把復雜的任務拆解成合理可行的行動

有時候，面對一件事，你不知道該從哪兒入手，不知道該怎么去做。因為不知道怎么做，所以一直在思考，這就造成了拖延。

如果面對一項任務，你知道第一步做什么，第二步做什么……這樣會好很多。

所以，在接到任務后，最好能先將其拆解成一個個可以直接執行的行動。

知道有哪些事要做，才能做好安排

列出今日待辦清單列表，明確有哪些事要做。

建議在每天早上花5~10分鐘，先列一下今日有哪些事要做。列完后瀏覽下，把不是必須做的事刪除，即把今日待辦清單變為不可逃避清單。

在列清單時最好能分一下類，這樣可以避免遺忘。但是分類不要太細，太細了光想就要花好長時間，而且想到的都是一些瑣碎的事。

分類從這五個方面來進行就可以了，分別是工作、生活、學習、健康和財富。

早上起來，先分類列一下有哪些事要做：工作上，要完成一個項目進度報告，要去接待客戶，還要給客戶發合同；生活上，今晚要到父母家吃飯；學習上，因為要考證，所以需要確定一下學習內容；健康上，有沒有給自己安排一些健身活動，有就列上，沒有就不列；財富上，記賬等也可以列出來。

做好分類，不僅可以讓清單內容更清晰，也更容易進行優先級的排序。

早上醒來就知道今天有哪些事情要做，可以做到心中有數，根據事情多少來安排時間。如果今天的事情非常多，那你首先會想到的是早早開始行動。

計劃不是固定不變的，需要根據現實進行調整

把要做的事情列完以后，接下來需要進行整理。

可以固定兩個時間點來進行集中整理，避免因隨時整理而浪費時間。

第一個時間點是剛上班，準備正式工作前。早上9點上班，就在9點到9點15分這段時間進行整理調整。

為什么在這個時間點整理？因為到了公司后，你需要先查收郵件和各類消息留言，也許就會有其他事情需要做。除了這些，還有一些口頭上的、領導交代給你的新的任務，或同事咨詢你一些事，需要你給出答復等。把這些事情增加上去，事情變多了，本來的安排就需要進行調整。

第二個時間點是午休結束后，開始下午的工作之前。中午12點到下午1點休息，在下午1點開始工作前，花一些時間根據上午的工作情況進行調整。

最常見的情況是上午的工作延后，要占用下午的時間，這樣今天有些事情就完不成了，需要調整。還有，你在上午做事的過程中，又新增了別的事情，也需要補充到清單中。

如果新增的事項過多，今天的時間不夠用了，你可以將一些事項轉移或刪除。

轉移就是將事情交給別人來做。轉移又分兩種情況。

第一種情況是轉移的人讓你特別放心。

今天的任務中有一項是給客戶發合同，就是將合同蓋章后快遞給客戶。這可以請同事小劉來幫忙完成。小劉做事認真負責，交給他的事情他都能按時按量完成，不需要擔心什么。你直接把給客戶發合同的事轉移給小劉就可以了，在自己的待辦清單中直接刪除該任務。

第二種情況是轉移的人讓你不太放心。

這種情況下將任務轉移出去后，還需要在待辦清單中新增一項任務，用來確認事情是否完成。

把給客戶發合同的任務轉交給小張了，不太確認他能否按時發出去，那在待辦清單中就需要新增一項“下班前確認合同是否發出”。

如果無法轉移，就要看一下可不可以刪除或調整時間。

本來安排了今晚到父母家吃飯，但今天工作實在太忙，需要加班，晚上沒辦法去吃飯了，需要重新安排時間。如果這幾天都很忙，不確定時間，就直接刪除；如果可以確定哪天有空，就調整到那一天。

拆解后的計劃才具有可執行性

經過新增、轉移、刪除和調整后，剩下的任務就都是需要自己去做的了。到這一步還沒達到可以直接執行的地步，還需要對各個任務進行拆解才可以。

進行拆解前，首先要區分項目、任務和行動。區分清單上哪些是項目，哪些是任務，哪些是行動。

項目是由任務組成的，任務又是由好幾個可以直接執行的行動組成的。

行動是可以直接執行的，不需要復雜的操作和準備。

像去父母家吃飯，什么事也不需要準備，下班后直接到達就可以，這就是一個行動。

任務是不能直接執行的，需要好幾個步驟才能完成。

要完成一份項目進度報告，最少需要三個步驟。第一步需要明確項目當前的進度，第二步需要匯總收集來的數據，第三步才是寫文檔，確認無誤以后再發郵件。這種類型的就屬于任務。

項目不是幾個步驟就可以完成的，而要分好幾個不同的階段。工作中的項目經常是需要多人同時配合才能完成的。

組織一次新員工培訓，至少要分為準備、培訓和考核三個階段，而每個階段又有不同的任務。

比如準備階段，首先要確認培訓時間、地點和內容。

確認培訓時間、地點和內容，又可以繼續拆分。時間需要和人事部門的同事確認，地點需要和行政部門的同事確認，內容又需要提交領導查看，這就至少拆分成三個任務了。每個任務又繼續拆解成行動，像準備培訓內容，分為發調查問卷、收集需求、整理PPT、發送郵件等行動。

拆分的目的就是把清單所列的事項都轉變成一個個具體行動，直接執行就可以，不需要再思考到底該怎么去做，先做什么、后做什么。

調整計劃時間，保證當天可完成的任務

拆解完后還需要根據時間點再調整一下，因為好多任務并不是今天必須完成的。像新人培訓，這么多的行動，也需要別人來配合，不是一天就可以完成的，所以需要根據時間節點再調整。

要完成新人培訓，今天我只要和人事部門確定好時間就可以了，這個任務就留在今日待辦中。確認地點是可以明天完成，那就放到明日待辦里。準備資料等是可以后天或者過幾天再完成的，就放到日程表里。

后續每天早上列清單時，先看下日程表，也就不會有遺漏的情況了。

計劃有例外，優先完成最重要的任務

計劃安排得再好，也會有例外的情況，本來估計完成一件事只需要兩個小時，結果用了四個小時，還有兩件事沒完成，剩下的時間只夠再處理一件事了，該處理哪一件？有了優先級就方便選擇了。

優先級分高、中、低三類即可。

高的是今天必須完成的，不能延后；中的是最好今天完成，但也可以放到明天的；低的是可以往后延好幾天，甚至短期內不做也可以。

像接待客戶，跟客戶約好了是在今天，這個肯定是沒有辦法往后延的，所以優先級是高。到父母家吃飯，約好今天，但優先級并不高，就算今天不去，往后延好幾天也是可以的。

項目報告拆分成了收集、匯總和整理三個行動，如果領導明天上班時就要查看，那優先級就是高，今天必須完成；如果是明天下午開會時用，那優先級就是中，可以延后一點，明天上午完成也是可以的。

明確了優先級，也就知道什么可以拖，什么不可以拖，這樣就不會因為拖延耽誤正事了。

今日筆記

今日實戰

1.列出今天要完成的事項。

2.按本節的步驟，將要完成的事項拆解成可直接進行的行動。

3.按事項的截止時間將其排出優先級。

4.嘗試將自己的任務轉移給別人，減少自己的工作內容。