第三節 工作說明書與工作規范
一、定義
工作說明書和工作規范是工作分析的結果，在組織管理中的地位極為重要。它們不但可以幫助工作承擔者了解其工作，明確其責任范圍、任職資格條件，還可以為管理者的某些重要決策提供參考。
工作說明書又稱職務說明書，是對有關工作職責、工作活動、工作環境、工作條件等方面的信息所進行的書面描述。它說明工作承擔者應做些什么、如何去做和在什么樣的條件下履行其職責。工作規范又稱職務要求，是主要說明某項工作對從業人員的品質、特點、技能以及工作背景或經歷等方面要求的書面文件。它主要說明什么樣的人適合此工作。工作說明書與工作規范最大的不同在于：工作說明書是在描述工作，而工作規范則是在描述工作所需人員資格；工作說明書是以“工作”為主角，而工作規范是以擔任某工作的“員工”為主角。在實際工作中，工作說明書和工作規范可以合并在一份工作說明書之中，也可以分成兩份文件來寫。
二、內容
（一）工作說明書的內容
大多數的工作說明書包括以下幾方面的內容。
1.工作識別
工作識別主要包括工作名稱、工作代碼、工作部門、工作地位、直接主管工作名稱以及工作分類日期、工資范圍等，以便對各種工作進行分類、登記并確定組織內外的工作關系。
2.工作綜述
工作綜述主要描述工作的總體性質，列出工作的主要功能或活動即可。通常用較少的字來描述工作的特點。
3.工作聯系
工作聯系說明工作承擔者與組織內以及組織外其他人之間的聯系情況，包括報告對象、監督對象、工作合作對象等。
4.工作職責
工作職責是工作說明書的主體部分，應清楚而詳細地羅列工作的主要職責、工作任務等。
5.工作權限
工作權限主要界定工作承擔者的權限范圍，包括決策的權限、對其他人實施監督的權限以及經費預算的權限等。
6.工作績效標準
有些工作說明書還包括有關工作績效標準的內容，主要說明工作承擔者在完成工作說明書中的每一項任務時應達到的標準。如：生產一線工人每天生產產品不少于200件，合格產品率不低于98%等。
7.工作條件和工作的物理環境
這一內容主要介紹工作中所包括的一般工作條件。如工作中用到的機器、設備、輔助工具以及工作地點的溫度、濕度、光線、噪音、安全條件、地理位置等。
8.其他信息
屬于備注的性質，如果還有其他需要說明的可以在其他信息中加以說明。
（二）工作規范的內容
工作規范主要說明工作承擔者應具備的資格、條件。一般來說包括：年齡、性別、學歷、工作經歷等方面的一般要求；健康狀況、力量和體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度等方面的生理要求；觀察能力、記憶能力、理解能力、解決問題能力、創造性、數學計算能力、語言表達能力、決策能力、性格、氣質、興趣愛好、特殊才能、合作性、領導能力等方面的心理要求。需要強調的是，不管工作規范包括什么內容，其要求都是最基本的，是承擔這一職位工作的最低要求。
三、編寫要求
（一）清晰
工作說明書與工作規范對工作的描述和任職資格的描述要清楚透徹，要使工作承擔者閱讀后，無須詢問他人或查看其他說明資料。避免使用原則性的評價，對專業難懂的詞匯須解釋清楚。
（二）具體
應盡量選用具體的動詞，如“安裝”“加工”“傳遞”“分析”“設計”等。同時指明工作的種類，復雜程度，需要工作承擔者具備的技能、技巧，應承擔的具體責任范圍，任職要求等。一般來說，組織中較低職位的任務最為具體，工作說明書的描述也最具體。
（三）簡單
工作說明書與工作規范的語言應盡量簡單明確，避免使用冗長的語句。
（四）組織保證
應建立由組織高層領導、典型員工代表、人力資源管理部門代表、外聘工作分析專家共同組成的工作分析小組或委員會，共同完成這項任務。
四、范例
工作說明書的編寫并無固定的模式，需要根據工作分析的特點、目的與要求具體確定編寫的格式與內容。以下示例為某公司人力資源總監的工作說明書和某公司招聘專員的工作說明書與工作規范。
“人力資源總監”工作說明書示例
“招聘專員”工作說明書示例
職務名稱：招聘專員 所屬部門：人力資源部
直接上級職務：人力資源總監
職務代碼：XL‐HR‐021
工資等級：9～13
工作目的：為企業招聘優秀、適合的人才。
工作要點：
1.制定和執行企業的招聘計劃；
2.制定、完善、監督和執行企業的招聘制度；
3.安排應聘人員的面試工作。
工作要求：認真負責、有計劃性、熱情周到。
工作責任：
1.根據企業發展情況，提出人員招聘計劃；
2.執行企業招聘計劃；
3.制定、完善、監督和執行企業的招聘制度；
4.制定面試工作流程；
5.安排應聘人員的面試工作；
6.應聘人員材料管理；
7.應聘人員材料、證件的鑒別；
8.負責建立企業人才庫；
9.完成直屬上司交辦的所有工作任務。
衡量標準：
1.上交的報表和報告的時效性和建設性；
2.工作檔案的完整性；
3.應聘人員材料的完整性。
工作難點：如何提供詳盡的工作報告。
“招聘專員”工作規范示例
職務名稱：招聘專員 所屬部門：人力資源部
直接上級職務：人力資源部經理
職務代碼：XL‐HR‐021
工資等級：9～13
一、生理要求
年齡：23～35歲 性別：不限
身高：女性：1.55～1.70m 男性：1.60～1.85m
體重：與身高成比例，在合理的范圍內均可
聽力：正常 視力：矯正視力正常 健康狀況：無殘疾、無傳染病
外貌：無畸形，出眾更佳 聲音：普通話發音標準，語音和語速正常
二、知識和技能要求
1.學歷要求：本科，大專需從事專業3年以上。
2.工作經驗：3年以上大型企業工作經驗。
3.專業背景要求：曾從事人事招聘工作2年以上。
4.英文水平：達到國家四級水平。
5.計算機：熟練使用Windows和Office系統。
三、特殊才能要求
1.語言表達能力：能夠準確、清晰、生動地向應聘者介紹企業情況并準確、巧妙地解答應聘者提出的各種問題；
2.文字表述能力：能夠準確、快速地將希望表達的內容用文字表述出來，對文字描述很敏感；
3.觀察能力：能夠很快地把握應聘者的心理；
4.邏輯處理能力：能夠將多項并行的事務安排得井井有條。
四、綜合素質
1.有良好的職業道德，能夠保守企業人事秘密；
2.獨立工作能力強，能夠獨立完成布置招聘會場、接待應聘人員、對應聘者非智力因素進行評價等工作；
3.工作認真細心，能認真保管好各類相關招聘材料；
4.有較好的公關能力，能準確把握本行業的招聘情況。