2.3　讓工作簿更易用的設(shè)置

本節(jié)將介紹在打開、保存、恢復(fù)工作簿時(shí)，可以提高操作效率的一些有用設(shè)置，包括設(shè)置打開和保存工作簿的默認(rèn)文件夾、設(shè)置保存工作簿的默認(rèn)格式、設(shè)置自動(dòng)恢復(fù)工作簿的保存時(shí)間間隔和位置、啟用或禁用未保存工作簿的恢復(fù)功能。

2.3.1 　設(shè)置打開和保存工作簿的默認(rèn)文件夾

每次使用【打開】對(duì)話框、【另存為】對(duì)話框打開、保存和另存一個(gè)Excel工作簿時(shí)，在對(duì)話框中默認(rèn)顯示的文件夾都是Excel程序的默認(rèn)文件夾。如果經(jīng)常在一個(gè)固定的位置打開或保存工作簿，那么可以將該位置設(shè)置為默認(rèn)文件夾，每次打開對(duì)話框時(shí)都會(huì)自動(dòng)顯示該文件夾，從而提高打開和保存工作簿的效率。設(shè)置默認(rèn)文件夾的操作步驟如下。

選擇【文件】e【選項(xiàng)】命令，打開【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框，在【保存】選項(xiàng)卡的【默認(rèn)本地文件位置】文本框中顯示的是當(dāng)前設(shè)置的默認(rèn)文件夾，將其刪除；然后在文本框中輸入所需的文件夾的完整路徑，或者將預(yù)先復(fù)制好的文件夾路徑粘貼到文本框中，最后單擊【確定】按鈕，如圖2-13所示。

圖2-13　設(shè)置打開和保存工作簿的默認(rèn)文件夾

2.3.2 　設(shè)置保存工作簿的默認(rèn)格式

在Excel 2007及更高版本的Excel中，每次保存工作簿時(shí)的默認(rèn)格式都為“Excel工作簿”，文件擴(kuò)展名為.xlsx。如果經(jīng)常需要將工作簿保存為其他類型的文件格式，一種方法是執(zhí)行【另存為】命令，然后在【另存為】對(duì)話框中選擇所需的文件格式。另一種方法是設(shè)置保存工作簿的默認(rèn)格式，以后每次保存新建的工作簿或另存工作簿時(shí)，都會(huì)默認(rèn)以該格式保存。設(shè)置保存工作簿的默認(rèn)格式的操作步驟如下。

選擇【文件】e【選項(xiàng)】命令，打開【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框，在【保存】選項(xiàng)卡的【將文件保存為此格式】下拉列表中選擇所需的文件格式，然后單擊【確定】按鈕，如圖2-14所示。

圖2-14　設(shè)置保存工作簿的默認(rèn)格式

2.3.3 　設(shè)置自動(dòng)恢復(fù)工作簿的保存時(shí)間間隔和位置

默認(rèn)情況下，Excel程序每隔10分鐘自動(dòng)保存當(dāng)前打開工作簿的一個(gè)臨時(shí)備份文件，當(dāng)Excel程序意外關(guān)閉時(shí)，可以在下次啟動(dòng)Excel程序時(shí)，使用臨時(shí)備份文件恢復(fù)在上次意外關(guān)閉時(shí)處于打開狀態(tài)的工作簿。為了減少數(shù)據(jù)損失，可以將保存臨時(shí)備份文件的時(shí)間間隔縮短，操作步驟如下。

選擇【文件】e【選項(xiàng)】命令，打開【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框，在【保存】選項(xiàng)卡中選中【保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔】復(fù)選框，然后在右側(cè)的文本框中輸入以“分鐘”為單位的數(shù)字，表示保存臨時(shí)備份文件的時(shí)間間隔；還可以在下方的【自動(dòng)恢復(fù)文件位置】文本框中設(shè)置臨時(shí)備份文件的保存位置。設(shè)置完成后單擊【確定】按鈕，如圖2-15所示。

圖2-15　設(shè)置自動(dòng)恢復(fù)工作簿的保存時(shí)間間隔和位置

2.3.4 　啟用或禁用未保存工作簿的恢復(fù)功能

如果想要使用2.2.5小節(jié)介紹的未保存工作簿的恢復(fù)功能，那么需要在上一小節(jié)介紹的【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框的【保存】選項(xiàng)卡中選中【如果我沒保存就關(guān)閉，請(qǐng)保留上次自動(dòng)恢復(fù)的版本】復(fù)選框，還應(yīng)確保在新建但未保存的工作簿中的編輯時(shí)間不少于在【保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔】文本框中設(shè)置的時(shí)長。