2.2　導入數據

雖然用戶可以在Excel中方便快速地輸入數據，但是在很多情況下，要分析的數據是由其他程序創建的。為了在Excel中處理和分析這些數據，用戶需要將它們導入Excel中。Excel支持導入多種類型的數據，例如文本文件、Access數據庫、SQL Server數據庫以及OLAP多維數據集等來源的數據。本節以導入文本文件和Access數據庫為例，介紹在Excel中導入其他程序數據的方法，還將介紹使用Microsoft Query將外部數據導入Excel的方法。

2.2.1　導入文本文件中的數據

文本文件是一種跨平臺的通用文件格式，適合在不同的操作系統和程序之間交換數據，用戶可以很容易地將文本文件中的數據導入到Excel中。如圖2-24所示，要在Excel中導入的文本文件有5列數據，各列之間以制表符進行分隔。

將該文本文件中的數據導入Excel中的操作步驟如下：

（1）新建或打開要導入數據的Excel工作簿，在功能區的“數據”選項卡中單擊“從文本/CSV”按鈕，如圖2-25所示。

提示：如果使用Excel 2019之前的Excel版本，則需要單擊“數據”選項卡中的“自文本”按鈕。

（2）打開“導入數據”對話框，雙擊要導入的文本文件，本例為“商品銷售明細.txt”，如圖2-26所示。

提示：“.txt”是文件的擴展名，用于標識文件的類型。圖2-26中的文件名沒有顯示擴展名，是因為在操作系統中通過設置將文件的擴展名隱藏了起來。

（3）打開如圖2-27所示的對話框，由于文本文件中的各列數據之間使用制表符分隔，因此應該在“分隔符”下拉列表中選擇“制表符”。實際上在打開該對話框時，Excel會自動檢測文本文件中數據的格式，并設置合適的選項。確認無誤后單擊“加載”按鈕。

提示：如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，打開的將是“文本導入向導”對話框，按照向導提示進行操作即可。

（4）Excel將在當前工作簿中新建一個工作表，并將所選文本文件中的數據以“表格”形式導入到該工作表中，如圖2-28所示。以后可以右擊數據區域中的任意一個單元格，在彈出的菜單中選擇“刷新”命令刷新Excel中的數據，以便與文本文件中的數據保持同步，如圖2-29所示。

提示：“表格”是Excel提供的一種動態管理數據的功能，它可以自動擴展數據區域，還可以在不輸入公式的情況下自動完成求和、計算極值和平均值等常規運算。如果需要，可以將表格轉換為普通的單元格區域。

2.2.2　導入Access數據庫中的數據

Access與Excel同為微軟公司Office組件中的成員，但是Access是專為處理大量錯綜復雜的數據而設計的一個關系數據庫程序。在Access數據庫中，數據存儲在一個或多個表中，這些表具有嚴格定義的結構，在表中可以存儲文本、數字、圖片、聲音和視頻等多種類型的內容。為了簡化單個表包含龐大數據的復雜程度，通常將相關數據分散存儲在多個表中，然后為這些表建立關系，從而為相關數據建立關聯，以便可以從多個表中提取所需的信息。

Excel允許用戶導入Access數據庫中的數據，操作方法與導入文本文件數據類似。如圖2-30所示為要在Excel中導入的Access數據庫中的數據，將該數據導入Excel的操作步驟如下：

（1）新建或打開要導入數據的工作簿，在功能區的“數據”選項卡中單擊“獲取數據”按鈕，然后在彈出的菜單中選擇“自數據庫”|“從Microsoft Access數據庫”命令，如圖2-31所示。

提示：如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，則需要單擊“數據”選項卡中的“自Access”按鈕。

（2）打開“導入數據”對話框，雙擊要導入的Access數據庫文件，本例為“商品銷售管理系統.accdb”，.accdb是Access文件的擴展名。

（3）打開如圖2-32所示的對話框，選擇要導入的表，本例為“商品銷售明細”，然后單擊“加載”按鈕。

提示：用戶可以同時導入Access文件中的多個表，選中“選擇多項”復選框，然后選擇要導入的每個表左側的復選框，即可同時選中這些表。

注意：如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，打開的將是“選擇表格”對話框和“導入數據”對話框，選擇要導入的Access表和放置表的位置即可。

（4）Excel將在當前工作簿中新建一個工作表，并將所選Access表中的數據以“表格”形式導入該工作表中，如圖2-33所示。

2.2.3　使用Microsoft Query導入數據

使用Microsoft Query可以將外部程序創建的數據導入到Excel中，包括文本文件、Excel、Access、FoxPro、dBASE、Oracle、Paradox、SQL Server和SQL Server OLAP Services等。使用Microsoft Query導入數據時，需要先創建一個數據源，它包含連接到外部數據的連接配置信息，以后從同一個數據庫中導入數據時，可以重復使用這個數據源，而不必重新設置所需的連接信息。

在將數據最終導入Excel之前，可以先在Microsoft Query中篩選出符合條件的數據，也可以按指定的順序排列數據，還可以選擇只導入所需的列而非所有列。“查詢向導”是Microsoft Query中的一個功能，使用該向導可以讓數據的導入操作變得更簡單。

下面使用Microsoft Query從2.2.2節所用的Access數據庫，將“商品銷售明細”表中銷量大于300的銷售數據導入Excel中，操作步驟如下：

（1）新建或打開要導入數據的工作簿，在功能區的“數據”選項卡中單擊“獲取數據”按鈕，然后在彈出的菜單中選擇“自其他源”|“自Microsoft Query”命令，如圖2-34所示。

（2）打開“選擇數據源”對話框，在“數據庫”選項卡中選擇“MS Access Database”，然后單擊“確定”按鈕，如圖2-35所示。

（3）打開“選擇數據庫”對話框，通過“驅動器”和“目錄”兩項設置，可以定位到Access數據庫所在的文件夾，然后在左側的列表框中選擇位于該文件夾中要導入的Access數據庫，最后單擊“確定”按鈕，如圖2-36所示。

提示：如果在“數據庫”選項卡中沒有“MS Access Database”，則需要選擇“<新數據源>”創建新的數據源。

（4）打開“查詢向導-選擇列”對話框，在左側的列表框中顯示了Access數據庫的所有表，選擇要導入的表，然后單擊中間的“>”按鈕，將該表添加到右側的列表框中，如圖2-37所示。

（5）單擊“+”將展開表中包含的列，選擇所需的列并單擊“>”按鈕，將選中的列表添加到右側的列表框中。如圖2-38所示，商品銷售明細表中共有5列，當前添加了所有列，可以使用按鈕和調整它們的排列順序，設置后單擊“下一步”按鈕。

（6）顯示如圖2-39所示的選項，在此處可以篩選數據。本例要導入的是銷量大于300的銷售數據，因此需要在“待篩選的列”列表框中選擇“銷量”，然后將右側的“銷量”選項中的兩項依次設置為“大于”和“300”，設置后單擊“下一步”按鈕。

（7）顯示如圖2-40所示的選項，在此處可以排序數據，本例將數據按照銷量降序排列，設置后單擊“下一步”按鈕。

（8）顯示如圖2-41所示的選項，選中“將數據返回Microsoft Excel”單選按鈕，然后單擊“完成”按鈕。

提示：用戶可以單擊“保存查詢”按鈕保存當前正在設置的數據源，便于以后重復使用。

（9）打開“導入數據”對話框，選擇將數據導入Excel后的顯示方式，本例選中“表”單選按鈕，如圖2-42所示。單擊“確定”按鈕，即可將銷量大于300的數據導入Excel中，并按照銷量從大到小進行排列，如圖2-43所示。