2.2　工作簿的基本操作

工作簿是Excel特有的文件類型，用戶在Excel中輸入的數據、設置的格式、執行的計算、創建的圖表、編寫的VBA代碼都存儲在工作簿中，掌握工作簿的基本操作是學習Excel的基礎。本節將介紹工作簿的新建、打開、保存和另存、關閉、恢復、格式轉換等操作。

2.2.1 　新建工作簿

如果沒有更改Excel的默認設置，那么在每次啟動Excel程序時都會顯示開始屏幕。它是用戶開始在Excel中工作的起點，其中提供了用于新建和打開工作簿的選項，使用戶可以方便地創建新的工作簿或打開現有的工作簿。

開始屏幕的左側顯示了【開始】、【新建】和【打開】3個類別，創建新的工作簿需要選擇【新建】類別，進入如圖2-1所示的【新建】界面。單擊界面上方的【空白工作簿】將創建一個空白工作簿。界面下方列出了一些工作簿模板，通過縮略圖可以預覽它們的大致外觀。用戶可以在位于界面中間的搜索框中輸入關鍵字并按【Enter】鍵，搜索特定名稱或用途的模板。

圖2-1　工作簿的【新建】界面

如果要使用模板創建工作簿，可以單擊所需的模板縮略圖，顯示圖2-2所示的界面，單擊【創建】按鈕將開始下載該模板，并基于該模板創建一個工作簿，該工作簿中的內容和格式與模板完全相同。用戶可以根據實際需求，對工作簿中的內容和格式進行修改，快速完成工作簿的制作。

圖2-2　基于模板創建工作簿

如果已經從Excel開始屏幕切換到工作簿界面，并希望在該界面中新建工作簿，那么可以使用以下兩種方法。

? 單擊快速訪問工具欄中的【新建】按鈕（如果已添加該命令），或按【Ctrl+N】快捷鍵，創建一個空白工作簿。

? 選擇【文件】e【新建】命令，在進入的界面中選擇要基于哪個模板創建工作簿，該界面類似于Excel開始屏幕。

2.2.2 　打開工作簿

在Excel開始屏幕中選擇【打開】類別，將顯示圖2-3所示的【打開】界面。該界面分為左、右兩個部分，右側顯示的內容隨著左側選擇的選項而變化。

界面左側顯示的幾個選項的功能如下。

? 最近：顯示最近打開過的工作簿的名稱，選擇一個名稱即可打開相應的工作簿。右擊某個名稱，彈出圖2-4所示的菜單，選擇【固定至列表】命令，將指定的工作簿固定在列表中，以后該名稱將始終顯示在列表的頂部，便于快速打開頻繁使用的工作簿。

? OneDrive：使用Microsoft賬戶登錄Excel程序，然后可以打開存儲在與Microsoft賬戶關聯的OneDrive中的工作簿。

? 這臺電腦：顯示一個內嵌于Excel中的簡化版的文件資源管理器，其中顯示Excel程序的默認文件夾，單擊文件夾的名稱將進入相應的文件夾，單擊上方的箭頭可以返回上一級文件夾。在文件夾中單擊想要打開的工作簿，即可將其打開。

? 添加位置：添加云端位置。

圖2-3　工作簿的【打開】界面

? 瀏覽：單擊【瀏覽】按鈕將打開【打開】對話框，導航到工作簿的存儲位置，然后雙擊要打開的工作簿。如果無法正常打開工作簿，可以在【打開】對話框中選擇要打開的工作簿，然后單擊【打開】按鈕右側的下拉按鈕，在彈出的菜單中選擇【打開并修復】命令，如圖2-5所示，Excel將在打開工作簿時嘗試修復該工作簿。

圖2-4　將指定的工作簿固定在列表中

圖2-5　修復工作簿

交叉參考

默認文件夾是每次執行打開、另存為等命令時在對話框中默認顯示的文件夾。用戶可以更改默認文件夾的位置，具體方法請參考2.3.1小節。

如果當前正在工作簿界面中工作，那么可以使用以下兩種方法打開工作簿。

? 單擊快速訪問工具欄中的【打開】按鈕（如果已添加該命令），或按【Ctrl+O】快捷鍵，然后在【打開】對話框中雙擊要打開的工作簿。在【打開】對話框中可以按住【Ctrl】鍵或【Shift】鍵并配合鼠標單擊，來選擇一個或多個工作簿，以便將它們同時打開。

? 選擇【文件】e【打開】命令，在【打開】界面中選擇最近打開過的工作簿，或者選擇指定文件夾中的工作簿。

技巧

如果想要在選擇【打開】命令時直接顯示【打開】對話框，而繞過工作簿的【打開】界面，可以選擇【文件】e【選項】命令，打開【Excel選項】對話框，在【保存】選項卡中選中【使用鍵盤快捷方式打開或保存文件時不顯示Backstage】復選框，然后單擊【確定】按鈕，如圖2-6所示。該設置也適用于保存和另存工作簿的操作。

圖2-6　設置打開和保存工作簿時不顯示工作簿的【打開】界面

2.2.3 　保存和另存工作簿

為了以后隨時查看和編輯工作簿，需要將工作簿中的內容保存到計算機中，有以下兩種方法。

? 單擊快速訪問工具欄中的【保存】命令，或按【Ctrl+S】快捷鍵。

? 選擇【文件】e【保存】命令。

默認進入【另存為】界面，該界面與前面介紹的【打開】界面類似，選擇一個保存位置，將打開【另存為】對話框，如圖2-7所示，輸入工作簿的名稱并單擊【保存】按鈕，即可保存工作簿。

如果使用上一小節介紹的方法設置了在打開和保存工作簿時不顯示Backstage，那么在執行保存操作時，對于新建的工作簿將直接打開【另存為】對話框。如果已將工作簿保存到計算機中，那么在執行保存操作時，會將上次保存后的最新修改直接保存到當前工作簿中，而不再顯示【另存為】對話框。

圖2-7　【另存為】對話框

如果要將當前工作簿以其他名稱保存，可以選擇【文件】e【另存為】命令，在【另存為】界面中選擇一個保存位置，然后在打開的【另存為】對話框中輸入工作簿的新名稱，最后單擊【保存】按鈕。

2.2.4 　關閉工作簿

可以將暫時不使用的工作簿關閉，從而釋放它們占用的內存資源。關閉工作簿的方法有以下兩種。

? 單擊快速訪問工具欄中的【關閉】按鈕（如果已添加該命令）。

? 選擇【文件】e【關閉】命令。

如果在關閉工作簿時包含未保存的內容，將會顯示如圖2-8所示的對話框，單擊【保存】按鈕，即可保存內容并關閉工作簿。

圖2-8　關閉包含未保存內容的工作簿時顯示的提示信息

2.2.5 　恢復未保存的工作簿

恢復未保存的工作簿是從Excel 2010開始提供的功能，Excel 2010及更高版本的Excel都支持該功能。未保存工作簿是指在一個新建的工作簿中執行了任何可被檢測到的使工作簿發生更改的操作，如輸入內容、設置格式等，然后在沒有對工作簿進行保存的情況下將其關閉。恢復未保存的工作簿的操作步驟如下。

選擇【文件】e【打開】命令，在【打開】界面中單擊【恢復未保存的工作簿】按鈕，在【打開】對話框中雙擊要恢復的工作簿，如圖2-9所示，將在Excel中打開該工作簿，然后可以將其保存到計算機磁盤中，從而恢復未保存的工作簿中的數據。

用于恢復的未保存工作簿位于以下路徑中，假設Windows操作系統安裝在C盤。

C:\Users\<用戶名>\AppData\Local\Microsoft\OFFICE\UnsavedFiles

交叉參考

Excel默認啟用了恢復未保存工作簿的功能，如果無法對未保存的工作簿進行恢復，請參考2.3.4小節。

圖2-9　選擇要恢復的未保存工作簿

2.2.6 　兼容模式與格式轉換

在Excel 2007及更高版本的Excel中打開由低版本Excel創建的工作簿（擴展名為.xls）時，在Excel窗口標題欄中將顯示文字“[兼容模式]”，如圖2-10所示。在兼容模式下會禁用一些在低版本Excel中不支持的新功能。

圖2-10　兼容模式

為了解決這個問題，需要將用低版本Excel創建的工作簿轉換為新的格式，操作步驟如下。

（1）在Excel 2007或更高版本的Excel中打開擴展名為.xls的工作簿，然后選擇【文件】e【信息】命令，在進入的【信息】界面中單擊【轉換】按鈕，如圖2-11所示。

圖2-11　單擊【轉換】按鈕

（2）打開圖2-12所示的對話框，單擊【確定】按鈕，將當前工作簿轉換為支持高版本Excel中的新功能的文件格式，Excel窗口標題欄中的“[兼容模式]”文字隨即消失。

圖2-12　轉換工作簿格式時的提示信息