一、第一步：整理品類(lèi)數(shù)據(jù)

很多外資公司在降低成本的時(shí)候，都會(huì)使用一個(gè)工具，叫作支出分析，也就是要分析公司的錢(qián)都花到哪里去了，是誰(shuí)花出去的。具體地說(shuō)就是，誰(shuí)購(gòu)買(mǎi)，從何處購(gòu)買(mǎi)，多少錢(qián)購(gòu)買(mǎi)，購(gòu)買(mǎi)多少，如何購(gòu)買(mǎi)等相關(guān)數(shù)據(jù)或信息。如果沒(méi)有這些數(shù)據(jù)，就沒(méi)有辦法有效提升管理效率，降低采購(gòu)成本。

在很多企業(yè)里，這些統(tǒng)計(jì)并不清晰。盡管企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)系統(tǒng)都會(huì)設(shè)定各種各樣的費(fèi)用科目，并且很多企業(yè)在降低成本的過(guò)程中，也大多會(huì)按照財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的費(fèi)用科目進(jìn)行間接費(fèi)用的削減，但在實(shí)際過(guò)程中由于品類(lèi)劃分不清晰，名稱(chēng)不一，因此難以把花費(fèi)統(tǒng)計(jì)在某一個(gè)具體的品類(lèi)上，再加上沒(méi)有統(tǒng)一的管理部門(mén)，也就沒(méi)有辦法把費(fèi)用對(duì)應(yīng)到具體的支出項(xiàng)目上，更無(wú)法分到具體的人上。間接物料的管理大多比較粗放，很難做到精細(xì)化管理。

如果對(duì)企業(yè)進(jìn)行調(diào)查，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，詳細(xì)記錄間接成本收支和預(yù)算等相關(guān)信息的企業(yè)，通常都在切實(shí)執(zhí)行間接成本的管理工作，這些企業(yè)多數(shù)對(duì)成本管理有著高度的認(rèn)識(shí)，并充分掌握了有關(guān)成本削減的合理設(shè)計(jì)方案或價(jià)格水平。與之相反，有些企業(yè)則迫于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)降本的要求，以最低金額的成本數(shù)據(jù)輸入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，操作流程草草了事，極易產(chǎn)生疏忽和遺漏等問(wèn)題，造成企業(yè)無(wú)法全面有效地進(jìn)行成本削減。于是這些企業(yè)就會(huì)存在很多管理漏洞，甚至產(chǎn)生一些黑洞，比如不受預(yù)算控制的零星采購(gòu)、難以審計(jì)監(jiān)督的用戶(hù)指定。所以要想降低間接采購(gòu)成本，第一步是對(duì)品類(lèi)進(jìn)行細(xì)分，在細(xì)分品類(lèi)的基礎(chǔ)上統(tǒng)計(jì)相應(yīng)品類(lèi)的費(fèi)用支出。

這里的關(guān)鍵點(diǎn)是，在定義品類(lèi)基礎(chǔ)上統(tǒng)一間接物料名稱(chēng)，在明確統(tǒng)計(jì)口徑的基礎(chǔ)上整理品類(lèi)成本數(shù)據(jù)。比如，這個(gè)部門(mén)叫扳子，那個(gè)部門(mén)就不能叫扳手，名稱(chēng)必須統(tǒng)一。