誤區(qū)4 滿足于工作效率提升

只看到眼前事務(wù)，到頭來卻做了些無(wú)用功

不是業(yè)務(wù)做完就算了事。不管你多么擅長(zhǎng)制作資料，甚至1小時(shí)能做幾十頁(yè)，只要沒派上用場(chǎng)就沒有意義。普通員工中，不少人錯(cuò)誤地認(rèn)為做大量工作就是“效率高”。

而對(duì)此有深刻理解的精英員工卻認(rèn)為，“短時(shí)間內(nèi)完成必要工作才是效率高”。如果只急于完成緊急度高的工作，便很難留意到這個(gè)錯(cuò)誤，以至于在著手工作前，漏掉了重要環(huán)節(jié)——檢查“這個(gè)工作是否真有必要做”。只根據(jù)是否緊急來安排工作，很容易對(duì)那些“雖然不緊急卻非常重要的工作”棄之不顧。

有效利用時(shí)間，提高應(yīng)對(duì)未來重要事務(wù)發(fā)生變化的能力。他們雖然明知時(shí)間分配在中長(zhǎng)期成長(zhǎng)和改善過程中至關(guān)重要，但想到那些工作現(xiàn)在不做又不會(huì)怎樣，就很容易將其撂在一旁。

如果是非常重要的工作，放任不管就會(huì)讓自己逐漸陷于困境。馬上就要到交付日期了，才慌慌張張熬通宵，結(jié)果錯(cuò)誤百出，或者輸出內(nèi)容水分大，最終還是沒能取得好業(yè)績(jī)。不要因緊急度而亂了方寸，要認(rèn)真設(shè)定關(guān)鍵點(diǎn)，確認(rèn)有沒有把重要工作都包含在內(nèi)。

精英員工為了完成重要工作，會(huì)往前倒推哪些工作必須做，以此確定工作時(shí)間表。他們每周花15分鐘設(shè)定工作進(jìn)程關(guān)鍵點(diǎn)，保持工作進(jìn)展順利。精英員工按照設(shè)定的關(guān)鍵點(diǎn)，就能夠做到放棄那些雖然緊急但并不重要的事務(wù)。例如，設(shè)計(jì)圖紙時(shí)不知不覺入了迷，花很長(zhǎng)時(shí)間制作了偏離客戶期望的精密圖紙，就屬于這種情況。還有，為了討上司喜歡，花整個(gè)周末制作過于漂亮的資料，也屬于這種情況。

要像精英員工一樣，時(shí)常想一想目標(biāo)，以合適的方式、最少的時(shí)間投入完成工作。為了避免認(rèn)識(shí)偏離和自我滿足，花點(diǎn)時(shí)間及時(shí)確認(rèn)目標(biāo)和進(jìn)度至關(guān)重要。精英員工在工作過程中，1小時(shí)要至少休息1次，確認(rèn)進(jìn)度1次以上。

應(yīng)該把時(shí)間花在緊急度雖低但重要度高的事務(wù)上

縮短固定作業(yè)時(shí)間，工作過程中可以更加游刃有余。但如果理解成“只是單純削減時(shí)間”，工作動(dòng)力就會(huì)下降。為此，我們要有積極的心態(tài)，懷抱著這是在“為將來創(chuàng)造時(shí)間”的想法。

在對(duì)約2.2萬(wàn)名業(yè)務(wù)員的調(diào)查中，有71%的人認(rèn)為“向前看，效率高”。我們可以通過多種方法提高工作效率，比如，重新審視流程，改善工作技能，靈活運(yùn)用IT技術(shù)……除此以外，分析“現(xiàn)在自己正花時(shí)間做什么”同樣重要。因?yàn)槿绻床坏綍r(shí)間浪費(fèi)，就不會(huì)想到如何避免時(shí)間浪費(fèi)。

普通員工容易在時(shí)間充裕時(shí)浪費(fèi)時(shí)間。他們往往在時(shí)間充裕時(shí)浪費(fèi)時(shí)間，交付日期迫在眉睫時(shí)匆忙利用時(shí)間。因此，我們要對(duì)“緊急度低”有正確的理解，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，越是在時(shí)間充足時(shí)，越需要為回顧總結(jié)刻意留出空當(dāng)。如果來回有兩三次有意為回顧總結(jié)騰出時(shí)間，之后就會(huì)變得自然而然了。

在反應(yīng)速度上提高組員效率

精英員工還有一點(diǎn)值得肯定，那就是和上司、組員、客戶聯(lián)系迅速。即便是小事，也會(huì)立即聯(lián)系報(bào)告，不悶在自己心里。而普通員工，不知不覺就會(huì)忘了聯(lián)系，或者延遲聯(lián)系。

精英員工對(duì)“報(bào)聯(lián)商”（報(bào)告、聯(lián)絡(luò)、商談）毫不懈怠。另外，遇到對(duì)方聯(lián)系的情況，大多也反應(yīng)迅速，回復(fù)及時(shí)。反應(yīng)迅速、同時(shí)處理多個(gè)工作任務(wù)的精英員工，甚至?xí)齺泶蠹业淖h論：“這個(gè)人難道會(huì)分身術(shù)？”及時(shí)回復(fù)，既免去了對(duì)方等待的時(shí)間，還可以使業(yè)務(wù)得以順利進(jìn)行。

相反，回復(fù)遲延，就有可能讓對(duì)方等得著急。正因?yàn)楝F(xiàn)在智能手機(jī)普及，不管何時(shí)何地都能聯(lián)系到對(duì)方，大家才更加重視回復(fù)速度。不過，也沒有必要為了早點(diǎn)回復(fù)而熬夜加班。要在工作時(shí)間段充分靈活運(yùn)用商務(wù)聊天工具，回復(fù)信息、處理業(yè)務(wù)，提高自己和對(duì)方的生產(chǎn)積極性。