2.1　輸入數據

Excel為數據輸入提供了多種方法，用戶可以根據要輸入的數據類型及需求選擇合適的方法。本節將介紹輸入任何數據時都需要掌握的基本方法，以及輸入不同類型數據的特定方法，還將介紹一些可以提高輸入效率的技巧。

2.1.1　了解Excel中的數據類型

數據類型決定了數據在Excel中的存儲和處理方式。Excel中的數據可以分為數值、文本、日期和時間、邏輯值和錯誤值5種基本類型，“日期和時間”實際上是一種特殊形式的數值。不同類型的數據在單元格中具有不同的默認對齊方式：文本在單元格中左對齊，數值、日期和時間在單元格中右對齊，邏輯值和錯誤值在單元格中居中對齊，如圖2-1所示。

下面將介紹這5種數據類型的基本概念和特性，理解這些內容可以在輸入數據時更加順利并減少錯誤。

1．文本

文本用于表示任何具有描述性的內容，例如姓名、商品名稱、產品編號、報表標題等。文本可以是任意字符的組合，一些不需要計算的數字也可以文本格式存儲，例如電話號碼、身份證號碼等。文本不能用于數值計算，但是可以比較文本的大小。

一個單元格最多容納32767個字符，所有內容可以完整顯示在編輯欄中，而在單元格中最多只能顯示1024個字符。

2．數值

在Excel中，數字和數值是兩個不同的概念。數字是指由0～9這10個數字任意組合而成的單純的數，數值用于表示具有特定用途或含義的數量，例如金額、銷量、員工人數、體重、身高等。除了普通的數字外，Excel也會將一些帶有特殊符號的數字識別為數值，例如百分號（%）、貨幣符號（如￥）、千位分隔符（,）、科學計數符號（E）等。數值可以參與計算，但并不是所有數值都有必要參與計算。例如，在員工健康調查表中，通常不會對員工的身高和體重進行任何計算。

Excel支持的最大正數約為9E+307，最小正數約為2E-308，最大負數與最小負數與這兩個數字相同，只是需要在數字開頭添加負號。雖然Excel支持一定范圍內的數字，但只能正常存儲和顯示最大精確到15位有效數字的數字。對于超過15位的整數，多出的位數會自動變為0，如12345678987654321會變為12345678987654300。對于超過15位有效數字的小數，多出的位數會被截去。如果要在單元格中輸入15位以上的數字，則必須以文本格式輸入，才能保持數字的原貌。

在單元格中輸入數值時，如果數值位數的長度超過單元格的寬度，Excel會自動增加列寬以完全容納其中的內容。如果整數位數超過11位，則以科學計數形式顯示。如果數值的小數位數較多，且超過單元格的寬度，Excel會自動對超出寬度的第一個小數位進行四舍五入，并截去其后的小數位。

3．日期和時間

在Excel中，日期和時間存儲為“序列值”，其范圍是1～2958465，每個序列值對應一個日期。因此，日期和時間實際上是一個特定范圍內的數值，這個數值范圍就是1～2958465。

在Windows操作系統的Excel版本中，序列值1對應于1900年1月1日，序列值2對應于1900年1月2日，以此類推，最大序列值2958465對應于9999年12月31日。因此，在Windows操作系統的Excel版本中支持的日期范圍為1900年1月1日—9999年12月31日，將這個日期系統稱為“1900日期系統”。在Macintosh計算機的Excel版本中使用的是“1904日期系統”，該日期系統中的第一個日期是1904年1月1日，其序列值為1。

可以根據需要，在兩種日期系統之間轉換。單擊“文件”按鈕并選擇“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，在“高級”選項卡中選擇所需的日期系統：取消選中“使用1904日期系統”復選框，表示使用1900日期系統，選中該復選框表示使用1904日期系統，如圖2-2所示。

表示日期的序列值是一個整數，一天的數值單位是1，一天有24小時，因此1小時可以表示為1/24。1小時有60分鐘，那么1分鐘可以表示為1/（24×60）。按照這種換算方式，一天中的每一個時刻都有與其對應的數值表示形式，例如中午12點可以表示為0.5。對于一個大于1的小數，Excel會將其整數部分換算為日期，將小數部分換算為時間，例如序列值43466.75表示2019年1月1日18點。

如果要查看一個日期對應的序列值，可以先在單元格中輸入這個日期，然后將其格式設置為“常規”。如果想要查看一個序列值所對應的日期，可以在單元格中輸入這個序列值，然后將單元格的數字格式設置為某種日期格式。由于日期和時間的本質是數值，因此日期和時間也可以進行數值計算。

4．邏輯值

邏輯值主要用在公式中作為條件判斷的結果，只有TRUE（真）和FALSE（假）兩個值。當條件判斷結果為TRUE時，執行一種指定的計算；當條件判斷結果為FALSE時，執行另一種指定的計算，從而實現智能的計算方式。

邏輯值可以進行四則運算，此時的TRUE等價于1，FALSE等價于0。當邏輯值用在條件判斷時，任何非0的數字等價于邏輯值TRUE，0等價于邏輯值FALSE。

5．錯誤值

錯誤值是Excel中一類比較特殊的數據類型，當用戶在單元格中輸入Excel無法識別的內容，或公式計算不正確時，就會返回一個錯誤值，通過錯誤值可以大概判斷導致問題的原因。

Excel中的錯誤值有以下7種：#DIV/0!、#NUM!、#VALUE!、#REF!、#NAME?、#N/A、#NULL!。每種錯誤值都以井號（#）開頭，用于標識特定的錯誤類型，它們不能參與計算和排序。7種錯誤值的說明如表2-1所示。

2.1.2　輸入數據的基本方法

在Excel中輸入數據有一些基本的方法。輸入數據前，首先需要選擇一個單元格，然后輸入所需的內容。輸入過程中會顯示一條閃爍的豎線（將其稱為“插入點”），表示當前輸入內容的位置，如圖2-3所示。

在Excel中，使用列標來表示列，例如A列、B列、C列等。使用行號來表示行，例如第1行、第2行、第3行等。同時使用列標和行號表示單元格，稱為“單元格地址”，列標在前，行號在后，例如A1、B3、C6等。

輸入完成后，按Enter鍵或單擊編輯欄中的按鈕確認輸入，輸入的內容會同時顯示在單元格和編輯欄中。按Enter鍵會使當前單元格下方的單元格成為活動單元格，而單擊按鈕不會改變活動單元格的位置。如果在輸入的過程中想要取消本次輸入，則可以按Esc鍵或單擊編輯欄中的按鈕。

提示：活動單元格是接受用戶輸入的單元格。無論當前在工作表中是否選擇了單元格，都自動存在一個活動單元格，該單元格的邊框顯示為綠色矩形粗線框。如果選擇了一個單元格區域，整個區域的邊框都會顯示為綠色矩形粗線框，此時的活動單元格是其中背景為白色的單元格，在名稱框中將顯示活動單元格的地址。

在“Excel選項”對話框的“高級”選項卡中，可以選中“按Enter鍵后移動所選內容”復選框，然后在“方向”下拉列表中選擇一項，來改變按Enter鍵后激活的單元格的方向，如圖2-4所示。

輸入數據時，Excel窗口底部的狀態欄左側會顯示當前的輸入模式，分為“輸入”“編輯”和“點”3種模式。

1．輸入模式

單擊單元格后輸入任何內容，或雙擊空單元格，都會進入輸入模式，此時在狀態欄的左側顯示“輸入”，如圖2-5所示。在輸入模式下，插入點會隨著內容的輸入自動向右移動。在該模式下只能從左到右依次輸入，一旦按下鍵盤上的方向鍵，就會結束輸入并退出輸入模式，已經輸入的內容會保留在單元格中。

2．編輯模式

單擊單元格，然后按F2鍵或單擊編輯欄，都會進入編輯模式，此時在狀態欄的左側顯示“編輯”，如圖2-6所示。在編輯模式下，可以使用鍵盤上的方向鍵或鼠標單擊改變插入點的位置，以便在所需位置輸入內容。

3．點模式

點模式只有在輸入公式時才會出現。在公式中輸入等號或運算符后，按鍵盤上的方向鍵或單擊任意一個單元格，都會進入點模式，此時狀態欄的左側顯示“點”，如圖2-7所示。在點模式下，當前選中的單元格的邊框將變為虛線，該單元格的地址會被自動添加到公式中的等號或運算符的右側。

2.1.3　輸入序列數字

如果需要經常輸入一系列連續或具有特定規律的數字，可以使用Excel的“填充”功能快速完成。“填充”是指使用鼠標拖動單元格右下角的填充柄，在鼠標拖動過的每個單元格中會自動填入數據。“填充柄”是指選中的單元格右下角的小方塊，將鼠標指針指向填充柄時，鼠標指針將變為十字形，此時可以拖動鼠標執行填充操作，如圖2-8所示。

注意：如果鼠標指針沒有變為十字形，說明當前無法使用鼠標拖動填充柄執行填充操作。此時可以單擊“文件”按鈕并選擇“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，在“高級”選項卡中選中“啟用填充柄和單元格拖放功能”復選框，即可啟用單元格的填充功能，如圖2-9所示。

如果要使用填充功能在A列輸入從1開始的連續編號，可以使用以下兩種方法：

·　在A1和A2單元格中分別輸入1和2，選擇這兩個單元格，然后將鼠標指針指向A2單元格右下角的填充柄，當鼠標指針變為十字形時向下拖動，拖動過程中會在鼠標指針附近顯示當前單元格的值，當顯示所需的最終值時釋放鼠標按鍵，如圖2-10所示。

·　在A1單元格中輸入1，按住Ctrl鍵后拖動A1單元格右下角的填充柄，直到顯示所需的最終值時釋放鼠標按鍵。

除了通過拖動鼠標的方式填充數據外，用戶還可以直接雙擊填充柄，將數據自動填充到相鄰列的最后一個數據的同行位置。使用該方法成功填充數據的前提，是確保與要填充數據的列的相鄰的任意一列中包含數據。

如圖2-11所示，要在A列添加從1開始的連續編號，可以先在A2和A3單元格中分別輸入1和2，然后選擇這兩個單元格，但是不拖動，而是雙擊A3單元格右下角的填充柄，即可快速在A列填充連續的編號，最后一個編號與B列中的最后一個數據位于同一行。

注意：如果B列數據中間存在空單元格，則在使用雙擊填充柄的方式對A列進行填充時，只會填充到與B列空單元格上方的單元格位于同行位置的A列單元格。

如果編號由字母和數字組成，則只需在一個單元格中輸入起始編號，然后拖動該單元格右下角的填充柄，即可在拖動過的單元格中自動輸入連續的編號，如圖2-12所示。

2.1.4　輸入超過15位的數字

Excel支持的數字有效位數最多為15位，如果數字超過15位，超出的部分將顯示為0。如圖2-13所示，在單元格中輸入18位的身份證號碼后，最后3位自動變為0。

如果要在單元格中正確顯示18位身份證號碼，則需要以文本格式輸入數字，有以下兩種方法：

·　選擇一個單元格，在功能區的“開始”選項卡中打開“數字格式”下拉列表，從中選擇“文本”，然后輸入身份證號碼，如圖2-14所示。

·　在單元格中先輸入一個英文半角單引號“'”，然后輸入身份證號碼。

如圖2-15所示，A2單元格中的18位身份證號碼是使用第2種方法輸入的，輸入的單引號只在編輯欄中顯示，而不會顯示在單元格中。

2.1.5　輸入日期

Excel中的日期和時間本質上是數值，如果要讓輸入的數據被Excel識別為正確的日期和時間，則需要按照Excel規定的格式輸入。在Windows操作系統的Excel版本中，需要按照以下格式輸入日期：

·　在表示年、月、日的數字之間使用“-”或“/”符號，可以在一個日期中混合使用這兩個符號，例如2020-8-6、2020/8/6、2020-8/6。

·　在表示年、月、日的數字之后添加“年”“月”“日”等文字，例如2020年8月6日。

注意：如果在表示年、月、日的數字之間使用空格或其他符號作為分隔符，輸入的日期將被Excel當作文本對待。如果省略表示年份的數字，則默認為系統當前的年份；如果省略表示日期的數字，則默認為所輸入月份的第一天，例如Excel會將2020-8看作2020-8-1。

輸入時間時，需要使用冒號分隔表示小時、分鐘和秒的數字。時間分為12小時制和24小時制兩種，如果要使用12小時制表示時間，需要在表示凌晨和上午的時間末尾添加“Am”，在表示下午和晚上的時間末尾添加“Pm”。

例如，“8:30 Am”表示上午8點30分，“8:30 Pm”表示晚上8點30分。如果時間末尾沒有Am或Pm，則默認表示24小時制的時間，在這種情況下，“8:30”表示上午8點30分，而晚上8點30分使用“20:30”表示。

注意：輸入的時間可以省略“秒”部分，但是必須包含“小時”和“分鐘”兩個部分。

如果要在工作表中輸入一系列連續的日期，則可以使用填充功能快速完成。在一個單元格中輸入系列日期中的起始日期，然后使用鼠標拖動該單元格右下角的填充柄，直到在單元格中填充所需的結束日期，如圖2-16所示。

提示：如果使用鼠標右鍵拖動填充柄，可以在彈出的菜單中選擇“以月填充”“以年填充”等命令，以不同的填充方式快速輸入一系列具有不同時間間隔的日期，如圖2-17所示。

2.1.6　換行輸入

當在單元格中輸入的內容超過單元格的寬度時，使用“自動換行”功能可以自動將超出寬度的內容移動到單元格的下一行繼續顯示。要使用“自動換行”功能，需要先選擇包含內容的單元格，然后在功能區的“開始”選項卡中單擊“自動換行”按鈕。如圖2-18所示為A1單元格中的內容自動換行前、后的效果。

有時可能需要在指定的位置換行，而不是根據單元格的列寬由Excel自動控制換行位置。如果想要指定換行的位置，可以按F2鍵或雙擊單元格進入編輯狀態，將插入點定位到要換行的位置，然后按Alt+Enter快捷鍵在該位置強制換行。如圖2-19所示為A1單元格中的內容手動換行的效果，在編輯欄中也會顯示手動換行后的格式。

提示：執行手動換行操作后，如果在單元格中沒有顯示換行后的效果，可以適當調整單元格的寬度。

2.1.7　提高輸入效率的技巧

本小節將介紹一些可以提高輸入效率的方法，使用這些方法不但可以快速輸入數據，還可以減少出錯的概率。

1．一次性在多個單元格中輸入數據

如果要在多個單元格中輸入相同的內容，可以選擇這些單元格，它們可以是連續或不連續的區域，然后輸入所需內容，最后按Ctrl+Enter快捷鍵，輸入的內容將同時出現在選中的每一個單元格中，如圖2-20所示。

選擇單元格區域有以下方法：

·　選擇一個單元格，然后按住鼠標左鍵在工作表中拖動，到達另一個單元格時釋放鼠標左鍵，即可選中以這兩個單元格為左上角和右下角的矩形單元格區域。

·　選擇一個單元格，然后按住Shift鍵，再選擇另一個單元格。

·　選擇一個單元格，然后按F8鍵進入“擴展”選擇模式，再選擇另一個單元格，效果與第二種方法相同。在“擴展”選擇模式下按F8鍵或Esc鍵將退出該模式。

2．使用記憶式鍵入功能

默認情況下，如果正在輸入的內容與其同列上方的某個單元格中的內容相同或相似，Excel會自動使用匹配的內容填充當前單元格，填充部分高亮顯示。如圖2-21所示，當在A3單元格中輸入字母E時（大小寫均可），Excel將在該字母的右側自動添加“Excel與Power BI數據分析從新手到高手”，這是因為A2單元格包含以字母E開頭的內容“Excel與Power BI數據分析從新手到高手”，Excel將其識別為與所輸入的字母E匹配的完整內容。

實現以上自動填充內容的操作是因為默認啟用了“記憶式鍵入”功能，該功能的正常使用需要具備以下條件：

·　輸入內容的開頭必須與同列上方的某個單元格的開頭部分相同。

·　輸入內容的單元格必須與同列上方的單元格位于連續的數據區域中，它們之間不能被空行分隔。

·　“記憶式鍵入”功能只對文本有效，對數值和公式無效。

用戶可以根據需要啟動或禁用該功能。單擊“文件”按鈕并選擇“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，在“高級”選項卡中選中“為單元格值啟用記憶式鍵入”復選框將啟用該功能，取消選中該復選框將禁用該功能，如圖2-22所示。

3．使用從下拉列表中選擇功能

除了“記憶式鍵入”功能外，還可以使用“從下拉列表中選擇”功能提高輸入效率。右擊要輸入內容的單元格，在彈出的菜單中選擇“從下拉列表中選擇”命令，在打開的下拉列表中顯示同列上方每一個單元格中的內容，從列表中選擇一項即可將其輸入到單元格中，如圖2-23所示。