5.3　訂購單

當采購部門確定采購對象后，通常會寄發訂購單給供應商，以作為雙方將來交貨、驗收、付款的依據。國外采購因雙方溝通不易，訂購單成為確認交易必需的工具。國內采購可依情況決定是否給供應商訂購單。有時采購部門簽發訂購單后，并未要求供應商簽署并寄回，形成買方對賣方的單向承諾，這對買方可能產生不利影響，卻能使賣方安心交貨，甚至可獲得融資的便利。

訂購單內容特別側重交易條件、交貨日期、運輸方式、單價、付款方式等。因用途不同，訂購單可分為供應商聯（第一聯），作為供應商交貨時的憑證；回執聯（第二聯），由供應商簽認后寄回；物料聯（第三聯），作為控制存量及驗收的參考；請款聯（第四聯），可取代請購單第二聯或驗收單；承辦聯（第五聯），制發訂購單的部門自存，如表5-5所示。

表5-5　訂購單

通常在訂購單的背面，多會有附加條款的規定，也構成訂購條件的一部分，其主要內容如下。

（1）交貨方式：新品交貨附帶備用零件、交貨時間與地點等規定。

（2）驗收方式：檢驗設備、檢驗費用、不合格品的退換等規定，超交或短交數量的處理。

（3）罰則：遲延交貨或品質不符的扣款，停權處分或取消合約的規定。

（4）履約保證：按合約總價百分之幾，退還或沒收的規定。

（5）品質保證：保用或保固期限，無償或有償換修等規定。

（6）仲裁或訴訟：買賣雙方的紛爭，仲裁的地點或訴訟的法院。

（7）其他：例如賣方保證買方不受專利權分割的控訴。