文件：基本原則是全部清空

整理完書籍后，下一個類別是文件。整理辦公空間的時候，處理紙質文件通常是最耗時的部分。即使在今天，智能手機和平板電腦無處不在，紙質資料的數量大大減少，人們仍然喜歡擁有大量紙張。

整理紙質文件的首要原則是全部清空。我說出這句話的時候，客戶通常會一臉呆滯。當然，我不是說要徹底清除所有文件，只是希望你下定決心，只留下絕對必要的那些，其余的通通處理掉。在辦公空間里，沒有什么比紙質文件更叫人心煩的了。似乎在我們意識到之前，它們就已經堆積如山。由于紙張看起來輕飄飄的不占地方，我們常常會不假思索地把它們保留下來。但到了該整理的時候，整個過程會耗時良久，因為我們必須確保知曉其中的內容。更糟糕的是，我們囤積的紙張越多，查找特定文檔或報告所花的時間就越多，整理起來的難度也就越大。因此，我建議你在日程表上留出一個時段，專門用來整理紙質文件。

與其他類別一樣，首先請將所有文件集中起來，然后逐一查看。這是唯一一個選擇標準不是“能否讓你怦然心動”的類別。你必須認真查看紙上的內容。即使是裝在信封里的紙張，也應該取出來逐頁檢查，以免混進廣告傳單或其他不需要的資料。瀏覽內容時可以順手將文件分類。這么一來，你就能更迅速、更輕松地完成歸檔。你可以大致將文件分為三類：待處理的、需要保留的、想要保留的。

“待處理”類包括需要采取某些行動的文件，例如未支付的賬單和需要審查的項目提案。我的建議是，在處理完畢之前，將這類文件通通裝進一個立式文件匣，以免與其他類別的文件混淆。

接下來，我們來看一看“需要保留”的文件。根據法律規定，某些類型的報告、聲明、合同和其他文檔需要保留一段時間，無論它們能否讓你怦然心動。將它們分門別類整理好，放進文件柜或架子上的文件夾里。如果不需要保留原件，你也可以進行掃描，以電子方式存儲（具體請見本書第4章）。與其邊整理邊掃描，不如將它們集中歸入“稍后掃描”文件堆，一口氣完成掃描，這么做效率更高。不過，掃描也存在一些陷阱，我將在第48到49頁中詳細討論。

最后一類是你出于其他原因“想要保留”的文件。其中可能包括你想留下做參考的資料，或是能給你帶來歡樂的文檔。至于要不要保留這些文件，完全取決于你自己。不過，如果你是毫無理由地攥住某物不放手的人，整理完畢后會很容易被“打回原形”。請牢記一點——整理文件的基本原則是全部清空。

在我的整理課上，當客戶難以決定哪些文件該保留、哪些文件該舍棄時，我通常會針對每份文件提出一連串問題，例如：“你什么時候會需要它？”“你擁有它多長時間了？”“你多久會回頭看它一次？”“你能在網上找到同樣的內容嗎？”“你已經把它存進電腦了嗎？”“如果你沒有這份文件，會惹出多少麻煩？”“它真的能讓你怦然心動嗎？”

如果你為要不要保留某份文檔而糾結，請不要輕描淡寫地一帶而過。千萬不要浪費這個寶貴的機會。請對自己狠一點，下定決心清空所有文件。這樣一來，就再也不用進行大規模的整理了。如果你不愿接受“清空所有文件”這個基本原則，請想象我剛剛走進你的辦公室，宣布要把你所有的文件通通塞進碎紙機。你會怎么做？你會努力從碎紙機里搶回哪些文件？

做某些工作的人可能會發現，幾乎所有文件都可以清理掉。一名高中老師告訴我，她把所有必不可少的文件都數字化了，徹底清空了兩個文件柜，大大提高了工作效率。

我認識的一位經理則養成了習慣，一收到文件就馬上判斷是不是必需的。如果不是必需的，他就當場將文件塞進碎紙機。從此以后，他再也沒有遇到過文件堆積如山的問題。但在使用切碎機的時候，我們需要特別小心。那位經理用碎紙機用得太順手，不小心把一名員工的辭職信（包括信封）直接粉碎了。（事實上，他是我的前任上司，被他不小心塞進碎紙機的是我的辭職信。）

如何收納文件，永不打回原形

讀到這里，你可能會感到焦慮：哪怕收拾整理完畢，文件也會很快堆積如山，不可避免地將你打回原形。請不用擔心，只要你遵循以下三個收納原則，就永遠不會重返混亂狀態。

原則1：將文件細致分類。

首先，將你的紙質文件清晰歸類，例如演示文檔、項目提案、報告和發票。或者，你也可以按照日期、項目，或客戶、病人、學生的姓名分類。例如，我的一位客戶就將文件分為“設計創意”“管理構想”“英語學習”和“需要保留并記住的文檔”這幾類。你可以選擇最適合自己的分類體系。

最重要的是，永遠不要毫無理由地保留任何一張紙。現在，是時候對文件進行分類，讓你的工作變輕松了。請確保將每份文件細致分類。

原則2：將文件直立收納。

你認識那種總是嘟囔著“那份文件跑哪兒去了”的人嗎？通常來說，這是因為他們把文件通通堆在桌子上。堆疊文件有兩大缺陷。

首先，你會搞不清自己有多少文件，所以不會注意到文件隨著時間的推移不斷累積，最終導致桌面凌亂不堪。其次，你會忘記壓在底下的文件，為了尋找它們而浪費時間。

為了提高工作效率，請采用直立歸檔法收納文件。將每一類文件放進單獨的文件夾，收納在文件柜或架子上的立式文件匣里。這種收納方式讓紙質文件的數量一目了然，而且看起來清爽又整潔。

原則3：設置待辦文件筐。

設置一個待辦文件筐，只放當天需要處理的文件。同樣，我建議你使用立式文件匣，以便對需要處理的文件數量一目了然。如果你愿意的話，也可以使用托盤式文件匣，將所有文件平放。不過，請不要忘了壓在底下的文件。處理完待辦文件后，請將不需要保留的文件通通粉碎。

就像整理其他東西一樣，整理文件也能讓管理它們變得異常簡單，因為你會對每類文件的數量和位置了如指掌。整理好文件并確定每類文件要放在哪里之后，請檢查一下你的辦公空間，判斷最多能留出多少空間收納文件。超出這個存儲量后，文件就會堆積如山。這個時候，你就需要重新檢查文件內容，看看哪些文件已經不需要保留，然后與它們揮手作別。這樣定期檢查，就能使文件始終整齊有序。

警惕掃描陷阱

掃描確實很方便。沒有什么比掃描你決定舍棄的文件、換成數據形式存儲更輕松的了。但有些時候，掃描也會帶來麻煩。

一位客戶告訴我，他打算在把書處理掉之前掃描重要頁面，但這個過程花的時間比預期的長。在此期間，他意識到掃描頁面并不能讓自己開心，就決定改用智能手機拍照，但這么做花的時間也比預期的長。最后，他決定直接把書處理掉，什么也不留了。至于他費盡心思掃描、拍照的頁面，他后來根本沒有再看過。

再舉一個例子吧。在我們的整理課上，某位牙醫診所的負責人總是把文件挑出來放在一邊，準備在把它們處理掉之前統一掃描。他沒有注意文件的數量，結果“待掃描”的文件不斷增加。那些文件被塞進紙袋，擱在他辦公室的角落里，在那里待了一個月、兩個月、三個月。按照這個速度，他永遠都收拾不完。一年后，我拜訪了他的辦公室，驚訝地發現他留下準備掃描的一袋袋文件還堆在原處。他意識到，自己已經整整一年沒用過袋子里的文件了。于是，他開始仔細檢查，只取出絕對必要的文件，把其余的通通處理掉了。

當然，有些重要文件確實需要掃描。但在開始掃描之前，請問問自己，你擱在一邊準備掃描的文件是不是真的全都需要留檔。關鍵在于，不但要記住掃描這些資料要花多長時間，還要記住分類并存儲數據要花多長時間。不過，如果有助理幫你做這些事，那就另當別論了。但如果你要親自完成所有工作，那可能會耗費大量時間。如果你還是想通過掃描保存東西，請確保在整理日程表中為此留出一個時段。如果你只是告訴自己，你“一有機會”就掃描這些資料，這件事就永遠都做不完。

整理名片，審視人際關系

你有沒有過這樣的經歷：你死死盯著一張名片看，卻怎么也回憶不起那個人是誰，甚至想不起那人長什么樣子？整理名片的時候，這種情況時常出現。我總是鼓勵客戶抓住這個機會處理掉名片，但很多人會對丟掉別人的名片感到愧疚。我的一些日本客戶會猶豫不決，因為他們認為名片承載著一個人的靈魂。但如果名片真的如此珍貴，你就不該把它們塞進抽屜里吃灰，而應該滿懷敬意地對待它們，感謝它們所做的工作，在保護對方隱私的前提下與它們揮手作別。

整理名片的時候，請將它們全部集中起來，然后逐一查看。我指導過的一位企業主擁有四千張名片。上完整理課后，他發現自己根本不需要其中任何一張，因為他幾乎跟每個人在社交媒體上都有聯系。而且，只要是跟他通過電子郵件的人，他都存了郵件地址。他處理掉了幾乎所有名片，掃描了一些需要保留的，然后選出了十張能讓自己怦然心動的，那些名片來自他尊重敬仰的人。

有些人你通過電子郵件或社交媒體聯系過，你完全可以跟這些人的名片說“再見”。如果你沒時間立刻將名片上的信息輸入聯系人文件夾，不妨通過掃描或拍照將對方的電子郵件地址存進電腦或手機。此外，你也可以利用新技術進行存儲，例如下載拿手機攝像頭當掃描儀的應用程序，將名片上的數據存入聯系人列表。

至于我嘛，最近我整理名片的時候，只留下了一張——我父親的名片。我之所以保留它，是因為我父親在同一家公司工作了三十多年。每當看到這張名片，我都會想起父親這些年來辛勤工作為家人提供的一切。我離不開它，所以特意在辦公桌上為它留了一個位置。

如果某些名片能激勵或鼓舞你，那就請放心保留吧！