2.3　編輯數(shù)據(jù)

在Excel中輸入和導入數(shù)據(jù)后，可能需要對其中的一些數(shù)據(jù)進行修改、移動和復制，還可能需要將無用的數(shù)據(jù)刪除，本節(jié)將介紹這些編輯數(shù)據(jù)的方法。

2.3.1　修改數(shù)據(jù)

修改單元格中的數(shù)據(jù)有以下方法：

·　雙擊單元格。

·　單擊單元格，然后按F2鍵。

·　單擊單元格，然后單擊編輯欄。

使用以上任意一種方法都會進入編輯模式，刪除原有的部分或全部內容，然后輸入新的內容，最后按Enter鍵或單擊其他單元格以確認修改。

如果要修改的內容具有一致性或相似性，則可以使用“替換”功能批量完成。在功能區(qū)的“開始”選項卡中單擊“查找和選擇”按鈕，然后在彈出的菜單中選擇“替換”命令，打開“查找和替換”對話框的“替換”選項卡，如圖2-44所示。在“查找內容”文本框中輸入要修改的內容，在“替換為”文本框中輸入修改后的內容，然后單擊“替換”或“全部替換”按鈕執(zhí)行單個修改或全部修改。

提示：如果在“替換為”文本框中不輸入任何內容，則在單擊“替換”或“全部替換”按鈕時，刪除找到的匹配內容。

圖2-44　“查找和替換”對話框中的“替換”選項卡

2.3.2　移動和復制數(shù)據(jù)

移動和復制的數(shù)據(jù)可以位于單元格或單元格區(qū)域中，只能移動連續(xù)單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)，復制的單元格區(qū)域可以是位于同行或同列的連續(xù)或不連續(xù)的單元格區(qū)域。如圖2-45所示的兩個選區(qū)可以執(zhí)行復制操作，雖然它們的列數(shù)不同，但是它們都包含第1～3行。如圖2-46所示的兩個選區(qū)不能執(zhí)行復制操作，因為第一個選區(qū)包含第1～3行，第二個選區(qū)只包含前兩行。

圖2-45　可以同時復制的兩個選區(qū)

圖2-46　不能同時復制的兩個選區(qū)

下面介紹移動和復制數(shù)據(jù)的方法。

1．拖動鼠標

移動數(shù)據(jù)：將鼠標指針指向單元格的邊框，當鼠標指針變?yōu)槭旨^時，按住鼠標左鍵并拖動到目標單元格，即可完成數(shù)據(jù)的移動。

復制數(shù)據(jù)：復制數(shù)據(jù)的方法與移動數(shù)據(jù)類似，只需在拖動鼠標的過程中按住Ctrl鍵，到達目標單元格后，先釋放鼠標左鍵，再釋放Ctrl鍵，即可完成數(shù)據(jù)的復制。

無論移動還是復制數(shù)據(jù)，如果目標單元格包含數(shù)據(jù)，都將顯示如圖2-47所示的提示信息，單擊“確定”按鈕將使用當前正在移動或復制的數(shù)據(jù)覆蓋目標單元格中的數(shù)據(jù)，否則單擊“取消”按鈕取消當前的移動或復制操作。

2．功能區(qū)命令

移動數(shù)據(jù)：選擇要移動數(shù)據(jù)的單元格，在功能區(qū)的“開始”選項卡中單擊“剪切”按鈕，然后選擇目標單元格，再在功能區(qū)的“開始”選項卡中單擊“粘貼”按鈕，即可完成數(shù)據(jù)的移動，如圖2-48所示。

復制數(shù)據(jù)：復制數(shù)據(jù)的方法與移動數(shù)據(jù)類似，只需將移動數(shù)據(jù)時單擊的“剪切”按鈕改為單擊“復制”按鈕，其他操作相同。

圖2-47　確認是否覆蓋目標單元格中的數(shù)據(jù)

圖2-48　使用功能區(qū)命令移動數(shù)據(jù)

3．右擊子快捷菜單命令

移動數(shù)據(jù)：右擊要移動數(shù)據(jù)的單元格，在彈出的菜單中選擇“剪切”命令，然后右擊目標單元格，在彈出的菜單中選擇“粘貼選項”中的“粘貼”命令，即可完成數(shù)據(jù)的移動，如圖2-49所示。

復制數(shù)據(jù)：復制數(shù)據(jù)的方法與移動數(shù)據(jù)類似，只需將移動數(shù)據(jù)時選擇的“剪切”命令改為選擇“復制”命令，其他操作相同。

4．鍵盤快捷鍵

移動數(shù)據(jù)：選擇要移動數(shù)據(jù)的單元格，按Ctrl+X快捷鍵執(zhí)行剪切操作，然后選擇目標單元格，按Ctrl+V快捷鍵或Enter鍵執(zhí)行粘貼操作，即可完成數(shù)據(jù)的移動。

復制數(shù)據(jù)：復制數(shù)據(jù)的方法與移動數(shù)據(jù)類似，只需將移動數(shù)據(jù)時按下的Ctrl+X快捷鍵改為按Ctrl+C快捷鍵，其他操作相同。

提示：無論使用哪一種方法移動和復制數(shù)據(jù)，在對單元格執(zhí)行剪切或復制操作后，單元格的邊框都將顯示為虛線（如圖2-50所示的B2單元格），表示當前正處于剪切復制模式，在該模式下可以執(zhí)行多次粘貼操作。如果通過按Enter鍵執(zhí)行粘貼操作，在粘貼后將退出剪切復制模式。如果不想執(zhí)行粘貼操作而退出剪切復制模式，則可以按Esc鍵。

圖2-49　選擇“粘貼選項”中的“粘貼”命令

圖2-50　剪切復制模式下的單元格邊框顯示為虛線

2.3.3　使用不同的粘貼方式

無論移動或復制數(shù)據(jù)，最后都需要執(zhí)行粘貼操作，才能將數(shù)據(jù)移動或復制到目標位置。默認情況下，Excel會將單元格中的數(shù)據(jù)、格式、數(shù)據(jù)驗證規(guī)則、批注等所有內容粘貼到目標單元格。有時可能只想選擇性地粘貼部分內容，例如只粘貼單元格中的數(shù)據(jù)或格式。Excel提供了大量的粘貼選項，用戶可以在復制數(shù)據(jù)后選擇所需的粘貼方式。這種可以靈活選擇粘貼方式的功能稱為“選擇性粘貼”。

對數(shù)據(jù)執(zhí)行復制操作后，粘貼選項出現(xiàn)在以下3個位置：

·　右擊目標單元格，在彈出的菜單中將鼠標指針指向“選擇性粘貼”右側的箭頭，即可彈出如圖2-51所示的菜單。

·　在功能區(qū)的“開始”選項卡中單擊“粘貼”按鈕上的下拉按鈕，彈出如圖2-52所示的菜單。

·　對目標單元格執(zhí)行粘貼命令，然后單擊目標單元格右下角的“粘貼選項”按鈕，彈出如圖2-53所示的菜單。

圖2-51　右擊子快捷菜單

圖2-52　功能區(qū)命令

圖2-53　“粘貼選項”按鈕

提示：第三種方法如果沒有顯示“粘貼選項”按鈕，則需要單擊“文件”按鈕并選擇“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，在“高級”選項卡中選中“粘貼內容時顯示粘貼選項按鈕”復選框。

提供粘貼選項的另一個位置是“選擇性粘貼”對話框。執(zhí)行復制操作后，在目標位置右擊并在彈出的菜單中選擇“選擇性粘貼”命令，即可打開“選擇性粘貼”對話框，從中選擇所需的粘貼方式，如圖2-54所示。

圖2-54　“選擇性粘貼”對話框

“選擇性粘貼”功能最常見的兩種應用是將公式轉換為值和轉換數(shù)據(jù)的行列方向。

1．將公式轉換為值

“將公式轉換為值”是指將公式的計算結果轉換為固定不變的值，即刪除公式中的所有內容，只保留計算結果，以后無論公式中引用的其他單元格中的值如何變化，公式的計算結果都始終保持不變。

例如，B1單元格包含以下公式，計算A1、A2和A3的數(shù)字之和。如果修改其中任意一個單元格中的數(shù)字，B1單元格中的公式會自動重算并顯示最新結果。

     =A1+A2+A3

如果想讓B1單元格始終顯示當前的計算結果，則可以選擇B1單元格，然后按Ctrl+C快捷鍵執(zhí)行復制操作，再右擊B1單元格并在彈出的菜單中選擇“粘貼選項”的“值”命令。將公式轉換為值后，選擇B1單元格時，編輯欄中只顯示計算結果而不再顯示公式，如圖2-55所示。

圖2-55　將公式轉換為值之前和之后的效果

2．轉換數(shù)據(jù)的行列方向

使用“選擇性粘貼”功能中的“轉置”選項，可以將位于一列中縱向排列的數(shù)據(jù)轉換為橫向排列。首先選擇要轉換的數(shù)據(jù)，例如A1:A3，然后按Ctrl+C快捷鍵執(zhí)行復制操作，再右擊任意一個空單元格，例如B1，在彈出的菜單中選擇“粘貼選項”中的“轉置”命令，即可將數(shù)據(jù)粘貼到以B1單元格為起始單元格的一行中，如圖2-56所示。

圖2-56　轉換數(shù)據(jù)的行列方向

2.3.4　刪除數(shù)據(jù)

刪除單元格中的內容有以下兩種方法：

·　選擇單元格，然后按Delete鍵。

·　右擊單元格，在彈出的菜單中選擇“清除內容”命令。

如果為單元格設置了格式，使用以上兩種方法只能刪除單元格中的內容，無法刪除其中的格式。

如果要同時刪除單元格中的內容和格式，可以在功能區(qū)的“開始”選項卡中單擊“清除”按鈕，然后在彈出的菜單中選擇“全部清除”命令，如圖2-57所示。使用該菜單中的其他命令可以執(zhí)行不同需求的刪除操作。

圖2-57　使用“全部清除”命令同時刪除內容和格式