02 如何有效地評估董事會(huì)？[1]

導(dǎo)言：在2018年9月底最新公布的《上市公司治理準(zhǔn)則》中，再次提到了有關(guān)董事會(huì)治理的評估機(jī)制，但是究竟該怎么做、從哪些角度來做，才不會(huì)流于形式呢？本文編譯安永董事會(huì)事務(wù)中心Steve Klemash、Rani Doyle、Jamie C.Smith的文章，將對董事會(huì)評估的細(xì)節(jié)問題進(jìn)行介紹，期望能為國內(nèi)的實(shí)踐提供一定借鑒。

投資者、監(jiān)管者和利益相關(guān)者一直都在尋求提高董事會(huì)效率的方法，并且將關(guān)注的重點(diǎn)逐漸轉(zhuǎn)移到了董事會(huì)評估的流程和結(jié)果上來。與此同時(shí)，董事會(huì)也在不斷提高自己的效率，并通過完善評估的流程和信息披露來加強(qiáng)對利益相關(guān)者的保護(hù)。

以上的這些變化都反映了一個(gè)事實(shí)：近年來諸多因素在慢慢地影響著公眾公司的公司治理，這些因素包括：

（1）近期備受關(guān)注的董事會(huì)監(jiān)督失敗的案例；

（2）全球商業(yè)環(huán)境的日益復(fù)雜所帶來的機(jī)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)和不確定性的共存；

（3）利益相關(guān)者希望公司能夠更清楚明了地解釋公司目前及長期的計(jì)劃，這無形中給公司帶來了壓力；

（4）美國之外（尤其是英國）產(chǎn)生了對董事會(huì)進(jìn)行評估的迫切需求；

（5）機(jī)構(gòu)投資者對于董事會(huì)組成結(jié)構(gòu)的日益關(guān)注；

（6）積極股東（activist investors）的發(fā)展。

鑒于上述的這些變化，我們研究了2018年財(cái)富100強(qiáng)公司所提交的最新委托投票說明書（proxy statements），并從中發(fā)現(xiàn)了一些與董事會(huì)評估相關(guān)且值得關(guān)注的做法和趨勢。我們的第一個(gè)發(fā)現(xiàn)是：財(cái)富100強(qiáng)中至少93%的公司就其董事會(huì)評估的流程進(jìn)行了披露。因此，本報(bào)告一方面囊括了那些在設(shè)計(jì)委托股票說明書中有效的評估流程及因素，同時(shí)也分享了我們在對委托投票說明書進(jìn)行研究時(shí)獲得的發(fā)現(xiàn)。

設(shè)計(jì)一個(gè)有效的評估流程

在正式開始評估工作之前，董事會(huì)首先應(yīng)該確定他們通過這個(gè)評估所希望實(shí)現(xiàn)哪些目標(biāo)。因?yàn)樵u估程序不應(yīng)當(dāng)僅被用于評估董事會(huì)、董事會(huì)下屬的專門委員會(huì)和董事會(huì)成員是否已經(jīng)如實(shí)地履行了他們的職責(zé)，相反，它應(yīng)該被用于測試董事會(huì)的組成、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行等這些要素對于公司自身和公司所處的商業(yè)環(huán)境而言（無論是短期還是長期）是否是有效的。因此，評估所希望達(dá)成的目標(biāo)包括以下幾個(gè)方面：

第一，比較實(shí)際運(yùn)行中董事會(huì)、專門委員會(huì)和董事的表現(xiàn)是否大致達(dá)成當(dāng)初聘任協(xié)議中所設(shè)定的目標(biāo)、要求等；

第二，從每一個(gè)董事會(huì)成員處獲取其關(guān)于董事會(huì)運(yùn)行、組成、結(jié)構(gòu)、業(yè)績等方面真實(shí)、有效的反饋，如果允許的話這部分評估可以采用匿名的方式；

第三，以董事會(huì)決議的方式就如何解決評估過程中所發(fā)現(xiàn)的問題達(dá)成合意，并設(shè)置相應(yīng)的時(shí)間表；

第四，讓董事會(huì)定期檢查與評估相關(guān)項(xiàng)目的執(zhí)行情況，并根據(jù)目標(biāo)與已達(dá)成的結(jié)果適時(shí)予以調(diào)整。

在設(shè)計(jì)最為有效的評估流程時(shí)，董事會(huì)還應(yīng)該關(guān)注以下事項(xiàng)：由誰進(jìn)行此種評估？誰是被評估的對象？評估的內(nèi)容包括哪些？如何進(jìn)行評估？什么時(shí)候進(jìn)行評估？

由誰主導(dǎo)評估流程？

評估的執(zhí)行者是設(shè)計(jì)和實(shí)施有效評估的一個(gè)關(guān)鍵因素。

絕大多數(shù)財(cái)富100強(qiáng)公司（69%）披露其公司的評估流程通常要么是由其公司治理和提名委員會(huì)實(shí)施，要么是由該委員會(huì)和獨(dú)立董事或董事長一起實(shí)施。這些公司同時(shí)還表示，在對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行評估的過程中，還可能會(huì)涉及其他人如第三方、內(nèi)部顧問、外部法律顧問等。因此，有22%的公司表示為了便于評估流程，他們已經(jīng)聘請或正打算聘請獨(dú)立的第三方。

誰是被評估的對象？

紐交所一直以來都要求公眾公司必須對其董事會(huì)和專門委員會(huì)進(jìn)行評估，這種做法也被延續(xù)至今成為公眾公司的最佳公司治理實(shí)踐之一。大約有24%的公司表示除對董事會(huì)和專門委員會(huì)進(jìn)行評估外，還包括個(gè)人董事的自我評估，大約10%的公司還進(jìn)行了同行互評（peer evaluations）。

如何確定評估內(nèi)容（evaluation topics）的優(yōu)先性？

針對董事會(huì)、專門委員會(huì)和個(gè)人董事進(jìn)行評估的內(nèi)容應(yīng)該根據(jù)董事會(huì)的組成、結(jié)構(gòu)、運(yùn)營、表現(xiàn)等來進(jìn)行調(diào)整并分出先后次序。評估的內(nèi)容和項(xiàng)目可以從以下這些材料中提取：

（1）分析董事會(huì)、專門委員會(huì)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議材料；

（2）董事會(huì)治理的相關(guān)文件，如公司治理指南、專門委員會(huì)章程、董事任命標(biāo)準(zhǔn)、公司的行為和道德準(zhǔn)則等；

（3）對于董事會(huì)組成、結(jié)構(gòu)、運(yùn)行及表現(xiàn)的觀察；

（4）公司的結(jié)構(gòu)、業(yè)績、商業(yè)環(huán)境、戰(zhàn)略等；

（5）投資者和利益相關(guān)者對董事會(huì)的組成、表現(xiàn)和監(jiān)管的介入程度。

從40%的財(cái)富100強(qiáng)公司披露它們的評估內(nèi)容中，可以發(fā)現(xiàn)評估的重點(diǎn)在于董事會(huì)的核心職責(zé)和監(jiān)督作用，如戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)和金融業(yè)績；董事會(huì)的組成和結(jié)構(gòu)；公司的誠信、聲譽(yù)和文化；管理績效和繼任計(jì)劃。

通過提出的問題來獲得有價(jià)值的反饋

大約40%的企業(yè)在評估的過程中使用了調(diào)查問卷，但僅有15%的企業(yè)通過調(diào)查問卷進(jìn)行評估，有25%的企業(yè)既使用了調(diào)查問卷又使用了訪談。調(diào)查問卷是評估中的重要一環(huán)，但是只有精心設(shè)計(jì)的問卷才能達(dá)到想要的效果。填寫調(diào)查問卷可以是匿名的，這樣有利于得到更多細(xì)節(jié)上的反饋。

調(diào)查問卷之所以有效是因?yàn)槊恳粋€(gè)董事回答的是同樣的問題，這樣就使得董事之間的比較成為可能，并且有助于發(fā)現(xiàn)那些現(xiàn)實(shí)的或潛在的問題，以及不同董事之間觀點(diǎn)和感知上的差異性。

用于評估的問卷通常以陳述的形式提出問題，如“董事會(huì)的規(guī)模”一般要求在某個(gè)數(shù)字區(qū)間內(nèi)進(jìn)行回答。數(shù)字的區(qū)間越大，獲得的差異也越大，從而也能發(fā)現(xiàn)相對更細(xì)微的反饋。當(dāng)然，如果讓董事們用開放式的評論來解釋其選擇的原因，可以獲得更多細(xì)節(jié)上的反饋。

針對董事會(huì)、專門委員會(huì)和個(gè)人董事應(yīng)當(dāng)分別準(zhǔn)備不同的問題以獲得有針對性、有價(jià)值的信息，高質(zhì)量的反饋反過來也能夠讓董事會(huì)和董事們知道怎么改進(jìn)他們的工作方法，進(jìn)而也能夠促進(jìn)公司的業(yè)績。

模板型的問卷通常不如精心設(shè)計(jì)的問卷，許多模板通常太長，并且涵蓋了一些不必要的或不清楚的問題，例如，“請問董事會(huì)是通過管理來確保有效地執(zhí)行嗎？”這種類型的問題一般不會(huì)獲得有價(jià)值的反饋。一些復(fù)雜的或者不清楚的問題應(yīng)該被修改甚至刪除，太長的問題也應(yīng)該被簡化。模板型的問卷有時(shí)還會(huì)對那些可以被清楚觀察到的或知曉的問題進(jìn)行提問，因此，常見的可能問題包括：

（1）我經(jīng)常性地參加董事會(huì)會(huì)議；

（2）會(huì)議的材料已經(jīng)清晰明了地提供了充足的信息，并且就關(guān)鍵問題進(jìn)行了強(qiáng)調(diào)；

（3）開會(huì)之前我已經(jīng)仔細(xì)研讀了相關(guān)材料并進(jìn)行了充分準(zhǔn)備；

（4）董事會(huì)已經(jīng)清晰明了地解釋了公司的戰(zhàn)略和規(guī)劃；

（5）董事會(huì)討論了董事連任（director succession）的問題，并且根據(jù)個(gè)人的能力和全體董事會(huì)的組成情況制訂了一個(gè)計(jì)劃。

事實(shí)上，當(dāng)評估的調(diào)查問卷包含太多那些可以通過觀察獲得的信息時(shí)，這種評估就會(huì)變成一種檢查“清單”（checklists）從而失去了它原本所應(yīng)當(dāng)達(dá)到的效果。并且，過長、用詞模糊、檢查清單式的問卷還可能導(dǎo)致董事對該評估不上心，進(jìn)而也降低了評估的質(zhì)量。

有效的問卷應(yīng)該是經(jīng)過有目的的精心設(shè)計(jì)，并且能夠?qū)⒍碌淖⒁饬Ψ旁诙聲?huì)的核心問題和董事的表現(xiàn)上，因此我們認(rèn)為應(yīng)當(dāng)簡明扼要地將董事會(huì)的目標(biāo)和要求、董事的任職資格等與公司的業(yè)績、長短期目標(biāo)等放在一起考慮。

例如，一份問卷不應(yīng)該詢問“董事會(huì)和董事是否已經(jīng)就董事的連任問題進(jìn)行了討論并制訂了計(jì)劃”，因?yàn)槎聜円呀?jīng)知道答案是什么。一個(gè)更優(yōu)的策略是假設(shè)他們沒有討論這個(gè)問題，然后在單個(gè)訪問的過程中詢問每一個(gè)董事：“是什么原因使得董事會(huì)沒有就董事連任的問題進(jìn)行討論，也沒有制訂相應(yīng)的計(jì)劃？”此時(shí)的回答應(yīng)該能夠反映出哪些做法是需要改進(jìn)的。

通過一對一（保密）訪談獲取更多真實(shí)的信息

有計(jì)劃且有技巧的訪談也是評估流程的一個(gè)重要部分，好的訪談相較于調(diào)查問卷可以從股東那里獲得更多有價(jià)值的、細(xì)節(jié)的、真實(shí)的甚至敏感的信息。因此，將調(diào)查問卷和訪談結(jié)合起來使用可能會(huì)更有效，如上文提到的有25%的公司采用的是這種混合的方法，但是還有15%的公司僅使用訪談。

確實(shí)，當(dāng)涉及某些切實(shí)的或潛在的敏感問題時(shí)，訪談是一種極其有效的方式，因?yàn)橛械亩虏辉敢鈱⑦@些敏感的話題寫下來。但是另一方面，如果董事會(huì)也認(rèn)為訪談是有效果的，那么就應(yīng)該仔細(xì)想想應(yīng)該由誰來進(jìn)行這種訪談，此時(shí)，訪談人所需具備的關(guān)鍵特質(zhì)就應(yīng)該包括：

（1）非常了解該公司及其商業(yè)環(huán)境，以及該公司董事會(huì)的活動(dòng)；

（2）能夠得到被訪談?wù)叩母叨刃湃危?/p>

（3）能夠熟練地提出問題和進(jìn)行對話。

因此，當(dāng)涉及敏感信息的時(shí)候，聘請一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的、獨(dú)立的第三方來進(jìn)行訪談是有必要的。并且，就算訪談不能匿名，一個(gè)值得信賴的且有經(jīng)驗(yàn)的第三方訪談人仍可以秘密地獲得一些有價(jià)值的反饋。當(dāng)然，最終獲得的反饋和觀察仍然可以以匿名的形式呈給董事會(huì)。

個(gè)人董事的自我評估和同行評估

個(gè)人評估和同行評估不論以哪種形式進(jìn)行，都能夠改進(jìn)評估的流程。自我評估要求董事需要對其自身以及其表現(xiàn)、資質(zhì)等進(jìn)行反省，但有意思的是，如果在自我評估中僅僅是詢問與業(yè)績相關(guān)的問題可能會(huì)引起董事們的抵觸。自我評估的目的是讓董事們通過評估的過程能夠發(fā)現(xiàn)自己的問題并主動(dòng)地做一些改進(jìn)。已有將近1/4公司的董事會(huì)將自我評估納入了其評估的流程中。

同行評估也正在慢慢地成為一個(gè)發(fā)掘董事技能和績效的有效方法，同時(shí)也能促進(jìn)董事會(huì)內(nèi)部更真誠地合作。盡管有人表示就算是匿名的同行評估也不太容易操作，但是一個(gè)有效率的董事會(huì)的關(guān)鍵就在于其文化：是否能夠鼓勵(lì)并讓所有成員有效地參與到其中？在做集體決策時(shí)是否經(jīng)過了充分的討論？因此，我們必須能夠認(rèn)識到同行評估的重要性和有效性，財(cái)富100強(qiáng)中已經(jīng)有10%的公司將同行評估納入了其評估流程。

聘請第三方

越來越多的公司通過聘請第三方的專家如公司治理的顧問公司或外部律師等來參與評估流程，財(cái)富100強(qiáng)中有22%的公司會(huì)定期聘請第三方來進(jìn)行評估，通常是每兩年或每三年一次。第三方可以提供很多的評估服務(wù)，從開始執(zhí)行評估流程到進(jìn)行訪談，到設(shè)計(jì)評估問題再到審核問卷上的反饋等，第三方還可以幫忙監(jiān)督評估的執(zhí)行。當(dāng)?shù)谌姜?dú)立于某個(gè)公司及其董事會(huì)時(shí)，它能夠極其有效地加強(qiáng)評估流程和評估結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確度。同時(shí)，第三方還可以提供一個(gè)不一樣的視角。

聘請第三方在下列情況下特別有效：

（1）董事會(huì)想要檢測并改善現(xiàn)有的評估流程的；

（2）董事們面對公司內(nèi)部的評估員無法透露真話的；

（3）董事會(huì)相信獨(dú)立的第三方能夠客觀地帶來新的觀點(diǎn)和視角的；

（4）董事會(huì)剛成立或剛經(jīng)歷一個(gè)大的調(diào)整，現(xiàn)有的董事無法承擔(dān)一個(gè)有效率的評估的；

（5）董事會(huì)已經(jīng)長時(shí)間沒有調(diào)整，并且希望能夠在組成上和表現(xiàn)上提出新的視角的；

（6）公司和其董事會(huì)正在面臨危機(jī)的。

年內(nèi)評估（intra-year evaluations）和反饋

董事會(huì)的評估通常是以年為單位進(jìn)行的，但是，一些和董事會(huì)、董事的表現(xiàn)相關(guān)的評估項(xiàng)目通常現(xiàn)時(shí)就可以被觀察到，或是在3—6個(gè)月內(nèi)通過董事會(huì)的會(huì)議記錄即可被觀察到。因此在涉及這些項(xiàng)目時(shí)，我們鼓勵(lì)及時(shí)地反饋，這樣能夠?qū)⒋嬖诘膯栴}及時(shí)解決。現(xiàn)時(shí)評估或年內(nèi)評估的做法并不新穎，但是也并沒有被廣泛采用，僅有少數(shù)的公司（低于10%）表示它們采用了這種方法。

披露評估的過程和結(jié)果

絕大多數(shù)的公司（93%）針對其評估流程都進(jìn)行了某種程度上的披露，但就披露的范圍和內(nèi)容，我們觀察到還是有較大的差異。為了提高董事會(huì)的效率，我們期望公司能夠擴(kuò)大其披露的范圍。大約有20%的公司就其董事會(huì)評估的結(jié)果進(jìn)行了“高標(biāo)準(zhǔn)”的披露，其中披露的部分內(nèi)容包括：

（1）提高董事導(dǎo)向性計(jì)劃；

（2）改變董事會(huì)的結(jié)構(gòu)和組成；

（3）改變董事的任期和退休年齡限制；

（4）擴(kuò)大董事的招聘范圍；

（5）改善董事會(huì)相關(guān)材料的格式；

（6）將更多的時(shí)間用于回顧關(guān)鍵性的問題，如戰(zhàn)略和網(wǎng)絡(luò)安全等；

（7）改變公司和董事會(huì)的治理文件；

（8）改善公司評估流程。

結(jié)語

一方面，投資者、監(jiān)管者、公司的利益相關(guān)者、公司治理的專家們都在試圖尋找一種方法來檢驗(yàn)和解釋董事會(huì)的表現(xiàn)和組成；另一方面，董事會(huì)也應(yīng)當(dāng)重視這種變化和挑戰(zhàn)，最主要的方法是設(shè)計(jì)一個(gè)有效的評估流程。通過評估流程，董事會(huì)能夠發(fā)現(xiàn)哪些地方需要改進(jìn)并進(jìn)而（從長期來看）提高公司的治理水平和業(yè)績。同時(shí)，董事會(huì)還可以將評估的過程和結(jié)果及時(shí)向投資者和利益相關(guān)者披露以獲取他們的理解和信任。

董事會(huì)需要考慮的問題：

（1）最近的評估是否使得董事會(huì)和個(gè)人董事能夠確定怎樣去優(yōu)化董事會(huì)、董事會(huì)的績效和董事會(huì)的組成？

（2）公司是否考慮將評估流程進(jìn)行披露？是否將評估的本質(zhì)定性為加強(qiáng)股東對董事會(huì)工作和價(jià)值的理解？

（3）董事會(huì)是否是一個(gè)整體？每一個(gè)董事是否都清楚明了地理解“有效性”的含義？

（4）董事會(huì)對于評估是否有清晰的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)？如果董事會(huì)設(shè)置了董事的任職資格，是否需要詳細(xì)地解釋為什么設(shè)置這些標(biāo)準(zhǔn)和要求？

（5）評估流程中是否包含了一些可以半年或季度或現(xiàn)時(shí)反饋的考量因素？如果沒有，為什么？

（6）評估流程是否與董事會(huì)的年度治理回顧、定位與教育計(jì)劃、董事提名流程、董事連任計(jì)劃、利益相關(guān)者參與計(jì)劃等相適應(yīng)？

評估過程是否能讓每位董事清晰地認(rèn)識到其是在合適時(shí)間及合適的公司擔(dān)任董事？

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[1] 原文鏈接：https://corpgov.law.harvard.edu/2018/10/26/effective-board-evaluation/。