1.17 如何確定總目標的分解程序

解讀與分析

在確定總目標分解方法后，管理者應按照具體的步驟開展總目標分解工作。一般來說，總目標分解的步驟包括以下幾項。

1．搜集詳細的目標信息

管理人員如果想根據上一級目標設定部門目標和個人目標，就必須知道這些目標的具體情況。為此，每一個上級主管，在他的下級管理人員開始考慮他們的目標之前，應該為其提供有關目標的必要信息。

（1）提供上一級目標。一般情況下，提供給下級管理人員的目標，是上級已經建立起來的目標。一般來說，向下級管理人員提供的是企業總目標、財務總目標、會計總目標等。下級管理人員只有了解上級目標的具體情況，才可能制訂出合理的部門目標及個人目標。

（2）指出目標重點。在進行目標分解時，下級對上級負責的重點目標的范圍和重要性，從目標本身常常不能一眼就看出來。上級主管最好隨目標附上一份目標階段內重點目標的清單，列出需要特別注意的目標。

（3）提供基本方針。上級主管應向下級管理人員明示目標分解的基本方針，使下級管理人員能夠明確設定目標的原因和范圍。在此基礎上，下級管理人員才能進一步制訂目標。

可以說，搜集詳細的目標信息這一步驟有助于使目標在縱向上保持和諧一致。

2．加強橫向協作

所有的目標必須在縱向和橫向的基礎上與所有其他目標和諧一致，才能保證整體目標是可行和有效的。

下級管理人員不僅需要幫助上級管理人員達到目標，還必須與組織中的其他職能部門和管理人員進行協調，他必須為其他管理人員做事，其他管理人員也必須為他做事。因此，他就有必要知道其他部門對他的要求，并明確在設定目標時，他要向其他管理人員提出什么要求。通過了解其他部門提出的特定要求，下級管理人員可以得到對自己工作有重要指導意義的信息。

3．明確管理責任和范圍

管理責任像圍墻一樣，把管理人員所應管理的領域限制起來。責任也可以看作一個舞臺，管理人員可以在這里開展他的管理活動。責任比職責更為簡單，它并不說明要達到的具體目標。明確管理范圍可以減少管理混亂，避免發生沖突。

4．進行SWOT分析

只有了解本部門的能力，才可能制訂出合理的目標。SWOT是一種常用的能力分析法，可以幫助管理人員對本部門完成目標的能力進行分析。

（1）優勢（Strengths）。優勢是指本部門完成目標的有利條件。管理人員應了解這些優勢的具體情況，并將其充分利用。

（2）劣勢（Weaknesses）。劣勢是指本部門中存在的不利于目標完成的因素。管理人員在設定目標時要認清本部門的劣勢，并想辦法克服。

（3）機會（Opportunities）。機會是指未來的主要有利條件。管理人員應盡一切可能利用它們，為自己服務。管理人員對這種機會認識得越多，他工作的靈活性就越大。工作的靈活性大了，在進行目標分解中，就能做出較大的貢獻，工作也會做得相對比較出色。

（4）威脅（Threats）。威脅是指對工作可能產生重大影響的因素。管理人員應盡力降低威脅，如果不能把它們減少到足夠低，也應制訂出對付威脅的計劃。

管理人員進行SWOT分析，不斷從中選出目標，待這一切都分析完后，他可能得到若干目標主題。雖然這些目標不是最高目標，但可能是最有利于企業發展的目標。其他管理人員通過類似的工作，也可為進一步的工作打下基礎。

5．確定目標

當管理人員進行完上述步驟之后，就可以確定最后的目標了。在確定目標時要注意目標的有效性，制訂出的目標應符合以下標準：

（1）符合企業總目標。每一個管理人員負責的目標，必須與企業的總目標相一致，與組織中其他管理人員負責的目標相一致。任何不一致的目標，或制訂目標僅僅是為了使管理人員有事可做，都與目標管理宗旨不相稱。

（2）符合實際。目標應符合實際，即應該是可以達到的。那些太容易達到的目標，對管理人員以及企業來說是沒有意義的。相反，目標太難，會增加企業達成的目標的難度，從長遠的效果來看，可能使管理人員喪失達成目標的信心。

（3）明確具體。目標必須具體，必須可以用“必須完成什么”“必須在何時完成”等語句來說明。在一定范圍內，目標應該確定具體的數量。

（4）靈活機動。為了使企業的工作重點與不斷變化的企業目標保持協調一致，在從一個目標階段進入另一個目標階段時，管理者就應對各級目標做相應的調整。

（5）表述清楚。目標的表述應該使用下屬和上級都能清楚理解的表達方法。如果下級對目標的解釋是一個樣，上級對目標的理解又是一個樣，那么必定會損害目標管理的效果。

分解后的目標最好采用書面形式表述，因為如果只是口頭說明，目標很容易被下屬誤解、遺忘，甚至會被下屬無意或有意地更改。

總之，目標分解實際上就是下級管理人員根據上級目標和本部門的具體情況，設定本部門目標的過程。各級管理人員應按照目標分解的程序，認真做好每一步工作，這樣才可以保證設定的目標具有合理性和有效性。