第一節　工作分析基本范疇

一、工作分析的基本概念

工作分析（job analysis）又稱職務分析，是對各類崗位的性質、任務、職責、勞動條件和環境，以及員工承擔本崗位任務應具備的資格條件等進行系統分析和研究，并制定出工作說明書、工作規范等人事文件的過程。具體地講，工作分析就是全面搜集與工作有關的信息，進行八個方面的分析：Why（為什么做，即工作目標），What（做什么，即工作內容），Who（誰去做，即責任者），When（何時做，即工作時間安排），Where（在哪里做，即工作地點），How（如何做，即工作方法），For Whom（為何人，即對誰負責），Skill（何技能，即任職條件）。工作分析的主體是工作分析者，客體是組織內部的各個職位，內容是與各個職位有關的情況，結果是工作說明書和工作規范。

工作分析并不是一項一勞永逸的工作，而是具有重復性且高于原有行為的管理過程系統，是一個連續不斷的動態過程。一般在如下幾種情況下，需要進行工作分析：

其一，初創組織體系或組織創新時，由于組織目標的分解以及組織結構設計的需要，需要進行工作分析。

其二，由于新技術、新方法、新工藝、新系統的使用，使原有工作內容、工作性質發生變化，需要進行工作分析。

其三，組織由于技術創新，勞動生產率提高，需重新定崗、定員。

其四，建立制度的需要，如：績效考核、晉升、培訓等制度的研究與建立，需要進行工作分析。

二、工作分析的作用

作為一個系統的收集工作相關信息的過程，工作分析在人力資源管理中起著基礎性的、不可替代的作用，它是招聘、培訓、薪酬管理及考評等各項人力資源管理活動的決策基礎。工作分析的作用可如圖2-1所示。

圖2-1　工作分析的重要作用

（一）工作分析是制定人力資源規劃的依據

每一個組織對于本單位的工作職務安排和人員配備，都必須有一個合理的規劃，工作分析的結果，可以為有效的人力資源規劃工作提供可靠的依據。工作分析的結果明確了工作性質與內容，組織可以據此設計組織結構，確定工作職位，提出對人力資源的需求，并與現有的人力資源配置情況進行對比，得出人力資源的余缺情況，為人力資源規劃工作提供依據。

（二）工作分析為招聘、選拔合格的員工奠定基礎

工作分析能夠明確地規定工作職務的近期和長期目標，顯示工作任務的靜態和動態特點，系統地提出有關人員的生理、心理、技能、文化和思想等方面的具體要求，對用人標準做出具體而詳盡的規定。有了明確而有效的標準，就可以通過心理測評和工作考核，招聘和選拔符合工作需要和職務要求的合格人員。做到“合適的時候把合適的人放在合適的崗位上”，避免“大材小用，小材大用”的現象，為組織選人、用人奠定了基礎。

（三）工作分析有利于培訓需求分析與培訓內容的確定

工作分析可以明確某個特定的工作應具備的技能、知識和各種心理條件。這些條件和要求，并非人人都能夠滿足和達到，需要不斷培訓，不斷開發。因此，可以按照工作分析的結果，進行培訓需求分析，設計和制定培訓方案，根據實際工作要求和聘用人員的不同情況，有區別、有針對性地安排培訓內容、設計培訓方案，以培訓促進員工工作技能的發展，提高工作效率。

（四）工作分析有利于客觀評價員工的工作業績

業績考核如果缺乏科學的依據，將會挫傷員工的積極性，使各項工作受到嚴重影響。工作分析所確定的工作內容、工作職責等項目，為制定科學、合理的業績考核標準提供了依據，在此基礎上就可以客觀、公平地對員工的工作業績進行評價。

（五）工作分析有利于建立合理的薪酬制度

工作報酬通常都是同工作的難度水平、職責、工作承擔者所具備的技能和教育水平，以及工作中可能出現的危害人身安全因素等聯系在一起的，而工作分析的結果提供了各項工作的相對信息，為建立較為公平、合理的薪酬制度準備了條件。因此，恰當的工作分析有利于確保員工得到公平、合理的工作報償。

（六）工作分析有利于優化工作環境

工作分析不但可以確定工作的任務特征和要求，建立工作規范，而且可以發現工作中不利于發揮員工積極性和能力的方面，以及工作環境中有損于工作安全、加重工作負荷、造成工作疲勞與緊張的各種不合理因素。工作分析的結果有利于組織改善整個工作環境，從而最大程度地調動員工的工作積極性，促使其發揮技能水平，使人們在更適合于身心健康的安全舒適的環境中工作。

三、工作分析的流程

工作分析是對工作的一個全面的評價過程，一般可以分為工作分析計劃、工作分析設計、信息收集分析、工作分析結果表達和工作分析結果運用五個階段，見圖2-2。

圖2-2　工作分析流程圖

（一）計劃階段

在工作分析的計劃階段主要需解決以下六個問題：

第一，明確工作分析的目的。需要確定工作分析的結果到底是用于人力資源管理的哪個方面，解決什么管理問題。

第二，限定收集資料的類別以及收集的方法，以節約時間、精力和費用。

第三，選擇被分析的工作。為保證工作分析結果的有效性，在工作分析中應選擇具有代表性和典型性的工作作為樣本進行分析。

第四，建立工作分析工作小組。在應有的權限內，合理分配工作分析各項工作的權限和職責，保證整個工作分析工作的協調一致。

第五，制定工作分析的規范。主要包括工作分析的規范用語、工作分析的時間規劃、工作分析的活動層次、工作分析活動的經費等。

第六，做好必要的宣傳準備。在組織領導層達成一致意見以后，需要進行廣泛的宣傳來展現工作分析的目的，以便促成職務信息提供者的合作，獲得真實、可靠的工作分析信息。

隨著組織的發展，在進行人力資源決策時需要越來越詳細的有關工作的整體信息，工作分析的工作量也會越來越大，所以工作分析的計劃階段也越來越重要。做好工作分析計劃階段的工作，可以在進行工作分析時達到事半功倍的效果，實現工作的高效率。

（二）設計階段

工作分析設計階段主要是解決如何進行工作分析的問題，一般包括以下三個方面內容的工作：

第一，選擇工作分析的信息來源。選擇工作分析的信息來源時，應注意到不同層次的信息提供者所提供的信息存在不同程度的差異，工作分析人員應站在客觀公正的角度聽取不同的信息，避免偏聽偏信；同時，在工作分析中，應結合自己公司、組織的實際情況進行分析，杜絕照抄照搬。信息來源主要有工作執行者、管理監督者、顧客、工作分析人員、《職業崗位分類詞典》（高等教育出版社出版）、《國際標準職業分類》（勞動人事出版社出版）等。

第二，選擇工作分析者。工作分析人員應具備一定的與被分析工作相關的工作經驗和必要的學歷水平，同時工作分析人員在進行工作分析時應保持一定的獨立性，避免受其他因素的干擾，降低工作分析結果的信度和效度。

第三，選擇收集有關信息的方法和系統。根據在上一階段所確定的工作分析的目的，選擇不同的信息收集的方法和分析信息適用的系統。具體的方法和系統將在后面進行詳細的介紹。

（三）信息收集分析階段

信息收集分析階段是指對工作分析信息的收集、分析、整理、綜合，這是整個工作分析活動的核心階段，包括按選定的方法、系統、程序收集信息，然后進行各種有關工作因素的分析活動，主要有信息描述、信息分類和信息評價等，最后將所獲得的分類信息，進行解釋、轉換和編輯，使這些資料成為可以使用的條文。一般而言，工作分析所需要的基本數據的類型和范圍取決于工作分析的目的、工作分析的時間約束和預算約束等因素。

對工作信息的收集分析主要包括工作名稱分析、工作描述分析、工作環境分析、任職者條件分析四個方面的內容。

工作分析者可以通過多種多樣的來源收集與工作相關的信息。這些來源可大致分為三種類型：產業來源、公司文件和人員來源。產業來源是指普通的工作描述、職業資料以及政府出版物中包含的信息；公司文件是指政策、參考手冊、先前的工作描述、與工會簽訂的合同以及其他書面文件；人員來源是指在職者、合作者、監督者、顧客及與工作相關的人力資源。

在大多數情況下，信息收集由工作分析人員完成，但也可以由在職者、監督者以及其他具備這個方面能力的人完成。

（四）結果表達階段

在工作分析結果表達階段，主要解決如何用書面文件的形式表達分析結果的問題。工作分析的結果表達形式可分為工作描述和工作規范兩類。通過對從書面材料、現場觀察、與基層管理者及任職人員的談話中獲得的信息進行分析、歸類，就可以寫出一份綜合性的職務說明書。這一階段的工作相當繁雜，需要大量的時間對材料進行分析和研究，必要時，還需要用到適當的分析工具與手段。此外，職務分析者在遇到問題時，還需隨時得到基層管理者的幫助。

（五）結果運用階段

在工作分析運用階段，主要解決如何促進工作分析結果的使用問題。其具體活動包括制定各種具體應用的文件，如提供甄選錄用的條件、考核標準、進行培訓的內容等。工作分析結果的使用者，可以據此努力提高整體管理活動的科學性和規范性。

四、工作評價

（一）工作評價的概念

工作評價又稱職位評價、職位評估，是建立在組織工作分析基礎上的人力資源管理活動，是依據客觀標準對組織內部職位的相對價值進行評估的管理方法。工作評價的對象是職位，而非任職者。工作評價反映的是職位的相對價值，而非絕對價值。工作評價的結果將直接應用于建立組織職位價值序列和設計組織薪酬體系。

（二）工作評價的意義

（1）工作評價是確定職位等級的手段。通過工作評價，可以清楚地衡量職位間的相對價值。

（2）工作評價是建立公平薪酬制度的基礎。工作評價的目標就是建立一種公平、平等的薪酬結構，使員工在工作中體現的能力、績效與辛苦程度可以在收入上得到相應的回報。通過工作評價得出職位等級，便于確定職位工資的差異。

（3）工作評價能強化員工對權責體系的認識，并指導員工行為。工作評價是聯結職位與職位報酬的橋梁。通過工作評價提供的信息，在報酬的激勵作用下，能更好地為員工所接受。

（4）一個科學的工作評價及其實施過程能有效引導員工行為，提高員工對薪酬體系的滿意度，減少員工對職位間報酬差別的不滿及容易引起的爭端，提高流程運行效率。