6.忙得沒有時間做管理

一線管理者不但需要承擔業務工作，而且業務工作量會遠遠大于管理的工作量。因為團隊的管理者自己往往就是團隊的骨干員工。在這種情況下，作為兵頭將尾的一線管理者，該如何面對業務和管理重疊的情況？對他們強調管理的重要性還有意義嗎？

“從我學過的時間管理的方法來說，我需要用時間管理上緊急和重要的四個象限分析哪件事情對自己所要的結果影響最大。對自己所要結果影響最大的事情，自己必須親自過問和完成。我覺得和女友吃飯是十分重要的，總是因為工作忙而忽略女友的感受，感情遲早會出問題。對員工沒有能力做到的重要業務工作，自己應該親自過問以保證結果。管理上的事情，也得我親自做吧。這樣算下來，我還是忙得不可開交。那天晚上我陪女友過完生日又回來加班到很晚。我學過時間管理，但時間管理有用嗎？所有我該干的事，不都還是得我來完成嗎？”

對一個新任管理者來說，用時間管理方法來分析工作的重要性是對的，但問題是，他的分析還是停留在員工的角度。管理者應該首先分析什么是管理、什么是業務。對業務，要盡量通過調動員工積極性和提升員工能力讓員工去完成。這樣既提高了自己的管理能力，又提高了團隊的積極性和業務能力。當然，對他人能力不及的重要業務自己可以承擔，但與此同時也必須考慮提升員工的能力，以便在今后員工可以接手。

我用兩個時間管理象限圖來說明問題。圖1—1是員工的，圖1—2是管理者的。

走上管理崗位后，要調整時間管理象限中“重要事情”的內容。對一個員工來說，最重要的事情就是自己所面對的最重要的業務工作。對一個管理者來說，最重要的事情則是最重要的管理工作。在管理者的時間管理中，把當員工時“重要而緊急”的業務挪到“緊急而不重要”的象限，會引起業務一線管理者的質疑：有些重要的業務工作就是自己必須完成的，就是團隊最重要的工作，難道這不能算是最重要、最緊急的工作嗎？

圖1-1　員工在業務層面的時間管理象限

圖1-2　管理者在管理層面的時間管理象限

我把時間管理象限分成業務和管理兩個不同層面，是想告訴新上任的一線管理者：你可以繼續使用業務人員的時間管理象限來衡量業務工作的輕重緩急，而用管理者的時間管理象限來界定管理工作的輕重緩急。但需要關注的是，假如你必須承擔業務工作，你就得算一筆賬：在團隊100%的業務工作量中，你擔當業務工作的百分比是多少？如果你領導的是一個3人團隊，你負擔1/3甚至一半的工作量無可厚非。但如果你的團隊有10~20個成員，而你仍然負擔1/3的工作量，你就需要考慮你是不是承擔了過多的工作量，沒有能夠充分授權給員工去承接其應有的業務工作比重。

你還需要認識到的是，無論你承擔多少業務工作，都不能代替你管理崗位的工作。即使你只能把20%的時間放在管理上，你仍然需要利用管理者的時間管理象限來權衡管理工作的輕重緩急。

更重要的是，從你被提拔到管理崗位，從你自己決定要走管理路線，你未來的成長所基于的就已經不是你的業務能力了，而是你的管理能力。因此，重視管理和管理能力的提升，與你接受被提拔到管理崗位，在邏輯上是一致的。

說完權衡輕重緩急的原則，再說點在忙得分身乏術的時候如何做到分身有術。你可以先將每天要做的事情列出來，然后問自己三個問題來權衡自己的時間分配。

1）這是必須做的事情嗎？

2）這是必須今天完成的事情嗎？

3）這是必須我親自做的事情嗎？

如果對第一個問題的答案是“yes”，那意味著，這件事就是重要的事情。如果對第二個問題的答案是“yes”，說明這件事既是重要的也是緊急的。如果對第三個問題的答案是“yes”，說明這件事既是重要的也是緊急的，又是必須親自做的。你不妨利用表1-1來讓自己清楚地知道每天的時間安排和工作重點。

表1-1中是案例中這位管理者一天要做的事項。

表1-1　經理一天要做的事項

這樣排下來，和供應商討論并敲定方案、完成下周會議的策劃案、做支持銷售的方案演講這三件事，這位管理者可以盡可能用管理動作來完成。也就是，通過輔導員工，讓員工有能力去完成。也許有人會說，上司要求這位管理者親自去做方案演講。是，上司很可能確實是這么說的。但往往上司真正在意的是結果，而不是誰去做某件事。如果管理者能輔導員工完成任務，那就獲得了兩全其美的效果：通過管理的方法實現了業務結果。

和員工進行的重要談話，是重要而不緊急的事。如果今天能抽出時間，可以今天完成。如果今天沒時間，也可以選擇其他時間來做。財務部要求今天交付下半年預算，如果緊急，可以口授給員工完成初稿。如果不緊急，也可以不必非得今天完成。

這樣權衡下來會發現，這位管理者當天需要著手去做的重要而緊急的、必須自己親自做的事情只有兩件：①參加HR組織的績效考核會議；②晚上為女友過生日。

有沒有可能管理者手上的事情比這多得多，就是來不及完成？當然有可能。只是，我們在這里談的不是今天有沒有可能完成所有必須完成的事情這件事，而是作為管理者，你是不是讓自己始終把時間和精力放在最重要的事情上。而這，經過長期積累，可以決定一個管理者的成敗。

主動安排時間的人會成功；被動地被時間安排的人會失敗。

成功與失敗的分界線在于：成功者管理時間，總是把時間和精力放在最重要的事情上；失敗者被時間管理，總是被緊急的事情牽著走而抽不出時間專注重要的事情。勝者和敗者之間的區別在于管理時間還是被時間管理。

1.列出你在管理中最重要的三類事情。

2.審視你每天花多少時間在你所列的最重要的事情上。