三、背景信息核查過程中的個人信息保護

為了保護個人信息不被泄露和非法利用，2021年，我國制定并頒布了《中華人民共和國個人信息保護法》（以下簡稱《個人信息保護法》）。該法對于違規處理個人信息的行為，規定了非常嚴厲的行政處罰責任。作為與個人信息處理密切相關的領域，企業人力資源管理屬于該法重點規制的對象。據此，企業在勞動人事管理過程中處理員工個人信息時，應當嚴格遵守該法相關規定。

1.員工背景信息收集與核查應當取得明確依據

《個人信息保護法》第13條規定，符合下列情形之一的，個人信息處理者方可處理個人信息：①取得個人的同意；②為訂立、履行個人作為一方當事人的合同所必需，或者按照依法制定的勞動規章制度和依法簽訂的集體合同實施人力資源管理所必需……據此，企業在收集、核查、使用員工個人信息時，應當取得其本人的同意，或者規章制度、集體合同中已經明確規定企業在實施人力資源管理時有權收集、核查員工個人信息。

同時，針對敏感個人信息，即一旦泄露或者非法使用，容易導致自然人的人格尊嚴受到侵害或者人身、財產安全受到危害的個人信息，包括生物識別、宗教信仰、特定身份、醫療健康、金融賬戶、行蹤軌跡等信息，以及不滿十四周歲未成年人的個人信息，《個人信息保護法》第28條規定，只有在具有特定的目的和充分的必要性，并采取嚴格保護措施的情形下，個人信息處理者方可處理。第29條規定，處理敏感個人信息應當取得個人的單獨同意。

2.員工信息收集與核查應當遵循合法、正當、必要和誠信原則

《個人信息保護法》第5條規定，處理個人信息應當遵循合法、正當、必要和誠信原則，不得通過誤導、欺詐、脅迫等方式處理個人信息。第6條規定，處理個人信息應當具有明確、合理的目的，并應當與處理目的直接相關，采取對個人權益影響最小的方式；收集個人信息，應當限于實現處理目的的最小范圍，不得過度收集個人信息。第7條規定，處理個人信息應當遵循公開、透明原則，公開個人信息處理規則，明示處理的目的、方式和范圍。

據此，作為一種典型的個人信息處理行為，企業對擬錄用人員背景信息進行收集與核查時應當注意兩個方面。首先，應當遵循正當、必要性原則。對此，一些與工作崗位不相關的個人隱私信息，企業應避免收集，如求職人員的婚孕情況，無論在面試過程中還是入職體檢時均不應當涉及。其次，企業應當確保員工的知情權，即在收集和核查背景信息前，企業應當向其明確告知收集的目的及背景信息核查的方式。

3.員工信息保管應當確保安全妥當

作為個人信息保護的重中之重，同時也是法定義務，企業應當重視對員工個人信息的安全保管。對此，《個人信息保護法》第51條規定，個人信息處理者應當根據個人信息的處理目的、處理方式、個人信息的種類以及對個人權益的影響、可能存在的安全風險等，采取下列措施確保個人信息處理活動符合法律、行政法規的規定，并防止未經授權的訪問以及個人信息泄露、篡改、丟失：（一）制定內部管理制度和操作規程；（二）對個人信息實行分類管理；（三）采取相應的加密、去標識化等安全技術措施；（四）合理確定個人信息處理的操作權限，并定期對從業人員進行安全教育和培訓；（五）制定并組織實施個人信息安全事件應急預案；（六）法律、行政法規規定的其他措施。