)如職工食堂、職工交通車等等雜事都要管起來,但定員卻反而比過去減少了三分之一,一時間工作千頭萬緒,內(nèi)容多、事情雜、要求高、時間緊。記得曾經(jīng)讀過的一篇文章里說,辦公室的功能有點(diǎn)類似于過去官府衙門里的“幕府”,意思就是干些“打雜”的事,這顯然有點(diǎn)牽強(qiáng)附會了。不過,我很快發(fā)現(xiàn),辦公室負(fù)責(zé)人的崗位確實(shí)有個特點(diǎn),就是日常繁雜瑣碎的事務(wù)性工作占用了大量的時間和精力,加上辦公室的兩個領(lǐng)導(dǎo)都是新手,都沒有辦公室的工作經(jīng)驗(yàn),常常感到應(yīng)接不暇,難免出現(xiàn)這樣那樣的紕漏。
那些年,我陸續(xù)管理過公司好幾個部門,還從來沒有實(shí)施過所謂“新官上任三把火”。但這次不行,公司領(lǐng)導(dǎo)三天兩頭的嚴(yán)厲批評,逼得辦公室的兩個領(lǐng)導(dǎo)迅速達(dá)成一致:兩人分工協(xié)作,雙管齊下:在改變員工的思想作風(fēng)和流程制度上下功夫,對辦公室的主要業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的清理整頓,變被動為主動。
比如,會議是公司生產(chǎn)經(jīng)營中進(jìn)行集體決策的重要形式,也是領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常使用的管理形式。然而,從公司層面到公司部門大事小事都喜歡開會,辦公樓的每一層都有會議室,經(jīng)常不夠用。有時公司領(lǐng)導(dǎo)一個上午要趕兩三個會,而且每次參會還都得說上幾句,以表示對該項(xiàng)工作的重視,領(lǐng)導(dǎo)們時不時弄得精疲力竭,難免冒火連天,動不動就指責(zé)辦公室亂彈琴。我們安排會議也頭痛不已。
于是,我們出大招整頓會議管理,提高效率。從開會的策劃、協(xié)調(diào)和組織入手,制定嚴(yán)格的程序和要求。實(shí)行模塊化管理。以節(jié)約成本為出發(fā)點(diǎn),對公司內(nèi)部跨部門會議類別進(jìn)行匯總,形成相應(yīng)的模塊,利用公司的局域網(wǎng),實(shí)行了網(wǎng)上申請和審批,減少了每個月內(nèi)容相近或內(nèi)容交叉的例會。會前會中,設(shè)專人負(fù)責(zé)會議策劃、上會資料審核、會議考勤,提高了秘書的會務(wù)技能。會后及時整理編制會議紀(jì)要,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)傳閱、發(fā)部門執(zhí)行,確保公司決策及時落實(shí),提升辦會質(zhì)量。
幾年間,上級領(lǐng)導(dǎo)蒞臨公司檢查和公司客戶來訪的商務(wù)活動等接待任務(wù)相當(dāng)重。由于軍品公司組建時辦公室從主任到秘書基本都是業(yè)務(wù)素人,經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足,開頭一段時間接待工作做得不好。主要是計(jì)劃不周全,重要細(xì)節(jié)遺漏,臨時發(fā)生變化后應(yīng)對失誤,出現(xiàn)過一些差錯,辦公室?guī)状问艿焦绢I(lǐng)導(dǎo)的嚴(yán)歷批評。我總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),組織制定了較完善的接待制度,明確了對外接待程序、規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步完善了接待策劃方案模板,豐富方案策劃內(nèi)容,細(xì)化業(yè)務(wù)分工。將接待工作分成板塊,外部聯(lián)系、協(xié)調(diào)、現(xiàn)場、會議等每項(xiàng)工作專人負(fù)責(zé),分工明確,緊密配合。以后實(shí)際操作起來就井然有序了。
辦公室是公司機(jī)關(guān)一個綜合部門,辦公室主任要履行協(xié)助各位公司領(lǐng)導(dǎo)做好對分管部門日常工作管控的職責(zé),保證上情下達(dá)和下情上呈的渠道暢通,一個重要的環(huán)節(jié)是督促檢查各部門及時完成公司領(lǐng)導(dǎo)布置工作的情況,做好督辦工作。我們?yōu)榇私⒘艘粋€“生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量問題管理平臺”。堅(jiān)持每天定向搜集軍民品生產(chǎn)情況及問題,分析匯總后向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。同時,優(yōu)化督辦方法。凡是公司會議決定的重要事項(xiàng)、布置的重要工作,我在堅(jiān)持口頭和電話督辦方式的同時,還將書面督辦和現(xiàn)場督辦相結(jié)合,以《會議紀(jì)要》形成文字,涉及事項(xiàng)的相應(yīng)單位簽字確認(rèn)后,下發(fā)給有關(guān)單位進(jìn)行督辦,確保公司政令暢通和領(lǐng)導(dǎo)決策的落地執(zhí)行。
上級對軍工單位的信息管理制定有專門的程序,對信息的流轉(zhuǎn)有相應(yīng)的要求。收集匯總、分析整理和審批上報(bào)各類企業(yè)信息,一直由我具體抓這項(xiàng)工作。軍品公司成立之初,我重視不夠,花的精力不足,信息工作做得不好,被兵裝集團(tuán)的《中國兵裝每周要情》采稿量落后于行業(yè)的很多單位,為此曾被公司老總在中干會上點(diǎn)名批評。2010年起,我親自梳理了公司信息報(bào)送流程,組織了公司信息員培訓(xùn),公司報(bào)送的《建設(shè)每周要情》和《建設(shè)情況通報(bào)》數(shù)量和質(zhì)量得到逐步提高,逐步被《中國兵裝每周要情》采用量大增,在金戈網(wǎng)上每月發(fā)布信息數(shù)量穩(wěn)步上升,一直穩(wěn)定在行業(yè)的前四名。2011年,我協(xié)調(diào)信息管理部,推動OA辦公系統(tǒng)協(xié)同辦公模塊改版,大力促進(jìn)協(xié)同信息系統(tǒng)的推廣,暢通了內(nèi)外信息渠道。2013年,按上級要求,又將地方政務(wù)網(wǎng)信息系統(tǒng)的信息發(fā)送納入重要工作及時認(rèn)真處理。公司2011~2015年連年榮獲“中國兵裝集團(tuán)信息工作先進(jìn)單位”。
在辦公室工作,與公司經(jīng)營層領(lǐng)導(dǎo)們打交道是不可回避的,這可不是一個輕松的差事。因?yàn)楣ぷ麝P(guān)系眾多,工作環(huán)境繁雜,作為服務(wù)對象的公司班子成員經(jīng)歷不同、性格各異、工作方法和工作習(xí)慣也千差萬別,要服好務(wù)當(dāng)好參謀談何容易。這就要求辦公室的主任,在指揮領(lǐng)導(dǎo)們的秘書和辦公室員工為公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)中,要求眼觀六路、耳聽八方,平時需要大量掌握各類基礎(chǔ)信息,運(yùn)用信息化管理設(shè)備加快信息的發(fā)布和傳遞。遇事要求迅速作出判斷,合理運(yùn)用資源,果斷進(jìn)行處理,原則性和靈活性的把握上盡可能做到爐火純青。這些對個人的知識結(jié)構(gòu)、工作能力、協(xié)調(diào)組織能力和心理素質(zhì)是一個嚴(yán)格的檢驗(yàn)。好在我集幾十年的工作經(jīng)驗(yàn)、人脈關(guān)系和強(qiáng)烈的責(zé)任心,雖然忙忙碌碌還算得心應(yīng)手,比較從容地處理了日常工作中出現(xiàn)的各類問題,在這個工作崗位基本上做到了游刃有余。
辦公室外部溝通和內(nèi)部協(xié)調(diào)工作要求也蠻高。公司作為中央在渝企業(yè),行業(yè)主管部門在首都BJ,客戶遍及國內(nèi)外,同時,與重慶地方政府部門也有大量的工作接觸。所以,公司對外工作接口眾多,聯(lián)絡(luò)頻繁,程序嚴(yán)謹(jǐn),規(guī)矩嚴(yán)格。與外部打交道時的被動之處在于,很容易陷入“來了什么事,就處理什么事”而窮于應(yīng)付。因?yàn)槲覀兂伺紶枀⒓由霞壍臅h,大多數(shù)時候只能透過資料才了解外部的情況,而資料的內(nèi)容都是先經(jīng)過了組織的“過濾”。換言之,我們看到的外部,是先行經(jīng)過消化后的外部,是抽象的外部;那是已將組織的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)加之于現(xiàn)實(shí)之上的外部。所以,身處辦公室負(fù)責(zé)人的崗位,思路敏捷,做事利落,舉止得體,自然謙和是其基本要求。我堅(jiān)持以服務(wù)企業(yè)的改革發(fā)展為出發(fā)點(diǎn),按照相關(guān)要求,執(zhí)行保密規(guī)定,通過直接接觸和透過語言或文字等各種方式,積極進(jìn)行對外溝通和協(xié)調(diào)。對上級部門領(lǐng)導(dǎo),多請示勤匯報(bào);對重要客戶,多了解勤服務(wù)。如對有些客戶的風(fēng)俗習(xí)慣要提前掌握,對特定的客戶要在接待中尊重他們的宗教信仰等等。幾年間,我與企業(yè)主管和政府的相關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)和部門建立了良好的工作渠道,融洽了與上級領(lǐng)導(dǎo)和公司客戶的關(guān)系,也結(jié)交了業(yè)界不少的好朋友。
辦公室畢竟是企業(yè)的一個部門,公司內(nèi)部人際關(guān)系和工作關(guān)系的協(xié)調(diào)是其日常的主要工作之一。公司內(nèi)部的種種關(guān)系和聯(lián)系、種種問題和挑戰(zhàn)、種種錯綜的情勢和分歧的意見,每日每時由各方向匯集而來。所以,除了具體負(fù)責(zé)與住駐廠軍事代表室的交流溝通外,重點(diǎn)就是平衡各個單位部門的利益,督促其按公司經(jīng)營方針行事。在黨政辦副主任這個位子上,我有求必應(yīng),真誠回饋對我有恩的人,熱情服務(wù)我放在心上的人,力所能及的幫助值得我?guī)椭暮萌撕托枰規(guī)椭娜恕M瑫r因必要的堅(jiān)持原則,也誠惶誠恐得罪過一些同學(xué)、同事和職場多年交往的好友。
客觀上講,公司有幾十個生產(chǎn)單位和管理部門或事務(wù)部門,企業(yè)在做決定時要絕對的公平很難。一旦公司決策牽扯到相關(guān)單位的利益和部門員工的權(quán)益時,部門領(lǐng)導(dǎo)或單位主管那可是一群優(yōu)秀的人才,個個是老謀深算的人精,受到各人的看法、印象、意見、判斷或偏見的影響,往往表面上大家一團(tuán)和氣,背地里部門本位主義,干部山頭主義,誰都不服誰,互不賣帳,相互扯皮,各抒己見,沖突不可避免,甚至出現(xiàn)某些非個人所能控制的現(xiàn)實(shí)難題。這個時候,辦公室主任需要出面居中調(diào)停,將問題和事實(shí)擺在桌面上進(jìn)行討論,尊重不同的意見,照顧各方的情緒,營造開放、坦誠、建設(shè)性溝通的氛圍,想方設(shè)法說服和安撫各個利益方接受與妥協(xié),促使雙方產(chǎn)生共鳴。把話說開了,相互理解了,在一番爭執(zhí)之后握手言和,以確保公司的決策不打折扣,落到實(shí)處。
在辦公室副主任的崗位上風(fēng)風(fēng)火火干了多年,總結(jié)起來感慨頗多:辦公室工作既勞心又勞力,“做正確的事”和“正確地做事”同等重要。“只埋頭拉車,不抬頭看路”是不行的,往往會南轅北轍。如果像前述文章那樣勉強(qiáng)地把現(xiàn)代的辦公室比喻為過去的“幕府”,那么具體操辦的人大概類似于過去官署衙門中的“幕僚”了。現(xiàn)代“幕僚”以自己專業(yè)的服務(wù),輔佐領(lǐng)導(dǎo)推動相關(guān)工作的開展,通過計(jì)劃制訂、任務(wù)落實(shí)、跟蹤督導(dǎo)、分析檢查、總結(jié)考核等工作方法,在公司層面組織、協(xié)調(diào)、推動各項(xiàng)工作。這項(xiàng)工作是一種實(shí)務(wù)的綜合,看似容易,其實(shí)不然,要干好著實(shí)不易。根據(jù)我?guī)啄甑慕?jīng)驗(yàn),有幾個要點(diǎn)需要用心把握:
要在親疏有度中應(yīng)付自如。國有企業(yè)的組織體制,實(shí)行的是黨委集體領(lǐng)導(dǎo)下的分工負(fù)責(zé)制,其經(jīng)營管理層是一個以上級任命的黨政領(lǐng)導(dǎo)為核心的領(lǐng)導(dǎo)集體,稱為領(lǐng)導(dǎo)班子。公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員各有千秋,各負(fù)其責(zé)。工作起來一團(tuán)和氣是方向,同心協(xié)力是主流,但各自為陣也許客觀存在,意見相左甚至相互爭執(zhí)也時有發(fā)生。而辦公室主任既是一個核心崗位,也是一個嫡系崗位,往往與負(fù)責(zé)全面工作的主要領(lǐng)導(dǎo)過從甚密是為常態(tài),弄得不好容易給人以結(jié)黨之嫌而遭到忌憚。這就要求不時運(yùn)用保持平衡的手腕,注重細(xì)節(jié),避免犯低級錯誤。舉例來說,口頭稱呼上正職副職可均按照正職來稱呼,但書面上、文字上決不能馬虎。還有,領(lǐng)導(dǎo)的排位不能搞混等等,這是崗位要求。
要保持旺盛的求知欲,廣學(xué)博覽,努力提高思想水平和專業(yè)能力。要通過學(xué)習(xí)努力成為內(nèi)行,能夠熟練地辦會寫文,特別是要掌握文字的概括能力,練就提筆就來的本領(lǐng)。每次開會前做PPT也是例行公事。PPT的特點(diǎn)是程序化制作,演進(jìn)式傳播,引導(dǎo)式理解,通過數(shù)據(jù)和圖表組成量化圖譜,簡單清晰地表述供領(lǐng)導(dǎo)層決策的事項(xiàng)。它的優(yōu)勢是處理信息的數(shù)據(jù)量與想象空間一樣大,讓人對來龍去脈一目了然。收到的上級文件和下級報(bào)送的資料,要條理分明地迅速篩選出重點(diǎn),按照輕重緩急放在領(lǐng)導(dǎo)的案頭。領(lǐng)導(dǎo)的批示要及時處理,認(rèn)真地看、仔細(xì)地讀,重要的原文和一些數(shù)據(jù),看過后要記住,絕對不能偷懶,來不得半點(diǎn)敷衍,以便隨時在領(lǐng)導(dǎo)提出問題時準(zhǔn)確回答,不能支支吾吾,含含糊糊。這是基本要求。
要樹立服務(wù)意識,具備綜合協(xié)調(diào)能力。隨時履行提醒職責(zé),幫助領(lǐng)導(dǎo)把關(guān),避免誤事。根據(jù)公司每個時期的重點(diǎn)工作情況,乃至一個月的大事活動、重大會議和重要接待安排,把每天的詳細(xì)日程安排都列出時間表來、制成一周的大致活動表上報(bào)領(lǐng)導(dǎo),并根據(jù)情況的變化隨時更新,以便領(lǐng)導(dǎo)考慮處理問題時可以銜接、統(tǒng)籌。領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事也要記在心上,進(jìn)展的重要節(jié)點(diǎn)要主動匯報(bào),辦事的結(jié)果要及時報(bào)備。
要學(xué)會揣度上意,運(yùn)用流程落實(shí)下去。處于辦公室這個崗位的執(zhí)行力,說白了就是不折不扣的響應(yīng)與貫徹領(lǐng)導(dǎo)的決策,及時準(zhǔn)確地反饋結(jié)果。所以,領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要按階段進(jìn)行匯報(bào),在督促落實(shí)的同時,也要善于發(fā)現(xiàn)問題,提出自己的建議見解。但涉及經(jīng)營方針或改革措施之類的重大課題時,則要有分寸,唯當(dāng)家作主的領(lǐng)導(dǎo)意志曲意逢迎也是選項(xiàng)之一。雖知八面玲瓏是特點(diǎn)而不是缺點(diǎn),切不可自以為是、自作主張。
要手腳麻利,頭腦靈活。每天要提前到崗,先打開電腦登陸公司局域網(wǎng),檢查工作郵箱查收郵件,然后處理日常處務(wù),把當(dāng)天的工作按要素分解,作好安排。到了上班時間,或參加一些會議,或批閱一些文件等等。這些事雖然瑣碎,仍需謹(jǐn)小慎微,擺正位置。“眼尖、手快、腿勤、嘴緊”的八字訣須牢記。總體要求是少說話多干事,前面六字概括了果斷利落的行事風(fēng)格,切忌拖泥帶水,丟三落四。后面兩字主要針對某些不懂事又不好得罪的公司基層單位領(lǐng)導(dǎo)或來往密切的朋友,比如會議決定的人事安排這類敏感信息是不該“幕僚”來透露的。遇到有人打聽,必要時裝裝糊涂或擺擺譜都是可以的。領(lǐng)導(dǎo)從來不接受列席會議的工作人員“說漏嘴”,口風(fēng)不緊的人一經(jīng)發(fā)現(xiàn)會遭立即淘汰,幾年中手下員工“禍從口出”的例子比比皆是。
要受得了委屈。在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作,出錯挨罵是家常便飯。經(jīng)常挨領(lǐng)導(dǎo)的批評不要緊,這說明領(lǐng)導(dǎo)在關(guān)注你,這是有意栽培你的表現(xiàn)。最怕的是領(lǐng)導(dǎo)對你不聞不問,那才是最要命的,一旦出現(xiàn)這種情況,離卷鋪蓋走人已經(jīng)不遠(yuǎn)了。心浮氣躁、任情使性是“幕僚”的大忌。個性太強(qiáng)的人,太書生氣的人,抗壓能力差的人,愛鉆牛角尖的人,恃才傲物的人,都不適合在辦公室工作。
要有奉獻(xiàn)精神。辦公室的工作繁瑣,起早貪黑,要求高時間長工作量大,加班加點(diǎn)甚至節(jié)假日需要泡在單位是常事,往往很難照顧家庭,這是客觀事實(shí)。需要腳踏實(shí)地,行事低調(diào),凡事多擔(dān)待。不可動不動就牢騷滿腹,埋怨加班加點(diǎn),抱怨報(bào)酬不高等等,甚至隨便對自己的領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)不滿,那就更要不得了。在辦公室工作,沒有忍辱負(fù)重的奉獻(xiàn)精神很難適應(yīng)。
拉拉雜雜說了這么多,我看該作個結(jié)論了。說起來也簡單,辦公室工作雖然煩瑣勞累,但縱橫關(guān)系廣,上升空間大,學(xué)習(xí)機(jī)會多,也很鍛煉人。2010年9月至2012年8月,公司推薦我參加了中國人民大學(xué)研究生院“思想政治教育專業(yè)研究生進(jìn)修班”學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)方式采取每個季度到中國人民大學(xué)集中學(xué)習(xí)一周。兩年共8次集中學(xué)習(xí),其中7次上課到BJ,一次實(shí)習(xí)到上海。并撰寫了專業(yè)論文,獲得了進(jìn)修證書。