1.7 財務部會議管理制度

一、目的

為了規范財務部會議制度，提高會議效率，使會議能真正達到分析問題、解決問題的目的，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于財務部的正式會議，各分/子公司可參照執行。

三、職責

（1）組織者：負責會議的統籌協調。

（2）財務會計員（財務文員）：負責會議室的安排，會議執行力的統計、會議決議的督促及檢查。

四、定義

（1）決議型會議：財務部各層級就具體的方案、策略、工作進行商議，形成一致決議并在會后落實的會議。

（2）報告型會議：財務部各層級互相溝通、下級向上級匯報工作，提出問題，上級向下級宣傳貫徹思想的會議。

（3）溝通型會議：財務部各崗位、人員之間就某項工作互相協調，達成一致的行動計劃，并于會后落實的會議。

（4）培訓型會議：財務部各崗位、人員之間互相學習技能、交流經驗、溝通思想的會議。

五、會議的分級、分類和審批

（1）跨部門會議：由相關部門組織人員參加，并經財務總監批準和辦公室核實后，由主管部門負責組織召開。

（2）財務部內部工作會議：如財務部周例會、季度述職會等，由相關崗位人員參加，經財務部長批準（必要時經財務總監批準）后由會議組織者負責組織召開。

六、會議的申請程序

（1）會議召開前財務會計員應先向辦公室確定會議室是否空閑，避免會議地點有沖突的現象。

（2）組織者應提前2天填寫《會議申請/通知單》，應寫明會議名稱、會議主題、需討論項目、會議時間、地點、參會者名單及應準備的資料，經財務部長批準后將通知發放給參會人員。

（3）跨部門會議的組織者必須提前2個工作日填寫《會議申請/通知單》，交財務總監批準并交辦公室審核后，由辦公室統一發放。

（4）財務部應減少臨時會議的召開，因特殊情況臨時召開的臨時會議，需說明原因，并視緊急程度由財務部長批準后組織召開。

七、會議的組織與召開

（1）凡涉及多個部門負責人或需要公司領導參加的各種會議，均須于會議召開前5個工作日與相關領導確認后，方可召開。

（2）已提出申請的會議，如需改期，或遇特殊情況需要更改計劃安排時，組織者應提前2個工作日調整會議計劃。未經財務總監或財務部長許可，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。

（3）財務部部門會議不能安排在公司級會議相同時間召開（與會人員、地點不發生時間沖突除外）。應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。

（4）所有會議的組織者和與會人員都應分別做好會議準備，如擬好會議議程、提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計劃草案、決議決定草案等，并及時通知與會人員。

（5）會議組織者在召開會議前應明確會議目的，并將會議目的在會前進行傳達，避免召開會議時參會人員意見不一致和發生題外爭論。

（6）會議應遵循“遵守時間，在原定的時間開始，在原定時間之內結束”的原則。如需延長會議時間，應征得與會人員同意并決定延長的時間。

（7）會議組織者應合理安排與會者的發言，有發言超時、偏離主題的現象應及時制止。

（8）會議得出的結論要向與會者確認。

八、會議程序

（1）確定會議議題、參會人員，協調會議時間。

（2）提前2個工作日發出會議通知（述職會議應提前1周）。

（3）做好會務準備，如會場布置、座次安排、會場簽到、會場設施配備等。

（4）做好會議記錄，如需要時可攝像、錄音、照相等。

（5）撰寫會議紀要、決議。

（6）財務部長、財務總監閱改、簽批。

（7）財務文員督辦、檢查會議決議落實情況，做好會議執行力的統計；會議記錄及執行情況要向財務部長報告（特別是跨部門會議）。

（8）會議決議使用后存檔。

九、會議紀律

（1）參會者無特殊情況一律不允許請假，避免在會議當天外出、出差或安排其他會議。

（2）對遲到，第一次予以50元的負激勵，第二次100元，第三次200元（以此類推，以年度累計，次年重新累計）。沒請假缺席者予以200元/次的懲罰。

（3）參會者不允許在會場隨便走動或者中途離場，對中途無故離場者予以200元/次的負激勵。

（4）所有通信設備應調至關機或振動狀態，否則第一次鈴響予以50元的負激勵，第二次100元，第三次200元。

（5）因特殊情況需在開會期間接打電話的應離開會場。

（6）所有會議的處罰情況于會后統計并進行通報。

十、會議注意事項

（1）要嚴格遵守會議的開始與結束時間，組織者對參會人員進行考勤。

（2）組織者要在會議開始時就議題的要旨進行簡潔的說明。

（3）組織者要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。

（4）組織者應當引導發言者在預定時間內做出結論。

（5）在必須延長會議時間時，應取得與會人員的同意才能延長時間。

（6）主持人在會議結束后應把整理出來的結論進行總結，由全體與會人員確認。

（7）會議結束后2個工作日內（如遇節假日可順延），組織者或財務會計員應整理出會議決議，明確責任人、完成時間，經財務部長和財務總監簽批后，將會議紀要交財務會計員督辦，確保決議的有效實施。

十一、財務部述職會議

（1）述職宗旨：相互學習，共同提高。

（2）述職采取互動形式，所有與會人員都應積極思考，踴躍發言，與述職人展開良性互動，把述職變成一個學習的機會，一個展示自我的舞臺。

（3）如果互動期間冷場，由組織者點將，無法表達意見或文不對題的罰款50元/次。

（4）述職會不是聲討會，不能在會上相互責備，工作協調上的事情應于會前或會后協商解決。

（5）所有參會人員除公司領導外，不允許坐在最后一排。