第2篇 勤學苦練，掌握出納基本功

第3章 與金錢朝夕相處——現金管理

本章知識點

“現金”是指立即可以投入流通的交換媒介。它具有普遍的可接受性，可以有效地購買商品、貨物、勞務或償還債務。它是企業中流通性最強的資產，包括可由企業任意支配使用的紙帛、硬幣。現金是總賬賬戶余額，在資產負債表中并入貨幣資金，列為流動資產，但具有專門用途的現金只能作為基金或投資項目列為非流動資產。

照規矩辦事，美美按昨天的生物鐘起個大早，刷牙、洗臉、梳頭，對著鏡子化了一個淡妝，露出甜甜的微笑。從這一刻開始，美美提醒自己說：“今天算是正式上班了，我一定要重視這項工作，它是我踏入社會的里程碑，我要多做事少說話，多聽多看多學習，向我的目標——財務總監進軍，加油！加油！加油！”

“美美，收拾好了嗎？”室友急切地問。

“給自己加個油，馬上就好。”美美開心地答道。

加油過后，美美充滿激情地和室友從地下室上來走向車站，開始了職場新生活……

現金的收支怎樣對待

第一天上班就碰上公司每周一次的例會，主持的同事簡單的開場白過后，美美作為新同事做了自我介紹，與其他人相互認識。半個小時例會完畢，散會時經理說：“美美，來一下我的辦公室。”美美不解地跟著去了。

“美美啊，昨天交接得怎么樣，流程都知道了吧？”經理問。

“哦，還好，流程我都熟悉了。”美美趕緊回答。

“嗯，那就好，有什么不懂的地方就問會計，別出差錯，這個崗位很重要，昨天我也說過了，大多數時間在與‘錢’相處。出納頭上有一把刀，那把刀是什么呢？就是法律，你得小心……”經理囑咐說。

“好的，經理，您放心吧！我會認真、細心地做好本職工作，遵守職業道德的。”美美堅決表態。

“很好，暫時沒什么事了，你去工作吧！”經理看了一眼美美說。

帶著一顆受到“驚嚇”的心，美美離開了經理辦公室，走向財務室開始了一天的工作。

“美美，跟經理談完事了，怎么不高興呀？”雯姐很熱心地問道。

“沒有啦，雯姐，剛才跟經理談話嚇著我了，過一會兒就沒事了，嘿嘿！”美美說。

“傻丫頭，來，你先看一下公司財務管理制度里的現金管理制度，有不懂的再問我。”雯姐說。

“嗯，好的，謝謝雯姐。”美美感激地說，認真地看了起來。

現金收入的主要來源：單位或職工交回的差旅費剩余款、賠償款、備用金退回款；收取不能轉賬的單位或個人的銷售收入；不足轉賬起點（起點為1000元）的小額收入等。

單位現金的去處一般如下：

職工工資、津貼，個人勞務報酬；

各種勞保、福利費用；

國家規定的對個人的其他支出；

出差人員必須隨身攜帶的差旅費；

出差人員回來后的報銷補款。

另外，收到的現金要存入銀行，還要結算起點以下的零星支出（前款結算起點定為1000元）……

看著看著，“咚、咚……”有人敲門。

“請進。”美美說。

“美美，這是昨天收到的現金，你查一下。”業務員張三進來說。

“好的，我看一下。”美美接過現金。

【任務2】2014年8月5日收到銷售部門產品零售收入現金2400元。

【行動過程】

（1）銷售部門張三交來銷售單（出庫單）及現金2400元，出納人員美美審核了銷售單（出庫單）。

（2）出納人員美美當面點清現金，一筆一清，并妥善保管。

（3）出納人員美美對此開具了收據，收據一般一式三聯，一聯和二聯后面墊復寫紙，在第一聯上一次書寫完成（如圖3-1所示），美美簽字后交由張三簽字，在第二聯和第三聯上蓋上財務專用章，把第二聯撕下后交給張三，由銷售部門張三交付客戶。

（4）出納人員美美將所開收據第三聯記賬聯蓋上現金收訖章撕下，連同銷售部門張三交來的銷售單（出庫單），填寫記賬憑證日期、摘要、借方科目“庫存現金”、金額和“附件2張”。

（5）根據記賬憑證，登記現金日記賬。

（6）將銷售單、收據記賬聯和記賬憑證一同交由會計進行賬務處理。

后三步也可以這樣操作：

出納人員美美將所開收據第三聯記賬聯撕下，根據銷售部門張三交來的收款依據和發票記賬聯填寫“收入憑單”（如圖3-2所示），在收入憑單上加蓋現金收訖印章并簽名（采用這種做法，收據上就不用加蓋現金收訖章了）。

根據收入憑單，登記現金日記賬。

將收入憑單及所附單據交由會計進行賬務處理。

“咚、咚……”又有人敲門。

“請進！”

“美美，東西送來了，你結一下款吧。”采購部的趙四說。

“哦，那好，我看看。”美美接過來。

【任務3】2014年8月5日采購部門趙四訂購了一些辦公用品，共計款項659.32元。

【行動過程】

（1）趙四到財務部門領取、填寫“報銷單據粘貼單”，將訂購辦公用品的單據粘貼在報銷單據粘貼單上（如圖3-3所示）；貼好后，填寫“支出憑單”（如圖3-4所示）；將填好的支出憑單粘貼在報銷單據粘貼單上面（粘貼在報銷單據粘貼單上的所有單據作為支出憑單的附件）。

（2）采購部門趙四的“支出憑單”需經過以下審批過程：

交給采購部門主管王一審核并簽名→交會計主管于雯核定其費用與金額并簽名→上交公司主管領導馬六審批并簽名→交出納審核并付款。

（3）通過出納人員美美審核的支出憑單，審核附件及憑單上各部門主管都已簽名，確認付款依據和金額。審核無誤后，支付659.32元給采購部門趙四，并當面點清現金，一筆一清，再由趙四在支出憑單的領款人處簽名確認。

（4）出納人員美美在支出憑單上加蓋現金付訖印章并簽名。

（5）根據支出憑單，登記現金日記賬。

（6）將支出憑單交由會計進行賬務處理。

如果只有一張單據，相關責任人也可在單據上直接簽字，出納付款后在單據上加蓋現金付訖章，據審核后的單據出納直接填寫記賬憑證（同現金收款第一種情況），據記賬憑證登記現金日記賬。

美美嘟囔著：“哎，上午的時間過得這么快，都快中午12點了，該吃飯了。”

怎樣看待坐支

美美吃完了午飯，回到工作崗位，想起購買辦公用品時支付了幾百塊錢，要是一會兒有幾千塊錢的付款怎么辦？正想著……

“美美呀，中午訂購了一批貨物，結一下賬吧。”采購部的趙四說。

“又是什么呀，我看看，啊！2300元，不是吧，猜中了……”美美無奈地說。

美美按照之前的步驟操作，不過第（3）步時用的是銷售員交來的零售現金收入來支付此筆費用，當面清點現金，同時在支出憑單上加蓋現金付訖印鑒，交由會計做賬。

美美的處理不正確。企業不可以直接將銷售收取的現金用于零星業務支出（即“坐支現金”）。

當日收到的現金必須及時送存到開戶銀行，現金的金額也是有限制的，需要用現金支付的費用必須是從備用金中支出。“備用金”則必須是從開戶銀行提取，提取時應當如實寫明用途，由財務部門負責人簽章，經開戶銀行審核批準后予以支付現金。

根據《中華人民共和國現金管理暫行條例》第十一條的規定：開戶單位現金收入應當于當日送存開戶銀行。當日送存確有困難的，由開戶銀行確定送存時間；開戶單位支付現金，可以從本單位庫存現金限額中支付或者從開戶銀行提取，不得從本單位的現金收入中直接支付（即坐支）。因特殊情況需要坐支現金的，應當事先報經開戶銀行審查批準，由開戶銀行核定坐支范圍和限額。坐支單位應當定期向開戶銀行報送坐支金額和使用情況。

【任務4】將當日收到的現金送存到開戶銀行。

【行動過程】

（1）整點現金。送款前，出納人員應將送存現金清點整理，合計出需要繳存的現金金額。

（2）清點完畢并核對無誤后，出納員填寫現金繳款單，填寫的合計數與需要繳存的現金一致。

（3）向銀行提交繳款單和整點好的現金。現金要一次性繳清，當面清點，如有差異，應當面復核。

（4）返回繳款單。開戶銀行受理核對后蓋章，并將回單交存款單位，表示款項已收妥。

（5）根據現金繳款單（圖3-5以2400元為例）的回單，編制支出憑單。

（6）根據審核無誤的支出憑單登記現金日記賬。

（7）將支出憑單交由會計進行賬務處理。

毫不客氣清查現金

一天的時間過得很快，時間到了下午17：30。

“還有30分鐘就可以下班了。”美美開心地想著。

“美美呀，今天收了多少錢，付了多少款，有數嗎？”雯姐問道。

“哎呀，光想著快下班了，晚上吃什么呢。”美美不好意思地笑笑說。

【任務5】2014年8月5日現金日記賬面金額結余2293.81元，現金實存金額2293.81元。

【行動過程】

（1）出納人員美美在8月5日當天工作結束前將收支憑單金額與現金日記賬進行逐筆對賬。

（2）出納人員美美復查是否有由于重記、漏記或誤記而引起的差錯。

（3）出納人員美美清點盤查現金，加計匯總2293.81元，與現金日記賬賬面余額2293.81元核對一致。

每天工作結束前必須進行對賬，盤點清查現金，每月其他時間也需要組織清查小組進行不定期清查。

采用實地盤點的方法來確定庫存現金的實存數，實存現金余額與現金日記賬的賬面余額核對，以查明賬實是否相符。

盤點前，出納人員美美應先將現金收支憑單、報銷單全部登記入賬，并結出余額；而后復查是否有由于重記、漏記或誤記而引起的差錯。

盤點時，出納人員必須在場。清查過程中不能用不具法律效力的借條、收據充抵庫存現金。

盤點后，根據現金盤點結果，編制“現金盤點報告表”（如表3-1所示），并由清查小組的監盤人員和出納人員簽名或蓋章。

現金的日清月結

日子就這么一天天過去，轉眼就到了月底。

美美開心地想著：“終于月底了，忙完了今天，明天正好周末，可以休息一下了。”

“想什么呢，這么開心？”雯姐問。

“哦，想著明天找朋友出去玩兒一下，吃些好吃的，然后好好休息一下，嘿嘿。”美美樂呵呵地說。

“是嗎？別開心得太早啊，也別偷懶存著僥幸心理，雖然平時你不定期做現金清查，但為了慎重，月底結賬前咱們還要再清查一次，看有沒有遺漏。”雯姐說。

“啊？不用吧，我每天都在檢查呀。”美美有些不情愿地說。

“別想了，行動吧。”雯姐不給美美時間發牢騷，先行動起來。

就這樣，兩人開始了月底大清查。

【任務6】2014年8月31日月底清查結賬，現金短缺256元。

【行動過程】

（1）單據清查：清查各種現金收支憑單、報銷單，檢查憑單、報銷單所填寫的內容與所附原始憑證上的內容是否一致；同時檢查每張單據是否已經蓋齊“收訖”“付訖”的戳記。

（2）現金盤點：出納人員美美和清查人員雯姐分別清點現金，然后匯總得出當日現金的實存數。將盤存得出的實存數和現金日記賬余額進行核對，核對結果現金短缺256元。

（3）出納人員美美核對了當月現金日記賬與會計人員登記的現金總賬金額，結果顯示現金日記賬比現金總賬多256元。

（4）出納人員美美查看當月所有的憑單、報銷單，看有沒有漏記、重記、錯記等狀況發生。

（5）出納人員美美查明結果屬于現金日記賬登記錯誤，經清查人員核實后應及時更正錯賬。

（6）清查人員和出納人員美美查看現金的限額，看盤點出來的現金有沒有超過規定限額。結果顯示現金沒有超過規定限額。

做完這些工作，也到了下班的時間，美美安心回家享受她的快樂周末……

現金的進出登記

美美在收支任務中都碰到一個步驟，就是根據核對無誤的收支憑單（或記賬憑證）登記現金日記賬，具體應該怎么登記呢？

【任務7】根據已核對無誤的經濟業務登記2014年8月5日現金日記賬。

【行動過程】

（1）按照經濟業務的收入憑單（或記賬憑證）上的日期填寫“日期”欄。

（2）按照會計已做賬的記賬憑證編號填寫了“憑證編號”欄。

（3）“摘要”欄簡要填寫入賬的經濟業務內容，力求簡明扼要（據記賬憑證登記日記賬的摘要和記賬憑證上的項目相同）。

（4）按照收入憑單或記賬憑證借方金額填寫“借方金額”欄；按照支出憑單或記賬憑證貸方金額填寫“貸方金額”欄。

（5）計算填寫“結余”欄。根據“本行余額=上行余額+本行借方（收入）-本行貸方（付出）”公式計算。

（6）每日終了，做“本日合計”，計算出本日借方合計、本日貸方合計和本日余額（根據“本日余額=上日余額+本日借方合計-本日貸方合計”計算）。本日合計行計算出來的余額如果和最后一筆業務后余額相等，表示日結正確，并在本日合計下劃通欄單紅線，如圖3-6中8月5日本日合計欄下面紅線表示日結結束；如果本日只有一筆業務的，如圖3-6中8月4日編號1的業務，在本筆業務下劃通欄單紅線即可，不用再做“本日合計”。紅線已加粗表示，后文同。

正常情況下庫存現金不允許出現貸方余額，若在登記現金日記賬過程中，由于記賬順序等特殊原因出現了貸方余額，則在余額欄用紅字登記。