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2.4 如何把項(xiàng)目進(jìn)行工作歸類

工作場景描述

當(dāng)需要把項(xiàng)目進(jìn)行工作歸類時(shí),可查看。

解讀與分析

在把總?cè)蝿?wù)或總目標(biāo)分解成若干子任務(wù)、子目標(biāo),最后確定為許多具體工作任務(wù)后,接下來就是要把各個(gè)有關(guān)或類似的工作進(jìn)行歸類,即在組織中建立部門。部門化的結(jié)果就是分清各層次人員的職責(zé)和對工作任務(wù)進(jìn)行分組。管理層次最高級以下的各級都要進(jìn)行部門化,每低一級就要進(jìn)行進(jìn)一步的部門劃分。在實(shí)際工作中,不同項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)其自身特點(diǎn)綜合考慮工作劃分的方法,創(chuàng)造出一套適合于項(xiàng)目自身的管理體系。

下面介紹三種最基本的工作歸類方法,即職能部門化、產(chǎn)品部門化和地區(qū)部門化。這種工作歸類的思想是進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的基本依據(jù)。

1.職能部門化歸類法

職能部門化歸類法,就是以組織的職能為基礎(chǔ)把工作性質(zhì)相近的工作進(jìn)行歸類,從而形成一個(gè)類別。它是一種企事業(yè)單位廣泛采用的部門化方法。比如醫(yī)院的工作進(jìn)行歸類后就是:門診、手術(shù)、住院、藥房、財(cái)務(wù)等。

(1)優(yōu)點(diǎn)。按職能組建部門的優(yōu)點(diǎn)是可以充分發(fā)揮分工的優(yōu)勢;有利于對工作人員的培訓(xùn),提高他們的工作技能;同時(shí)還有利于上級對下屬進(jìn)行管理。

(2)缺點(diǎn)。由于每個(gè)人都按照專業(yè)興趣或特長分配到某一相同部門工作,他們往往易于強(qiáng)調(diào)本部門的利益,而忽視組織的總體目標(biāo)和全局利益。同時(shí)在多變的環(huán)境中,這種結(jié)構(gòu)適應(yīng)性較差,缺乏的應(yīng)變能力。

2.產(chǎn)品部門化或項(xiàng)目部門化歸類法

將同類工作形成部門,從而明確管理權(quán)限和明確職責(zé),這就是組織的工作歸類。這種歸類法是以生產(chǎn)的產(chǎn)品或不同的項(xiàng)目為標(biāo)志進(jìn)行工作歸類。這種方法通常在規(guī)模較大、產(chǎn)品項(xiàng)目比較集中的企業(yè)中采用。具體地說,這種方法就是把某一產(chǎn)品系列的有關(guān)活動(dòng)歸并到同一部門,然后在這個(gè)部門內(nèi)按職能再進(jìn)一步組建具體部門。

(1)優(yōu)點(diǎn)。各個(gè)產(chǎn)品(項(xiàng)目)部門的管理人員可以集中精力按照市場需求,隨時(shí)改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量,因此應(yīng)變能力(適應(yīng)能力)較強(qiáng)。同時(shí)每個(gè)部門獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧,有利于調(diào)動(dòng)人員的積極性。

(2)缺點(diǎn)。每個(gè)產(chǎn)品(或項(xiàng)目)分部是相對獨(dú)立的單位,類似于大組織中的小組織,不可避免地會(huì)出現(xiàn)機(jī)構(gòu)重疊問題。同時(shí),由于每個(gè)產(chǎn)品(項(xiàng)目)分部具有相當(dāng)大的權(quán)力,又會(huì)給總部的管理帶來控制工作上的困難。

3.地區(qū)部門化歸類法

這是以工作所在的區(qū)域范圍來劃分部門的方法。這種方法多用于一些辦公地點(diǎn)比較分散的企業(yè)。特點(diǎn)是把同一地區(qū)或區(qū)域內(nèi)發(fā)生的各種業(yè)務(wù)歸并入同一部門,然后在這一部門按照職能活動(dòng)進(jìn)一步建立職能部門。

(1)優(yōu)點(diǎn)。由于每一區(qū)域內(nèi)有其特殊的環(huán)境條件,區(qū)域分部負(fù)責(zé)人更善于揚(yáng)長避短,獲得區(qū)域經(jīng)營最佳效益。同時(shí)每個(gè)區(qū)域又是一個(gè)自負(fù)盈虧的組織,這有利于減輕總部的工作負(fù)擔(dān)。另外,區(qū)域分部負(fù)責(zé)人獨(dú)立承辦區(qū)域內(nèi)的業(yè)務(wù),從而有利于把他們培養(yǎng)成全能型的管理者。

(2)缺點(diǎn)。由于每個(gè)分部是相對獨(dú)立的單位,加上時(shí)空的限制,往往給總部管理帶來麻煩。此外,為了加強(qiáng)管理,總部還需要安排相應(yīng)的管理人員并支付一定的管理費(fèi)用。

除了上述三種基本的歸類方法以外,許多企業(yè)在實(shí)際工作中還根據(jù)自身的特點(diǎn)創(chuàng)造了一些其他的方法。每一種方法都有其優(yōu)缺點(diǎn),在進(jìn)行組織設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮,這樣才能揚(yáng)長避短。

關(guān)鍵點(diǎn)提示

三種工作歸類方法優(yōu)缺點(diǎn)比較如下:

1.職能部門化歸類法:可以發(fā)揮分工優(yōu)勢,但適應(yīng)性較差,缺乏應(yīng)變能力;2.產(chǎn)品部門化或項(xiàng)目部門化歸類法:具有應(yīng)變能力,但容易產(chǎn)生機(jī)構(gòu)重疊;3.地區(qū)部門化歸類法:有利于發(fā)揮分部負(fù)責(zé)人的工作積極性,但不便于總部管理。

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