關于時間管理的三個真相

“時間就是金錢。”1748年，美國政治家本杰明·富蘭克林在隨筆中寫下了這樣的句子。

從18世紀開始，“理性主義”廣泛傳播，富蘭克林作為“理性主義”的代表人物聞名于世，他留下了很多體現時間重要性的句子。

“不要浪費時間，人生就是時間的積累。”

“不要浪費時間，要常做有益之事，杜絕一切無用之事。”

之后，富蘭克林的觀點被視為時代精神的代表，19世紀，“時間就是金錢”成為一個流行的口號。有效利用時間是一種美德的觀點已經成為世界共識。在現代社會，可能沒有人懷疑時間管理的重要性。

然而，很多廣為流傳的時間管理常識實際上沒有什么明確的依據。

無論你學習多少最新的時間管理術，只要依據是錯的，意義都不大。因此，你首先要從廣為流傳的關于時間管理的觀點中找出以下3個真相。

●真相①：即使使用時間管理術，工作效率也沒那么容易提高。

●真相②：越在意時間效率，工作效率就越低。

●真相③：“管理時間”幾乎是不可能的。

很多人可能感到困惑。這些觀點都是關于時間管理術的基本觀點，大家可能認為這些觀點是毋庸置疑的。但是，近年來的研究表明，這些觀點是錯誤的。只要陷入這些誤區，你便幾乎永遠無法擺脫“時間不夠用”的狀態。我們來看看詳細的原因。

01
真相①
即使使用時間管理術，工作效率也沒那么容易提高

縱然淘盡岸邊的細沙，也數不盡世間的時間管理術。世上有很多時間管理術，比如調整日程表、羅列待辦清單、設置郵件時間、估算工作時間等，每種時間管理術都主張“用這種技巧可以有效地利用時間”。但是，正如“前言”所言，這些技巧實際上沒有什么依據，甚至很多報告指出這些技巧對改善工作效率沒有效果。這聽起來有些難以置信，但是多項關于時間管理術效果的研究顯示，這些技巧和工作效率之間只有著微弱的聯系。

我們來看看2021年康科迪亞大學等團隊的研究。研究團隊在從1980年到2009年發表的有關時間管理術的研究論文中選取了158篇，對約5.3萬人的數據進行了元分析。元分析是一種把多項研究結果匯集起來，按照規范得出總體結果的統計技術。因為其使用了大量的數據，所以準確性更高，與參考單一研究相比可以得出更可靠的結論。從這個意義上說，數據的可信度相當高。

在分析時，研究團隊將時間管理術的內容分為以下三種。

●結構化：這是清晰地列出“在什么時間做什么事情”的時間管理術，比如使用日程手賬、提醒事項、待辦清單等。

●保護化：這是專門保護時間不受外界干擾和問題影響的時間管理術，比如拒絕需要花費時間的要求、早起工作、工作時屏蔽社交媒體等。

●適應化：這是事先設想同事的請求或緊急會議等問題，預先制訂對策的時間管理術。常見的方法是制訂行動計劃，比如，“如果有緊急會議，就把文書工作推遲到下周”“如果被安排做一項緊急工作，就請同事幫忙核算經費”。“設置預案日”等也屬于這種方法。

根據以上分類，研究團隊分析了時間管理術的效果，得出以下結論。

●時間管理術與工作效率之間只有較弱的相關性（r=0.25）。

“r”也稱為相關系數，是表示兩個數據之間關系密切程度的數值，這里被用于表示時間管理術與工作效率之間的關系。這個數值越接近1，就說明二者之間的關系越密切。在這種分析方法中，如果數值大于0.5，一般認為研究的兩個對象之間的相關性較高。如果調查啤酒銷售量與氣溫的關系，一般會出現“r＝0.78”左右的大數值。在大熱天人們想喝冰啤酒是很正常的，所以冰啤酒的銷售量也較高。

在這一點上，0.25這個數值是一條很微妙的線，我們可以認為，“雖然時間管理術有時能提高工作效率，但很多時候沒有明顯的效果”。這里所說的工作效率，是以上司提出的業績評價、員工工作積極性、工作承諾等指標來衡量的，時間管理術對這些指標沒起到什么明確的作用。

研究團隊還發現了以下結果。

●在學習時使用時間管理術效果更差，人們不能指望通過這些方式提高考試成績。

●時間管理術在“人生滿意度”方面作用最明顯，其影響度比工作效率高72%。

大多數人會使用時間管理術來提高工作效率，但實際上這樣做沒有多大效果，只是多了一點心理安慰罷了。

應該把時間管理術視為一種提高幸福感的技巧

還有很多其他實驗也發現時間管理術沒有效果。

在維爾茨堡大學等團隊做的一項測試中，研究團隊指導德國的商務人士進行時間管理術訓練，在小組研修的基礎上，讓全體人員學習多種時間管理術。

●設定工作目標，并爭取按時完成。

●事先做好預案，以防由于意外事件而中斷計劃。

●按優先順序對任務進行排序，從重要的事情開始處理。

●將所有需要完成的任務寫在日歷上，使之可視化。

●觀察完成每項任務所花費的時間，以便今后能更充分地利用時間。

這些都是常見的時間管理術，看過本書的讀者可能使用過這些時間管理術。如果把這些時間管理術組合在一起，或許會對提高工作效率有些幫助。

但是，測試結果與前文提到的元分析大同小異。無論人們使用哪種時間管理術，工作的質和量都沒有太明顯的改善，也不會提高人們按時完成工作的概率。時間管理術只對被試的工作滿意度有效果。前文提到的元分析的作者對此這樣評價：“一般來說，時間管理術有助于提高工作效率，而提高幸福感只是一種副產品。但是，我們的分析顛覆了以往的常識，應該放棄把時間管理術和效率聯系在一起的想法，僅把時間管理術視為一種提高幸福感的技巧。”

的確，研究數據顯示，時間管理術的效果并不明顯，日程安排和任務管理等常規技巧也沒有取得顯著成果。盡管如此，現代人并沒有對時間管理失去信心，這可能是因為這些技巧能改善我們的心態。

使用時間管理術來安排每天的日程，能讓你有一種自己能掌控自己人生的感覺，也更容易有完成重要工作的成就感。比起讓別人告訴你該做什么，能自己管理時間的人生肯定更讓人心情愉悅。

不過，我還是要重申一遍，時間管理術帶來的提高工作效率的效果，遠不及改善心態的效果。目前，還沒有一種時間管理術能對所有人來說都有效。

02
真相②
越在意時間效率，工作效率就越低

“通過分工提高工作效率，勞動生產率就會有飛躍性的提高。”

1776年，近代經濟學之父亞當·斯密在《國富論》中強調了效率化的重要性。他一針見血地指出，工業革命的本質不在于新技術的誕生，通過減少浪費和改善工藝來追求效率化才是最重要的。

經營學家弗雷德里克·泰勒和W.愛德華茲·戴明也繼承了同樣的觀點，他們認為“追求效率是一種美德”。通過他們的努力，時間管理成為一門科學，“如何在較少的時間內做更多的工作”成為人們追求的準則。這一點在現代社會也沒有改變，消除浪費和追求效率仍然是世界各地商學院的主要課題。

當然，時間對我們來說確實是一種稀缺資源，追求效率不僅對于經營者，對所有人而言都是必要的。眾所周知，亨利·福特通過引進世界上第一條裝配線使工廠產量翻番，工業革命也因為追求效率而取得了豐碩的成果。

但是，最近十幾年的研究表明，重視效率有時反而導致工作效率下降，主要有以下兩個原因。

①追求時間效率會導致判斷力下降。

②時間效率越高，創造性越強。

第一個問題是追求效率會讓我們的判斷力下降。你有過這樣的經歷嗎？比如，連續開了好幾個會，在短時間內發了很多郵件，高效地處理事務，這時已經到了傍晚，你突然發現今天應該寫的重要企劃書還沒開始寫。

在短時間內高效地處理多項任務，卻忘記做最重要的事情，無意間接受了不合理的請求，這種現象并不少見。

這在行為科學中被稱為“隧道效應”。如果你在開車時聽音樂，同時還和副駕駛說話，甚至因為看到走在前面的熟人而分心，無論多么資深的駕駛員，發生事故的概率都會攀升。同理，在高效處理多項任務的過程中，大腦的處理能力達到極限，做出恰當選擇的能力就會下降，這種現象就是“隧道效應”。

經濟學家賽德希爾·穆萊納森（Sendhil Mullainathan）等人的研究顯示，陷入隧道效應的人平均智商會下降13個百分點，這個數值和整晚不睡覺導致的智商下降的程度差不多。

因此，一旦陷入隧道效應，我們就容易采取以下行動。

●只滿足于簡單的任務：微軟公司在英國做的調查顯示，重視效率的員工中有77%的人花了很多時間清空他們的郵件收件箱，但是他們仍然覺得“度過了高效的一天”。俄亥俄州立大學等團隊的實驗顯示，被要求追求效率、快速完成任務的小組與其他小組相比，任務的處理量減少了約22%。

●無法制訂戰略計劃：當時間效率意識增強時，我們容易失去開闊的視角，不經過深思熟慮就接受同事的請求，或者逃避運動、學習等長期訓練。因此，很多陷入隧道效應的人忙于應付眼前的課題，無暇顧及長期重要任務。

越是追求效率的人，越容易陷入“隧道效應”，忙得不可開交，最后只剩下“清空收件箱”“回應了朋友的請求”等短暫的自我滿足感，永遠無法集中精力做真正重要的事情，陷入一種惡性循環。

如果太在意時間，創造性就會下降

“創造性下降”也是追求效率引發的一大問題。越是追求效率，我們就越難以想出好的創意，解決問題的能力也會下降。

哈佛大學心理學家特蕾莎·M.阿馬比爾（Teresa M.Amabile）從7家企業召集了177名員工，要求他們寫工作日志。根據大約9000天的數據，她分析了全體員工的工作方式，得出以下結論。

●工作時太在意時間的日子與其他日子相比，創造性思維的出現率下降了45%，項目的成果也會減少。

●創造性下降會一直持續2～3天，但大部分員工都沒有注意到這一事實。

因為追求效率而太在意時間，常導致大部分人思維不夠開闊，最終成果的數量也會減少。之所以會出現這樣的結果，是因為產生好的創意需要“發散思維”。這是一種可以讓大腦中的印象和記憶暢游的技巧，在個體身心放松時最容易出現。

發散思維對創造力至關重要的原因無須贅述。為了想出好的創意，我們必須創造使用現有知識的新方法，或者尋找以前從未嘗試過的新鮮組合，就像詹姆斯·戴森（James Dyson）從木材加工機中得到啟發開發出吸塵器，或者像喬治·德·梅斯特拉爾（George de Mestral）依照牛蒡果實的結構發明了魔術貼一樣。要做到這一點，我們需要讓大腦中的圖像和知識自由馳騁，等待意外的信息聯結。有時在洗澡時或入睡前腦海中會浮現好的創意，這也是因為進入放松模式的大腦切換到了發散思維。

相反，將意識集中在一件事上，并將大腦資源用于特定的信息的現象叫“聚合思維”。若你在看著時間處理待辦清單或者迫于截止時間的壓力處理工作時，在不得不將意識持續轉向眼前任務的情況下，你的大腦就會切換到聚合思維，專注力將會提高。

遺憾的是，人類的大腦無法同時使用發散思維和聚合思維，想要提高專注力，有時只能放棄創造性。也就是說，如果總是追求效率、在意時間，我們就只會使用聚合思維，發散思維就沒有用武之地了。結果，好的創意會減少，最終導致整個項目的停滯。

麥肯錫的調查顯示，現代社會70%的工作都需要創造性思維。我不是要全盤否定效率化，但是，太在意時間確實會導致工作效率下降。如果原本只想著提高效率，可能連提高效率的新點子都想不出來。如果是在工業革命時代就另當別論了，那些做法不能稱之為現代的做法。

03
真相③
“管理時間”幾乎是不可能的

關于時間管理術，容易陷入誤區的最后一個真相是，“管理時間”幾乎是不可能的。

首先，大部分時間管理術與時間使用方法無關。雖然這聽起來像玩笑話，但是并不奇怪。實際上，所有的時間管理方法與時間使用方法間的關系都不大。但是，可能沒有人能馬上理解這一點。我們在日歷上寫下計劃是為了確認當天的時間使用方法，給任務排序也是為了合理分配時間。

為了理解時間管理術與時間使用方法無關這一事實，我們來思考一下“為什么時間管理術只對一部分人有效”這一問題。

大家還記得前面提到的時間管理術的元分析嗎？這項分析結果顯示，無論在哪項研究中，都有少數人在使用時間管理術后有了一定進步。

總之，雖然這些方法對大部分人沒有效果，但總有一定數量的人通過時間管理術提高了工作效率，為什么會產生這樣的差異呢？

為了尋找答案，我們來思考一下“艾森豪威爾矩陣”。這是美國前總統德懷特·艾森豪威爾經常使用的時間管理術，它的特點是把任務按照“緊急程度”和“重要程度”進行分類，然后人們像“償還債務”一樣，從緊急程度及重要程度高的任務開始啟動工作。

這種做法乍一看似乎無可挑剔，但應用起來其實并不順利。約翰·霍普金斯大學等團隊的實驗結果顯示，能熟練使用“艾森豪威爾矩陣”的人不多。

研究團隊讓203名男女“輸入簡單的文字”，并將任務條件分為兩種。

●模式1 緊急但不重要：報酬為12美分，5分鐘后任務選擇權消失。

●模式2 重要但不緊急：報酬為16美分，50分鐘后任務選擇權消失。

即使不使用艾森豪威爾矩陣，大家也知道應該選擇哪種模式吧。

因為任務重要，時間充裕，還能多拿4美分，所以選擇模式2確實更劃算。

但是，結果出乎意料。很多人對5分鐘的時間限制反應強烈，他們因為馬上就要到時間而于沖動之下選擇了模式1，放棄了16美分的報酬。

研究團隊將這種現象稱為“單純緊急性效應”。這是一種僅考慮時間限制，就判斷“這項任務一定很重要”的心理，即使個體知道“還有更重要的事情”，他的意識還是會轉向相對更緊急的任務。這種心理十分普遍，很多人犧牲了健康或家庭等重要的事情，把資源浪費在“緊急”的工作上。換句話說，要使艾森豪威爾矩陣發揮作用，我們必須克服這種心理。

但是，如果仔細觀察這些數據，就會發現一個有趣的現象。在參加者中，有人沒有被單純緊急性效應所迷惑，而是選擇了重要的任務。你認為這些人是什么樣的人呢？

答案是“清楚地知道人生中重要的事情”的人。在這個實驗中，像“25美元能給孩子買禮物”“25美元能買參考書”這樣，能把報酬與自己的人生聯系在一起的人，就不會陷入單純緊急性效應的陷阱，從而更容易做出理性的判斷。

總之，艾森豪威爾矩陣不是管理時間的技巧，而是管理價值觀的技巧。艾森豪威爾矩陣不一定能讓你更好地分配時間，但是可以幫助你重新認識人生價值，提高動力，從而提高效率。

時間管理術無法解決效率問題

類似的例子有很多，具體來說有以下研究結論。

●效率研究的領軍人物亞當·格蘭特的研究顯示，世上大部分時間管理術管理的是注意力，而不是時間。他指出，“時間管理術不能解決效率問題”。

●社會心理學家羅伊·鮑邁斯特等人的研究顯示，待辦清單之所以有效果，與其說是因為它能有效利用時間，不如說它是通過寫下“未完成的任務”來整理思緒，同時“是不是有什么沒做完的事情”“是不是應該先做那項工作”等無意識的不安感也會減少。

●專家在研究個人的時間觀對效能的影響之后，指出了以下問題：重視時間管理會導致我們認為時間不夠用，使我們無法做一些人生中真正重要的事。

●特拉維夫大學團隊的調查顯示，有些人發現“截止時間”能使他們提高效率，是因為它“能減少努力的機會成本”。截止時間之所以能提高工作速度，不是因為人們設定截止時間就能推算工作所需時間，而是因為截止時間的存在強化了“我沒有時間做其他事情”的觀念，從而使人做出“專心完成眼前的任務效果最好”的判斷。

這些結論并不令人驚訝。因為一天的長度只有24小時，所以無論怎樣巧妙地安排任務和正確地估算所需時間，都有局限性。即使不說“管理時間”這個想法本身就是錯誤的，從根本上“管理時間”也幾乎是不可能的。

對于管理時間，如果減少了不必要的會議，摒棄了無用的閑聊，反復確認了任務的優先級，把不必要的任務全部刪除了，除此之外我們就幾乎沒有其他辦法了。而且，即使制訂了周密的計劃，我們也不一定按照預定計劃完成任務，還有隧道效應和單純緊急性效應等障礙在等著我們。控制時間這件事本來就有天花板，如果想要實現更高的目標，我們就只能管理時間以外的對象。