2.9 如何組建高效的項目團隊

解讀與分析

項目目標是要靠團隊來實現的，僅僅委派人員來承擔選定的項目還不能算是創建團隊。團隊是承諾實現共同目標、處理工作需要互相依賴的人員集合。組建項目團隊必須要從目標、角色、流程、關系、單位等五個方面做好工作。

1．幫助成員形成對項目目標的共識

當團隊成員相信他們的參與有助于實現有價值的職業和個人目標時，他們就會對項目負責。以下做法可以幫助團隊成員建立并認同一種關于項目目標的共識。

（1）討論項目動機、誰在支持該項目以及計劃成果的影響。

（2）闡明項目成果怎樣有益于組織的客戶。

（3）強調項目成果怎樣有助于組織的成長和生存。

（4）探究項目成果怎樣影響每位團隊成員的工作。

要鼓勵項目組成員去思考他們對項目的參與怎樣有助于實現他們的個人目標，比如獲得新的技術與知識、結識新人、提高他們在組織中的地位以及增加晉升機會。但是項目并不僅僅是為了幫助團隊成員實現個人利益。如果團隊成員能夠實現個人利益，同時也會給組織帶來價值，這樣，個人與組織保證項目成功的價值理念趨于一致，為項目取得成功奠定扎實的基礎。

只有明確項目團隊的目標和任務，明確項目成員的職責和角色，項目團隊成員才會向著既定的方向齊心協力，團結奮斗。

2．確定團隊成員的角色

最容易導致成員理想破滅和產生挫折感的事情就是將被激發起熱情的成員召集在一起，卻又不給予他們任何有關如何共同開展工作的指導。兩個或更多成員可能在未經協調的情況下開始從事同樣的工作，而其他工作卻被完全忽略掉了。其最終結果就是，成員或者在未與他人協調的情況下劃分自己能完成的任務，或者逐漸撤出項目并轉而服務于回報更高的任務。

為防止以上情況發生，項目經理要與團隊成員合作來確定每位成員所承擔的角色。要具體指明他們將完成的活動以及他們所承擔角色的性質。可能的角色包括以下幾種。

（1）主要職責：對于完成某項活動負有全責。

（2）次要或輔助職責：有義務完成某項活動的一部分。

（3）批準：在工作繼續進行之前必須首先明確某項活動的結果。

（4）顧問：在需要時提供專業指導與支持。

3．確定團隊的運作流程

建立用以支持組織日常工作最低限度的團隊運作流程有以下幾個方面。

（1）溝通。以書面或面對面接觸的形式共享與項目相關的信息。這種流程可能包括何時以及怎樣使用電子郵件共享項目信息，哪種類型的信息應采用書面形式，何時以及怎樣用文件證明非正式的討論，怎樣制訂定期的匯報與會議計劃來記錄并審查項目進程以及怎樣解決發生的特定問題等。

（2）沖突解決。解決團隊成員關于項目工作的不同意見。項目經理既可以建立通常可以用來鼓勵人們形成一致方案的標準方法或手段，同時又可以建立伸縮程序或手段，以便在參與人員不情愿解決矛盾時發揮作用。

（3）決策制訂。在備選方法與行動之間作出決策。針對形勢選擇最適當的決策，決策的指導方針有：意見一致、大多數法則、全體通過協議以及技術專家決策，另外還有伸縮程序——當正常決策方法陷入困境時項目經理可以采用的手段。

4．支持團隊成員關系的建立

在高績效的項目團隊里，團隊成員彼此信任，工作關系真誠而協調。建立信任而有效的工作關系需要付出時間和努力。在項目啟動時就應幫助項目經理的團隊成員互相了解并愉快相處。可以通過鼓勵他們做以下事情來達到目的。

（1）共同解決沖突。

（2）利用靈感來挑戰技術或管理問題。

（3）一起度過非正式的個人時光，比如共進午餐，或在休息時間參加與工作無關的活動。

5．幫助團隊成為運行順利的單位

與項目經理的團隊合作，通過以下幾個步驟幫助他們成功地轉變為運作順暢的單位：

（1）養成與團隊成員友好相處的習慣。友好地會見團隊成員，禮貌地與他們討論有關項目目標、工作安排等問題。共享項目計劃，互相介紹團隊成員，并談論每位成員的背景、組織職責以及專業領域。

（2）鼓勵團隊成員開展爭論。鼓勵團隊成員討論有關項目計劃可行性的任何問題或他們內心的顧慮，并與他們一起合作來消除顧慮。鼓勵人們討論與其他團隊成員合作的情況，以及其他團隊成員是否具備完成指定任務能力的任何保留意見。項目經理要讓這些討論集中于確保出色完成任務的方向，絕不能讓它們變成一種無效的人身攻擊。

（3）規范團隊成員的行為。制定管理團隊成員行為的標準和工作指導方針，并鼓勵團隊成員約束自己的行為。這種行為規范的例子包括以下內容。

①項目組成員是用什么方式提出并討論不同觀點的。比如，有些人非常禮貌地提出觀點，而另一些人則積極與對方爭論以試圖證實自己的觀點。

②出席會議是否及時。比如，有些人總是很準時地在會議上露面，而另一些人則習慣遲到15分鐘或更長時間。

③會議參與情況怎樣。比如，一些人坐在后面觀察，另一些人則積極參與并提出自己的想法。

④實施情況如何。實施能夠創造出所期望的產品或成果的項目工作，監督與既定安排和預算相符的情況，如果需要對現有計劃做出變更，要與相關人員共享有關項目進展和問題的信息。

（4）要注意的問題。在項目經理組建團隊并指導團隊開展工作時需要記住以下幾點。

①如果項目一切進展順利，可暫時不必糾結于是否完成“養成習慣、鼓勵爭論和規范化”階段的工作。但是，當工作過程中經常出現問題，則要關注這個階段上述幾個步驟落實情況了。

②項目經理可能偶爾需要重新回顧一下團隊已經完成的事項；要注意某些已發生的事件。例如，一個新人加入了團隊，或者項目的一個重要方面發生了變化。

③要指導他們順利經過工作的每一階段；如果放任團隊成員自己進行工作，他們通常無法友好相處，不能互相協調工作和關系。人們通常不喜歡面對棘手的人際關系問題，因此他們傾向于忽視這些問題。

④定期評估項目執行情況以及何處還需要突破一些難題；管理團隊本身就是一個項目，因此項目經理需要定期評估項目進展情況，以及確定是否需要采取修正措施將團隊引至正確的道路上去。

項目是需要人去執行的，項目目標的實現最終要依賴團隊的努力，因此，團隊建設是項目人力資源管理的重要內容，建立高效的項目團隊是項目取得成功的關鍵。