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第一節(jié) 文案及會展文案的概念

會展是會議、展覽、大型活動等集體性的商業(yè)或非商業(yè)活動的簡稱。若追溯會展的起源,可得知關(guān)于展覽的起源尚無統(tǒng)一的說法,大致有:“市集演變”說、“巫術(shù)禮儀與祭祀”說及“物物交換”說等,通常認(rèn)為展覽是隨著社會的經(jīng)濟(jì)、政治、文化的進(jìn)步而產(chǎn)生并發(fā)展的,是圍繞著人們物質(zhì)和精神兩個方面的需要而存在和發(fā)展完善的。

中世紀(jì),作為展覽會前身的貿(mào)易集市就定期或不定期地在人口集中、商業(yè)較為發(fā)達(dá)的歐洲城市舉行。15世紀(jì)末16世紀(jì)初,世界各大洲的經(jīng)濟(jì)文化交流不斷密切,形成連接大西洋、太平洋、印度洋的國際市場,國際展覽業(yè)開始萌芽。因此隨著國際的交流與交易,經(jīng)濟(jì)全球化的產(chǎn)物——國際展覽會與博覽會誕生。1851年在倫敦首次舉行了世界博覽會,標(biāo)志著舊貿(mào)易集市向標(biāo)準(zhǔn)的國際展覽會與博覽會過渡;1895年萊比錫第一屆國際樣品博覽會,滿足了當(dāng)時資本主義生產(chǎn)方式和市場交易的需要。19世紀(jì)末至第一次世界大戰(zhàn)前,展覽會與博覽會更是成為發(fā)達(dá)國家爭奪世界市場的場所,為世界經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇注入勃勃生機(jī)。

中國古代“會展”的形式多樣,比較常見的有集市、廟會、節(jié)會活動等,既有民間自發(fā)興起的,也有官方組織的,從樸素的商品貿(mào)易活動,逐漸發(fā)展成為集展示、節(jié)慶、購物、娛樂、餐飲、演藝等于一體的綜合性經(jīng)濟(jì)和休閑娛樂活動。據(jù)說在神農(nóng)時代,集市便已經(jīng)形成。影視作品《軒轅大帝》中在部落內(nèi)部已經(jīng)有了集市的雛形,具備了展示和交易的功能。這一時期由于受生產(chǎn)力的限制,集市多以生活物品交易為主。到了唐宋時期,隨著市民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,集市越加繁榮,商品種類越加豐富,而到了明清時期,宗教活動逐漸式微,但廟會的商貿(mào)活動和娛樂活動的內(nèi)容更加豐富。今天的會展顯然與古代有所不同,集市在大城市已經(jīng)被大型購物中心所取代,只在鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村莊仍然保留集市的交易形式;廟會發(fā)展傳承至今已成為我國民間廣為流傳的傳統(tǒng)民俗活動。會展業(yè)的類型可謂五花八門、包羅萬象,似乎任何一個細(xì)分領(lǐng)域均可辦展,如汽車展、航展、珠寶展、玩具展、服裝展、建材展、家具展……

現(xiàn)今,中國會展業(yè)得到了加速發(fā)展,逐步壯大,成為重要的新經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)之一。目前,會展業(yè)在中國各城市迅速發(fā)展,形成了“環(huán)渤海、長三角、珠三角、東北、中西部”五個會展經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)帶。環(huán)渤海會展經(jīng)濟(jì)帶:以北京為中心,以天津等城市為重點(diǎn),其會展業(yè)發(fā)展早、規(guī)模大、數(shù)量多,專業(yè)化、國際化程度高,門類齊全,知名品牌展會集中,輻射廣。長三角會展經(jīng)濟(jì)帶:以上海為中心,以南京、杭州等城市為依托,其產(chǎn)業(yè)帶起點(diǎn)高、政府支持力度大、規(guī)劃布局合理、貿(mào)易色彩濃厚,受區(qū)位優(yōu)勢、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)影響大,發(fā)展?jié)摿薮蟆V槿菚菇?jīng)濟(jì)帶:以廣州為中心,以廣交會為助推器,以深圳等為會展城市群,其國際化和現(xiàn)代化程度高、會展產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)特色突出、會展地域及產(chǎn)業(yè)分布密集。東北會展經(jīng)濟(jì)帶:以大連為中心,以沈陽、長春等城市為重點(diǎn),其依托東北工業(yè)基地的產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢及東北亞的區(qū)位優(yōu)勢,形成了長春的汽博會、沈陽的制博會、大連的服裝展等品牌展會。中西部會展經(jīng)濟(jì)帶:以成都為中心,以貴陽、鄭州、重慶等城市為重點(diǎn),已形成了成都的西部國際博覽會、重慶的中國國際高新技術(shù)成果交易會、鄭州的全國商品交易會等品牌展會。

會展文案伴隨著會展活動的需要而產(chǎn)生,并廣泛存在、使用于會展活動中,以語言文字為主要工具,記載會展信息的各種文書材料及其整理歸檔后的案卷。會展業(yè)既是使用文案較多的行業(yè),也是文案應(yīng)用種類較多的行業(yè)。會展文案既具有通行公文、商業(yè)文案的共性,也有鮮明的行業(yè)個性張凡.相得益“章”:會展文案寫作的意義及方法[J].中國會展,2017(13):64-66.

知識拓展1-1:展會小常識——展會專用名詞解釋

展覽會:標(biāo)明具體時間、地點(diǎn)和名稱的每一次展覽活動。每個展覽會又可稱為一個展覽會項(xiàng)目。其名稱可以是展覽會、展銷會、展示會、交易會、洽談會、博覽會等。

商貿(mào)類展覽會:以促進(jìn)貿(mào)易成交、技術(shù)交流、經(jīng)濟(jì)合作、項(xiàng)目投資、服務(wù)推廣等商貿(mào)性目標(biāo)為主的展覽會。

公益類展覽會:除商貿(mào)類展覽會以外,以展示成就、公益宣傳、公眾教育等為主要目的,或者根據(jù)政治、外交等方面需要舉行的專門性展覽會。

展覽會面積:根據(jù)我國的實(shí)際情況和已經(jīng)廣泛使用的稱謂,“展覽會面積”即指展覽會“毛面積”。所謂“毛面積”,就是展覽會所使用的展覽場館的面積。一般情況下,“毛面積”也是展覽組織者向展館租用的全部面積。而“展覽會的展出面積”即指展覽會“凈面積”。所謂“凈面積”,是指在展覽期間用于參展商展出的面積和展會公用的面積。以上“毛面積”和“凈面積”均有“室內(nèi)”“室外”之分。

規(guī)模以上的展覽會:根據(jù)我國的實(shí)際情況,參照既有文件的規(guī)定,凡“展覽會的展出面積”(展覽會的“凈面積”)在1000平方米以上的可算作“規(guī)模以上的展覽會”。其他即為一般展覽會。

國際展覽會:國外(含海外)參展單位(參展商)凈面積不少于整個展覽會凈面積20%的展覽會項(xiàng)目。但如果是只有內(nèi)地(大陸)和臺、港、澳參展單位(參展商)的展覽會,則不能算作國際展覽會。對于展出中外合資產(chǎn)品的參展商面積,可算在上述比例之中。

專業(yè)展覽會:專業(yè)展覽會是一個相對的概念,以其展品所涉及的類別范圍進(jìn)行區(qū)分。一般來說,展品范圍在國民經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)類別中第一類別各單項(xiàng)之內(nèi)(譬如:A.農(nóng)、林、牧、漁業(yè),B.采礦業(yè),C.制造業(yè)等)或在第二類別各單項(xiàng)之內(nèi)(譬如:C-7專用設(shè)備制造業(yè)、C-19文教體育用品制造業(yè)等)的展覽會可以稱為專業(yè)展覽會。譬如:農(nóng)業(yè)展覽會、機(jī)床展覽會、文具展覽會等。專業(yè)展覽會既可以定期、連續(xù)舉辦,也可以不定期舉辦。

綜合展覽會:綜合展覽會是一個相對的概念。一般展出多個專業(yè)展品的展覽會,即綜合展覽會。

展覽場館:舉辦展覽會活動的固定場所。其名稱可以是會展中心、展覽中心、博覽中心、展覽館等;也包括在科技館、體育館、博物館、圖書館、會議中心、酒店等場所范圍內(nèi)專門開辟且固定用于展覽活動的場所。

展覽場所:臨時或偶爾舉辦展覽活動的地方。譬如:常年展銷中心或?qū)I(yè)市場不能算作展覽場館,但可以叫展覽場所。

展覽業(yè)收入:“展覽業(yè)收入”由“展覽組織者收入”和“展覽場館的收入”兩部分組成。“展覽組織者收入”指的是通過銷售參展面積、參觀門票、展會廣告等獲得的收入,以及得到的商業(yè)贊助和政府部門用于購買展會操辦、服務(wù)的資金等。“展覽場館的收入”是指展覽場館通過出租展覽場地以及組織展覽會或其他商業(yè)性活動所獲得的收入。

展覽場館的年利用率(%):在一個自然年度內(nèi),所有各次展覽會租用的面積總和,除以展覽場館全部“可供展覽面積”與365(天)的乘積。具體計(jì)算公式如下:展覽場館的年利用率=各次展會租用面積總和÷(展館全部可供展覽面積×365)×100%。

展覽會的參觀人數(shù)、人次:在展覽會開幕期間,如果進(jìn)行觀眾的逐個登記,則所有進(jìn)入展覽會現(xiàn)場參觀的單個人員數(shù)字之和即展覽會的參觀人數(shù);如果沒有進(jìn)行觀眾逐個登記,則是以人次為單位的。這都需要在提供數(shù)據(jù)時予以明示。

展覽公司:在公司營業(yè)執(zhí)照的經(jīng)營范圍中明確列出“舉辦展覽會、展銷會”的公司。

展覽服務(wù)公司:在公司營業(yè)執(zhí)照的經(jīng)營范圍中未列出“舉辦展覽會、展銷會”,而列出提供與展覽會相關(guān)的服務(wù),諸如展覽的裝修、搭建、運(yùn)輸、信息、統(tǒng)計(jì)、廣告、印刷、宣傳、媒體等服務(wù)的公司。

組展機(jī)構(gòu):展覽公司以外從事組織展覽會活動的各種單位、機(jī)構(gòu)等。

展覽從業(yè)人員:與展覽業(yè)直接相關(guān)的企事業(yè)單位和社團(tuán)組織中的職工。這些人員一般為展覽公司、展覽服務(wù)公司、組展機(jī)構(gòu)和展覽場館等單位內(nèi)的工作人員。

(資料來源:中國展會網(wǎng),http://www.china-show.net/news/show-43.html)

一、文案的概念

在中國古代,對文案的解釋有兩方面,一是亦作“文按”,指公文案卷,如《北堂書鈔》卷六八引《漢雜事》:“先是公府掾多不視事,但以文案為務(wù)。”《晉書·桓溫傳》:“機(jī)務(wù)不可停廢,常行文按宜為限日。”《資治通鑒·晉孝武帝太元十四年》:“諸曹皆得良吏以掌文按。”二是指舊時衙門里草擬文牘、掌管檔案的幕僚,其地位比一般屬吏高,主要負(fù)責(zé)起草文書。如《老殘游記》第四回:“像你老這樣撫臺央出文案老爺來請進(jìn)去談?wù)劊@面子有多大!”

“文案”若按照第一種解釋,其實(shí)也可稱為文書、文件甚至是公文,它是一種社會現(xiàn)象,是人類社會實(shí)踐活動的產(chǎn)物,是隨著階級、國家文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生,隨著生產(chǎn)與管理活動的發(fā)展而不斷發(fā)展的,是聯(lián)系人們社會政治生活與經(jīng)濟(jì)活動的紐帶。我國作為世界文明古國,有悠久的歷史與古老的文化。在上古時期,我們的祖先就創(chuàng)造了“結(jié)繩記事”的方式,在共同勞動與共同生活中表達(dá)思想,相互聯(lián)系。隨著社會的不斷進(jìn)步和越來越復(fù)雜的生產(chǎn)與生活的需要,又漸漸產(chǎn)生了表意與表聲的原始刻寫符號與文字。文字是語言的載體,文字的創(chuàng)造發(fā)明是人類文化演進(jìn)的重要里程碑。有了文字,語言的書面形式才得以出現(xiàn),文案也隨之產(chǎn)生。《周易·系辭下》中說:“上古結(jié)繩而治,后世圣人易之以書契,百官以治,萬民以察。”這里說的“書契”,就指的是用文字作為物質(zhì)載體而形成的文書。早在3000多年前的商代后期,就出現(xiàn)了一種體式較為完整的甲骨文書,這是我國迄今發(fā)現(xiàn)的最早的文書檔案,也是研究我國文書及文書工作產(chǎn)生的珍貴的歷史資料。“文書”一詞,最早見于西漢賈誼的《過秦論》:“焚文書而酷刑法。”后文書的概念也泛指古代的文籍圖冊,其范圍也一再發(fā)生變化。

今天,我們提及的“文案”,其與中國古代所說“文案”是有所區(qū)別的。文案來源于廣告行業(yè),是“廣告文案”的簡稱,由“copy writer”翻譯而來,多指以語言進(jìn)行廣告信息內(nèi)容表現(xiàn)的形式,有廣義和狹義之分。廣義的廣告文案包括標(biāo)題、正文、口號的撰寫和對廣告形象的選擇搭配;狹義的廣告文案包括標(biāo)題、正文、口號的撰寫。當(dāng)然在今天商業(yè)領(lǐng)域,“文案”一詞更多地指公司或企業(yè)中從事文字工作的職位,就是以文字來表現(xiàn)已經(jīng)制定的創(chuàng)意策略。

二、會展文案的概念

關(guān)于會展文案的定義,也有眾多說法,但普遍統(tǒng)一認(rèn)為其可以從五個方面進(jìn)行理解:①會展文案是通行的公文或商業(yè)文案中的一種。②會展文案是會展機(jī)構(gòu)公務(wù)性質(zhì)的文字作品,是會展機(jī)構(gòu)在公務(wù)活動中用于傳播或記錄信息的文本。③會展文案是通過書寫而形成的文件或新聞報道的文本,服務(wù)于會展機(jī)構(gòu)的經(jīng)營管理工作或市場營銷工作。④會展文案根據(jù)需要,或用于機(jī)構(gòu)內(nèi)部的信息交流,或用于機(jī)構(gòu)對外的信息交流。⑤會展文案的寫作與編輯,已經(jīng)成為會展機(jī)構(gòu)中的一個職位(簡稱為“文編”)。會展項(xiàng)目中的“文編”屬于市場營銷的業(yè)務(wù)崗位張凡.談會展文案寫作:以會展新聞宣傳的寫作為例[J].中國會展,2017(13):64-66.

會展機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)撰寫文案的人,分為員工和管理人員。不少會展機(jī)構(gòu)設(shè)立的“文編”崗位,由員工中專門從事文案寫作的人員擔(dān)任;其管理人員又按文案寫作的需要,分為中層或高層,如會展項(xiàng)目經(jīng)理屬于中層管理人員。

綜上,會展文案是指因會展活動的需要而產(chǎn)生并在會展管理和舉辦過程中使用,以語言文字為主要工具,記載會展信息的各種文書材料及其整理歸檔后的案卷。會展文案寫作是圍繞會展管理和會展活動進(jìn)行的寫作,它隨著會展業(yè)務(wù)的需要而產(chǎn)生。會展文案是會展文案寫作的成果,它以記載和表達(dá)會展信息為使命,以揭示會展管理和會展活動的規(guī)律為宗旨,以推進(jìn)會展業(yè)的健康發(fā)展為目的,因此,會展文案是會展管理和會展活動中重要的文書。

知識拓展1-2:展覽會名稱的形態(tài)與構(gòu)成要素

為展覽會“取名字”,實(shí)際上是做文字編輯工作。從文字編輯的角度,設(shè)計(jì)展覽會的名稱要在準(zhǔn)確、簡明和通順上下功夫。

展覽主題是展覽會名稱中的核心詞組,是展覽會展覽范圍和服務(wù)對象的集中體現(xiàn),因此必須準(zhǔn)確提煉,科學(xué)反映。比如“中國國際軟件和信息服務(wù)交易會”(舉辦地在大連)、“中國(重慶)國際云計(jì)算博覽會”和“北京國際物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)產(chǎn)品應(yīng)用展覽會”,展覽主題雖然都和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有關(guān),但計(jì)算機(jī)軟件、云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)是專業(yè)化的細(xì)分概念,展覽范圍和服務(wù)對象不盡相同。

要準(zhǔn)確設(shè)計(jì)展覽會名稱中的展覽主題詞組,須尊重相關(guān)行業(yè)規(guī)范或行業(yè)習(xí)慣。如“建筑陶瓷展覽會”的展覽主題就不能用“瓷磚”,“照明展覽會”的展覽主題就不宜稱作“燈具”。在這方面,將行業(yè)協(xié)會、專業(yè)學(xué)會名稱中關(guān)于行業(yè)或?qū)I(yè)范圍的概括轉(zhuǎn)換為展覽會主題,是較為妥帖的方法。如“中國(上海)焙烤設(shè)備與技術(shù)展覽會”的展覽主題就是從“中國焙烤工業(yè)與糖制品工業(yè)協(xié)會”名稱中的專業(yè)范圍提煉而來的。

展覽會的全稱尤其是體現(xiàn)展覽主題的詞組,應(yīng)盡可能簡明,字?jǐn)?shù)不宜太多。比如“廣告噴印寫真設(shè)備、標(biāo)牌標(biāo)識、LED發(fā)光體產(chǎn)品及其技術(shù)展覽會”,其展覽主題的用詞包含了展覽會三個方面的展覽范圍,如加上國別或地域、展覽會性質(zhì)等詞組,這個展覽會名稱的字?jǐn)?shù)接近30個字,太過冗長,不利于推廣。

展覽會的簡稱也是追求簡明效果的途徑。“寶馬展”就是經(jīng)典案例。一般而言,展覽會的簡稱組詞精煉,朗朗上口,往往比展覽會全稱易于傳播。

展覽會名稱在文字上應(yīng)通達(dá)順暢,不但要避免語義上可能產(chǎn)生的歧義,而且要避免可能產(chǎn)生的怪異感覺,還要做到口述時不致拗口。

此外,設(shè)計(jì)展覽會名稱時還要注意以下問題:一是,選擇國別或地域或展覽會所在地的詞組時,應(yīng)考慮展覽會的需要。地域性的展覽會不是必須冠名“中國”;服務(wù)國內(nèi)需求的展覽會無須標(biāo)榜“國際”;在展覽會名稱中標(biāo)明舉辦城市名稱的,在推廣效果上往往優(yōu)于標(biāo)明省(區(qū)、市)名稱。在現(xiàn)實(shí)情況中,許多主辦方選擇國別或地域或展覽會所在地的詞組時,總試圖集合相關(guān)要素,以求展覽會的名稱顯得牌子大、檔次高、地域性廣泛,比如“中國西部(成都)國際環(huán)保設(shè)備與技術(shù)博覽會”。對于參展商或觀眾而言,名不副實(shí)的“大、高、廣”展覽會,也會產(chǎn)生負(fù)面效果。

二是,展覽會的中文簡稱很少人為設(shè)計(jì),大多數(shù)是約定俗成的。這是因?yàn)橹袊擞兄v省略語的語言習(xí)慣。而約定俗成的展覽會中文簡稱,其“造詞”往往有一定規(guī)律:地名+展覽主題+展或會的單字,如“廣交會”“上海寶馬展”“北京車展”“廈門投洽會”等。在參展商、觀眾、主辦方口口相傳的過程中,展覽會的中文簡稱在語詞提煉和讀音平仄上會自然通順。如“中國進(jìn)出口商品交易會”的全稱中并無“廣州”二字,但人們不會將其簡稱為“中交會”;而“廣交會”既讀音順耳,又點(diǎn)名了展覽會舉辦地,自然獲得了社會認(rèn)可而廣為流傳。當(dāng)然,這種約定俗成的“造詞”也會有問題,如將“中國國際婦幼嬰童產(chǎn)業(yè)博覽會”簡稱為“杭州嬰童展”就講不通,但業(yè)界卻照講不誤,習(xí)慣成自然。

三是,一個綜合性的展覽會有時會和旗下的多個專業(yè)展共存,也有主辦方把兩個以上相互關(guān)聯(lián)的展覽會安排在同一時間和統(tǒng)一展覽場館舉辦。在這種情況下,展覽會的名稱設(shè)計(jì)要統(tǒng)籌不同項(xiàng)目之間的關(guān)系,既要注意名稱的協(xié)調(diào),也要突出各自的特點(diǎn)。

四是,追求展覽會名稱的個性,以利于市場推廣和品牌建設(shè)。設(shè)計(jì)有個性的展覽會名稱,有的是為了區(qū)別于其他同題材展覽會,如廣州春季有兩個廣告設(shè)備展覽會,其中,廣告噴繪機(jī)聯(lián)盟所辦展覽會屬于后起的展覽會,其將展覽會名稱設(shè)計(jì)為“迪培思數(shù)字噴印雕刻標(biāo)牌技術(shù)展覽會”,“迪培思”即DPES,是廣告噴繪機(jī)聯(lián)盟英文名稱的縮寫;有的是為了體現(xiàn)主辦方的品牌價值,這主要表現(xiàn)在展覽會簡稱的設(shè)計(jì)上,如英國勵展集團(tuán)公司在中國的項(xiàng)目,在簡稱中總會刻意強(qiáng)調(diào)“勵展”二字,如“勵展禮品展”“勵展旅游展”“勵展醫(yī)藥展”等。

掌握展覽會設(shè)計(jì)名稱的規(guī)律和方法,不但可以深化對于展覽會主題創(chuàng)意的認(rèn)識,而且有助于在制訂項(xiàng)目組織實(shí)施方案的過程中思考品牌建設(shè)的問題。

(資料來源:中國展會網(wǎng),http://www.china-show.net/news/show-63.html)

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